Hva er en digital signatur? Fordelene og hvordan den fungerer?
Tiden med håndskrevne signaturer er forbi. Signaturenes verden er i ferd med å bli digital. Her er en guide med alt du trenger å vite om å signere avtaler digitalt.
Hva, hvorfor, hvordan?
Digitale signaturer og elektroniske signaturer brukes noen ganger om hverandre, noe som er en vanlig feil. Tenk på digitale signaturer som teknikken signaturen brukes med, og elektroniske signaturer som typen signatur.
De fleste elektroniske signaturer i dag gjøres ved hjelp av en digital signatur, men de trenger ikke å være det. Å skrive signaturen din på en datamaskin med mus eller penn er for eksempel en elektronisk signatur, men ikke en digital signatur. Det er som å signere med en penn på papir og med kritt på en tavle, begge er håndskrevne signaturer, men mest sannsynlig vil bare den første ha juridisk status som en “skriftlig signatur”.
Så hva er digitale signaturer? En digital signatur er en matematisk teknikk som brukes for å garantere forfatterskapet og integriteten til en melding eller et stykke data. Alle typer data. For oss er det avtaler, men det kan like gjerne være en e-post eller en banktransaksjon.
Så hvordan gjøres dette egentlig? De facto-standarden for å opprette og validere digitale signaturer kalles Public Key Infrastructure (PKI). I PKI brukes en privat nøkkel til å signere meldingen og en offentlig nøkkel til å validere signaturen. Et sertifikat utstedt av en betrodd tredjepart, kalt en sertifikatutsteder (CA), brukes som bevis på at innehaveren av den private nøkkelen er den vedkommende utgir seg for å være.
Hvordan digitale signaturer forbedrer arbeidsflyten
Digitale signaturer er ikke bare sikrere enn tradisjonelle signaturer, men de kan også gjøre arbeidsflyten mer effektiv. Her er noen måter digitale signaturer kan forbedre arbeidsflyten din på:
1. Raskere dokumentbehandling
Tradisjonelle signaturer krever at dokumenter skrives ut, signeres, skannes og sendes med e-post eller post, noe som kan ta lang tid. Med digitale signaturer kan du signere dokumenter umiddelbart, noe som reduserer tiden det tar å behandle dokumenter.
2. Fjernsignering
Med digitale signaturer kan du signere dokumenter fra hvor som helst i verden, så lenge du har en internettforbindelse. Dette betyr at du ikke trenger å være fysisk til stede for å signere dokumenter, noe som gjør det enklere å gjennomføre transaksjoner med kunder og partnere på forskjellige steder.
3. Automatiserte arbeidsflyter
Digitale signaturer kan integreres i automatiserte arbeidsflyter, noe som effektiviserer dokumentbehandlingen og reduserer risikoen for feil. Automatiserte arbeidsflyter kan også sende påminnelser til dem som skal signere, slik at dokumentene blir signert i tide.
4. Økt sikkerhet
Som tidligere nevnt er digitale signaturer sikrere enn tradisjonelle signaturer. De bruker krypteringsteknologi for å verifisere autentisiteten til underskriveren, noe som gjør det vanskelig for forfalskere å lage falske signaturer.
5. Reduserte kostnader
De kan redusere kostnadene forbundet med utskrift, skanning og postforsendelse av dokumenter. De kan også redusere behovet for fysisk lagring av dokumenter, ettersom de kan lagres elektronisk.
Seks grunner til at vi velger digital signering
Trygt og sikkert
Selv om elektroniske signaturer er trygge og sikre, er digitale signaturer den tryggeste og sikreste måten å signere på i en digital verden.
Unikt for deg
Din håndskrevne signatur er din og skal være vanskelig å kopiere. En digital signatur er enda mer unik. Hver signatur inneholder identifiserende informasjon som er unik for hver underskriver.
Godkjent globalt
PKI-baserte digitale signaturer er standard for institusjoner, myndigheter og organisasjoner over hele verden, noe som reduserer behovet for å finne opp hjulet på nytt.
Signer hvor som helst
Digitale signaturer og elektroniske signaturer kan samles inn på en hvilken som helst enhet, telefonen, den bærbare datamaskinen, nettbrettet osv. Du kan signere trygt og sikkert hvor som helst og når som helst.
Enkleste måten å signere på
Både digitale signaturer og elektroniske signaturer er den enkleste måten å signere et dokument på. Signering er så enkelt som et klikk eller et trykk på skjermen.
Manipulasjonssikret
Når et dokument er signert med en digital signatur, er det forseglet. Eventuelle endringer som gjøres i etterkant, vil gjøre den opprinnelige signaturen ugyldig. Du kan være trygg på at det er nøyaktig det du har sagt ja til.
