Länsförsäkringar Älvsborg
Opfylder de højeste krav til sikkerhed og brugervenlighed
eID sign
50%
100%
“Oneflow er sikkert og brugervenligt. Det virker bare og sparer os en masse tid. Men det vigtigste er, at vi stoler på, at Oneflow håndterer vores dokumenter, da systemet imødekommer vores højeste sikkerhedskrav,“ forklarer Tobias Törnqvist.
Tobias Törnqvist er HR Specialist hos Länsförsäkringar Älvsborg – en regional afdeling af en af Sveriges største forsikringsvirksomheder: Länsförsikringar. Han er ansvarlig for ansættelseskontrakter og ansættelsesret.
Svær manuel styring af ansættelseskontrakter
Kontraktadministration var tidligere meget udfordrende for HR-teamet, da alt blev gjort manuelt. Arbejdet tog meget lang tid, og der blev ofte begået fejl. Tid, der kunne være brugt mere effektivt.
For mange år siden kiggede Tobias Törnqvist efter en bedre løsning, men fandt ikke helt det, han søgte. Teknologien eksisterede for B2B-virksomheder, men man så sjældent løsningen med at signere via en digital signatur (Mobilt Bank ID), og den var ej heller tilpasset HR-brug. Tobias Törnqvist var nødsaget til at oprette og redigere i hans aftaler manuelt, og derefter sende dem med posten.
“Der må være en anden løsning.”
En dag, da Tobias skulle oprette den samme aftale, printe og sende den med posten for tredje gang i træk på grund af mindre fejl, fik han ganske enkelt nok.
Redigeringen var både uproduktiv og kedelig. Men det var ikke det største problem. Det gav kandidater og ansatte en oplevelse af en langsom og dårlig ansættelsesproces. For ikke at tale om mistet arbejdstid…
Dét at skulle sende dokumenterne frem og tilbage, forlængede kontraktprocessen og var meget lidt effektiv.
Velkommen til Oneflow
Før Tobias Törnqvist valgte Oneflow, havde han opstillet flere kriterier:
- Platformen skulle være brugervenlig
- Platformen skulle være visuelt tiltrækkende set fra kandidatens perspektiv
- Platformen skulle kunne integreres med de eksisterende HR-systemer
- Platformen skulle give værdi for pengene
- Platformen skulle imødekomme sikkerhedsprotokollerne
Med udgangspunkt i disse kriterier og efter en omhyggelig evaluering af de store spillere på markedet valgte Länsförsäkringar Älvsborg Oneflow.
“Hovedårsagen til, at vi valgte Oneflow, er, at platformen er visuelt tiltrækkende og intuitiv, særligt set fra modtagerens perspektiv. Dette er vigtigt, fordi det repræsenterer vores image og kandidaternes oplevelse! At det desuden er nemt at oprette skabeloner og organisere kontrakter, er en stor bonus. Eftersom lagring er inkluderet, behøver vi ikke tænke på sikkerhedsudfordringerne ved at opbevare dem. Oneflow er en god tilføjelse til vores HR-system. Vores kontaktperson hos Oneflow var også virkelig hjælpsom, og hun gjorde valget endnu nemmere,” uddyber Tobias Törnqvist.
Find your flow
Create, sign and manage any agreement you can think of. Free… for the rest of your life.
Sikkerhed er en dealbreaker
Länsförsäkringar Älvsborg stillede store krav til sikkerheden. Serveren skulle være placeret et specifikt sted, systemprotokollerne skulle være transparente og dokumenterede, backups skulle kunne laves løbende, ligesom der skulle være mulighed for at spore aftalens revisionsudgaver og verificere signaturen uafhængigt.
“For at være ærlig, så ville vi ikke have valgt Oneflow, hvis ikke disse kriterier var blevet imødekommet. Det ville have været en dealbreaker,” uddyber Tobias Törnqvist.
Hurtig, sikker og stabil
I dag bruger Tobias Törnqvist Oneflow til at håndtere alle ansættelsesaftaler, non-disclosure agreements (tavshedsaftaler) og andre bindende kontrakter med medarbejderne. Oneflow er en no-brainer. Tobias Törnqvist tror på, at den eneste ting, der virkelig stopper andre fra at bruge de digitale kontrakter, er den mentale blokering.
“Folk spørger ofte, om det virkelig er sikkert at gemme vigtige dokumenter i cloud-systemer. Er digital signatur juridisk bindende? Her kan man blot fremhæve, at den svenske regering allerede i dag gør brug af digital signatur. Den primære årsag til, at man stadig betvivler sikkerheden, er, at vi endnu ikke har vænnet os til konceptet. Det er kun et spørgsmål om tid, før alle i HR går efter det digitale flow,” konkluderer Tobias Törnqvist.
“Oneflow er sikkert og brugervenligt. Det virker bare og sparer os en masse tid. Men det vigtigste er, at vi stoler fuldt ud på, at Oneflow håndterer vores dokumenter, da systemet imødekommer vores højeste sikkerhedskrav.”
Tobias Törnqvist
HR Specialist
Länsförsäkringar Älvsborg
