Käsin kirjoitettu allekirjoitus vs. sähköinen allekirjoitus

Tiesitkö, että sopimusten allekirjoittamisen historia juontaa juurensa muinaiseen Mesopotamiaan?

Itse asiassa yksi vanhimmista allekirjoituksista on peräisin vuodelta 3100 eKr. Sumerista (nykyisestä Irakista). Sen allekirjoitti kirjuri nimeltä Gar Ama, joka ei todennäköisesti tiennyt, että hän tekisi historiaa kirjoittamalla yhden vanhimmista oikeudellisesti sitovista allekirjoituksista.

Tämä vain todistaa, että allekirjoituksia on ollut olemassa kirjaimellisesti tuhansia vuosia. Se tarkoittaa, että olemme tottuneet niihin. Ajat ovat kuitenkin muuttuneet Gar Aman jälkeen: nykyään voimme tehdä allekirjoituksemme yhdellä hiiren klikkauksella tai napauttamalla sormella näyttöä.

Tässä artikkelissa kerromme, miten voit lisätä käsin kirjoitetun allekirjoituksen digitaalisiin asiakirjoihin, ja keskustelemme siitä, miten tämä menetelmä eroaa sähköisten tai digitaalisten allekirjoitusten luomisesta – puhumme käyttötapauksista, oikeudellisesta pätevyydestä ja turvallisuustasoista.

Mikä on käsin kirjoitettu allekirjoitus?

Käsin kirjoitettu allekirjoitus on yksinkertaisesti fyysinen allekirjoitus, joka on tehty kynällä paperille. Se on todentamismenetelmä, joka on ollut käytössä vuosisatojen ajan. Käsin kirjoitettuja allekirjoituksia käytetään sopimusten ja muiden oikeudellisten asiakirjojen allekirjoittamiseen. Niitä käytetään myös tunnistamiseen ja todentamiseen.

Miksi käsinkirjoitetut allekirjoitukset ovat ongelma?

Käsin kirjoitetut allekirjoitukset ovat olleet vakiokäytössä vuosisatojen ajan, mutta on kiistatonta, että niistä on tullut aikaa vievempiä ja hankalampia maailmanlaajuisen yhteistyön kehittyessä. Kun olet laatinut, tulostanut ja allekirjoittanut sopimuksen, sinun on vielä skannattava, ladattava ja lähetettävä se sähköpostitse – tai joissakin tapauksissa postitettava se.

Kun vastapuoli on lukenut dokumentin läpi, se voi pyytää, että jotain muotoillaan uudelleen. Tässä tilanteessa sinun on aloitettava koko prosessi alusta.

Sopimuksen lähettäminen postitse ei myöskään ole riskitöntä. Kirjeet voivat mennä hukkaan, ja saattaa syntyä viivästyksiä, jotka voivat tulla hyvin kalliiksi, jos allekirjoitus on tärkeä ajallisesti. On tietysti mahdollista käyttää seurattua kuriiripalvelua, mutta se on iso kustannus, jos sitä käytetään säännöllisesti.

Vaikka vastavuoroinen allekirjoittajasi olisikin valmis matkustamaan allekirjoittaakseen sopimuksen henkilökohtaisesti, se on tuskin kätevää. Ihmiset joutuvat käyttämään aikaa päivästä sellaiseen, joka olisi voitu tehdä muutamassa minuutissa.

Oikeudellisesti sitovat sopimusmallit Oneflowssa

Älä kirjoita sopimuksia tyhjästä, vaan käytä Oneflown ilmaisia malleja.

Lue lisää

Mikä on sähköinen allekirjoitus?

Sähköiset allekirjoitukset ovat menetelmä, jolla asiakirjat voidaan allekirjoittaa sähköisesti tulostamatta niitä. Sähköiset allekirjoitukset ovat oikeudellisesti sitovia, ja niitä voidaan käyttää moniin eri tarkoituksiin, kuten sopimusten ja muiden oikeudellisten asiakirjojen allekirjoittamiseen.

Oneflow on helppokäyttöinen työkalu, jonka avulla voit luoda erilaisia sähköisiä allekirjoitustyyppejä, esim:

