Hvordan signere en PDF gratis på online?

Gratulerer – i likhet med mange andre før deg har du fått tilsendt en PDF-kontrakt og sliter nå med å signere den (gratis). Kanskje et febrilsk Google-søk førte deg hit, eller kanskje du bare er nysgjerrig på hva som finnes der ute. Uansett har du kommet til rett sted. Det kunne faktisk ikke vært enklere å signere en PDF (helt gratis). 

Vil du signere en PDF online som krever en juridisk bindende digital eller elektronisk signatur?

Uansett om det dreier seg om en konsulentavtale, en frilanskontrakt, en fullmakt eller et referat fra et styremøte, kan du enkelt signere en PDF-fil på nettet med en av de mange tjenestene som er tilgjengelige i dag.

Hvis du googler “signere en pdf på nettet”, får du mer enn en kvart milliard treff.

Slik signerer du en PDF gratis online

Det er ganske enkelt å signere PDF-dokumenter på nettet. Mange som bruker PDF-signering på nettet for første gang, kan imidlertid være forsiktige med å laste opp sensitive dokumenter på nettet som inneholder personopplysninger, for eksempel kontrakter. Derfor har vi listet opp en rekke alternativer til leverandører av elektroniske signaturer her.

Det er enkelt å signere et PDF-dokument på nettet. Her er en trinnvis veiledning til hvordan du gjør det:

1. Først og fremst oppretter du PDF-dokumentet du vil signere, fra et hvilket som helst dokumentredigeringsprogram som Google Docs eller Microsoft Office Word. Du oppretter ganske enkelt kontrakten du vil signere, og eksporterer den som PDF.
2. Legg til et forklarende navn på PDF-dokumentet du vil signere, og lagre det på den lokale harddisken.
3. Velg en av de gyldige leverandørene av elektroniske signaturer her.
4. Alternativt kan du opprette en gratis konto i Oneflow her.
5. Når du har opprettet gratiskontoen din, får du en e-post fra Oneflow for å bekrefte e-postadressen din. Dette er for å sikre at ingen andre registrerer deg uten din tillatelse.
6. Når du klikker på lenken i e-posten fra Oneflow, må du fullføre registreringen ved å fylle ut de obligatoriske feltene.
7. Ta-da! Du er inne. Nå er det på tide å få PDF-dokumentet signert.
8. Velg “opprett ny kontrakt” og velg “PDF-malen”.
9. Last opp PDF-dokumentet du vil signere, til malen.
10. Legg til motpartens e-postadresse i panelet til høyre, og kontrakten er klar til å sendes!
11. Du kan skrive en personlig melding eller legge til en personlig video til kontrakten direkte i Oneflow.
12. Når motparten mottar, åpner eller signerer PDF-kontrakten du nettopp har sendt via Oneflow, får du automatisk et varsel.
13. Signer kontrakten, og voilà! Du har nettopp signert et PDF-dokument på nettet med en juridisk bindende elektronisk signatur.
14. Den signerte kontrakten i PDF kan lastes ned via e-posten som Oneflow automatisk sender etter at den er signert av alle parter.

Se videoen nedenfor for en demonstrasjon av hvordan du signerer en PDF online.

Og hvordan signerer jeg en PDF online på en iPhone?

Forretninger og arbeid er ikke lenger begrenset til kontoret. I en hybridverden som aldri sover, er folk blitt vant til å jobbe på farten og utføre oppgaver uansett hvor de befinner seg. 

Hvis du vil gjøre det enkelt og greit og signere en PDF på en iPhone, kan du følge nøyaktig samme prosess som ovenfor med kontrakter på mobilen. En tankevekker: PDF-filer er ikke optimalisert for mobile enheter, og den stakkars motparten din må knipe sammen skjermen for å zoome inn og ut for å vurdere kontrakten. 

Når det gjelder selve prosessen med å signere en PDF på en iPhone, er trinnene i Oneflow identiske med trinnene på en datamaskin. Ferdig på et øyeblikk.

Signer en pdf gratis på nettet: Hva med en Android?

Apple har ikke helt tatt over verden ennå, og det er nok mange som ønsker å signere et dokument fra en Android-enhet. Du vil nok bli skuffet over å høre at Oneflow er identisk med og like enkel som prosessen for iPhone og PC som er beskrevet ovenfor.