Hvordan ulike bransjer bruker digitale signaturer
Digitale signaturer brukes i en rekke bransjer, inkludert:
Eiendom
De brukes ofte i eiendomstransaksjoner, ettersom de kan gjøre prosessen med å kjøpe og selge eiendommer raskere. De reduserer også behovet for fysisk papirarbeid, noe som gjør prosessen mer effektiv.
Helsevesenet
Digitale signaturer brukes i helsevesenet til å signere journaler, resepter og andre viktige dokumenter. De bidrar til å sikre at pasientopplysninger er sikre og at journalene er nøyaktige.
Banktjenester
Digitale signaturer brukes i bankvirksomhet for å signere låneavtaler, kontoåpninger og andre finansielle dokumenter. De bidrar til å sikre at transaksjonene er sikre og at kundeinformasjonen er beskyttet.
Juridisk
Digitale signaturer er juridisk bindende i mange land, blant annet i USA, EU og Australia. De brukes ofte i juridiske dokumenter, som kontrakter og avtaler.
Utdanning
Digitale signaturer brukes i utdanning for å signere påmeldingsskjemaer, karakterutskrifter og andre viktige dokumenter. De bidrar til å sikre at studentinformasjon er sikker og at registreringer er nøyaktige.
Bli raskere enige med digitale signaturer
Opprett, signer og administrer kontraktene dine på ett sted. Start din 14-dagers gratis prøveperiode.
Forskjellene mellom en digital signatur og en elektronisk signatur
| Digital signatur | Elektronisk signatur |
|---|---|
| Digital signatur sikrer integriteten og autoriteten til kontraktene dine. | Elektronisk signatur sikrer at signaturen er knyttet til underskriveren. |
| Digital signatur sikrer at de signerte kontraktene dine er manipulasjonssikre, og forhindrer endringer etter at de er signert. | Elektronisk signatur indikerer at underskriveren har til hensikt å godta innholdet som spesifisert i kontrakten. |
| Digital signatur er en metode for å garantere integritet. | Elektronisk signatur er en type signatur. |
| Digital signatur genereres ved hjelp av programvareteknologi. | Elektronisk signatur genereres av underskriveren enten gjennom et klikk på en knapp eller en håndtegnet signatur på en elektronisk enhet. |
Vanlige spørsmål om digital signatur
Hvordan fungerer digitale signaturer?
Digitale signaturer fungerer på nøyaktig samme måte som håndskrevne signaturer. De er unike for hver person. Digitale signaturer følger standardformatet for PKI. PKI sier at dokumentleverandøren, i dette tilfellet Oneflow, bruker en algoritme for å opprette en tallsekvens som kalles nøkler. En offentlig og en privat nøkkel opprettes under hver digitale signatur. Den private nøkkelen brukes til å signere, mens den offentlige nøkkelen brukes til å verifisere.
Hver gang en person signerer et dokument elektronisk, opprettes signaturen ved hjelp av underskriverens private nøkkel. Denne oppbevares på en sikker måte av underskriveren. Under signeringsprosessen blir algoritmen krypteringsalgoritmen som den matcher dataene fra underskriveren med det signerte dokumentet, og krypterer dem deretter. De krypterte dataene er den digitale signaturen. Signaturen registreres med et dato- og tidsstempel for det aktuelle dokumentet, og hvis det gjøres endringer i dokumentet etter signering, er den digitale signaturen ikke lenger gyldig.
Det er svært viktig å opprettholde integriteten til den digitale signaturen. I henhold til vilkårene fastsatt av PKI må nøklene opprettes, utføres og lagres på en sikker måte som krever en pålitelig sertifikatutsteder. Oneflow oppfyller alle PKI-kravene for trygge og sikre digitale signaturer.
Hva er Public Key Infrastructure?
Public Key Infrastructure (PKI) er et sett med retningslinjer og prosedyrer som er nødvendige for å opprette, lagre og tilbakekalle digitale signaturer (sammen med andre ting). PKI er en tilrettelegger når det gjelder å sikre elektronisk overføring av informasjon som digitale signaturer og andre nettverksaktiviteter. I dette tilfellet binder den sammen den offentlige nøkkelen med identiteten til personer eller organisasjoner (dvs. deres private nøkkel). Bindingen av denne informasjonen skjer gjennom en prosess for registrering og utstedelse av sertifikater av en sertifikatutsteder (CA).
