Heutzutage gewinnt sowohl privates als auch geschäftliches Leben an Geschwindigkeit. Diese Beschleunigung des Lebens verlangt Tools und Systeme, die uns helfen würden, mit dem Alltag Schritt zu halten. In der Arbeitswelt entscheiden sich immer mehr Unternehmen für digitale Lösungen für ihre täglichen Herausforderungen. Eine Neuheit, die ein absoluter Muss ist, ist digitale Unterschrift.
Stellen Sie sich vor, dass Sie sich nie mehr mit Ihren Geschäftspartnern treffen müssen, wenn eine Unterlage unterzeichnet werden soll. Sie würden ortsunabhängig eine digitale Unterschrift erstellen, genauso wie Ihre Kollegen. Gleichzeitig könnten Sie an einem Vertrag arbeiten, ihn ändern und kommentieren und am Ende unterschreiben. Auf diese Weise würden Sie den üblichen Papierkram und Zeitaufwand vermeiden, denn Sie wären in der Lage, die gesparte Zeit in andere wichtige Arbeitsprozesse zu investieren.
Wenn Sie sich fragen, ob digitale Unterschriften auch in Ihrer Branche nützlich sind, ist die Antwort positiv. Die Anwendungen der E-Signaturen sind zahlreich und vielfältig und passen sicher zu Ihrem Arbeitsbereich. Am häufigsten werden Sie im Bankwesen, Finanzwesen, Rechtswesen und Gesundheitswesen vorhanden, genauso wie in Bereichen wie Technologie, Immobilien und Ausbildung.
Da, wo es Verträge gibt, gibt es auch E-Signaturen. Als Privatperson können Sie auch eine digitale Signatur erstellen und so Verträge unterschreiben. Was ist aber eine digitale Unterschrift und wie funktioniert das ganze Verfahren? Das entdecken wir jetzt gemeinsam.
Was ist eine digitale Unterschrift?
Bevor wir zu diesem Thema kommen, erwähnen wir noch die altbekannte handschriftliche Unterschrift. Sie ist immer noch aktuell und kommt häufig vor. Solange sie die Identität des Unterzeichners bestätigen kann, ist sie rechtsgültig. Mit der Zeit hat sie aber moderne “Konkurrenz” bekommen.
Viele machen keinen Unterschied, wenn es um Begriffe “elektronische Signatur” und “digitale Signatur” geht. Obwohl sie vielleicht ähnlich klingen, unterscheiden sie sich voneinander in dem Sinne, dass eine elektronische Signatur eine Unterkategorie der digitalen Signatur darstellt.
Elektronische Signaturen
Das sind alle Unterschriften, die elektronisch entstehen. Hier sind einige Möglichkeiten für ihre Erstellung:
- Man scannt eine handschriftliche Unterschrift ein
- Man benutzt eine Maustaste und klickt auf den Button “Ich stimme zu” am Computer
- Man berührt ein Unterschriftenfeld auf einem Touchscreen
Diese Optionen sind nicht so sicher wie digitale Unterschriften, was ihr Hauptnachteil ist. Wenn Sie aber viel Wert auf Sicherheit legen, sollten Sie über eine digitale Unterschrift nachdenken.
Digitale Signaturen
Sie benutzen kryptographische Verfahren wie z.B. PKI (Public Key Infrastructure), um die Identität des Unterzeichners zu bestätigen. Jeder Benutzer bekommt einen privaten und einen öffentlichen Schlüssel. Wenn man sie miteinander vergleicht und feststellt, dass sie zueinander passen, wird die Integrität des unterzeichneten Dokuments bestätigt.
Zur Verifizierung digitaler Signaturen nutzt man verschiedene Software, von denen Oneflow, Adobe Sign und DocuSign am bekanntesten sind.
In Deutschland und in der EU sorgt die eIDAS-Verordnung für Rechtsgültigkeit digitaler Unterschriften. Aufgrund dieser Verordnung sind digitale Signaturen in der ganzen EU anerkannt und rechtsgültig.
Laut eIDAS gibt es drei Stufen bzw. Arten der digitalen Signaturen:
- Einfache elektronische Signatur (SES): Diese Art ist weniger sicher, aber in vielen Fällen oft genug. Dazu gehören das Einscannen einer handschriftlichen Signatur oder das Anklicken des Buttons “Ich stimme zu” am PC oder einem anderen Gerät.
