Wil je online een pdf ondertekenen waarvoor een wettelijk bindende digitale of elektronische handtekening vereist is?
Het maakt niet uit of het een adviesovereenkomst is, een freelancecontract, of een volmacht, of notulen van een bestuursvergadering, je kunt eenvoudig online een pdf ondertekenen met een van de vele diensten die tegenwoordig beschikbaar zijn.
Google simpelweg “pdf document online ondertekenen” en je krijgt meer dan honderdduizend hits.
De vraag is welke van deze gratis online elektronische handtekeningdiensten je kunt vertrouwen om een pdf-document te ondertekenen? Wat maakt de ene veiliger dan de andere?
Voordat we verdergaan en de instructies van deze video van 90 seconden volgen, is het belangrijk dat we de verschillende soorten handtekeningen bespreken, en meer specifiek het verschil tussen een digitale handtekening en een elektronische handtekening.
Hoe onderteken je een pdf online
Pdf-documenten online ondertekenen is vrij eenvoudig. Veel gebruikers die voor het eerst online een pdf ondertekenen, kunnen echter voorzichtig zijn met het online uploaden van gevoelige documenten die persoonlijke informatie bevatten, zoals contracten. Daarom hebben we hiereen aantal haalbare alternatieven van aanbieders van elektronische handtekeningen op een rij gezet.
Het is eenvoudig om een pdf-document online te ondertekenen. Hier is een stap-voor-stap handleiding om dat te bereiken:
- Allereerst maakt je je document in pdf aan dat je wil ondertekenen vanuit een documentbewerker zoals Google Docs of Microsoft Office Word. Maak gewoon het contract op dat je wil ondertekenen en exporteer het als pdf.
- Voeg een beschrijvende naam toe aan je pdf-document dat je wil ondertekenen en sla het op je lokale schijf op.
- Kies hier een van de geldige aanbieders van elektronische handtekeningen.
- Of je kunt hier een gratis account aanmaken in Oneflow.
- Zodra je je gratis account hebt aangemaakt, ontvang je een e-mail van Oneflow om je e-mailadres te verifiëren. Dit is om ervoor te zorgen dat niemand anders jou zonder jouw toestemming aanmeldt.
- Wanneer je op de link in de Oneflow-e-mail klikt, moet je de verplichte velden invullen om je registratie te voltooien.
- Tadaa! Je bent binnen. Nu is het tijd om dat pdf-document te laten ondertekenen.
- Kies “nieuw contract aanmaken” en kies de “pdf-template”.
- Upload het pdf-document dat je wil ondertekenen naar de template.
- Voeg het e-mailadres van de tegenpartij toe in het rechterpaneel en je contract is klaar om te verzenden!
- Je kunt direct in Oneflow een persoonlijk bericht schrijven of een persoonlijke video aan het contract toevoegen.
- Wanneer je tegenpartij het zojuist verzonden pdf-contract via Oneflow ontvangt, opent of ondertekent, krijg je automatisch een melding.
- Onderteken het contract en voilà! Je hebt zojuist een pdf-document online ondertekend met een juridisch bindende elektronische handtekening.
- Het ondertekende contract in pdf kan worden gedownload via de e-mail die automatisch door Oneflow wordt verzonden nadat deze door alle partijen is ondertekend.
Bekijk de onderstaande video voor een stap-voor-stap demonstratie van het online ondertekenen van een pdf
Het verschil tussen het online ondertekenen van een pdf met een eenvoudige elektronische handtekening en een digitale handtekening
De termen digitale handtekening en elektronische handtekening worden door elkaar gebruikt, maar het zijn eigenlijk heel verschillende dingen.
Een elektronische handtekening bestaat uit elektronische gegevens die logisch zijn gekoppeld aan een elektronisch bericht, zoals een pdf-document of een webcontract, dat de ondertekenaar wilde ondertekenen.
Net als in de echte wereld, waar een handtekening vele vormen kan hebben, bijvoorbeeld dat in sommige landen een inktstempel wordt beschouwd als een wettelijk bindende handtekening, kunnen elektronische handtekeningen ook vele vormen hebben.
Een e-mailantwoord met “Ik ga akkoord” kan worden beschouwd als een elektronische handtekening. Het is alleen niet zo’n goeie!
Dus wat is een goede elektronische handtekening? Een elektronische handtekening geïmplementeerd door middel van een digitale handtekening!
