Die Beste Paperless-ngx Alternative Für Ihr Papierloses Büro 2025

Heutzutage bemühen sich viele Unternehmen, ihr Vertragsmanagement zu verbessern und praktischer zu gestalten. Dokumentenmanagement spielt eine große Rolle, wenn es um Erfolg einer Firma geht, weil es Zeit und Geld spart. Deshalb investieren viele Betriebe in Einrichtung von einem Dokumentenmanagementsystem, wobei sie sich meistens für papierlose Lösungen entscheiden. Auf diese Weise vermeiden sie den Papierkram und beschleunigen ihre Prozesse bei der Arbeit.

Obwohl Paperless-NGX eine praktische Lösung für digitale Ablage der Dokumente darstellt, ist dieses Tool nicht für jeden geeignet. Mögliche Gründe dafür sind:

• Selbst-Hosting, denn man muss Paperless auf einem eigenen Server oder NAS installieren
• Docker-Kenntnisse, weil man für die Installation über sie verfügen muss
• keine App, weil Paperless nur über den Browser zu benutzen ist
• schlechtere Integration mit anderen IT-Systemen, was die Workflow-Automatisierung beeinträchtigt, usw.

Deswegen versuchen manche Unternehmen, andere Anbieter für Verwaltung Ihrer Dokumente zu finden. Je nach Anwendungen und Möglichkeiten, die sie bieten, entscheiden sie sich für eine der folgenden Optionen:

• Open-Source-Software, wie z.B. Mayan EDMS, Docspell oder Papermerge
• Cloud-basierte Software, wie z.B. Docuware Cloud, Microsoft Onedrive oder Evernote
• Workflow-Automatisierung, wie z.B. Docuware oder Power Automate

In diesem Artikel werden später alle Vorteile und Nachteile dieser drei Kategorien detaillierter dargestellt.

2. Was ist Paperless-NGX?

Es handelt sich um eine Open-Source-Software, die zur Digitalisierung vom Vertragsmanagement und Verwaltung anderer Dokumente dient. Diese Software ist eine digitale Lösung, die als Fork des ursprünglichen Paperless-Projekts entwickelt wurde. Im Vergleich zu seiner früheren Variante hat Paperless zahlreiche technische Verbesserungen erlitten.

Folgende Funktionen von Paperless NGX sind hervorzuheben:

OCR-Texterkennung: Optical Character Recognition ermöglicht, dass aus einem gescannten PDF oder einem Bild ein durchsuchbarer Text entsteht. Das wird gemacht, indem das Programm Buchstaben und Zahlen auf dem Bild erkennt, und aus ihnen einen Text macht.

Automatisierte Workflows: Paperless NGX erkennt Wörter in Ihren Dokumenten und ordnet sie aufgrunddessen einer bestimmten Kategorie zu. Da diese Software die Art des Dokuments erkennt, kann sie es später an die richtige Person schicken oder entscheiden, in welchem Ordner es gespeichert werden soll. Diese Fähigkeit spart Zeit und reduziert Fehler im Bereich des Dokumentenmanagements.

Docker-Hosting: Es ist wahrscheinlich am einfachsten, Paperless in Docker zu hosten. Docker wird einfach installiert und funktioniert auf macOS, Windows, Linux und NAS. Man kann neue Docker-Versionen schnell aktualisieren und zwischen mehreren Services wählen.

Obwohl Paperless NGX bei vielen beliebt ist, stößt diese Software ab und zu auf Kritik und man sucht nach weiteren Optionen.

3. Warum eine Alternative zu Paperless-NGX suchen?

Wie gesagt, bei Paperless bestehen nicht nur Vorteile. Einige seiner Nachteile sollen auch betont werden. Hier finden Sie einen Überblick wichtigster Schwierigkeiten, die Paperless mit sich bringt.

Technische Herausforderungen

Selbst-Hosting, das bei Paperless NGX erforderlich ist, verlangt auch Selbst-Wartung. Dafür muss man sich aber auch in Docker und andere Einzelheiten bezüglich der Server auskennen. Paperless verlangt, dass seine Benutzer im Fall eines technischen Problems selbst reagieren. Außerdem müssen Sie über genügend Speicherplatz verfügen.

