Middlepoint

Is het mogelijk om de contractadministratietijd elke week met 80-90% te verminderen? Middlepoint dacht van niet, totdat ze kennis maakten met Oneflow.

Voor Middlepoint, een facilitair dienstverlener met een hoog serviceniveau die jaarlijks zo’n 200 arbeidsovereenkomsten verstuurt, is tijd geld.

Weg met al het papier

Voorheen beheerde Middlepoint alle contracten met behulp van papier en pen. Ze verstuurden elk jaar honderden wervingscontracten en voor elk contract moest het team meetings boeken om de contracten te laten ondertekenen en vervolgens de papieren contracten uitprinten en in mappen opbergen. Voor Pontus Esbo, CEO van Middlepoint, was het optimaliseren van de manier waarop ze contracten beheren een topprioriteit. 

“Oneflow was beter dan de concurrentie”

Pontus had drie belangrijke vereisten voor een contractautomatiseringsplatform. Het platform waarvoor ze zouden kiezen moest gebruiksvriendelijk zijn. 

“Dit type systeem is vaak erg complex.  En wanneer je het platform in alle onderdelen van je organisatie gaat gebruiken, moet het gebruiksvriendelijk zijn. We hebben de markt afgezocht naar een oplossing. Oneflow gaf ons een complete oplossing. Het was simpelweg beter dan de concurrentie,” zegt Pontus.

Geweldige integratie met Teamtailor

Middlepoint gebruikt Teamtailor en was aangenaam verrast toen ze erachter kwamen dat Oneflow een systeemeigen integratie met Teamtailor heeft. Ze waren tevreden met de eerste resultaten. Pontus zei dat de integratie weer een andere laag van automatisering opleverde, voor iets wat vroeger handmatig gedaan werd:

“Het bespaart tijd en zorgt ervoor dat we geen irritaties meer hebben tijdens ons werk. Een geweldige integratie die ons onmiddellijke resultaten opleverde, vooral op het gebied van werving. Vóór Oneflow staken we veel tijd in het coördineren, administreren en boeken van afspraken voor ondertekening. We hebben onze doorlooptijden enorm verkort.”

Contractbeheerder — iets wat tot het verleden behoort

Middlepoint is het afgelopen jaar in omvang toegenomen. Als ze waren blijven werken op de manier waarop ze voorheen werkten, hadden ze nieuw personeel moeten inhuren om al het administratieve werk te doen. Nu doet Oneflow dat saaie werk voor hen. En de tijd die hun personeel aan administratie besteedde, kan worden gebruikt om het bedrijf te laten groeien.

Volgens Pontus zijn dit de waarden van Oneflow die hij het meest op prijs stelt:

• Traceerbaarheid
• Bewaking
• Eenvoud
• Gebruiksvriendelijkheid
• Makkelijk te gebruiken vanaf elk apparaat
• Flexibiliteit in implementatie

Het team koos ervoor om Oneflow in verschillende fasen te implementeren. Ten eerste automatiseerde Oneflow op de recruitmentafdeling alle arbeidsovereenkomsten van ondertekening en archivering tot monitoring. Middlepoint was dol op de automatische pushmeldingen voor wanneer bepaalde kortetermijnwervingen aflopen. Vóór Oneflow werd de contractbewaking handmatig uitgevoerd.

Alle contracten op één plek

Na het succesvol implementeren van Oneflow op de recruitmentafdeling, is Middlepoint overgegaan tot het digitaliseren van het contractproces aan zowel de klant- als leverancierskant. Het team importeerde alle klant- en leverancierscontracten in Oneflow, zodat alle contracten op één plek te vinden zijn.

“Uiteindelijk hebben we alle contracten opgesteld, ondertekend en gearchiveerd in Oneflow.”

“Ja, ik kan Oneflow absoluut aanbevelen”

Pontus is geslaagd in zijn doel om het contractbeheer voor Middlepoint te optimaliseren. Door voor Oneflow te kiezen heeft het team een manier kunnen vinden om de status van alle overeenkomsten, een veilig archief en traceerbaarheid van contracten te bewaken. Allemaal met een interface dat er prachtig uitziet en eenvoudig in gebruik is. Op de vraag of hij Oneflow zou aanbevelen, antwoordde Pontus:

“Absoluut. Als je een groot aantal contracten hebt — klant-, leveranciers- en arbeidsovereenkomsten — zoals alle bedrijven hebben, is dit het beste platform.”