Een digitale handtekening is een manier om geavanceerde wiskunde te gebruiken, met het complexe gebruik van hele grote priemgetallen, om zowel de authenticiteit als de oorsprong van een bericht, document of contract te garanderen.
Net als bij elektronische handtekeningen kunnen digitale handtekeningen op veel verschillende manieren worden gemaakt. De meest gebruikelijke manier is om Private Key Infrastructure of PKI te gebruiken.
Lees ook: Een basisgids over e-handtekeningen en waarom ze juridisch geldig zijn.
Digitale handtekeningen met behulp van Private Key Infrastructure
Voor het maken van een digitale handtekening met PKI gebruik je een certificaat, dat door een certificeringsinstantie of CA aan de ondertekenaar is verstrekt.
De CA is een gespecialiseerde en vertrouwde derde partij wiens verantwoordelijkheid het is om te controleren of de ondertekenaar is wie hij of zij zegt te zijn.
De ondertekenaar gebruikt zijn of haar persoonlijke sleutel voor het certificaat om het document te ondertekenen.
Iedereen die het document bekijkt, kan later de openbare sleutel voor het certificaat gebruiken om het document en het certificaat te verifiëren.
Aangezien de ondertekenaar als enige controle heeft over de privésleutel, terwijl de openbare sleutel, nou ja, openbaar beschikbaar is, betekent dit dat iedereen later kan verifiëren wie het document heeft geschreven en dat het document ongewijzigd is.
Dit gebruik van private en publieke sleutels wordt Private Key Infrastructure of PKI genoemd en is de meest gebruikelijke manier om elektronische handtekeningen te maken.
Maar niet alle CA’s zijn gelijk, sommige CA’s zijn veiliger en betrouwbaarder dan andere.
Als een CA van lage kwaliteit is gebruikt om het certificaat van de ondertekenaar uit te geven, kan het moeilijk zijn om te controleren of de handtekening geldig is, of erger nog, de ondertekenaar is misschien niet wie de CA’s zeggen dat hij is.
Om ervoor te zorgen dat het gemakkelijk is om een handtekening te verifiëren, bijvoorbeeld in Adobe Reader, mogen alleen CA’s worden gebruikt die op de Adobe Approved Trust List (AATL) of de EU Trust List (EUTL) staan.De EU Trust List wordt gereguleerd door eIDAS.
eIDAS en elektronische handtekeningen
eIDAS, of electronic IDentification, Authentication and trust Services, is een EU-verordening inzake elektronische identificatie en vertrouwensdiensten voor elektronische transacties in de Europese interne markt.
Het hoogste niveau van elektronische handtekeningen en zegels onder eIDAS, de gekwalificeerde elektronische handtekening en gekwalificeerd elektronisch zegel, vereist het gebruik van een gekwalificeerd certificaat.
Een gekwalificeerd certificaat kan alleen worden uitgegeven door een CA die door de EU is gecertificeerd als Qualified Trusted Service Provider, of QTSP. Elk gekwalificeerd certificaat dat is uitgegeven door een QTSP, maakt automatisch deel uit van de EU-vertrouwenslijst (EUTL).
Elektronisch zegel
Een zegel is een speciaal soort elektronische handtekening waarmee rechtspersonen, zoals een online contractondertekeningsdienst, een contract kunnen ondertekenen.
Dit stelt hen in staat om de herkomst en authenticiteit van het document aan hun klanten te garanderen, of in juridische termen, om “onweerlegbaarheid” te verzekeren.
Vragen die je moet stellen voordat je online een pdf-document ondertekent
Zoals we eerder vermeldden, zijn er veel gratis e-onderteken-tools beschikbaar. Tools waarmee je je pdf kunt uploaden en verzenden voor digitale ondertekening.
Aangezien PLG (product led growth, of productgestuurde groei) de go-to-market-strategie is voor veel SaaS-bedrijven, bieden veel van onze concurrenten, waaronder wijzelf, gratis abonnementen aan.
Als het “gratis” is, kun je achterdochtig worden en je afvragen of het wel of niet legitiem is.
En wat als je de limiet van gratis pdf’s bereikt die je kunt ondertekenen, en je verliest al je ondertekende documenten ergens op internet en je moet betalen om toegang te krijgen?