Funktionsumfang

Manche Unternehmen brauchen einfach mehr, als Paperless NGX anbieten kann. Etwas, was sich sicherlich auf der Liste seiner Funktionen befinden soll, ist die Möglichkeit zum E-Signieren von Dokumenten. Das würde zum schnelleren Vertragsabschluss beitragen, was letztendlich den Zeitaufwand deutlich reduzieren würde.

Integrationen

Einer der weiteren Vorteile, über den Paperless leider nicht verfügt, ist die Integration mit anderen ERP- und CRM-Systemen, auf die viele Unternehmen Wert legen. Besonders wichtig wäre die Möglichkeit zur Integration mit anderen Buchhaltungstools oder Google Drive.

Benutzerfreundlichkeit

Die Bedienung dieses Dokumentenmanagementsystem ist nicht so leicht wie bei manchen anderen Anbietern. Schon für die Installation braucht man bestimmte techniche Kenntnisse, vor allem bezüglich der Docker. Die Plattform selbst ist nicht so benutzerfreundlich und deswegen greifen Benutzer zu anderen Anbietern.

4. Welche Art von Alternative ist die beste?

Nicht jede Alternative bietet die gleichen Funktionen. Deshalb unterscheidet man zwischen drei Optionen und man sollte sich für eine entschließen, je nachdem, was genau man braucht.

Open-Source-Alternativen

Diese Option ist für alle geeignet, die sich selbst um das Hosting kümmern können. Die wichtigste Voraussetzung ist aber, dass Sie über Ihren eigenen Server oder PC verfügen. Wenn Sie viel Wert auf Sicherheit Ihrer Daten legen, dann sind Open-Source-Optionen die beste Auswahl. Einsteiger sollten diese Variante eher vermeiden, weil die Selbst-Wartung ziemlich anstrengend sein kann.

Cloud-basierte Lösungen

Für Einsteiger gibt es eine bessere Lösung, und zwar eine cloud-basierte. In diesem Falle muss man sich nicht selbst um das Hosting kümmern. Die Erfassung, die Verarbeitung und die Durchsicht der Dokumente laufen ganz einfach ab und normalerweise gibt es diese Lösungen auch in einer App-Variante. Besonders beliebt sind sie bei der Teamarbeit, weil Unterlagen von mehreren Team-Mitgliedern gleichzeitig bearbeitet werden können.

Vertrags- und Workflow-Tools

Die Einführung und die Implementierung einer solchen Software helfen besonders größeren Unternehmen, die täglich Ihre Arbeitsprozesse wiederholen müssen. Diese Tools erleichtern Ihre Arbeit, indem sie selbst einige Segmente übernehmen und selbstständig erledigen, d.h. dass einige Prozesse automatisiert werden. Dazu gehören z.B. die Klassifizierung, Durchsuchung und Weiterleitung der Unterlagen, die ansonsten viel Zeit verlangen.

Lesen Sie weiter und entdecken Sie konkrete Alternativen für Paperless-NGX.

5. Open-Source-Alternativen (Für Selbst-Hosting, wie Paperless-NGX)

Obwohl diese Lösungen Paperless NGX am ähnlichsten sind, bieten sie teilweise mehr Funktionen.

Docspell

Egal ob Sie ein Unternehmen oder ein Privathaushalt sind – Docspell könnte Ihr Dokumentenmanagement deutlich erleichtern. Seine Haupteigenschaft ist die Automatisierung wichtiger Prozesse, durch die Ihnen mehr Zeit für andere Tätigkeiten in der Firma übrig bleibt. Mithilfe dieser Software, die so entwickelt wurde, dass KI manche Aufgaben wie Tagging übernimmt, lassen sich Dokumente scannen, taggen, erkennen und kategorisieren. Die OCR Texterkennung kann sogar ein PDF-Dokument zu einer durchsuchbaren Unterlage machen.

Dokumente lassen sich einfach per E-Mail ins System senden, deswegen ist diese Software für diejenigen geeignet, die viel mit E-Mails arbeiten. Der einzige Punkt, der Ihnen von dieser Software abraten könnte, ist die Notwendigkeit eines eigenen Servers, da Nutzer selbst für Hosting (per Docker-Container) verantwortlich sind.

Mayan EDMS

Dieses System eignet sich vor allem für Büros, mit einer umfangreichen Unterlagenverwaltung. Die Software legt viel Wert auf Sicherheit und Datenschutz und funktioniert auch in großen Teams mit vielen Benutzern. Seine Hauptfunktionen sind die erweiterte Dokumentensuche über OCR und Metadaten und die organisierte Dokumentenverwaltung innerhalb einer großen Datenbank.