Les også: Smarte tips for signering online

Hva med e-signering av en PDF online?

For å unngå forvirring kan vi si at det vi har beskrevet ovenfor, faktisk er e-signering av en PDF-fil på nettet. En elektronisk signatur er rett og slett den digitale fetteren til den gode, gammeldagse papirsignaturen. Du spør kanskje: “Men er elektroniske signaturer lovlige?”. Det korte svaret er ja – elektroniske signaturer er juridisk bindende i tretti europeiske land, USA og de aller fleste andre land i verden.

I disse landene avhenger imidlertid den juridiske verdien av denne elektroniske signaturen av muligheten til å bevise hvem som har signert, identiteten til denne personen og at de signerte dataene ikke har blitt endret etter signeringen.

Forskjellen mellom å signere en PDF online med en enkel elektronisk signatur og en digital signatur

Begrepene digital signatur og elektronisk signatur brukes om hverandre, men det er faktisk to vidt forskjellige ting. Digitale signaturer og elektroniske signaturer brukes noen ganger om hverandre, noe som er en vanlig feil. Tenk på digitale signaturer som teknikken som brukes til å signere, og elektroniske signaturer som typen signatur.

Akkurat som i den virkelige verden, der en signatur kan ha mange former – i noen land anses for eksempel et blekkstempel som en juridisk bindende signatur – kan elektroniske signaturer ha mange former.

Et e-postsvar med “Jeg er enig” kan betraktes som en elektronisk signatur. Det er bare en veldig dårlig en.

Så hva er en god elektronisk signatur? En elektronisk signatur implementert ved hjelp av en digital signatur!

En digital signatur er en måte å bruke avansert matematikk som involverer kompleks bruk av store primtall for å sikre autentisiteten og opprinnelsen til en melding, et dokument eller en kontrakt.

I likhet med elektroniske signaturer kan digitale signaturer lages på mange forskjellige måter. Den vanligste måten er å bruke Private Key Infrastructure, eller PKI.

Les også: En grunnleggende veiledning om elektroniske signaturer og hva som gjør dem lovlige

Digitale signaturer ved hjelp av Private Key Infrastructure

For å lage en digital signatur med PKI bruker du et sertifikat som er utstedt til underskriveren av en sertifikatutsteder (CA).

CA er en spesialisert og betrodd tredjepart som har ansvaret for å kontrollere at signataren er den han/hun utgir seg for å være. 

Signataren bruker sin private nøkkel for sertifikatet til å signere dokumentet.

Alle som ser dokumentet, kan senere bruke den offentlige nøkkelen for sertifikatet til å verifisere dokumentet og sertifikatet.

Ettersom signataren har full kontroll over den private nøkkelen, mens den offentlige nøkkelen er offentlig tilgjengelig, betyr det at hvem som helst senere kan verifisere hvem som har skrevet dokumentet og at dokumentet er uendret.

Det er denne bruken av private og offentlige nøkler som kalles Private Key Infrastructure, eller PKI, og det er den vanligste måten å lage elektroniske signaturer på.

Men ikke alle sertifiseringsinstanser er like, noen er sikrere og mer pålitelige enn andre.

Hvis en sertifiseringsinstans av lav kvalitet ble brukt til å utstede signatarens sertifikat, kan det være vanskelig å verifisere at signaturen er gyldig, eller enda verre, signatøren er kanskje ikke den vedkommende utgir seg for å være.

For å sikre at det er enkelt å verifisere en signatur, for eksempel i Adobe Reader, skal det bare brukes sertifiseringsinstanser som enten er oppført i Adobe Approved Trust List (AATL) eller EU Trust List (EUTL).

EU Trust List reguleres av eIDAS.

Spørsmål du bør stille før du signerer en PDF-fil online

Det finnes mange gratis e-signeringsverktøy der ute, der du kan laste opp en PDF og sende den til digital signering.

Ettersom PLG (produktledet vekst) er markedsstrategien for mange SaaS-selskaper, tilbyr mange av våre konkurrenter, inkludert oss selv, gratis abonnementer.

Når det er “gratis”, kan man bli mistenksom på om det er legitimt eller ikke.

