Omdat de meeste documenten tegenwoordig elektronisch worden opgeslagen en gedeeld, is het cruciaal om de integriteit van deze bestanden te waarborgen. Dat is waar digitale certificaten om de hoek komen kijken, met name certificaten voor een digitale handtekening. Met een certificaat voor een digitale handtekening kun je digitale documenten veilig en efficiënt ondertekenen en hun authenticiteit garanderen.
In dit bericht beantwoorden we al je vragen over certificaten voor een digitale handtekening, wat ze zijn en hoe je er een kunt krijgen.
Certificaten voor een digitale handtekening begrijpen
Eenvoudig gezegd is een digitale handtekening een elektronische versie van een fysieke handtekening.
Een certificaat voor een digitale handtekening is een elektronisch document dat de identiteit van de ondertekenaar bewijst. Als je een contract ondertekent met een digitale handtekening, garandeert dat de integriteit van het document. Bovendien kan iedereen het verifiëren, wat een extra beveiligingslaag toevoegt. De handtekening wordt uitgegeven door een vertrouwde certificeringsinstantie (CA) nadat de identiteit van de aanvrager is geverifieerd. Deze is uniek voor elk individu of organisatie en bevat hun gegevens zoals naam, e-mail en openbare sleutel.
Een certificaat voor een digitale handtekening verricht een digitale identiteit, een elektronisch paspoort dat de ondertekenaar authenticeert. Als een legal erkende vorm van ID geeft een certificaat voor een digitale handtekening je gemoedsrust wanneer je online documenten uitwisselt.
Waarom certificaten voor een digitale handtekening belangrijk zijn
We kunnen het belang van certificaten voor een digitale handtekening niet genoeg benadrukken. Ze bieden:
- Hogere veiligheid: Certificaten voor een digitale handtekening zijn veiliger dan handgeschreven handtekeningen, met minder kans op vervalsing of geknoei. Specifieke oplossingen voor elektronische handtekeningen zijn de sleutel tot veiligheid en snelheid in elektronische transacties. Het elektronische proces maakt gebruik van geavanceerde versleutelingsalgoritmen om de vertrouwelijkheid en integriteit van de ondertekende data te garanderen. Zelfs als het digitale document tijdens de overdracht wordt onderschept, kan het niet worden gewijzigd zonder dat dit wordt gedetecteerd. Digitale handtekeningen zijn ook uniek voor elke ondertekenaar, dus het is onmogelijk om ze te vervalsen of na te maken.
- Rechtsgeldigheid: In veel landen hebben digitale handtekeningen dezelfde legaliteit als fysieke handtekeningen en zijn ze toelaatbaar in rechtbanken. In de VS biedt de Electronic Signatures in Global and National Commerce Act een juridisch kader voor elektronische handtekeningen, zodat ze geldig en afdwingbaar zijn. In de EU stelt de eIDAS-verordening de normen vast voor elektronische identificatie en vertrouwensdiensten, waaronder digitale handtekeningen. Merk op dat dit per land en per type handtekening verschilt.
- Verbeterde efficiëntie: Door fysieke aanwezigheid en papierwerk te voorkomen, versnellen oplossingen voor e-handtekeningen met een certificaat voor een digitale handtekening processen en bespaar je tijd en middelen die je anders zou verspillen aan het printen en versturen van fysieke documenten. Dit is super handig voor bedrijven die meerdere locaties hebben, zodat ze snel en probleemloos documenten kunnen uitwisselen.
- Wereldwijde acceptatie: Digitale handtekeningen worden wereldwijd erkend en geaccepteerd, wat handig is voor de internationale uitwisseling van digitaal ondertekende contracten tussen individuen, organisaties en overheden.
Een korte opmerking over digitale handtekeningen en elektronische handtekeningen
De termen “digitale handtekening” en “elektronische handtekening” klinken misschien hetzelfde, maar ze zijn niet hetzelfde. Een elektronische handtekening is een brede term die staat voor elke elektronische manier om aan te geven dat je een overeenkomst of document accepteert. Dit kan zo simpel zijn als het klikken op een “Ik ga akkoord” knop of het typen van je naam aan het einde van een e-mail.
Aan de andere kant is een digitale handtekening een soort elektronische handtekening die een hoger niveau van beveiliging en identiteitszekerheid biedt. Digitale handtekeningen maken gebruik van een digitaal certificaat uitgegeven door een vertrouwde Certificaat Autoriteit (CA) om de ondertekenaar te authenticeren. Hiervoor worden twee cryptografische sleutels gebruikt: een privésleutel die door de ondertekenaar geheim wordt gehouden en een openbare sleutel die met anderen wordt gedeeld. Wanneer een document digitaal wordt ondertekend, verricht de privésleutel een unieke digitale vingerafdruk (of hash) die wordt versleuteld en aan het document wordt gehecht. Dit garandeert dat het document niet is gewijzigd en verifieert de identiteit van de ondertekenaar.