Zwei Nachteile sind in diesem Fall hervorzuheben. Zuerst muss man sagen, dass diese Plattform für Anfänger nicht die beste Lösung ist, da seine Einrichtung bestimmte technische Kenntnisse erfordert. Der zweite Nachteil ist, dass dieses System einen großen Speicherplatz für Dokumente und Daten verlangt.

Papermerge DMS

Hier handelt es sich um ein Programm, das für Einsteiger passend ist. Papermerge DMS ist einerseits nicht für so viele Anwendungen geeignet. Andererseits erfordert seine Nutzung keine Vorkenntnisse in diesem Bereich und keinen starken Computer. Seine größte Stärke stellt die OCR-Suche dar, die besonders für gescannte Dokumente geeignet ist. Aufgrund dieser Fähigkeit kann man aus einem PDF oder sogar einem Bild einen durchsuchbaren Text machen.

Wenn Ihr Büro aber täglich mit großen Dokumentenmengen zu tun hat, sollten Sie sich lieber nicht für diese Option entscheiden.

Teedy

Teedy ist ein einfaches DMS (Dokumentenmanagementsystem), das nicht so komplex wie Mayan oder Paperless NGX ist, aber auch viele Vorteile mit sich bringt. Diese Plattform ist ganz kostenlos und keine Lizenz dafür ist notwendig. Es ist perfekt für kleine Teams, die nur einfaches Dokumentenmanagement brauchen. Ihre Daten werden per Teedy sicher gespeichert, man benutzt die Software nur über den Browser und alle Mitglieder eines Büros können Dokumente gleichzeitig per Teedy verwalten.

Teddy ist aber keine beste Lösung für große Unternehmen und für diejenigen, die eine App bevorzugen, denn Teedy gibt es in dieser Form nicht.

6. Cloud-basierte Dokumentenmanagement-Systeme

Für Unternehmen, die weniger technische Wartung und einfache Skalierung benötigen, könnte diese Übersicht von Dokumentenmanagementsystemen nützlich sein.

Google Drive / OneDrive

Google Drive ist wahrscheinlich die bekannteste Lösung, wenn es um einfache Speicherung von Dokumenten geht. Diese Plattform bietet verschiedene Optionen zur Organisation Ihrer Daten: Google Docs, Google Sheets, Google Slides usw. Kostenlos bekommen Sie 15 GB Speicherplatz, wobei sich zusätzlicher Speicherplatz ganz günstig erwerben lässt. Regelmäßige Updates sorgen dafür, dass Sie immer das Beste von diesem Tool bekommen.

Zoho Docs

Wenn Ihr Büro schon andere Zoho-Systeme nutzt, ist Zoho Docs eine sinnvolle Ergänzung von diesem System. Dazu gehören Optionen wie Zoho Writer, Show und Sheet. Die Einführung dieses Tools in Ihren Arbeitalltag kann viele Vorteile mit sich bringen. Diese Software ist günstig, benutzerfreundlich und perfekt für kleine Unternehmen. Bei allen Fragen können Sie mit professionellem Support über Live-Chat rechnen.

SharePoint

Größere Unternehmen könnten über SharePoint nachdenken, denn diese Microsoft-Lösung passt perfekt zu großen Teams. Ihre wichtigste Stärke ist ihre Komplexität, denn sie bietet zahlreiche Funktionen und ermöglicht reibungslose Workflows. Wenn Sie sich schon an andere Microsoft-Produkte gewöhnt haben, könnte Ihre Erfahrung mit SharePoint auch positiv sein.

Dropbox Business

Wenn Office-Tools nicht Ihr Ding sind, könnten Sie Dropbox Business eine Chance geben. Diese Software ist benutzerfreundlich und optimal für eine einfache Dateisynchronisation. Es wurde dabei viel Wert auf Datenschutz gelegt. Ihnen steht ein professioneller Support zur Verfügung, wobei regelmäßige und automatische Updates sicherlich für Kundenzufriedenheit sorgen.

