Er is al veel geschreven over elektronische handtekeningen. In dit artikel presenteren we een eenvoudige gids over elektronische handtekeningen en wat ze wettelijk bindend maakt.
In de moderne wereld is alles de afgelopen jaren gedigitaliseerd. Van online shoppen tot het automatiseren van complexe bedrijfsfuncties; alles is tegenwoordig digitaal en dit vormt ook de basis voor onze toekomst. Eén van de dingen die populair is geworden, zijn elektronische handtekeningen of e-handtekeningen.
Omdat het zo eenvoudig lijkt om een document online te ondertekenen, maken velen zich zorgen over het juridische aspect van e-handtekeningen. Geeft de elektronische handtekening op een contract het document een juridische status?
Wat is een elektronische handtekening?
Net als de handtekening die je met pen op papier zet, kun je documenten ook online ondertekenen. Je kunt een elektronische ondertekentool gebruiken waarmee je een document met één klik kunt ondertekenen of je handtekening met een muis onder een digitaal document kunt schrijven. Een dergelijke handtekening op een document kan het al dan niet een (sterkere of zwakkere) juridische status geven, afhankelijk van verschillende factoren die we verderop in de gids zullen doornemen.
De geldigheid van elektronische handtekeningen
Nu je weet wat e-handtekeningen zijn, vraag je je vast ook af of ze legaal zijn. Ja, je kunt wel een elektronische handtekening op een document zetten, maar maakt dit het document dan ook legaal?
Elektronische handtekeningen zijn wettelijk bindend in dertig Europese landen, de Verenigde Staten en de overgrote meerderheid van alle landen wereldwijd. Een elektronische handtekening kan even zwaar wegen en hetzelfde juridische effect hebben als een traditionele handtekening die met pen op papier wordt gezet.
In alle landen waar elektronische handtekeningen wettelijk bindend zijn, hangt de juridische status af van het aantonen van de aanwezigheid van deze drie elementen:
#1 WIE: Wie heeft er getekend?
Dit is het onderdeel waarin de identiteit van de ondertekenaar verifieerbaar moet zijn. Er zijn een aantal methoden die kunnen worden gebruikt om de identiteit te verifiëren, zoals verificatie via sms, e-mail en elektronische ID, bijvoorbeeld BankID in Zweden. Hoe strenger de identiteitscontrole van de methode, hoe veiliger.
Daarnaast wordt er een hoop informatie over elke interactie in het contract opgeslagen en bijgehouden. Onthoud dat geen van deze identificatiemethoden 100% veilig is, ook al is digitaal bijna altijd beter dan het analoge alternatief!
#2 WAT EN INTENTIE: Wat is er ondertekend?
Het volgende onderdeel dat van invloed is op de juridische status van een ondertekend document is de inhoud van het document en de intentie van de partijen. Wat is er ondertekend? Waren de uitgenodigde partijen van plan om het document te ondertekenen en zich er wettelijk aan te verbinden?
Hier zijn de inhoud van het contract en wat de partijen in de ondertekende versie van het document hebben vermeld van belang. Als een contract verandert voordat het is ondertekend, wordt de nieuwe formulering geldend. Als er meer dan één partij is uitgenodigd om het document te ondertekenen, is het contract pas ondertekend als iedereen heeft getekend – en overeenstemming heeft bereikt over de gemeenschappelijke inhoud.
#3 INTEGRITEIT: Is het document gewijzigd of is er mee geknoeid na ondertekening?
Het laatste onderdeel dat de juridische status van een elektronisch ondertekend document bepaalt, is de integriteit van het document na ondertekening. Dit betekent dat, nadat de partijen het document hebben ondertekend, het intact moet blijven. Het mag niet worden gewijzigd en er mag niet mee worden geknoeid.