Kortom, alle digitale handtekeningen zijn elektronische handtekeningen, maar niet alle elektronische handtekeningen zijn digitale handtekeningen. Digitale handtekeningen bieden een hogere beveiliging en zijn gebaseerd op de Public Key Infrastructure (PKI), waardoor ze geschikt zijn voor transacties met een hoog risico die een strikte identiteitsborging vereisen.
Soorten certificaten voor een digitale handtekening
Voordat we naar het aanvraagproces voor een certificaat voor een digitale handtekening gaan, geven we je een overzicht van de beschikbare soorten certificaten.
Klasse 1
Klasse 1 certificaten worden voornamelijk gebruikt voor het beveiligen van e-mailcommunicatie. Ze valideren het e-mailadres van de houder, zodat de e-mails die ze versturen en ontvangen veilig en fraudebestendig zijn.
Klasse 2
Klasse 2 certificaten bieden meer veiligheid en worden gebruikt voor het ondertekenen van documenten bij onlinetransacties en tijdens het zakendoen op het internet. De identiteit van de aanvrager wordt geverifieerd aan de hand van een door de overheid uitgegeven identiteitsbewijs.
Klasse 3
Klasse 3 certificaten bieden het hoogste beveiligingsniveau en worden gebruikt voor het ondertekenen van documenten in legal bindende toepassingen die een bevestigde authenticiteit vereisen. De identiteit van de aanvrager wordt fysiek geverifieerd voordat het certificaat wordt uitgegeven.
Vereisten voor een certificaat voor een digitale handtekening
Vereiste documenten
Wanneer je een certificaat voor een digitale handtekening aanvraagt voor het ondertekenen van documenten, moet je een identiteitsbewijs, een bewijs van adres en andere ondersteunende documenten indienen volgens de vereisten van de certificeringsinstantie.
Technische vereisten
Je moet er ook voor zorgen dat je aan de technische eisen voldoet om een certificaat voor een digitale handtekening te krijgen. Dit omvat het hebben van een geldig e-mailadres, een computer met internettoegang en compatibele software om het certificaat te installeren en te gebruiken.
Hoe krijg je een certificaat voor een digitale handtekening?
Een gekwalificeerde elektronische handtekening (QES) is het hoogste niveau van elektronische handtekeningen binnen het eIDAS raamwerk. Als zodanig vereist het strikte identiteitsverificatie en is het gelijkwaardig aan een handgeschreven handtekening onder EU-wetgeving, dus het is vereist voor hoogwaardige en gereguleerde overeenkomsten. Als je eenmaal je certificaat voor een digitale handtekening hebt, kun je beginnen met het veilig en efficiënt ondertekenen van digitale documenten.
Kies een certificaatautoriteit (CA)
De eerste stap is het kiezen van een vertrouwde certificaatautoriteit (CA) die wordt erkend door de ontvangers van je ondertekende documenten. Zoek naar CA’s die meerdere certificaatopties bieden die passen bij jouw behoeften.
Doe je onderzoek en lees reviews om een weloverwogen beslissing te nemen bij het kiezen van de juiste CA voor jou.
Vul het aanvraagformulier in
Zodra je een CA hebt gekozen, moet je zorgvuldig hun aanvraagformulier invullen met persoonlijke informatie, contactgegevens en andere vereiste informatie volgens hun eisen.
Wacht op verificatie
Nadat je je aanvraag hebt ingediend, begint de CA met het verificatieproces. Dit omvat het valideren van je identiteit en het verifiëren van de documenten die je hebt ingediend. Het proces (en de duur ervan) kan variëren afhankelijk van de CA en het type certificaat dat je aanvraagt.
Reageer op elk verzoek om aanvullende informatie of verduidelijking tijdens deze fase om vertraging in de afgifte van je certificaat voor een digitale handtekening te voorkomen.
Je certificaat voor een digitale handtekening gebruiken
Nu je je certificaat voor een digitale handtekening hebt, laten we eens leren hoe je het gebruikt.
Je certificaat voor een digitale handtekening installeren
Het installatieproces voor je certificaat voor een digitale handtekening kan variëren afhankelijk van je software en besturingssysteem. Meestal importeer of installeer je het digitale certificaat in je software voor digitaal ondertekenen volgens de meegeleverde instructies.
Eenmaal geïnstalleerd kun je je certificaat voor een digitale handtekening gebruiken om documenten veilig en efficiënt digitaal te ondertekenen.
Raadpleeg de documentatie of ondersteuningsbronnen van je software voor meer informatie over het installeren van je certificaat voor een digitale handtekening.
Free contract templates in Oneflow
Hoe je je certificaat voor een digitale handtekening kunt gebruiken om documenten te ondertekenen
Zodra je je certificaat voor een digitale handtekening hebt geïnstalleerd, kun je beginnen met het ondertekenen van je digitale documenten. De meeste softwareapplicaties hebben een eenvoudige en gebruiksvriendelijke interface om bestanden digitaal te ondertekenen. Volg de instructies op het scherm om documenten veilig en efficiënt digitaal te ondertekenen.