Hva om du når grensen for hvor mange gratis PDF-filer du kan signere, og du mister alle de signerte dokumentene dine et sted på Internett og må betale for å få tilgang.

Her er noen ting du bør tenke på før du signerer en pdf-fil elektronisk for å finne ut om gratisverktøyet er legitimt eller ikke:

• Velg verktøyene til de mest krevende bedriftskundene. For da må de fikse verktøyene sine i henhold til de strengeste kravene.
• Velg de gratis verktøyene som ikke har noen begrensning på hvor mange PDF-dokumenter du kan signere innenfor en viss periode. Slik at du slipper å lære deg et nytt verktøy om og om igjen fordi du har nådd grensen din.

Og det er helt legitimt og trygt fordi du alltid er beskyttet av økosystemet vårt gjennom våre bedriftskunder som Tele2, Miele, Northvolt, Experis Manpower, Systembolaget, for å nevne noen.

Hvis du ønsker å signere PDF-dokumenter på nettet med sikre og pålitelige signaturer som kan verifiseres selv om leverandøren forsvinner fra jordens overflate, bør du også huske å stille disse spørsmålene:

• Er dokumentet forseglet mot manipulering med en sikker digital signatur?

Hvilken kvalitet har dette seglet, og kan det verifiseres av en uavhengig instans?

For mange leverandører er svaret på begge deler “nei”.  Årsaken er at det koster å utstede elektroniske forsegl. For hvert digitale sertifikat som utstedes av en sertifiseringsinstans, er det en kostnad for leverandøren.

Signer og forsegl alle PDF-kontrakter online

Forsegling er en spesiell form for elektronisk signatur som gjør det mulig for juridiske enheter, for eksempel en online kontraktsigneringstjeneste, å signere en kontrakt. Dette gjør det mulig for dem å garantere dokumentets opprinnelse og autentisitet overfor kundene sine, eller på juridisk språk, å sikre “uavviselighet”.

Forseglingen forhindrer tilsiktede og utilsiktede endringer i PDF-dokumentet etter at det er signert. Det betyr at du og dine motparter kan være sikre på at det dere har signert i dag, forblir uendret nå og i fremtiden, selv om det er 20 år frem i tid.

eIDAS og elektronisk signatur

eIDAS, eller electronic IDentification, Authentication and trust Services, er en EU-forordning om elektronisk identifikasjon og tillitstjenester for elektroniske transaksjoner i det europeiske markedet.

Det høyeste nivået av elektroniske signaturer og forseglinger under eIDAS, kvalifisert elektronisk signatur og kvalifisert elektronisk forsegling, krever bruk av et kvalifisert sertifikat.

Et kvalifisert sertifikat kan bare utstedes av en sertifiseringsinstans som er sertifisert som en Qualified Trusted Service Provider, eller QTSP, av EU. Alle kvalifiserte sertifikater som utstedes av en QTSP, blir automatisk en del av EUs tillitsliste (EUTL).

Hvis du vil ha mer informasjon om elektroniske signaturer, kan du lese eIDAS (electronic IDentification, Authentication, and trust Services), som er en EU-forordning.

Så, for å gjøre en lang historie kort – ja, du kan absolutt e-signere en PDF gratis med Oneflow!

Les også: Hvorfor Oneflow er en plattform for kontraktautomatisering for alle

This is all a moot point though, really. If you fancy stepping up to the big leagues and creating truly digital contracts that you can create, collaborate and edit in real time then we need a more serious conversation. Or you can read more about it here. 

Men dette er egentlig ikke noe poeng. Hvis du har lyst til å ta steget opp i den store ligaen og lage ekte digitale kontrakter som du kan opprette, samarbeide om og redigere i sanntid, må vi ta en mer seriøs samtale. Du kan også lese mer om det her.

Rediger og signer PDF-filer på nettet

Det trenger ikke å være vanskelig å redigere og signere PDF-filer. Med de riktige verktøyene og litt kunnskap er det enkelt å redigere og signere PDF-filer.

Steg 1: Last ned et PDF-redigeringsprogram

Det første steget for å redigere og signere en PDF-fil er å laste ned et PDF-redigeringsprogram. Det finnes mange ulike PDF-redigeringsprogrammer, både gratis og betalte. Du kan finne PDF-redigeringsprogrammer som kan lastes ned, eller du kan laste dem ned som apper fra enhetens app-butikk. 