- Fortgeschrittene elektronische Signatur (AES): In diesem Fall muss die Identität des Unterzeichners verifiziert werden, was natürlich mehr Sicherheit mit sich bringt.
Qualifizierte elektronische Signatur (QES): Sie ist ein Synonym für Rechtssicherheit und hat die gleiche rechtliche Bindung wie eine per Hand erstellte Signatur. Um diese Signatur zu erstellen, braucht man ein spezielles Gerät und ein qualifiziertes Zertifikat.
Vorteile der digitalen Unterschrift
Effizienzsteigerung
Wenn Sie eine digitale Unterschrift erstellen, überspringen Sie alle unnötigen Schritte, die Sie ansonsten bei einer handschriftlichen Unterschrift machen müssten. Das bedeutet, Sie treffen sich nicht persönlich mit Ihren Geschäftspartnern, Sie schicken keine Unterlagen per Post, Sie warten nicht auf eine Antwort, Sie verschwenden keine Zeit im Falle eines Fehlers im Vertrag und haben sogar die Möglichkeit, eine vorgefertigte Vertragsvorlage zu benutzen, statt eine neue zu erstellen.
Kosteneinsparungen
Da jetzt alles digital abläuft, müssen Sie kein Geld für Papier und Versand ausgeben. Es mag vielleicht unwichtig klingen, aber denken Sie darüber nach, wie viel Geld Sie zum Beispiel monatlich oder sogar jährlich auf diese Weise durch das Fenster werfen.
Umweltfreundlichkeit
Sparen ist nicht die einzige positive Folge der elektronischen Unterschriften. Sie tragen gleichzeitig zum Umweltschutz bei, weil man weniger Papier verbraucht, und weil es zur CO2-Reduktion kommt.
Sicherheit
Digitale Unterschriften bieten ein hohes Sicherheitsniveau und müssen den geltenden Sicherheitsstandards folgen. Bei fortgeschrittenen und qualifizierten elektronischen Signaturen muss die Identität des Unterzeichners verifiziert werden. Nachdem Sie ein Dokument unterzeichnet haben, wird es sicher aufbewahrt und nur bestimmte Personen können Zugriff bekommen. Jedes Dokument wird auch mit dem Unterzeichnungsdatum versehen, sodass sich spätere Änderungen sofort bemerken lassen und man die Manipulation der Vertragsdaten verhindern kann.
Methoden zur Erstellung einer digitalen Unterschrift
Einscannen der handschriftlichen Unterschrift
Nachdem Sie die handschriftliche Unterschrift auf einem Blatt erstellt haben, können Sie sie mit einem Smartphone oder einem Scanner einscannen. Machen Sie das in einem PDF-Format oder einem Bildformat. Wenn Sie das Bild als Form auswählen, speichern Sie es als eine PNG-Datei oder eine JPG-Datei. Dieses Foto können Sie später bearbeiten, adäquat benennen, speichern und jedem gewünschten Dokument hinzufügen.
Erstellung mit Grafiksoftware
Diese Methode ähnelt einer handschriftlichen, läuft aber elektronisch ab. Dazu verwendet man Programme wie GIMP oder Adobe Photoshop. Man zeichnet mit der Maus auf einem virtuellen Blatt seine Unterschrift. Danach kann man diese Unterschrift als Bilddatei im PNG-Format speichern und sie später benutzen, wenn etwas zu unterzeichnen ist. Das PNG-Format unterstützt Transparenz Ihrer Signatur und wird deswegen am häufigsten benutzt.
Nutzung von E-Signatur-Tools
Wenn Ihnen eine sichere Erstellung digitaler Unterschriften am wichtigsten ist, sind E-Signatur-Tools das Richtige für Sie. Einige werden hier erwähnt:
Skribble: Es handelt sich um eine Software für elektronische Signaturen, die allen wichtigen Sicherheitsverordnungen folgt, vor allem der eIDAS-Verordnung. Sie ist sowohl für Privatpersonen als auch für Unternehmen geeignet.
Adobe Acrobat: Mithilfe dieses Tools lassen sich PDF-Dateien ganz einfach unterschreiben. Man kann PDFs bearbeiten und signieren, wobei viel Wert auf Sicherheit und Rechtsgültigkeit gelegt wird.
