Renta

Ggemakkelijk om het goed te doen

Renta is de afgelopen jaren snel gegroeid in Zweden, zowel door overnames als door het openen van nieuwe depots op verschillende geografische locaties.

De uitbreiding heeft geleid tot veel nieuwe werknemers, maar ook tot bestaand personeel dat van functie is veranderd of naar nieuwe depots is verhuisd. Met de toename van het aantal arbeidscontracten nam ook het risico op fouten toe en werd de noodzaak om HR-processen te stroomlijnen snel duidelijk.

“Het was makkelijk voor aanwervingsmanagers om dingen over het hoofd te zien of contracten verkeerd in te vullen, omdat ze in Word-sjablonen werden gemaakt. Als je niet getraind bent in HR-procedures, is het niet eenvoudig om te weten wat er in moet staan. Natuurlijk kon het HR-team bepaalde delen van het document vergrendelen, maar dan moesten ze duizenden verschillende sjablonen maken.

De dynamische contracttemplates van Oneflow laten duidelijk zien waar informatie moet worden ingevuld, en beheerders kunnen bepaalde delen vergrendelen om de juiste inhoud te garanderen. Door middel van voorwaardelijke secties worden de sjablonen automatisch aangepast afhankelijk van de informatie die door de ontvanger wordt ingevuld.

“Zoals ik altijd zeg, het moet moeilijk zijn om het fout te doen en makkelijk om het goed te doen. En dat is wat we dankzij Oneflow hebben weten te creëren.”

Betere ervaring voor kandidaten en werknemers

Renta heeft Oneflow geïntegreerd met haar recruitment tool, Teamtailor, wat het werk nog makkelijker maakt. Wanneer de kandidaat in Teamtailor naar “aanbieden” wordt verplaatst, wordt er automatisch een contract gegenereerd in Oneflow. Hierdoor is het niet meer nodig om tussen verschillende systemen te schakelen en handmatig gegevens over te zetten. De bidirectionele synchronisatie zorgt ervoor dat beide systemen altijd worden bijgewerkt met de juiste informatie.

De automatisering in HR betreft ook de payroll afdeling, die Renta heeft opgenomen in haar ‘HR workspace’ in Oneflow. Telkens als er een arbeidscontract wordt getekend, wordt er een notificatie naar hen gestuurd, zodat zij ervoor kunnen zorgen dat het payrollsysteem up-to-date is.

Geïntegreerd in CRM

Om synchronisatie en klantenbeheer in het hele land te vergemakkelijken, heeft Renta ook Lime geïmplementeerd als CRM-systeem. Voorheen was het moeilijk om een totaalbeeld te krijgen van het klantenbestand, wat ertoe leidde dat verschillende verkopers af en toe aan dezelfde klant werkten zonder dat ze het wisten. Met Lime hebben ze een meer uniform overzicht gecreëerd.

De integratie tussen Oneflow en Lime werd soepel geïmplementeerd via de API van Lime, en de HR-afdeling van Renta hielp hen als hoofdbeheerders van Oneflow bij het creëren van webhooks en andere noodzakelijke acties.

“Zij deden het programmeerwerk en het was ongelooflijk gemakkelijk voor onze beheerders om hen te ondersteunen in het proces,” zegt Thomas.

Eén platform. Alle afdelingen.

Door hun processen te digitaliseren en te automatiseren, heeft Renta meer controle over de organisatie en alle activiteiten, wat vooral belangrijk is gezien de geografische spreiding.

“We zagen al snel de voordelen van het uitbreiden van het gebruik van Oneflow naar meer afdelingen. Nu kunnen meerdere teams op dezelfde plek contracten aanmaken, ondertekenen en archiveren, wat zowel de processen vereenvoudigt als de kans op fouten verkleint.”

Volgens Thomas zorgt Oneflow voor meer structuur en blijft Renta geleidelijk nieuwe processen en documenten in het systeem implementeren. Naast Sales en HR wordt het platform nu ook gebruikt door de financiële afdeling en de afdeling Kwaliteit en Milieu.

Voor juridische documenten, zoals huurcontracten of NDA’s bij bedrijfsovernames, zijn de processen aanzienlijk vereenvoudigd omdat het platform traceerbaarheid en een centrale archiveringsfunctie biedt.

“We sturen ook jaarverslagen en notulen van algemene vergaderingen ter ondertekening via Oneflow, wat vooral handig is wanneer onze belanghebbenden verspreid zijn over verschillende geografische locaties. Het maakt het fysiek ondertekenen, scannen en verzenden van documenten overbodig.”

Renta heeft een goede flow gevonden in hun dagelijkse administratieve werk. Een game-changer zijn en durven innoveren is de drijfveer achter hun succes. In een sector die over het algemeen niet erg gedigitaliseerd is, hebben ze in korte tijd enorme vooruitgang geboekt, zeker gezien de snelle expansie.