Door gebruik te maken van een elektronische handtekening op basis van PKI, wordt het document ‘gehasht’ en ondertekend met een asymmetrisch encryptiesleutelpaar. De hash-waarde is als een vingerafdruk van het document en is uniek. De integriteit van het document wordt beschermd, zodat zelfs een kleine wijziging in het document, b.v. de verandering van een komma, punt of spatie, een geheel andere hash-waarde creëert – wat laat zien dat er een verandering heeft plaatsgevonden.
Kwalificaties voor een juridisch bindende e-handtekening.
Zoals je inmiddels begrijpt, is niet elke elektronische handtekening juridisch bindend. Je kunt natuurlijk niet zomaar een foto maken van je handtekening op een stuk papier, deze bijsnijden, in je documenten plakken en deze gebruiken om de documenten “legaal” te maken. Deze methode levert geen fatsoenlijk bewijs op, omdat iemand anders het gemakkelijk van jouw document naar een ander document kan kopiëren en plakken.
De juridische waarde van een elektronische handtekening hangt af van het kunnen aantonen door wie deze is gezet, de identiteit van die persoon en of de ondertekende gegevens na ondertekening niet zijn gewijzigd.
Regulering van elektronische handtekeningen.
Bovenstaande soorten handtekeningen worden nader beschreven in de eIDAS-verordening (electronic IDentification Authentication and trust Services, of elektronische identificatie, authenticatie en vertrouwelijke diensten) van de Europese Unie. eIDAS is een uitgebreide verordening die betrekking heeft op elektronische identificatie en vertrouwelijke diensten voor elektronische transacties op de Europese interne markt. In de VS reguleert de ESIGN Act elektronische handtekeningen op federaal niveau.
Oneflow volgt de standaarden en best practices die uiteengezet worden in of volgen uit de eIDAS-verordening.
- eIDAS: Electronic Identification and Trust Services Regulation
- ESIGN Act: Het staat voor US Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (Amerikaanse elektronische handtekeningen in de wereldwijde en nationale handelswet)
- UETA: Uniform Electronic Transactions Act (Wet uniforme elektronische transacties)
Soorten elektronische handtekeningen.
Er zijn verschillende soorten of niveaus van elektronische handtekeningen volgens de eIDAS-verordening: SES (Simple Electronic Signature, simpele elektronische handtekening), AdEs (Advanced Electronic Signature, geavanceerde elektronische handtekening), en QES (Qualified Electronic Signature, gekwalificeerde elektronische handtekening).
SES (Simple Electronic Signature)
De definitie van een elektronische handtekening onder de Zweedse en Europese wetgeving is “gegevens in elektronische vorm die worden gevoegd bij of logisch geassocieerd met andere gegevens in elektronische vorm en die door de ondertekenaar worden gebruikt om te ondertekenen” (eIDAS-verordening artikel 3). Aangezien er geen specifieke beveiligingsvereisten zijn vastgelegd in de wet, is het niet mogelijk om de juridische waarde van een dergelijke handtekening vast te stellen zonder de in het specifieke geval toegepaste methode en beveiliging te evalueren.
AdES (Advanced Electronic Signature)
Zoals de naam al doet vermoeden, is dit een geavanceerde handtekening die meer veiligheid biedt dan een simpele elektronische handtekening en die ook de persoon kan identificeren die het document heeft ondertekend. Met dit type e-handtekening kan je detecteren of iemand met de handtekening heeft geknoeid nadat de ondertekenaar deze op het document heeft gezet. Deze handtekeningen worden beveiligd met behulp van cryptografische sleutels. Volgens de eIDAS-verordening is een geavanceerde elektronische handtekening “een elektronische handtekening die aan de volgende vereisten voldoet:
- De handtekening is uniek gekoppeld aan de ondertekenaar.
- Met de handtekening kan de ondertekenaar worden geïdentificeerd.
- De handtekening is gemaakt met behulp van gegevens voor het aanmaken van elektronische handtekeningen waarover de ondertekenaar, met een hoog niveau van vertrouwelijkheid, uitsluitend de controle heeft.