Oneflow: Diese benutzerfreundliche Software bietet alles, was ein Unternehmen braucht: eine schnelle Erstellung, einfache Bearbeitung und sichere Aufbewahrung unterzeichneter Dokumente. Arbeitsprozesse werden automatisiert, sodass man nicht erneut über den nächsten Schritt nachdenken muss. Zusammen mit Ihren Geschäftspartnern können Sie den Vertrag erstellen und verändern, oder eine vorgefertigte Vorlage benutzen. Die mit Oneflow erstellten Unterschriften sind rechtsgültig und folgen den rechtlichen Vorgaben bezüglich der Sicherheit.
Außerdem bietet Oneflow die Möglichkeit einer Vertragsanalyse, sodass keine Missverständnisse entstehen. Dank KI werden manche Vertragsfelder automatisch ausgefüllt, anhand schon einmal eingetragener Daten. Oneflow lässt sich problemlos in CRM-Systeme integrieren, z.B. Salesforce, Hubspot, Microsoft Dynamics 365 oder Zapier.
Erstellung einer digitalen Unterschrift Schritt für Schritt
Obwohl sie kompliziert klingen mag, ist die Erstellung einer digitalen Unterschrift im Prinzip ganz einfach. Folgen Sie nur diesen Anleitungen für bekannteste Online-Optionen.
Mit Oneflow
- Melden Sie sich bei Oneflow mit ihrem Benutzerkonto an oder erstellen Sie ein neues Konto
- Klicken Sie auf “neuen Vertrag erstellen” und erstellen Sie ein neues Dokument, oder Sie können ein Dokument hochladen
- Bestimmen Sie den Signaturplatz und ordnen Sie ihn dem entsprechenden Uunterzeichner zu
- Nach der Erstellung des Dokuments können Sie den Unterzeichner per Link zum Signieren einladen, indem Sie auf “einladen” klicken
Nachdem der Unterzeichner den Link bekommen und das Dokument unterschrieben hat, wird es gespeichert und bereit fürs Herunterladen. Eine Audit-Trail ermöglicht Ihnen, dem Vertragsprozess zu folgen und mit allen Änderungen und Schritten vertraut zu sein.
Microsoft Word
- Öffnen Sie das Dokument in Microsoft Word
- Bestimmen Sie den Platz für Ihre Signatur
- Klicken Sie auf “Einfügen” und dann auf “Signaturzeile”
- Tragen Sie Ihren Namen ein und klicken Sie auf “OK”
- Fügen Sie Ihre Unterschrift im Bildformat hinzu oder zeichnen Sie eine auf dem Bildschirm per Touchscreen
- Speichern Sie das Word-Dokument
Mit Adobe Acrobat
- Öffnen Sie das PDF-Dokument in Adobe Acrobat
- Wählen Sie die Option “Werkzeuge” und dann “Zertifikate” aus
- Klicken Sie auf “Signieren” und dann “Signatur hinzufügen”
- Unterzeichnen Sie das Dokument, indem Sie die Unterschrift im Bildformat hinzufügen, sie zeichnen oder mit einem Digitalzertifikat erstellen
- Bestimmen Sie den Platz für Ihre Unterschrift mit der Maus und klicken Sie auf “Fertigstellen”
- Speichern Sie das PDF-Dokument
Mit GIMP
- Öffnen Sie GIMP und erstellen Sie ein neues Dokument
- Zeichnen Sie Ihre Unterschrift mit einer Maus und einem Grafiktablett
- Speichern Sie die Datei im PNG-Format, das Transparenz unterstützt
- Öffnen Sie das zu signierende Dokument und fügen Sie die erstellte Bilddatei hinzu
- Speichern Sie das Dokument
Mit Online-Tools (CreateMySignature)
- Gehen Sie auf die Webseite von CreateMySignature
- Wählen Sie die Option “Unterschrift erstellen” aus
- Erstellen Sie die elektronische Signatur per Mausklick, mit einer Tastatur oder einem Grafiktablett
- Speichern Sie Ihre Signatur im PNG- oder JPEG-Format
- Fügen Sie das Bild in das gewünschte Dokument und unterzeichnen Sie es auf diese Weise
- Speichern Sie das Dokument
Integration der digitalen Unterschrift in verschiedene Dokumenttypen
Egal in welcher Branche Sie arbeiten, sicher werden Sie auf Dokumente stoßen, die unterzeichnet werden müssen. Sie werden als PDF- oder Worddokumente gespeichert sein, aber manchmal werden Sie auch Ihre Signatur in eine E-Mail integrieren müssen. Hier werden einige mögliche Lösungen dafür dargestellt.