Hier zijn enkele overwegingen voordat je een pdf elektronisch ondertekent om erachter te komen of de gratis tool legitiem is of niet:
- Kies voor de tools van de meest veeleisende zakelijke klanten. Want dan zouden ze hun tools volgens de strengste eisen moeten repareren
- Kies voor de gratis tools zonder limiet op de pdf-documenten die je binnen een bepaalde periode kunt ondertekenen. Zodat je niet steeds opnieuw een nieuwe tool hoeft te leren omdat je je limiet hebt bereikt.
En het is volkomen legitiem en veilig omdat je voor altijd wordt beschermd door ons ecosysteem via onze zakelijke klanten zoals Tele2, Miele, Northvolt, Experis Manpower, Systembolaget, om er een paar te noemen.
En als je je pdf-document online wilt ondertekenen met veilige, betrouwbare handtekeningen die kunnen worden geverifieerd, zelfs als de leverancier van de aarde verdwijnt, vergeet dan niet om deze vragen te stellen:
- Is het document verzegeld tegen geknoei met een beveiligde digitale handtekening?
Wat is de kwaliteit van die zegel en kan deze onafhankelijk worden geverifieerd?
Voor veel leveranciers geldt dat het antwoord op beide vragen “nee” is. De reden hiervoor is dat er een prijskaartje hangt aan elektronische zegels. Voor elk digitaal certificaat dat door een CA wordt uitgegeven, zijn er kosten voor rekening van de leverancier.
Onderteken en verzegel al je pdf-contracten online
Oneflow werkt samen met Sovos Trustweaver om alle gekwalificeerde elektronische zegels op al onze contracten te leveren. Sovos TrustWeaver is een QTSP, in overeenstemming met eIDAS. Iets dat gemakkelijk kan worden geverifieerd door te kijken naar de officiële EU Trusted List-browser en dat alleen gekwalificeerde certificaten gebruikt om onze contracten te verzegelen.
Voor jou betekent dit dat de authenticiteit van een Oneflow-contract heel eenvoudig kan worden geverifieerd door het te openen in Adobe Reader, of een andere applicatie die kan lezen van de EU Trust List (EUTL).Het zegel voorkomt opzettelijke en onbedoelde wijziging van het pdf-document nadat het is ondertekend. Dit betekent dat jij en je tegenpartijen er gerust op kunnen zijn dat wat je vandaag hebt ondertekend verifieerbaar en onveranderd zal blijven, nu en in de toekomst, zelfs als dat over 20 jaar is.
FAQ
Hoe onderteken je een pdf online?
Met Oneflow kunt je gratis een PDF document online ondertekenen die juridisch bindend zijn.
- Maak hier een gratis Oneflow account aan
- Upload je PDF
- Voeg de persoon toe die moet tekenen
- Verzenden voor ondertekening
- Ta-da!
Wat zijn digitale contracten?
Digitale contracten zijn contracten die online toegankelijk zijn. Oneflow is een digitaal contractplatform dat van je statische contracten dynamische contracten maakt. Hierdoor zijn contractgegevens van begin tot eind verwerkbaar in de gehele contractworkflow. Contractgegevens kunnen naadloos worden geïmporteerd of geëxporteerd in de verschillende systemen die je gebruikt. Digitale contracten maken processen sneller, beslissingen beter en deals sneller. Het is een eenvoudigere, vlottere en slimmere manier voor teams van alle soorten en maten om hun contracten af te handelen.
Ik ben al zo bekend met PDFs, waarom zou ik digitale contracten kiezen?
De PDF heeft sinds zijn introductie in 1993 (bijna 3 decennia geleden!) een lange weg afgelegd, maar is nog steeds ongeschikt voor onze datagerichte wereld omdat het formaat zelf een volledig statisch, “dood” document is. Veel ‘e-sign providers’ voegen een laag gegevensvelden toe aan een PDF of gebruiken beeldherkenningssoftware om het bruikbaarder te maken.
Hoeveel gegevensvelden je ook toevoegt, een PDF zal nooit volledig interactief en responsief zijn. Digitale contracten zijn dynamisch, doorzoekbaar en kunnen worden verwerkt om te integreren met andere bedrijfssystemen.
Zijn digitale contracten veilig?
Ja, en veel veiliger dan papieren contracten! Veiligheid is de kern van alles wat we doen. Wij zetten ons in om jouw meest gevoelige en kritische documenten veilig te houden. Kom meer te weten over beveiligingsfuncties, naleving en betrouwbaarheid in Security Center.