• Tavallinen sähköinen allekirjoitus – Yleisin sähköisen allekirjoituksen muoto. Se tarjoaa yksityisen, salatun linkin, jonka avulla voit allekirjoittaa asiakirjan napin painalluksella. Tämän ominaisuuden avulla voit esimerkiksi allekirjoittaa PDF-tiedoston verkossa ilmaiseksi.
• Tekstiviesti – Voit allekirjoittaa asiakirjan myös tekstiviestillä. Tällöin allekirjoittajasi saa viestin, joka sisältää 6-numeroisen koodin. Sen avulla hän vahvistaa henkilöllisyytensä allekirjoittaessaan asiakirjan.
• Käsin kirjoitettu allekirjoitus – Tämän ominaisuuden avulla voit luoda sähköisen allekirjoituksen, joka näyttää käsin kirjoitetulta, piirtämällä allekirjoituksen tai valitsemalla jonkin käytettävissä olevista fonteista. Näin luot kaunokirjoitetun allekirjoituksen, jolla on sama oikeudellinen pätevyys kuin tavallisella sähköisellä allekirjoituksella.
• Kehittynyt sähköinen allekirjoitus – Oneflow tarjoaa kehittyneitä allekirjoituksia turvallisempiin transaktioihin yhdessä vahvan sähköisen tunnistautumisen tarjoajien kanssa, mukaan lukien FTN Suomessa. Nämä digitaaliset allekirjoitukset takaavat korkeamman turvallisuuden ja täyttävät eIDAS-asetuksen asettamat tiukat tunnistamisvaatimukset.

Ovatko sähköiset allekirjoitukset yhtä päteviä kuin käsin kirjoitetut allekirjoitukset?

Lyhyt vastaus tähän kysymykseen on kyllä. Yhdysvaltojen, EU:n ja Yhdistyneen kuningaskunnan mukaan sähköiset allekirjoitukset ovat yhtä päteviä kuin fyysiset allekirjoitukset (ja niitä voidaan käyttää yhtä monipuolisesti). Merkittävin ero sähköisten allekirjoitusten ja fyysisten allekirjoitusten välillä on menetelmä, jolla ne tallennetaan ja kerätään, mutta molemmat ovat oikeudellisesti täytäntöönpanokelpoisia ja päteviä.

Esimerkiksi Oneflown sähköiset allekirjoitusmenetelmät noudattavat eIDAS-asetuksessa säädettyjä oikeudellisia standardeja ja määritelmiä ja ovat täysin vaatimustenmukaisia.

Vaikka sähköiset allekirjoitukset ovat yhtä päteviä kuin niiden fyysiset vastineet, tietyissä osissa maailmaa on edelleen jonkin verran kulttuurista epäröintiä niiden hyväksymistä ja laajaa käyttöä kohtaan.

Miksi näin on?

Käsin kirjoitettujen allekirjoitusten preferointi

Jos fyysisen allekirjoituksen ja sähköisen allekirjoituksen välillä ei ole eroa, miksi sitten vaadimme, että ihmiset saavat luoda käsin kirjoitetun allekirjoituksen digitaalisia sopimuksia varten?

Ymmärrämme, että ihmiset ovat tottuneita tapoihinsa. On vaikea kääntää selkäämme tuhansien vuosien perinteille. Sähköiset allekirjoitukset ovat olleet käytössä vasta muutaman vuosikymmenen ajan. Ihmisillä on vaikeuksia luopua tavasta, jota he ovat tottuneet käyttämään aina aiemmin. Ihmisen sivilisaation alusta asti jatkuneen perinteen lopettaminen ei ole kaikkein helpointa laajassa skaalassa.

Tämän vuoksi päätimme luoda käsinkirjoitetun allekirjoitusominaisuuden. Se on tapa säilyttää perinteinen tunne, joka syntyy sopimuksen tai asiakirjan fyysisestä allekirjoittamisesta.

Miksi Oneflown käsinkirjoitettu allekirjoitus on tärkeä?

Oneflown tuotepäällikkö Andra Nastanescu työskenteli fyysisen allekirjoituksen ominaisuuden parissa Oneflown digitaalistlla sopimusalustalla ja hänen mukaansa käsinkirjoitettu allekirjoitus toimii välineenä sellaisille, jotka eivät ole tottuneet sähköiseen allekirjoitukseen tai digitaalisiin sopimuksiin. Se on käsinkirjoitetun allekirjoituksen muoto, joka on heille hyvin tuttu. 

Andra kertoo, että “ihmiset tunnistavat käsinkirjoitettujen allekirjoitusten arvon perinteisenä eleenä. Se on jotain, mitä ihmiset tekivät sopimusten yhteydessä aiemmin. Ja vaikka sopimukset tehdään laitteella, he haluavat silti tehdä tuon perinteisen eleen. Sillä on tavallaan symbolista voimaa.”

Tämä voima on siinä, että näet nimesi, jonka olet liittänyt asiakirjoihin siitä asti kun opit kirjoittamaan, liitettynä digitaalisiin sopimuksiin. Tietenkin se on virtuaalinen, mutta se on mukava väylä sähköiseen allekirjoittamiseen niille, jotka ovat vasta-alkajia tai jotka ovat kiintyneitä perinteisiin allekirjoitusmuotoihin. 

