Kehittynyt sähköinen allekirjoitus (AdES) selitettynä: Yksinkertainen opas vuodelle 2025

Eurostatin mukaan vuonna 2024 74 prosenttia kaikista Euroopan unionin (EU) yrityksistä oli digitaalisen intensiteetin perustasolla. Se on indikaattori, joka mittaa digitaalisten teknologioiden, kuten sähköisten transaktioiden ja digitaalisten allekirjoitusratkaisujen, käyttöönoton edistymistä. Viimeksi mainitut ovat erityisen tärkeitä, koska ne avaavat tien maailmaan, jossa sopimukset allekirjoitetaan yhdellä klikkauksella, riidat minimoidaan ja saavutetaan vankka juridinen pätevyys. Jos vuonna 2025 vielä tulostat, allekirjoitat ja skannaat asiakirjoja käsin, voit yhtä hyvin lähettää viestejä kirjekyyhkyillä.

Digitaaliset allekirjoitukset ovat kuitenkin monimutkainen aihe, ja ”kehittyneiden” ja ”hyväksyttyjen” vaihtoehtojen välisen eron ymmärtäminen voi olla haastavaa. Tässä oppaassa selitetään kehittyneet sähköiset allekirjoitukset, verrataan niitä ”hyväksyttyihin” vaihtoehtoihin ja osoitetaan, miksi oikean ratkaisun valitseminen voi auttaa välttämään ongelmia, jos käsillä on juridinen riita arvokkaasta sopimuksesta.

Mikä on kehittynyt sähköinen allekirjoitus (Advanced Electronic Signature, AdES)?

Eidas-asetuksessa (EU-asetus nro 910/2014) määritelty kehittynyt sähköinen allekirjoitus (AdES) on sähköisessä muodossa oleva allekirjoitus, joka täyttää seuraavat lain edellyttämät vaatimukset allekirjoituksen luotettavuuden ja oikeusvaikutuksen varmistamiseksi:

1. Ainutlaatuisesti allekirjoittajaan sidottu: AdES-allekirjoitus on sidottu yksinomaan allekirjoittajaan.
2. Allekirjoittajan tunnistaminen: Allekirjoittajan henkilöllisyys voidaan aina varmistaa ilman epäilyä.
3. Allekirjoitus on luotu käyttämällä sähköisen allekirjoituksen luontitietoja, joita allekirjoittaja voi käyttää luotettavasti: AdES-allekirjoituksen on toimittava siten, että allekirjoittaja hallitsee yksin allekirjoitusprosessia, mikä yleensä saavutetaan käyttämällä yksilöllistä avainta.
4. Allekirjoitus on liitetty allekirjoitettuihin tietoihin, jotta muutokset ovat havaittavissa: Asiakirjaan allekirjoittamisen jälkeen tehdyt muutokset ovat selvästi havaittavissa, jolloin allekirjoitus mitätöityy.

Kehittynyt sähköinen allekirjoitus käyttää yleisesti teknologioita, kuten digitaalisia varmenteita ja salausta, ja toteuttaa Euroopan telealan standardointilaitoksen (ETSI) määrittelemät AdES-perusprofiilit näiden kriteerien täyttämiseksi.

Kehittynyt ja hyväksytty sähköinen allekirjoitus: mikä on ero?

Vaikka sekä kehittyneet (AdES) että hyväksytyt (QES) sähköiset allekirjoitukset ovat eIDAS-asetuksen mukaan laillisesti päteviä, niiden välillä on merkittäviä eroja. QES-allekirjoituksilla on suurempi todistusvoima, mikä tarkoittaa, että niillä on enemmän painoarvoa oikeudenkäynneissä – itse asiassa ne tunnustetaan automaattisesti tuomioistuimissa. Niissä käytetään myös tiukempia henkilöllisyyden todentamismenetelmiä, ja ne edellyttävät digitaalista varemennetta (kuten kehittynyt sähköinen allekirjoitus) sekä pätevää todistusta ja varmentajan vahvistamaa luottamuspalvelua.

Seuraavassa taulukossa on yhteenveto eroista:

Milloin kehittynyt sähköinen allekirjoitus riittää EU:ssa?

