Preguntas frecuentes

Los aspectos fundamentales

Oneflow es una plataforma de contratos electrónicos integral que permite a las empresas de cualquier tamaño automatizar la gestión de sus contratos.

El contrato electrónico es un concepto desarrollado por Oneflow que permite a los usuarios gestionar todas las fases del proceso de contratación en un único espacio de trabajo seguro; y lo hacemos posible digitalizando dicho proceso por completo.

Oneflow permite a sus usuarios redactar, firmar y analizar contratos, así como colaborar en ellos, gestionar su ciclo de vida y estudiar los datos relacionados con estos. Los usuarios, con total facilidad, pueden invitar a las partes interesadas y a las contrapartes para que intervengan en el proceso de contratación. Toda comunicación queda registrada mediante un seguimiento de auditoría. La firma de contratos con Oneflow es legalmente vinculante en la mayoría de los países del mundo.

Oneflow es una herramienta diseñada para todos los departamentos de cualquier empresa y su objetivo es unificar las fases del proceso de contratación en un espacio de trabajo potente y todo en uno. Los profesionales de ventas, recursos humanos, suministros, marketing, TI, del sector jurídico y del sector financiero se sirven de Oneflow para automatizar la gestión de los contratos y ahorrar tiempo trabajando de manera más inteligente día tras día.

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Para firmantes o destinatarios

Eres destinatario y has recibido un correo electrónico con un enlace a un contrato que la contraparte quiere que leas en su totalidad, sopeses y (con suerte) firmes. Un contrato de Oneflow puede ser interactivo, lo que significa que puedes introducir información y marcar tus selecciones directamente en él.

Si te han invitado a firmar un contrato, no, no tienes que estar registrado para abrirlo.

Una vez que las dos partes hayan firmado el contrato, podrás descargarlo en PDF y se te enviará también una copia del contrato firmado a tu buzón de correo electrónico.

Obtener una cuenta de prueba

Después de crear una cuenta, tienes acceso instantáneo a Oneflow durante 14 días. No te pedimos tu tarjeta de crédito para comenzar la prueba, por lo que puedes disfrutar de Oneflow sin ningún coste ni obligación.

La prueba concluirá automáticamente transcurridos los 14 días. Después, no podrás iniciar sesión en tu cuenta ni acceder a los contratos ni a las plantillas. Si quieres exportar algún contrato, ponte en contacto con nuestro equipo de asistencia para que te concedan acceso temporal. También puedes exportar los contratos tú mismo antes de que finalice la prueba.

Creación

Author es la herramienta de redacción de contratos de Oneflow que te permite crear increíbles contratos con imagen de marca y asegurarte de que se utilizan las versiones y las plantillas adecuadas. Con el sencillo editor, que funciona arrastrando y soltando elementos, y los módulos de contenido predefinidos, puedes crear plantillas de contratos fantásticas y flexibles en HTML como un profesional.

Los campos de datos son marcadores de posición que te permiten duplicar la información en varias partes de un contrato. Es una forma sencilla de rellenar automáticamente la información recurrente del contrato, como el nombre de la empresa del destinatario. Te ahorra tiempo y te evita tener que pasar manualmente por todo el contrato para introducir esos datos recurrentes.

Los campos de datos también se utilizan en las integraciones. Por ejemplo, puedes vincular los campos de un sistema de CRM a los campos de datos correspondientes dentro de una plantilla de contrato para automatizar la introducción de información en cada contrato nuevo. También funciona a la inversa: puedes transferir los valores de los campos de datos de Oneflow a cualquier otro sistema mediante nuestra API, como a un sistema de CRM y ERP.

Colaboración

Collaborate te permite agilizar la negociación de los contratos invitando a todos los implicados a revisarlos, comentarlos y aprobarlos antes de enviárselos a las contrapartes; todo en una única plataforma web común en la que puedes gestionar los permisos y los derechos de acceso de cada participante. Recibe notificaciones y recordatorios cuando tengas que intervenir en el contrato y cuando los demás hayan interactuado con él.