- De handtekening is zodanig gekoppeld aan de daarmee ondertekende gegevens dat elke latere wijziging in de gegevens detecteerbaar is.”
QES (Qualified Electronic Signature)
De eIDAS-verordening definieert een gekwalificeerde elektronische handtekening als “een ‘gekwalificeerde elektronische handtekening’ is een geavanceerde elektronische handtekening die is aangemaakt door een apparaat dat gekwalificeerd is voor het aanmaken van elektronische handtekeningen, en die is gebaseerd op een gekwalificeerd certificaat voor elektronische handtekeningen”.
Deze handtekeningen zijn geavanceerde elektronische handtekeningen, maar moeten voldoen aan bepaalde EU-normen (o.a. gebaseerd op een zogenaamd gekwalificeerd certificaat), wat betekent dat ze extra beschermingsmaatregelen bieden ten opzichte van de geavanceerde tegenhangers. Je zet deze handtekening met behulp van een apparaat dat speciaal is ontworpen om elektronische handtekeningen te maken. Normaal gesproken moet een rechtbank deze certificaten dezelfde juridische waarde geven als een handgeschreven handtekening.
Zodra een contract in Oneflow door alle ondertekenaars is ondertekend in het elektronische contractproces, voegt Oneflow extra beveiligings- en geldigheidsinformatie toe aan de contractbundel, waarna de hele bundel wordt verzegeld met een gekwalificeerd elektronisch zegel..
Net als bij elektronische handtekeningen, bestaan er ook verschillende typen elektronische zegels volgens de eIDAS-verordening: Simple, Advanced en Qualified. Het principe is vergelijkbaar met dat van het elektronische handtekeningniveau – de vereisten van elk niveau van het elektronisch zegel bouwen voort op de vereisten van het onderliggende niveau. Een “Qualified Electronic Seal” voldoet aan de meeste eisen en een “Simple Electronic Seal” aan de minste.
Het zegel is er om te voorkomen dat het document zowel opzettelijk als per ongeluk wordt gewijzigd nadat het is ondertekend, wat betekent dat jij en je wederpartijen worden beschermd, in de wetenschap dat wat je vandaag hebt ondertekend nu en in de toekomst aantoonbaar ongewijzigd zal blijven, zelfs over 20 jaar.
Het zegel dat Oneflow gebruikt, wordt aangebracht door diens partner Sovos TrustWeaver.
De authenticiteit van een e-handtekening verifiëren.
Wanneer je een e-handtekening op een document zet, wil je er zeker van zijn dat je handtekening onafhankelijk verifieerbaar is.
Wat als iemand met je document knoeit, nadat je het hebt ondertekend?
Wat als de leverancier van je elektronische handtekening failliet gaat? Ben je afhankelijk van je leverancier van elektronische handtekeningen voor verificatie? Dan heb je wellicht een groot probleem.
Zo kun je verifiëren of je het document hebt ondertekend met je geldige elektronische handtekening.
- Open het document dat je elektronisch hebt ondertekend in Adobe Reader.
- Check of je bovenaan één van de volgende opties ziet staan.
- Optie A: je document bevat geen handtekening, ook al zijn de ondertekenaars geïdentificeerd door jouw elektronische ondertekendienst.
- Optie B: het document is geverifieerd met de handtekening en de ondertekenaars ook. Verificatie van de handtekening zal echter lastig zijn zonder je elektronische ondertekendienst.
- Optie C: dit is de beste optie, waarmee je je handtekening als een gekwalificeerde elektronische handtekening kunt verifiëren. Dat is de meest veilige vorm van een elektronische handtekening die er tegenwoordig is.