Det er viktig å velge et redigeringsprogram som passer dine behov og ditt budsjett. Du kan prøve ulike redigeringsprogrammer for å se hvilket som fungerer best for deg før du bestemmer deg.

Steg 2: Åpne PDF-filen i redigeringsprogrammet

Når du har installert et PDF-redigeringsprogram og fått det i gang, åpner du PDF-filen du vil jobbe med, og legger den til i redigeringsprogrammet. Deretter får du tilgang til alle redigeringsverktøyene i programmet. Du kan blant annet endre tekst, bilder og layout, samt slette og flytte eksisterende elementer. 

Grensesnittet kan variere avhengig av hvilket redigeringsprogram du velger, men de fleste har et lignende oppsett og lignende verktøy. Det er lurt å gjøre seg kjent med grensesnittet før du redigerer PDF-filen.

Les også: Hvordan signere en PDF på nettet?

Step 3: Gjør alle endringene dine

Når PDF-filen er åpen i redigeringsprogrammet, kan du gjøre alle nødvendige endringer. Det kan for eksempel være å legge til tekst, bilder eller figurer, eller å slette eller flytte eksisterende elementer. Husk å lagre endringene underveis. De fleste redigeringsprogrammer har også mulighet til å angre eller gjøre om visse handlinger. Dette kan være nyttig hvis du ved et uhell sletter noe eller finner en skrivefeil senere, og gjør det enklere å redigere og signere PDF-filer.

Step 4: Signer PDF-filen din

Når du er ferdig med endringene, er det på tide å signere dokumentet. De fleste PDF-redigeringsprogrammer har et innebygd signaturverktøy. 

Klikk på signaturverktøyet, og bruk deretter musen til å lage signaturen. I noen PDF-redigeringsprogrammer kan du også importere et bilde av signaturen som en JPEG- eller PNG-fil. 

Dette kan være spesielt nyttig hvis du skal signere flere dokumenter, da det er tidsbesparende å ha et bilde av signaturen tilgjengelig. Husk å sjekke innstillingene i redigeringsprogrammet for å sikre at signaturen er der den skal være, og at den tydelig kan identifiseres som din.

Step 5: Ikke glem å lagre den

Når du har lagt til signaturen din, lagrer du den redigerte og signerte PDF-filen. Deretter kan du sende den via e-post eller laste den opp til en skylagringstjeneste for enkel tilgang. 

Husk å ta vare på en kopi av det signerte dokumentet. Du vet aldri når du kan få bruk for det.

Det finnes en bedre måte å jobbe med dokumentene dine på enn i PDF-filer

PDF-filer har absolutt sin berettigelse, men i den hektiske forretningsverdenen, enten det er B2B eller B2C, trenger du en måte å håndtere kontraktene dine på som fjerner så mye administrasjon og styr som mulig. Det er her Oneflow kommer inn i bildet.

Med god programvare for kontraktsadministrasjon kan du enkelt redigere og signere PDF-filer på nettet med bare noen få klikk. Men det er ikke alt. Med ferdige maler kan du sende en kontrakt på få sekunder. Oneflow leveres med standardmaler, men du kan også lage dine egne maler for de kontraktene du oftest sender. 

Det beste er at du kan droppe PDF-filer helt og holdent. Med HTML-kontrakter kan du gjøre endringer i sanntid, sette opp kronologisk signeringsrekkefølge for flere interessenter og til og med sette opp seksjonsregler, avhengig av hvilket marked kontrakten skal brukes i.

Med sin arkiveringsfunksjon reduserer Oneflow ikke bare tidsbruk og administrasjonskostnader, men samler også flere verktøy i ett.

Det viktigste å ta med seg

Det trenger ikke å være vanskelig å signere PDF-filer på nettet. Med de riktige verktøyene, de sikreste verktøyene og litt kunnskap kan du enkelt signere PDF-filer. Prosessen er den samme uansett om du jobber med en kontrakt, en faktura eller en CV. Så det er bare å sette i gang og prøve! 

Spør oss om hva som helst om digitale kontrakter

Vil du vite mer om digitale kontrakter eller fremtidens kontraktshåndtering? Vi vil gjerne høre fra deg.

Få en demo