PDF-Dokumente: Für diese Art der Dokumente lassen sich Oneflow, Adobe Acrobat, Smallpdf und DocuSign verwenden. Man soll das PDF-Dokument hochladen oder in der Software öffnen und danach seine digitale Signatur hinzufügen. Dafür kann man eine digitale ID benutzen oder das Foto seiner handschriftlichen Signatur hochladen. Der letzte Schritt ist natürlich die Speicherung oder die Herunterladung des untezeichneten Dokuments.
Word-Dokumente: In diesem Fall wäre die Verwendung von Oneflow, Microsoft Word, HelloSign oder SignNow eine potenzielle Lösung. Man kann das Dokument mit der digitalen ID signieren oder das Bild seiner Unterschrift hochladen. Bei Online-Tools können Sie sogar die Unterschrift mit der Maus zeichnen.
E-Mail-Signaturen: Wenn Sie eine digitale Unterschrift in E-Mail-Signaturen integrieren möchten, eignen sich dafür Tools wie Oneflow oder Microsoft Outlook. Die einmal erstellte Signatur kann man auch für spätere E-Mails benutzen. Sie bestätigt die Identität des Absenders und sorgt für die Sicherheit des Empfängers.
Sicherheit und Rechtsgültigkeit
Was die Sicherheit elektronischer Signaturen anbelangt, sollten Sie sich keine Sorgen machen, vor allem wegen PKI (Public Key Infrastructure). Dies bedeutet, dass elektronische Signaturen mit zwei Schlüsseln verbunden sind – einer privaten und einer öffentlichen. Sie müssen miteinander übereinstimmen, wenn eine Signatur vertrauenswürdig ist. Außerdem bieten viele digitale Produkte eine Audit-Trail, mit deren Hilfe man Einsicht in alle Veränderungen des Dokuments bekommt. Normalerweise sind digitale Unterschriften mit einem digitalen Zertifikat verbunden, das eine anerkannte Zertifizierungstelle ausstellt, und das die Identität des Unterzeichners bestätigt.
Für die Sicherheit elektronischer Signaturen sorgt in Deutschland das Signaturgesetz, das besagt, dass elektronische Unterschriften die gleiche gesetzliche Gültigkeit wie handschriftliche Unterschriften haben. In der EU folgt man der eIDAS-Verordnung, laut der digitale Signaturen in allen Mitgliedstaaten anerkannt sind.
An die eIDAS-Verordnung hält sich auch die Software Oneflow. Dieses Tool ermöglicht die Erstellung von nach eIDAS anerkannten qualifizierten elektronischen Signaturen, die genauso rechtsgültig wie handschriftliche Signaturen sind. Oneflow folgt auch der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die Sicherheit aller Daten garantiert, die mit einer digitalen Signatur zu tun haben. Gleichzeitig bekommen nur autorisierte Personen Zugriff auf Vertragsdaten und alle signierten Unterlagen werden sicher aufbewahrt.
Häufige Anwendungsfälle
E-Signaturen verfügen über viele Funktionen, die dazu führen, dass ihre Anwendungsbereiche auch zahlreich sind. Folgende Unterlagenarten können auf diese Weise unterschrieben werden:
Vertragsabschlüsse: Verträge sind wahrscheinlich die umfangsreicheste Gruppe der Unterlagen, da sie in der Arbeitswelt überall zu finden sind. Dazu gehören Kaufverträge, Mietverträge, Lizenzverträge, Arbeitsverträge usw.
Behördliche Dokumente: Um die langweilige Bürokratie zu vermeiden, benutzt man häufig elektronische Signaturen. Auf diese Weise lassen sich viele Dokumente unterzeichnen, zum Beispiel Baugenehmigungen, Steuererklärungen, Lizenzen, Subventionen usw.
