ISS ja Oneflow
Useita osastoja, kaikissa Oneflow
3x
Tuhansia
Yksi
ISS on ollut innovatiivisten työpaikan johtamisratkaisujen edelläkävijä 1900-luvun alusta lähtien. Vaikka yritys on laajentuneet nopeasti ja kasvattanut liiketoimintaansa maailmanlaajuisesti, sopimukset olivat jääneet kehityksen kelkasta ennen Oneflowlta.
ISS heräsi tarpeeseen päivittää sopimusprosessinsa 2000-luvulle. Yritys otti harppauksen eteenpäin päättäessään ottaa käyttöönsä Oneflown digitaaliset sopimukset.
Inger Lovise Lunde, ISS Worldin HR Support Leader Norjassa, näki heti yrityksessä aloittaessaan tarpeen digitaalisille sopimuksille: “Näin kuinka paljon meillä kulutettiin aikaa erilaisten arkkien ja paperien parissa. Kun esittelin Oneflown muille ISS:n osastoille kävi ilmi, että olimmekin jo vuoropuhelussa toistemme kanssa. Tästä olikin sitten helppo edetä eteenpäin.”
ISS tarjoaa monia ratkaisuja, jotka tekevät asiakkaidensa työpaikoista tehokkaampia ja sujuvampia. Yrityksessä tehdään paljon sopimuksia aina toimistojen digitaalisuuteen liittyvistä teknisten- ja turvallisuuspalveluiden tarjouksista työtilojen ja työvoiman hallintaan.
Prosessien tehostamista asiakkailleen tarjoava ISS heräsi tarpeeseen saada samaa tehokkuutta myös sisäiseen työskentelyynsä.
Oneflow skaalautuu kaikkien yrityksen osastojen tarpeisiin
Inger Loviselle tämä on kolmas kerta uransa aikana, kun hän ottaa käyttöön Oneflown digitaaliset sopimukset ja työskentelee niiden parissa. Hän siis tuntee hyvin niiden edut ja sen, kuinka ne helpottavat hänen elämäänsä ja työskentelyään.
”Minusta Oneflow säästää paljon aikaa. Minun ei tarvitse enää etsiä tietoja, sillä kaikki löytyy järjestelmästä. Nyt eletään vuotta 2023, emmekä me tee enää paperitöitä”, Inger Lovise toteaa.
Ja hän on aivan oikeassa. Oneflow vähentää hallinnollisen työn määrää ja poistaa esteitä allekirjoituksen metsästämiseltä. Tämä ei ole etu ainoastaan Inger Lovisen HR-osastolle, vaan se skaalautuu myös kattavasti kaikkien muiden tiimien tarpeisiin.
“Oneflow säästää paljon aikaa. Minun ei tarvitse enää etsiä tietoja, sillä kaikki ovat järjestelmässä. Näin myös näytämme ammattimaisemmilta. Nyt eletään vuotta 2024, emmekä me tee enää paperitöitä.”
Inger Lovise Lunde
Ledare för HR-support
ISS
Nopeutta ja vaivattomuutta sopimusneuvotteluihin Oneflown avulla
ISS:llä hyödynnetään työtiloja Oneflown sisällä, jolloin yrityksen eri osastot, esimerkiksi laki- ja myyntiosastot, käyttävät digitaalisia sopimuksia päivittäin hyödyntäen omiin tarpeisiinsa sopivia asiakirjamallejaan. Oneflow toimii heillä keskitettynä asiointipisteenä.
Inger Lovisen mukaan digitaalisten sopimusten hyödyt näkyvät laajasti eri osastoilla: ”Myyntijohtajamme sanoo, että myyjien on aikaisempaa helpompi saada sopimuksensa allekirjoitettua, koska nykyään ihmisillä on aina puhelin mukana. Heidän ei kirjoittaa käsin, tulostaa, sitten skannata saadakseen asiakirjan eteenpäin.”
Oneflown avulla allekirjoitus on mahdollista luoda missä vain, milloin vain: “Myyjien on helpompi saada allekirjoitus, koska asiakkaat voivat allekirjoittaa autossa, lentokoneen matkustamossa tai vaikka bussissa”, Inger Lovise jatkaa.
Joustavuus on digitaalisten sopimusten ehdoton etu. Tänä päivänä lähes kaikki on digitaalisessa muodossa ja ihmiset ovat tottuneet helppoutteen ja vaivattomuuteen, jotta asiat saadaan hoidettua ripeästi.
Tätä arvostetaan erityisesti neuvotteluissa, jotka vievät usein aikaa ja vaativat useampia muutoksia asiakirjalle ennen sopimukseen pääsyä. Oneflow tekee neuvotteluista sujuvia keskusteluita.
“Sen sijaan, että tekisimme ensin tarjouksen ja kävisimme läpi neuvotteluprosessin, jonka jälkeen muokattaisiin sopimus, voimme käydä keskusteluita helposti suoraan sopimuksella. Näin saamme sopimuksen päätökseen hyvin nopeasti”, Inger Lovise huomauttaa.
Digitalisaatio on kaiken keskiössä
ISS:llä digitalisaatio on kaiken a ja o. Yritys edistää innovatiivisia ratkaisuja, joiden tarkoituksena on parantaa käyttäjäkokemuksia digitalisoimalla työtiloja. Heidän ratkaisujaan ovat esimerkiksi digitaaliset työkalut ruuan tilaamiseen, siivouspalveluihin ja strategisiin työpaikan johtamisratkaisuihin.
ISS:llä siis todella tiedetään mitä etsiä, kun tarve uusille digitaalisille ratkaisuille herää. Hankintaprosessissa keskitytään Inger Lovisen mukaan muutamiin olennaisiin seikkoihin, kuten helppokäyttöisyyteen ja vastineeseen rahalle:
“Kaksi asiaa on kaikista tärkeimpiä. Ratkaisun on oltava helppo implementoida koko organisaation tasolla, koska meillä on yli 10 000 työntekijää. Meillä on siis paljon esimiehiä ja johtajia, ja heidän tulee osata käyttää ratkaisua. En ajattele vain itseäni valitessani yritykselle työkaluja, vaan teen päätöksen sen perusteella, kuinka helposti koen, että ihmiset oppivat käyttämään järjestelmää. Samalla järjestelmän on tietenkin tarjottava vastinetta rahalle.”
Olitpa diginatiivi tai et, Oneflow on helppokäyttöinen digitaalisesta osaamisestasi riippumatta. Tämä olikin yksi syy, miksi ISS valitsi Oneflown.
Inger Lovise jopa vitsaili, että vaikka hänellä on jo 25 vuotta takanaan urallaan henkilöstö- ja myyntiammattilaisena, Oneflowta oli hänen mielestään silti helppoa ja intuitiivista käyttää.
Oneflow toimii ympäri maailman
ISS on globaali yritys, jolla on työntekijöitä ympäri maailman ja sopimuksia solmitaan kaikkialla. Inger Lovisen mukaan hän haluaa virtaviivaistaa sopimusprosessejaan ja käyttää yhtä alustaa keskitetysti kaikille sopimuksilleen – ei vain Pohjoismaissa, vaan ympäri maailmaa.
“Eikö olisikin mukavaa, jos kaikki olisi keskitetysti löydettävissä yhdellä alustalla sijainnista riippumatta?” hän toteaa.
Ehdottomasti olisi! Kokeile sinäkin digitaalisia sopimuksia jo tänään. Ilmaiseen kokeiluun pääset täältä.
