HubSpot is een robuust customer relationship management (CRM) platform waarmee bedrijven sales, marketing en klantenservice kunnen stroomlijnen. Door Oneflow’s oplossing voor digitale contracten te integreren met HubSpot, kun je de manier waarop jouw team omgaat met contracten en workflows transformeren. Het naadloos versturen, beheren en tracken van contracten rechtstreeks binnen HubSpot vermindert tijdrovende handmatige taken en maakt een moeiteloze gebruikerservaring mogelijk. Digitale contracten met HubSpot Workflows ware nog nooit zo makelijk.

Met Oneflow’s HubSpot integratie kun je:

• Het maken, versturen en ondertekenen van contracten automatiseren
• Contract data synchroniseren met HubSpot records en vice versa (two-way data syncs)
• Statusupdates van contracten direct in HubSpot volgen
• Tijd besparen en fouten verminderen door te voorkomen dat je meerdere tools nodig hebt.

Maar hoe haal je het meeste uit deze integratie? Het antwoord ligt in het gebruik van HubSpot Workflows. Hier volgt een stap-voor-stap handleiding voor het integreren van digitale contracten in jouw HubSpot Workflows en een blik op een aantal praktische use cases.

Wat is HubSpot Workflows?

Gebruik HubSpot Workflows om contract workflows te optimaliseren. Workflows zijn automatiseringstools die zijn ontworpen om tijd te besparen en activiteiten te stroomlijnen. Door ze te combineren met de digitale contractmogelijkheden van Oneflow vergroot je de efficiëntie. Je kunt bijvoorbeeld:

• Follow-up e-mails versturen
• Eigendomswaarden bijwerken in records (d.w.z. deals, contactpersonen, bedrijven)
• Taken toewijzen aan teamleden

Stel je voor dat je automatisch een contract genereert en verstuurt op het moment dat een deal een bepaalde fase bereikt of dat je een herinnering voor het hernieuwen van een aflopend contract activeert. Deze automatiseringen kunnen je sales proces superchargen.

De integratie opzetten – #Digitale contracten met HubSpot Workflows

Voordat je in Workflows duikt, moet je Oneflow integreren met HubSpot:

1. Installeer de Oneflow app: Ga naar de HubSpot App Marketplace en zoek naar Oneflow. Klik op “Installeren” en volg de aanwijzingen om je HubSpot en Oneflow accounts te verbinden.
2. Breng eigenschappen in kaart: Synchroniseer relevante eigenschappen tussen HubSpot en Oneflow. Dit zorgt ervoor dat dealinformatie, zoals klantgegevens, contractbedragen en voorwaarden, naadloos worden overgedragen.
3. Configureer templates: Maak in Oneflow contractsjablonen op maat van jouw behoeften. Deze templates worden gebruikt in workflows om dynamisch contracten te genereren.

Contract workflows automatiseren met HubSpot Workflows

Zodra de integratie is opgezet, kun je workflows maken die de contract workflow van Oneflow bevatten:

Stap 1: Definieer de trigger

Begin met het identificeren van wat de workflow in gang zet. Veel voorkomende triggers zijn:

• Een deal die naar een specifieke pijplijnfase gaat, zoals “Offerte verstuurd”.
• Een contacteigenschap, zoals “Contract vereist” die wordt bijgewerkt
• Andere triggers zoals een gewijzigd dealbedrag of het indienen van een formulier

Stap 2: Acties toevoegen

Met de workflow editor van HubSpot kun je acties toevoegen om je proces te automatiseren. Wanneer je integreert met Oneflow, kunnen deze acties het volgende omvatten:

• Maak een contract: Genereer automatisch een contract met behulp van vooraf gedefinieerde templates in Oneflow. Vul het contract met deal of contact data uit HubSpot.
• Versturen voor ondertekening: Verstuur het contract naar de deelnemers en zet het ondertekeningsproces direct binnen de workflow in gang.
• Deelnemer toevoegen: Voeg deelnemers toe aan het contract op basis van HubSpot “contacten”.
• Contract details ophalen: Verkrijg details over contract zoals contractstatus.
• Contract verwijderen: Contract verwijderen
• Lijst met contracten ophalen: Krijg lijst met contracten op een HubSpot object.