De belangrijkste voordelen van het gebruik van elektronische handtekeningen
Je bespaart tijd
Stel je eens voor dat je een overeenkomst moet sluiten met een bedrijf in een land aan de andere kant van de wereld. Het volledige proces van printen, ondertekenen, verzenden etc. zal dagen, misschien wel weken duren. Zodra de ontvanger de documenten ontvangt, moet hij of zij hetzelfde proces herhalen en het document printen, ondertekenen en naar jou opsturen. Dit heen-en-weerproces is frustrerend en kost veel tijd. Met elektronische handtekeningen kun je daarentegen in slechts enkele minuten een deal sluiten.
Je kunt direct ondertekenen, waar je ook bent
Deze flexibiliteit past helemaal in de moderne wereld. Van online shoppen tot zakendoen, het kan allemaal op een mobiel apparaat, ook onderweg. Voor elektronische handtekeningen geldt hetzelfde, je kunt overal tekenen.
Het bespaart geld
Tijd is geld. En met elektronische handtekeningen bespaar je heel veel tijd. Vergeet ook al het papier dat je verspilt door contracten te printen niet. Sommige contracten zijn maar liefst tientallen pagina’s lang, zoals je misschien weet. Dat betekent heel veel verspilling van papier en natuurlijke bronnen. Met elektronische handtekeningen heb je helemaal geen papier meer nodig.
Leer hier meer over elektronisch ondertekenen
Waarom zou je Oneflow verkiezen boven andere oplossingen voor e-handtekeningen?
Oneflow biedt onafhankelijk verifieerbare oplossingen voor elektronische handtekeningen voor contracten. Dit betekent dat je eenvoudig de authenticiteit van een ondertekend contract kunt verifiëren, zonder dat je op Oneflow hoeft te vertrouwen voor verificatie. Stel dat we allemaal van de aardbodem zouden verdwijnen, dan is je ondertekende document met Oneflow nog steeds verifieerbaar. Helaas geldt dit niet voor alle leveranciers die in de huidige markt elektronische ondertekenoplossingen bieden. Voor ons is het aanbieden van een verifieerbare en gekwalificeerde e-handtekening een voorwaarde om een betrouwbare leverancier van elektronische handtekeningen te zijn.
Een compleet platform, in tegenstelling tot traditionele leveranciers van elektronische handtekeningen
De volledigheid is waar Oneflow een streepje voor heeft op alle andere producten voor elektronische handtekeningen die momenteel op de markt zijn. Je denkt misschien dat Oneflow gewoon weer zo’n elektronische ondertekendienst is, maar dat is niet zo. Het plaatsen van elektronische handtekeningen op jouw documenten is slechts een onderdeel van een veel groter geheel. Oneflow automatiseert jouw gehele contract-workflow, van begin tot eind.
Creëer en beheer je contracten in een samenwerkingsomgeving
Werk met je team en collega’s altijd aan één versie van het contract. Met digitale contracten kun je in realtime contracten bewerken, zelfs nadat ze al zijn verzonden. Je hoeft bij een wijziging dus geen nieuwe versie te versturen.
Met solide zoekhulpmiddelen is het vinden van oude contracten een fluitje van een cent. Een uitgebreid dashboard geeft een overzicht van alle lopende, verzonden of actieve contracten in je organisatie. En automatische meldingen herinneren je eraan wanneer het tijd is om opnieuw te onderhandelen of een contract te verlengen.
Zorg er voor dat je contractgegevens kunt verwerken en gebruiken voor je bedrijf
Maak van ongestructureerde gegevens gestructureerde gegevens en maak contracten onderdeel van de workflow in de hele organisatie. Je kunt Oneflow integreren in je bestaande processen en systemen zodat alles sneller gaat en slimmere beslissingen worden genomen.
Als je je verkoop-, wervings- of inkoopworkflow wilt stroomlijnen met een functionaliteit die verder gaat dan het maken van elektronische handtekeningen, dan is Oneflow het juiste platform voor jou.
Lees over 29 documenten die je in 2021 online kunt ondertekenen.