Interne Unternehmensprozesse: Wollen sie alltägliche Arbeitsprozesse in Ihrem Office beschleunigen? Verlassen Sie sich auf elektronische Signaturen. Unterschreiben Sie Arbeitsverträge, Projektunterlagen und Rechnungen digital, schließen Sie Vereinbarungen schneller ab und vermeiden Sie den üblichen Zeitauwand.
Die elektronische Option für Erstellung der Unterschriften bringt viele Vorteile mit sich. Einige davon sind die Kostenreduzierung, die erhöhte Sicherheit von Informationen und die Rechtsgültigkeit Ihrer Verträge.
Herausforderungen und Lösungen
Obwohl elektronische Signaturen wirklich lobenswert sind, stößt man ab und zu auf einige Herausforderungen, die ihrer reibungslosen Nutzung im Wege stehen können.
Akzeptanz und Vertrauen
Viele Menschen verlassen sich immer noch auf Papier und Stift, wenn sie eine Signatur erstellen wollen. Digitale Tools gewinnen langsam an Vertrauen, aber man braucht mehr Zeit, um sich an Online-Unterschriften zu gewöhnen. Außerdem ist es in manchen Ländern immer noch unklar, inwiefern sie rechtlich akzeptiert sind.
Eine mögliche Lösung wäre die Schulung von Privatpersonen und Unternehmen hinsichtlich der Gesetze, der technischen Merkmale digitaler Signaturen und ihrer Funktionen.
Technische Hürden
Sie entstehen häufiger in größeren Unternehmen, die über schon implementierte aber komplexe Systeme verfügen. Die Verbindung einer neuen Software mit diesen Systemen kann eine große Herausforderung sein, besonders wenn sie miteinander unkompatibel sind. Eine weitere technische Hürde wäre eine sichere Speicherung privater Schlüssel, denn sie dürfen auf keinen Fall manipuliert werden.
Die Antwort heißt Benutzerfreundlichkeit, denn nur benutzerfreundliche Tools können die Implementierung von E-Signatur-Software erleichtern. Dazu würde auch die Nutzung von digitalen Signaturen beitragen, die Standards wie X.509-Zertifikate oder PAdES befolgen.
Zukünftige Entwicklungen
Zwei Wörter sind für die Zukunft digitaler Signaturen ausschlaggebend: KI und Sicherheit. Das erwartet uns:
- KI wird man benutzen, um Dokumente zu authentifizieren, Arbeitsprozesse zu automatisieren und Betrüge zu verhindern.
- Blockchain-Technologie wird die Geschichte aller gemachten Änderungen in einem Dokument zeigen können und so zu seiner Rechtsgültigkeit beitragen.
- Die Identität des Unterzeichners wird man auch durch biometrische Daten überprüfen können ( z. B. Gesichtserkennung oder Fingerabdruck).
- Arbeitsprozesse werden mobiler sein, denn man wird seine Unterschrift auf jedem Gerät (Smartphone, Tablet, PC usw) erstellen können.
Was regulatorische Entwicklungen betrifft, wird man an folgenden Aspekten weiter arbeiten:
- Die eIDAS-Verordnung wird man weiter in der Richtung entwickelt, dass sie noch besser vor Betrügen und Manipulationen schützt.
- Da digitale Untershriften nicht in allen Ländern anerkannt sind, wird man weiter versuchen, international akzeptierte Standards zu entwickeln und zu implementieren.
- Datenschutzbestimmungen wie die DSGVO werden immer mehr an Wichtigkeit gewinnen, damit personenbezogene Daten sicher bleiben.
Fazit
Digitale Unterschriften mögen zwar kompliziert klingen, sind es aber nicht. Sie reduzieren den Zeitaufwand und den Papierkram, automatisieren Ihre Arbeitsprozesse und sparen Geld. Orts- und zeitunabhängig können alle Dokumente unterschrieben werden, nachdem alle Vertragsparteien sie durchgelesen oder geändert haben.
Wenn Sie darüber nachdenken, einer digitalen Lösung Chance zu geben, stehen Ihnen mehrere Optionen zur Auswahl: Oneflow, Adobe Acrobat, DocuSign und viele andere. Wählen Sie diejenige Option aus, die Ihren Bedürfnissen am besten entspricht, und genießen Sie Ihre digitalisierten Arbeitsprozesse.