Hva er en certificate authority? (CA)
En certificate authority (CA) er en enhet som lagrer, signerer og utsteder digitale sertifikater. Et digitalt sertifikat sertifiserer eierskapet til en offentlig nøkkel. Ettersom digitale signaturer bruker både offentlige og private nøkler, fungerer certificate authority som en klarert tredjepart for å verifisere ektheten til et signert dokument. Certificate authority er vanligvis organisasjoner som er allment anerkjent som pålitelige når det gjelder nøkkelsikkerhet, og som er i stand til å utstede gyldige digitale sertifikater. Både enheten som sender dokumentet, og mottakeren som signerer det, må være enige om hvilken CA som skal brukes.
Hvorfor bør jeg bruke en digital signatur?
Du bør bruke en digital signatur av mange grunner. For å signere en kontrakt, et dokument, godta et sett med vilkår og betingelser osv. Spesielt i perioden etter covid er det vanskeligere og vanskeligere å få tak i en skriftlig signatur. Som sådan har mange land og globale regioner etablert e-signaturstandarder basert på eksisterende digital signaturteknologi. De henviser til lokale standarder, men samarbeid med en PKI og en klarert sertifiseringsinstans sikrer at den digitale signaturen kan håndheves og aksepteres i hvert lokale marked. Det sikrer også at digitale signaturer bruker en internasjonal og allment akseptert standardteknologi som forhindrer forfalskning eller endringer i et dokument etter at det er signert.
Hvilke er de tre typene elektroniske signaturer?
Det finnes ulike typer eller nivåer av elektroniske signaturer i henhold til eIDAS-regelverket: SES (enkel elektronisk signatur), AdEs (avansert elektronisk signatur) og QES (kvalifisert elektronisk signatur).
SES (enkel elektronisk signatur)
The definition of an Electronic Definisjonen av en elektronisk signatur i henhold til svensk og EU-rett er “data i elektronisk form som er knyttet til eller logisk forbundet med andre data i elektronisk form, og som brukes av underskriveren til å signere”.(eIDAS Regulaton artikkel 3).
Ettersom det ikke er fastsatt spesifikke sikkerhetskrav i loven, er det ikke mulig å fastslå den juridiske verdien av en slik signatur uten å vurdere metoden og sikkerheten som brukes i det konkrete tilfellet.
AdEs (avansert elektronisk signatur)
As the name suggests, it is an advanced form of signature that offers more security than a simple electronic signature. It can also identify the person who has signed the document.
Denne typen e-signatur gjør det mulig å oppdage om noen har tuklet med signaturen etter at underskriveren har satt den på dokumentet. Disse signaturene gjøres sikre ved hjelp av kryptografiske nøkler.
Ifølge eIDAS Regulation, en avansert elektronisk signatur betyr “en elektronisk signatur som oppfyller følgende krav:
- Den er unikt knyttet til underskriveren;
- alle parter er i stand til å identifisere underskriveren;
- den bør opprettes ved hjelp av data for oppretting av elektroniske signaturer som underskriveren med høy grad av tillit kan bruke under sin egen kontroll. Og
- den er knyttet til dataene som er signert med den, på en slik måte at eventuelle senere endringer i dataene kan påvises.
QES (kvalifisert elektronisk signatur)
eIDAS Regulation definerer kvalifisert elektronisk signatur som en avansert elektronisk signatur som er opprettet av en kvalifisert elektronisk signaturopprettingsenhet. som er basert på et kvalifisert sertifikat for elektroniske signaturer”.
Disse signaturene er avanserte e-signaturer, men må overholde visse EU-standarder. (bl.a. basert på et såkalt kvalifisert sertifikat), noe som betyr at de tilbyr ekstra beskyttelseskontroller i forhold til de avanserte motpartene.
Du oppretter denne signaturen ved hjelp av en enhet som er spesielt utviklet for å lage e-signaturer. En domstol må normalt innrømme disse sertifikatene samme juridiske verdi som en håndskrevet signatur.
Kan digitale signaturer kopieres?
Kort fortalt. Nei, det er ikke mulig å kopiere en digital signatur.
Lengre forklart. Også nei. Forstå digitale signaturer bør utdype dette nærmere: En digital signatur er en matematisk teknikk som brukes for å garantere forfatterskapet og integriteten til en melding eller et stykke data. Det kan være hvilken som helst type data. Når det gjelder Oneflow, er det kontrakter, men det kan være alt annet som krever verifisering, for eksempel verifisering av en e-post eller signering av et skjema for å hente en pakke.
Kan digitale signaturer redigeres?
Igjen, nei. Digitale signaturer har et sikkert system for å sikre nøyaktighet og forhindre forfalskning. Dette skyldes igjen at de bruker industristandard PKI og en sertifikatutsteder.
