Hedin Bil
Kontrol, compliance og return on investment på mindre end en måned
10 timer
<1 måned
3000+
Med lidt over 100 lokationer i Sverige er Hedin Bil en velkendt bilforhandler hinsidan. De fungerer som forhandler og agent for store bilfirmaer og har omkring 3300 medarbejdere i hele koncernen. Takket være Oneflow kan HR-afdelingen nu arbejde smartere med deres HR-aftaler, og de sparer omkring 10 timer hver uge. Desuden har de fuld kontrol over alle deres kontrakter på GDPR-platformen.
“Når det frem til den rette person?”
For Elin Skoglund og Eva Ekström, HR Business Partners hos Hedin Bil, er en stor del af udfrodringen i deres arbejde at være proaktive og altid se fremad. Eftersom virksomheden er vokset meget på kort tid, har det været en udfordring at få styr på alle rutiner og processer. Tidligere blev alle aftaler signeret i hånden, hvilket i længden var en uholdbar løsning. Der opstod ofte misforståelser, aftalerne afvigede fra hinanden, og nogle var deciderede ukorrekte. Frem for alt fulgte arbejdsflowet ikke GDPR-reglerne. Administrationen af over 3000 medarbejders data, alle med mere end en aftale, stjal alt for meget tid.
“Oprettelse, udsendelse og administration af aftaler for de fleste medarbejdere optog frygtelig meget af min tid. Jeg mistede kontrollen med kontraktprocessen, lige så snart jeg sendte en kontrakt per post eller e-mail. Nåede den overhovedet frem til den rette person?”
Oneflow konverterer usikkerhed til ro i sindet
Hedin Bil havde virkelig brug for et fleksibelt system, der kunne automatisere processen, for ikke at drukne i kontraktadministration. Oneflow levede op til alle kravene på tjeklisten:
- Brugervenligt system
- Automatiseret kontraktskabeloner
- Support til separate arbejdspladser for forskellige brugere og grupper
- Mulighed for at opsætte regler, for eksempel at slette en kontrakt
Duoen tog Oneflow i brug med øjeblikkelig virkning. Oplevelsen var et frisk pust. Gradvist udvidede de deres brug, og i dag bruger de Oneflow til at administrere ansættelseskontrakter, vedhæftninger, protokoller og alle dokumenter, der kræver en signatur.
Eva Ekström er positivt overrasket over, hvor nemt processen har været, lige fra implementeringen til det endelige resultat. Gnidningsfri er det perfekte ord til at opsummere Hedin Bils oplevelse med Oneflow, og det gælder ikke kun for HR. Udbetalingsafdelingen får også glæde af fordelene, da de modtager en notifikation, hver gang en ansættelseskontrakt er blevet underskrevet.
Dét, at Oneflow er 100% digital, gør alting så simpelt og fleksibelt. Hvis jeg vil tilføje en ekstra signatur, kan jeg gøre det med ét klik på knappen. Hvis jeg vil ændre startdatoen, redigere den eller gen-signere den, kan det ske i browseren.”
En platform. Alle afdelinger
Opret, underskriv og administrer hvilken som helst type aftale eller kontrakt du kan komme i tanke om,
Kontrakterne er nu sikrede, processerne går hurtigere
Oneflow har uden tvivl sparet Elin Skoglund og Eva Ekström for meget tid i deres hverdag. Fejl eller mangler i kontrakter bliver klaret meget hurtigere med nogle enkelte klik, så de i stedet kan fokusere på andre ting. Duoen kan også hurtigt danne sig et indtryk af, hvor kontrakten befinder sig i processen, og der er derfor mulighed for at være proaktiv, hvis en af parterne forsinker signeringen.
“Fra dag 1 har Oneflow givet os ro i sindet ved at give os kontrol og et godt overblik over vores kontraktprocesser på et hvilket som helst givet tidspunkt,” forklarer Elin Skoglund.
“Oneflow har dette fantastiske arkiv. Jeg kan nemt søge på en kundes aftalehistorik og se, hvem der har oprettet og signeret kontrakterne. Aftalerne kan ganske enkelt ikke forsvinde eller blive fejlplaceret. Set fra et GDPR-perspektiv er Oneflow en genial løsning, da det er et lukket system.”
Teamet estimerer, at de sparer minimum 10 timer om ugen med Oneflow og nævner, at de interne kontrakter ofte signeres og afsluttes inden for 5 minutter!
Så vil de anbefale Oneflow til andre?
“Ja, uden tvivl! Oneflow er meget værdsat af både ledere og medarbejdere.”
“Oneflow har dette fantastiske arkiv. Jeg kan nemt søge på en persons historiske aftaler og se, hvem der oprettede og signerede dem. Og aftalerne kan ikke gå tabt eller blive fejlplaceret. Set fra et GDPR-perspektiv er Oneflow genialt, fordi det er et lukket system.”
Elin Skoglund
HR Business Partner
Hedin Bil