Open het document dat je wilt ondertekenen, selecteer de optie om digitaal te ondertekenen en selecteer je certificaat voor een digitale handtekening. Volg vervolgens de instructies op het scherm om je handtekening toe te passen op het bestand.
Klaar! Je hebt je certificaat voor een digitale handtekening. Authenticiteit, integriteit en legaliteit van je digitale documenten zijn verzekerd. Ga voor digitaal!
Jouw contracten veilig houden met certificaten voor een digitale handtekening en elektronische zegels
Het waarborgen van de identiteit van elke tegenpartij is een belangrijk aspect van contractmanagement en certificaten voor een digitale handtekening zijn een geweldige manier om dit te bereiken. Maar wat als je wilt voorkomen dat er na het ondertekenen met het document wordt geknoeid? Gelukkig heb je met Oneflow ook een manier om dit te doen.
Ons platform ondersteunt interne verzegelingsmogelijkheden waarmee gebruikers hun contracten gemakkelijk kunnen valideren. Het downloaden en controleren van je document neemt slechts een paar eenvoudige stappen in beslag:
- Ga naar Documenten en open je document (als je de eigenaar bent), of open gewoon het bestand dat je hebt ontvangen (als je een tegenpartij bent).
- Go to More options and click Download as PDF.
- Open the file in Adobe Reader.
- A signed and sealed document should display a blue bar at the top with a “Signed and all signatures valid” clause.
- Click on the signature panel to display additional information.
- You can also review the contract’s audit trail by clicking on attachments.
De elektronische verzegeling van Oneflow is slechts een van de vele voordelen die het platform kan bieden. Laten we het platform eens nader bekijken.
Oneflow – een krachtige tool voor jouw behoeften op het gebied van digitaal ondertekenen
Alongside electronic sealOneflow biedt veel krachtige features, waaronder handige mogelijkheden voor contractautomatisering en contractmanagement:
- Oneflow AI voor contractwerk – Gebruik AI bij jouw contractwerk om meerdere contracten tegelijk in Oneflow te importeren, eenvoudig de hele database te doorzoeken en documenten te beoordelen op fouten en complianceproblemen.
- Workspaces en samenwerking – Stroomlijn jouw contract workflows om de samenwerking te verbeteren met features zoals branded workspaces, video screen recordings, Audittrails, comments, configureerbare triggers en toegangsregels.
- Dynamische templates – Krijg toegang tot gratis, aanpasbare templates om verschillende populaire contracttypes veel sneller te verrichten of creëer je eigen aangepaste templates voor toekomstig gebruik.
- Tracking van ondertekeningsprocessen – Monitor wie je documenten ondertekent en wanneer ze zijn ondertekend via Oneflow.
- Management – Gebruik features zoals herinneringen, notificaties en rollen om contractmanagement te verbeteren en de toegang tot documenten te regelen.
- Analyse – Volg belangrijke statistieken en data (bezoekersaantallen, open rate etc.) om ervoor te zorgen dat jouw contract processen zo goed mogelijk werken.
- Integraties – Gebruik de integraties van Oneflow om te verbinden met tools als HubSpot, Teamtailor of Salesforce en pas het platform naar wens aan.
Conclusie
Certificaten voor een digitale handtekening en elektronische zegels zijn effectieve tools voor het opbouwen van vertrouwen en transparantie tussen tegenpartijen, waardoor ze een belangrijk aspect zijn van het dagelijkse contractmanagement.
Als je Oneflow software voor contractmanagement gebruikt, krijg je naast dit verhoogde niveau van geldigheid nog tal van andere voordelen. De oplossing biedt verschillende ondertekeningsmethoden voor het verwerken van elektronische handtekeningen op afstand, functies voor contractautomatisering, tools voor samenwerking en AI-mogelijkheden die het importeren en beoordelen van contracten veel gemakkelijker maken. Het is ook gemakkelijk te integreren met andere systemen.
Wil je Oneflow uitproberen? Probeer het vandaag nog met onze 14-daagse gratis proefversie!
FAQ
Hoe krijg je een certificaat voor een digitale handtekening?
Je moet een certificeringsinstantie voor een digitale handtekening (CA) kiezen en een aanvraag indienen via een formulier. Na verificatie – waarbij je documenten zoals een identiteitsbewijs moet overleggen om je identiteit te bewijzen – krijg je je certificaat.
Wat is een certificaat voor een digitale handtekening?
Een certificaat voor een digitale handtekening wordt uitgegeven door een vertrouwde derde partij die alle noodzakelijke gegevens (naam, adres enz.) van de identiteit van de tegenpartij verifieert. Het is handig bij het ondertekenen van digitale documenten.
Hoeveel kost DSC?
De prijs hangt af van factoren zoals de gekozen CA, de geldigheidsperiode en de klasse van het certificaat.
Hoe verricht ik mijn digitale handtekening?
Met Oneflow kun je eenvoudig je digitale handtekening verrichten. We bieden verschillende elektronische ID’s die je kunt activeren om documenten digitaal en veilig te ondertekenen met slechts een paar klikken.