Stap 3: Test de workflow

Test je workflow altijd voordat je hem inzet. Zorg ervoor dat de juiste templates worden gebruikt, dat data velden correct worden ingevuld en dat acties worden uitgevoerd zoals verwacht.

Legally binding contract templates in Oneflow

Don’t write contracts from scratch, use our free templates in Oneflow

Learn more

Praktische gebruikssituaties voor HubSpot Workflows met Oneflow

1. Geautomatiseerd offertes versturen

Wanneer een deal de fase “Offerte” bereikt:

• Genereer automatisch een voorstel met behulp van een Oneflow template
• Vul het met dealgegevens (bijv. klantnaam, bedrag, productomschrijving)
• Verstuur de offerte voor elektronische ondertekening
• Stel de sales op de hoogte wanneer de offerte is verstuurd en volg de status binnen HubSpot

2. Contracten hernieuwen

Maak voor terugkerende contracten een workflow gebaseerd op een HubSpot data punt om:

• deals of contactpersonen te identificeren waarvan het contract bijna verloopt
• Genereer een contract voor verlenging en verstuur het naar de klant voor ondertekening
• De accountmanager op de hoogte te stellen als de verlenging is ondertekend of als er een follow-up nodig is.

3. No touch sales

Maak voor formulieren die zijn ingevuld een workflow op basis van een HubSpot data punt om:

• Genereer Oneflow offerte via Workflows nadat een HubSpot formulier is ingevuld
• Verstuur het contract naar de klant voor ondertekening
• Zodra het contract is ondertekend, verstuur dan automatisch een follow-up zoals DPA en klantcontract

4. Kant-en-klare orders maken bij het indienen van website formulieren

Gebruik workflows om:

• Automatisch orders te maken op basis van ingediende formulieren op je website
• Data verzameld in het formulier toe te voegen aan jouw contract

Ga voor meer informatie naar ons Helpcentrum.

Voordelen van het integreren van de digitale contracten van Oneflow met HubSpot Workflows

1. Gestroomlijnde sales processen

Door herhalende taken te automatiseren besteedt je sales team minder tijd aan administratie en meer tijd aan het sluiten van deals.

2. Minder fouten

Gegevenssynchronisatie tussen HubSpot en Oneflow voorkomt het risico van handmatige invoerfouten.

3. Verbeterde klantervaring

Het snel versturen van foutloze, professionele contracten vergroot de geloofwaardigheid van je merk en maakt het voor klanten gemakkelijker om “ja” te zeggen.”

4. Meer zichtbaarheid

Het tracken van de status van jouw contracten binnen HubSpot geeft jouw team real-time inzicht in de sales pipeline, waardoor betere beslissingen kunnen worden genomen.

Tips voor succes

1. Houd templates up-to-date: Bekijk en update regelmatig je Oneflow templates om er zeker van te zijn dat ze de huidige voorwaarden en branding weergeven.
2. Maak gebruik van personalisatie: Gebruik HubSpot eigenschappen om contracten dynamisch te personaliseren en zo een klantervaring op maat te maken.
3. Monitor workflow prestaties: Gebruik de analytics van HubSpot om bij te houden hoe je workflows presteren en breng indien nodig verbeteringen aan.
4. Train je team: Zorg ervoor dat je sales team begrijpt hoe de integratie werkt en hoe ze veelvoorkomende problemen kunnen oplossen.

Laatste gedachten

De integratie van Oneflow’s digitale contracten met HubSpot Workflows is een game-changer voor het optimaliseren van sales processen. Door taken te automatiseren en te zorgen voor een naadloze data flow tussen de platforms, bespaar je tijd, verminder je fouten en verhoog je de klanttevredenheid. Begin vandaag nog en ontgrendel het volledige potentieel van jouw sales en contractmanagement processen.