Certaines technologies et idées changent complètement notre façon de fonctionner. Par exemple, il n’est pas question d’envoyer une lettre à quelqu’un par pigeon voyageur en 2025, alors que vous pouvez simplement lui envoyer un message sur WhatsApp ou l’appeler sur un smartphone qu’il a presque toujours à portée de main.

Il en va de même pour les signatures. Bien sûr, techniquement, vous pouvez encore signer des contrats et des documents juridiques en personne, à l’aide d’un stylo et de papier, mais pourquoi le feriez-vous alors qu’une signature électronique vous permet de faire des affaires et d’établir des partenariats à distance – plus facilement, plus rapidement, de manière plus sûre et avec moins d’impact sur l’environnement ?

Si vous ne savez pas comment utiliser les signatures électroniques ou convertir une signature en signature électronique à l’aide d’un convertisseur de signature, vous êtes au bon endroit. Cet article dissipera vos doutes.

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Qu’est-ce qu’une signature électronique ?

Une signature électronique est une version numérique d’une signature traditionnelle. Elle est créée à l’aide d’un logiciel qui capture une image de votre signature et la convertit en format numérique (bien qu’il existe également des technologies qui ne reposent pas sur des images de signature et qui peuvent vous permettre d’utiliser d’autres méthodes, comme la vérification par SMS, pour vérifier votre identité et signer des documents). Les signatures électroniques (également connues sous le nom de signatures virtuelles) vous permettent de signer des documents par voie électronique, ce qui élimine la nécessité d’utiliser des documents physiques.

Pourquoi utiliser une signature électronique ?

Avec les signatures électroniques, vous pouvez signer des documents de n’importe où, pour autant que vous disposiez d’une connexion internet. Vous pouvez remplir des documents plus rapidement, plus commodément et plus efficacement sans vous soucier de la logistique des signatures physiques. La signature électronique permet de gagner un temps précieux (et nous savons tous que le temps, c’est de l’argent !). Grâce à ces solutions, les entreprises peuvent être plus flexibles, réduire les coûts administratifs et augmenter la productivité et l’efficacité.

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Les signatures numériques sont également plus sûres et plus difficiles à falsifier que les signatures traditionnelles grâce au cryptage, à la protection par mot de passe et à d’autres moyens de sécurité.

Enfin, les signatures électroniques sont respectueuses de l’environnement. Convertir une signature physique, c’est réduire votre empreinte carbone, ce qui contribue à la protection de la planète. Cela devient de plus en plus important à mesure que nous nous efforçons de réduire notre impact sur l’environnement.

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Comment convertir une signature en signature électronique ?

Maintenant que vous connaissez les avantages de la signature électronique, voyons comment convertir une signature en signature électronique. Plusieurs méthodes sont possibles, en fonction de vos besoins et des outils dont vous disposez.

Méthode 1 : Scannez votre signature

La méthode la plus simple pour convertir une signature manuscrite consiste à numériser votre signature physique à l’aide d’un scanner ou de l’appareil photo d’un smartphone. Si vous utilisez un smartphone, de nombreuses applications peuvent vous aider à créer un document numérisé de haute qualité, mais un scanner offre généralement un meilleur niveau de détail. Une fois l’image obtenue, vous pouvez la convertir au format numérique à l’aide d’un logiciel. De nombreux outils sont disponibles à cet effet.

Méthode 2 : Utiliser une tablette de signature

Une autre option pour convertir une signature consiste à utiliser une tablette de signature, qui capture votre signature et l’enregistre sous forme de fichier numérique. Vous pouvez ensuite utiliser ce fichier pour signer des documents électroniquement. Les entreprises qui exigent un grand nombre de signatures, comme les banques et les compagnies d’assurance, utilisent couramment des tablettes de signature.

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Méthode 3 : Créer une signature en ligne

Enfin, vous pouvez créer une signature électronique à partir de rien. Cette méthode est plus complexe que les autres, mais elle vous permet de mieux contrôler le résultat final. Pour créer votre signature électronique, vous aurez besoin d’une tablette graphique et d’un logiciel tel qu’Adobe Illustrator ou Photoshop. Vous pouvez ensuite utiliser le logiciel pour créer une signature qui ressemble à votre signature physique.