El seguimiento de auditoría permite registrar todos los cambios efectuados en los contratos y los accesos a estos. Oneflow recopila y registra todas las modificaciones que se introducen en un contrato. ¿Quién ha hecho qué y cuándo? Es una manera mucho más eficaz de trabajar que enviar diferentes versiones de los contratos de aquí para allá y comparar el contenido.

Las notificaciones se envían siempre que otro participante actualiza el contrato o cambia algo de él. Tanto tú como la contraparte podéis mantener una comunicación abierta, y tú siempre estarás al tanto de lo que ocurre. Cuando se realiza un cambio, se envía un correo electrónico en el que se resumen las actualizaciones y su autor. En Oneflow, también se mostrará un recopilatorio de las notificaciones.

E-Firma

Sign te permite firmar de manera electrónica un contrato sin necesidad de papel, además de hacerlo con facilidad desde cualquier dispositivo. Los contratos que se firman con Oneflow son legalmente vinculantes en la mayoría de los países del mundo. De hecho, el proceso es mucho más seguro que en papel. Además, la autenticación de varios factores aumenta la seguridad, por ejemplo, con la identificación electrónica o mediante SMS (como BankID).

Sí, es legalmente vinculante y los tribunales lo admiten como prueba en la mayoría de los países del mundo, incluidos todos los de la Unión Europea, Estados Unidos, Australia, Nueva Zelanda y la mayoría de los de Asia. Una firma electrónica tiene, como mínimo, el mismo valor y efecto legal que la firma tradicional manuscrita en papel.

Ofrecemos la firma electrónica más avanzada, que es la opción básica que se utiliza para la verificación y la firma de Oneflow. La contraparte recibe un correo electrónico con un enlace seguro y único al contrato para que pueda firmarlo de manera segura y legal desde cualquier dispositivo con un solo clic. Además, Oneflow ofrece métodos de autenticación adicional mediante SMS e ID electrónico.

Abre el documento PDF firmado en Adobe Reader. Puedes descargar Adobe Reader aquí. En la parte superior, verás una barra azul que confirma que el documento se ha firmado; si necesitas más información sobre el certificado y su carácter legal, puedes abrir el panel de la firma. En esta entrada de nuestro blog, encontrarás instrucciones paso a paso.

Ciclo de vida

Lifecycle te permite organizar los eventos del ciclo de vida y añadirlos a los contratos para disponer de todos los contratos en un archivo seguro. Puedes recibir recordatorios y alertas automáticos según las fases establecidas del contrato. Además, con nuestra potente función de búsqueda integrada,puedes buscar un contrato de Oneflow como en Google o filtrar por etiquetas, marcadores de posición, fechas o palabras clave. Se acabó el tener que rebuscar en los archivadores.

Conectividad

Al automatizar los contratos con Oneflow, no tienes que interrumpir tus flujos de trabajo actuales. La conexión implica que puedes utilizar tus sistemas favoritos para crear y firmar los contratos de Oneflow mediante la API pública, los webhooks y las integraciones inmediatas de Oneflow.

Oneflow ofrece integraciones inmediatas con Salesforce, Upsales, Lime, Intelliplan y más de 1000 sistemas diferentes. Si tienes un sistema propio o un software para los que todavía no ofrecemos ninguna integración, siempre puedes integrar Oneflow por ti mismo. Ponemos a tu disposición una API REST abierta y webhooks. No esperes más para consultar este documento sobre nuestra API u obtén más información sobrenuestras integraciones aquí.

Seguridad y RGPD

Oneflow cumple los requisitos más estrictos en materia de datos personales y sigue las disposiciones del RGPD. Todos los contratos se cifran y la información personal se anonimiza. Te garantizamos que nunca revelaremos a terceras partes otros datos que no sean los estipulados. Para obtener más información acerca de qué hace Oneflow para cumplir con el RGPD, haz clic aquí.

Nuestra máxima prioridad es proteger tus datos. Oneflow funciona con servicios en la nube de primera clase, altamente seguros, extremadamente flexibles y sumamente fiables que cumplen los requisitos de las organizaciones más concienciadas con la seguridad.

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