7. Vertrags- und Workflow-Tools (Für digitale Dokumente & Automatisierung)

Für Firmen, die mehr als nur Dokumentenspeicherung brauchen und für die die Digitalisierung der Vertragsprozesse eine Arbeitserleichterung darstellen würde, sind Vertrags- und Workflow-Tools ein Muss. Folgende Lösungen könnten zu dieser Digitalisierung beitragen:

Oneflow

Oneflow ist eine Plattform für Vertragsmanagement, über die dem gesamten Lebenszyklus eines Dokuments gefolgt werden kann. Hier werden ihre wichtigsten Features dargestellt:

• Dokumente können direkt im Browser erstellt, bearbeitet oder unterzeichnet werden.
• Man spart Zeit dank der automatisierten Prozesse, die diese Plattform ermöglicht.
• Die über Oneflow erstellten E-Signaturen folgen allen geltenden Standards und haben die gleiche Rechtsgültigkeit wie handschriftliche digitale E-Signaturen.
• Oneflow lässt sich gut mit anderen CRM-Systemen kombinieren, wie z.B. Hubspot oder Salesforce.

Wer auf manuelle Verwaltung der Dokumente verzichten will, kann sich völlig auf Oneflow verlassen, denn diese Software umfasst alle notwendigen Features für ein erfolgreiches Vertragsmanagement.

PandaDoc

PandaDoc wurde speziell für Vertriebs- , Legal- und Marketingteams entwickelt. Mithilfe dieser Software lassen sich Unterlagen erstellen, bearbeiten und signieren, wobei sie auch vorgefertigte Vorlagen anbietet.

Sie lässt sich mit anderen CRM-Lösungen integrieren, gleich wie Oneflow, was Ihre Arbeit deutlich erleichtert. Außerdem können Sie sehen, wann Ihre Kunden oder Geschäftspartner das Dokument geöffnet, bearbeitet oder unterzeichnet haben.

DocuSign

Wenn Sie Kunden in der ganzen Welt haben, könnte DocuSign eine hilfsreiche Option für Ihr Vertragsmanagement sein, denn die über DocuSign erstellte E-Signaturen sind weltweit anerkannt. Diese Plattform ermöglicht das Erstellen, Bearbeiten und Signieren wichtiger Dokumente und die Integration mit anderen CRM-Systemen. Sehr praktisch ist auch die DocuSign-App, mit deren Hilfe Sie ortsunabhängig alle Verträge verwalten können. Wichtig zu betonen ist noch, dass diese Plattform allen geltenden Vorschriften für Compliance und Sicherheit entspricht.

Adobe Acrobat Sign

Wenn Sie schon andere Adobe Acrobat Produkte nutzen, dann sollten Sie auch Adobe Acrobat Sign ausprobieren. Genauso gut funktioniert diese Software mit anderen Lösungen wie Microsoft 365 oder Salesforce, vereinfacht aber vor allem den Prozess der E-Signatur.

Diese Lösung entpricht allen nötigen Compliance-Standards und es wird viel Wert auf Datensicherheit gelegt. Mithilfe dieser Software kann man Dokumente erfolgreich erstellen, bearbeiten und signieren, was schließlich zu schnelleren Vertragsabschlüssen führt.

8. Vergleich der Alternativen

Diese Übersicht der wichtigsten Alternativen zu Paperless NGX könnte Ihnen helfen, die richtige Entscheidung diesbezüglich zu treffen.

9. Fazit: Welche Paperless-NGX Alternative ist die beste?

Obwohl es gut ist, dass es so viele Alternativen zu Paperless NGX gibt, ist es manchmal schwierig, die richtige Entscheidung zu fällen. Die beste Lösung hängt natürlich vom Anwendungsfall ab.

• Wenn Sie sich selbst um das Hosting kümmern können, denken Sie über Docspell oder Mayan EDMS nach. Mit ihren zahlreichen Funktionen und die Unterstützung durch KI ist die Beschleunigung Ihrer Arbeitsprozesse garantiert.
• Wenn Sie die Cloud-Speicherung für die beste Option halten, könnten Google Drive und Dropbox eine Lösung sein. Achten Sie nur darauf, dass Sie genug Speicherplatz besorgen.
• Für automatische Verträge eignen sich Oneflow und DocuSign am besten. Sie sorgen für Rechtsgültigkeit und Sicherheit und lassen sich ziemlich einfach bedienen und in andere CRM-Systeme integrieren.

Alles in allem liegt die Entscheidung bei Ihnen. Vergleichen Sie die Features der genannten Optionen mit Ihren Bedürfnissen und wählen Sie die Software, die am besten zu ihnen passt.

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