Méthode 4 : Utiliser un générateur de signature

Vous pouvez également utiliser un générateur de signature en ligne gratuit, créer une signature qui vous plaît et l’exporter. N’oubliez pas que Oneflow dispose également d’un outil de création de signature. Il vous permet de créer une signature à l’aide de votre souris ou de votre pavé tactile. Par ailleurs, notre plateforme vous permet de taper votre nom dans une police cursive, le transformant ainsi en une signature d’apparence naturelle.

Conseils pour convertir une signature en signature électronique

Voici quelques conseils pour convertir une signature en signature électronique :

• Utilisez une image de haute qualité : Plus l’image est de bonne qualité, plus la signature électronique sera belle si vous décidez de copier votre signature à partir d’une image.
• Choisissez une police lisible : Si vous créez une signature numérique à partir de zéro, choisissez une police qui ressemble beaucoup à votre signature physique.
• Utilisez des scans à haute résolution : Si vous souhaitez numériser une signature écrite sur papier, n’oubliez pas de régler le nombre de points par pouce (DPI) sur au moins 300 dans le logiciel de votre scanner.
• Restez simple : N’essayez pas d’ajouter trop d’éléments à votre signature électronique. Restez simple et direct.

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Oneflow – Quand une signature scannée ne suffit pas

Parfois, une simple signature scannée – ou même une image créée de toutes pièces pour ressembler à une écriture manuscrite – ne suffit pas. Dans ce cas, vous pouvez utiliser une plateforme d’automatisation des contrats avec des capacités de signature électronique comme Oneflow pour gérer les flux de documents. Grâce à son interface conviviale, Oneflow simplifie la transition vers la signature électronique, permettant la signature à distance à tout moment et en tout lieu.

Notre solution garantit la légalité, la sécurité et l’authenticité sans avoir à télécharger votre signature physique (vous pouvez choisir parmi quatre méthodes de signature : identification électronique, signature électronique standard, vérification par SMS ou signature manuscrite). Oneflow vous permet de gagner en efficacité et en commodité tout en respectant les normes de cryptage les plus strictes. Voici quelques-unes des fonctionnalités qu’il offre :

• Gestion des contrats– Optimisez la gestion des contrats grâce à des rappels et des notifications. Gérez l’accès avec des rôles configurables.
• Suivi du processus de signature – Surveillez le processus de signature pour savoir qui et quand signe vos documents numériques. Vous pouvez également mettre en place un ordre de signature.
• Oneflow AI – Rédiger et réviser des documents avec l’IA pour trouver les problèmes de conformité et éliminer les erreurs humaines.
• Espaces de travail et collaboration – Optimisez les flux de travail et améliorez la collaboration grâce à des espaces de travail personnalisés, des commentaires, des enregistrements vidéo, des déclencheurs configurables, des pistes d’audit et des règles d’accès.
• Modèles dynamiques – Créez rapidement des contrats à l’aide de modèles personnalisables et spécifiques à votre secteur d’activité (vous pouvez également créer vos propres modèles, adaptés à vos cas d’utilisation spécifiques).
• Analyse – Suivez les indicateurs clés et les données d’engagement (taux d’ouverture, nombre de visiteurs, etc.) afin d’améliorer vos processus contractuels.
• Intégrations – Connectez-vous à des outils tiers, notamment HubSpot, Salesforce et Teamtailor.
  
  

Les points clés à retenir

Convertir une signature en signature électronique est un processus relativement simple qui offre de nombreux avantages par rapport aux signatures traditionnelles. Que vous soyez un particulier cherchant à gagner du temps et de l’efficacité ou une entreprise cherchant à économiser de l’argent et à augmenter sa productivité, les signatures électroniques sont la voie à suivre.

Si vous vous souvenez des méthodes et des conseils présentés dans cet article, la création de votre signature électronique sera simple. Cependant, vous rencontrerez certainement des circonstances dans lesquelles une telle signature ne suffira pas – vous aurez besoin de quelque chose de plus sûr ou de plus confirmé pour être juridiquement contraignant. Dans de tels scénarios, un logiciel de gestion de contrats comme Oneflow peut être un énorme avantage, offrant des outils puissants pour automatiser les contrats, le suivi et la collaboration, des fonctions d’IA, des modèles, des intégrations utiles et plus encore.

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