Focus op duurzaamheid

In het duurzaamheidsrapport dat Renta in 2022 uitbracht, kun je lezen over alle acties en maatregelen die zijn genomen om bij te dragen aan de Global Goals van de VN. Een belangrijk onderdeel is het werken met oplossingen die het bedrijf helpen klimaatslimmer te zijn, de werkomgeving te verbeteren en alle processen te ontwikkelen.

De efficiëntiewinst die digitalisering met zich meebrengt is een belangrijk onderdeel van hun duurzaamheidsmentaliteit. Het digitaal ondertekenen van bestelbonnen en arbeidscontracten betekent ook dat de hoeveelheid papier aanzienlijk wordt verminderd, iets dat Renta vermeldt in het duurzaamheidsrapport.

Via Oneflow hebben ze ook volledige controle over alle verschillende delegaties en documenten met betrekking tot bijvoorbeeld de werkomgeving en brandbeveiliging. “Zulke documenten zijn heel belangrijk om bij te houden, als het niet ondertekend is, is het niet gedelegeerd. Dit zijn serieuze zaken en als er iets misgaat, moet je weten wie er verantwoordelijk is. We hebben deze documenten ook geïmporteerd in Oneflow, wat het veel makkelijker maakt om ze bij te houden. Nu staan alle delegaties in een bepaalde Workspace, dus het is heel gemakkelijk voor onze kwaliteits- en milieumanager om ze terug te vinden tijdens audits”.

Vereenvoudiging voor uw hele organisatie

Het implementeren van nieuwe tools is niet altijd even gemakkelijk. Het onboardingproces van Oneflow werd aanvankelijk met enige scepsis ontvangen, veel van de medewerkers waren vertrouwd met de bestaande processen en hadden het gevoel dat nieuwe systemen de zaken ingewikkelder maakten.

Dit komt vaak voor bij de introductie van nieuwe tools. Maar vanaf het begin heeft Renta veel middelen ingezet om ervoor te zorgen dat alle gebruikers Oneflow begrepen en konden gebruiken.

Gebruikers merkten al snel dat Oneflow flexibeler was dan de Word templates die voorheen werden gebruikt. Duidelijke instructies en de mogelijkheid om extra informatie toe te voegen aan elk veld in het contract hebben het beheer voor alle partijen vereenvoudigd. Er is geen ruimte voor interpretatie in de contracten, wat veiligheid en duidelijkheid creëert voor gebruikers. Renta zorgt er ook voor dat de processen voortdurend worden bijgewerkt en verbeterd op basis van feedback van gebruikers.

Flexibiliteit en gebruiksgemak zijn sleutelfactoren bij de implementatie van nieuwe technologische oplossingen. In een bedrijf dat zo snel en voortdurend verandert, heb je tools nodig die zich kunnen aanpassen en de ontwikkelingen kunnen bijhouden. Renta heeft gemerkt dat Oneflow aan deze criteria voldoet door de flexibiliteit en het gemak van integratie met andere systemen. Daarnaast is de ondersteuning erg behulpzaam geweest wanneer dat nodig was.

“Oneflow speelt ook in op onze behoeften en wensen. We hebben een voortdurende dialoog met onze Customer Success Manager die ons op de hoogte houdt van nieuwe functies en luistert naar onze suggesties om het platform te verbeteren. Het is belangrijk voor ons om een leverancier te hebben die zich kan aanpassen aan onze snelle en veranderende werkomgeving”.

Dankzij de digitalisering is de administratie voor de Renta site managers sterk vereenvoudigd, waardoor ze meer vertrouwen hebben in hun rol. Ze zijn in staat om goede managers te zijn door accurate informatie te verstrekken. Dit leidt tot meer efficiëntie en tijdsbesparing, terwijl dubbel werk en fouten worden voorkomen.

De implementatie van Oneflow heeft ook gezorgd voor kortere aanwervingsprocessen, omdat de tijd tussen beslissing en ondertekening korter wordt. Dit alles draagt volgens Thomas bij aan een duurzamer en efficiënter bedrijf.

“Het bespaart ons enorm veel tijd en stelt ons in staat om op het systeem te vertrouwen om fouten te voorkomen. Omdat we uitbreiden, zijn er veel contracten bijgekomen, maar we kunnen erop vertrouwen dat de contractsjablonen werken en dat de locatiemanagers het proces zelf kunnen afhandelen.”

Voor Renta betekent de digitale reis niet alleen meer efficiëntie, maar ook een stap in de richting van een duurzamer en toekomstbestendig bedrijf.

En de toekomst ziet er rooskleurig uit. Uitbreidingsplannen omvatten het toevoegen van meer depots, met de hoop om nog verder naar het noorden uit te breiden. Renta zal de industrie blijven uitdagen, dat is zeker.