“Loimme tämän ominaisuuden myös siksi, että asiakkaamme muissa maissa halusivat todella tätä ominaisuutta. Heille on tärkeää, että he voivat tehdä käsinkirjoitetun allekirjoituksen, ja se antaa heille tunteen siitä, että he voivat hallita allekirjoitusprosessejaan. Näin ollen yrityksenä, joka haluaa laajentua, meidän on vastattava heidän tarpeisiinsa ja sopimusten allekirjoittamista koskeviin normeihin kyseisissä maissa ja samalla yritettävä kertoa heille digitaalisten sopimusten eduista”, Andra kertoo.

Digitaalinen allekirjoitus vs. sähköinen allekirjoitus vs. käsin kirjoitettu allekirjoitus – vertailutaulukko

Miten muilla tavoin Oneflow voi auttaa sinua?

Oneflow on paljon muutakin kuin pelkkä allekirjoitustyökalu. Tämän sopimushallintaohjelmiston avulla voit automatisoida koko sopimusten elinkaaren. Se on ainoa tarvitsemasi työkalu asiakirjojen luomiseen, allekirjoittamiseen, seurantaan ja hallintaan – aina allekirjoitusta edeltävästä vaiheesta allekirjoittamisen jälkeiseen arkistointiin ja seurantaan. Oneflown merkittävimpiin ominaisuuksiin kuuluvat muun muassa seuraavat:

• Oneflown tekoäly – Tämä työkalu auttaa sinua kirjoittamaan, tarkistamaan ja analysoimaan sopimuksia ja minimoimaan samalla inhimillisten virheiden riskin. Se antaa jopa suosituksia vaatimustenmukaisuuden varmistamiseksi ja auttaa sinua tuomaan sopimuksia muista ohjelmista.
• Reaaliaikainen yhteistyö – Voit työskennellä yhdessä sopimusten parissa reaaliaikaisesti, jopa niiden lähettämisen jälkeen. Kaikki osapuolet voivat tehdä muokkauksia, jättää kommentteja ja seurata muutoksia samanaikaisesti.
• Automaattiset muistutukset – Saat muistutuksia tärkeistä sopimustapahtumista, kuten uusimisista ja päättymisistä. Aseta muistutuksille tietty kesto, jotta saat tiedon kriittisistä määräajoista.
• Mallipohjainen sopimusten luominen – Luo sopimuksia nopeasti mukautettavien mallien avulla tai anna lakitiimisi luoda omia malleja myöhempää käyttöä varten.
• Integraatiot – Yhdistä Onefow olemassa oleviin työkaluihin, kuten Microsoft Dynamics 365:een, Salesforceen, Hubspotiin, Zapieriin ja Slackiin.
• Kehittynyt analytiikka – Käytä analytiikkaa sopimusten hallinnan optimointiin. Tutustu sopimustrendeihin, paranna allekirjoitusastetta ja tunnista mahdolliset riskit varhaisessa vaiheessa.

Oneflow vähentää manuaalisia tehtäviä, parantaa yhteistyötä ja tarjoaa arvokasta tietoa, mikä lisää sopimusten hallinnan tehokkuutta. Sopimusten käsittelyyn liittyvien hallinnollisten prosessien sijaan voit keskittyä strategisempiin toimiin.

Helpota elämääsi käsin kirjoitetuilla allekirjoituksilla

Koska käsin kirjoitettujen allekirjoitusten laillisuus ei eroa sähköisten allekirjoitusten laillisuudesta, käyttötapaukset ovat pitkälti samat. Niitä voi käyttää esimerkiksi vuokrasopimuksen allekirjoittamiseen, kuntosalijäsenyyden hankkimiseen tai kotiovellesi toimitetun paketin vastaanottamiseen.

Käsin kirjoitetun allekirjoituksen ominaisuus Oneflowssa on tarkoitettu niille, joille perinteiset käsinkirjoitetut allekirjoitukset ovat mieluisampia kuin sähköiset versiot. Voit piirtää allekirjoituksen sormellasi tai kirjoittaa nimesi, mikä muuttuu simuloiduksi käsinkirjoitetuksi allekirjoitukseksi. Luomasi allekirjoitus näkyy sopimuksen työpöytä- ja mobiiliversioissa sekä asiakirjan PDF-versiossa.

Oneflow on erinomainen työkalu verkkosopimusten allekirjoittamiseen ja koko sopimusten elinkaaren hallintaan automatisoidusti. Sen avulla voit valmistella sopimuksia mukautettavien mallien avulla, luoda käsinkirjoitettuja allekirjoituksia ja tehdä yhteistyötä asiakirjojen parissa reaaliajassa. Kokeile Oneflowta ilmaiseksi ja näe itse, miten se voi nopeuttaa ja helpottaa työtäsi.

Haluatko kuulla Oneflown tuotepäivityksistä? Täältä löydät lisätietoja: Oneflown tuotepäivitykset