Kehittyneet sähköiset allekirjoitukset (AdES) ovat juridisesti riittäviä monissa tavallisissa liiketoimintatapauksissa, mukaan lukien:

• Työsopimukset: Kehittynyt sähköinen allekirjoitus tarjoaa riittävän oikeudellisen pätevyyden EU:ssa useimmissa tavanomaisissa työsuhdetilanteissa, kuten uusien työntekijöiden työsopimuksissa ja olemassa olevien sopimusten muutoksissa. Se varmistaa, että voit todentaa työntekijän henkilöllisyyden ja takaa sopimuksen eheyden.
• Salassapitosopimukset: AdES riittää yleensä salassapitosopimusten allekirjoittamiseen, koska se varmistaa, että molemmat osapuolet ovat ketä he väittävät olevansa, ja asiakirjaa ei voida väärentää, koska allekirjoitus on linkitetty lailliseen allekirjoittajaan ja salassapitosopimuksen tiettyihin tietoihin, jolloin muutokset voidaan havaita välittömästi.
• Toimittajasopimukset: Perustoimittajasopimukset (erityisesti pienet tai keskisuuret), ostotilaukset ja palvelusopimukset voidaan usein suojata asianmukaisesti AdES-tekniikalla. Se auttaa varmistamaan, että kaikki osapuolet voidaan tunnistaa ja että sopimukseen tehdyt muutokset voidaan havaita allekirjoittamisen jälkeen.
• Sisäiset käytännöt: AdES-tekniikkaa voidaan käyttää myös sisäisten käytäntöjen, kuten toimintasääntöjen, IT-käytäntöjen ja compliance-ohjeiden hallintaan. Tärkein ominaisuus tässä yhteydessä on kirjausketjut, jotka ovat välttämättömiä käytäntöjen noudattamisen ja vastuun osoittamiseksi organisaatiossa.

AdES on kustannustehokas ja laillisesti pätevä valinta useimpiin päivittäisiin liiketoimintaprosesseihin, sillä se tarjoaa hyvän tasapainon turvallisuuden, käytettävyyden ja kustannusten välillä. Riskialttiimmat transaktiot (joihin liittyy merkittäviä taloudellisia sitoumuksia, arkaluonteisia henkilötietoja tai kriittistä immateriaalioikeutta) voivat kuitenkin edellyttää QES-allekirjoitusta, joka käytännössä vastaa laillisesti henkilökohtaista käsinkirjoitettua allekirjoitusta. Kun valitset allekirjoitustyyppiä, ota huomioon koko tilanne, mukaan lukien transaktion arvo ja mahdolliset sovellettavat kansalliset lakivaatimukset.

Lue myös: Miten parantaa sopimusturvaa ja tietosuojaa?

Miksi käyttää kehittynyttä sähköistä allekirjoitusta?

Kehittynyt sähköinen allekirjoitus tarjoaa merkittäviä etuja tavalliseen (perustason) sähköiseen allekirjoitukseen verrattuna:

• Parannettu turvallisuus: Digitaaliset varmenteet ja salaus suojaavat asiakirjan ja allekirjoittajien tietojen eheyden, mikä vähentää asiakirjan väärentämisen riskiä ja suojaa sen sisältämät tiedot.
• Selkeä allekirjoittajan tunnistaminen: AdES:n avulla voit tunnistaa allekirjoittajan. Tämä varmennus vähentää petosten tai väärinkäytösten riskiä.
• Vahvempi juridinen pätevyys: Kehittynyt allekirjoitus on juridisesti pätevämpi kuin tavallinen sähköinen allekirjoitus. Koska se yhdistää allekirjoituksen ainutlaatuisesti allekirjoittajaan ja tekee muutokset havaittaviksi, se on luotettavampi todisteena juridisissa riita-asioissa, ja sen oikeudellisen vaikutuksen kumoamisen todennäköisyys on pienempi.
• Toiminnan tehokkuus: AdES:n käyttöönotto voi poistaa fyysisen paperityön ja manuaalisen allekirjoittamisen tarpeen. Digitointi nopeuttaa käsittelyaikoja, alentaa kustannuksia ja parantaa tehokkuutta vaarantamatta turvallisuutta ja säännösten noudattamista.
• Luottamuksen ja varmuuden lisääntyminen: Kehittynyt sähköinen allekirjoitus toimii yhteisenä perustana, joka auttaa sinua rakentamaan luottamusta liikekumppaneiden ja asiakkaiden kanssa. Kun sidosryhmät tietävät, että he allekirjoittavat sopimuksia oikeudellisesti sitovalla ja turvallisella menetelmällä, he luottavat todennäköisemmin transaktioon.

Lue myös: Sopimuksen laatiminen: ainoa opas, jota tarvitset

Kuinka valita kehittyneiden ja hyväksyttyjen allekirjoitusten välillä

Kehittyneiden ja hyväksyttyjen sähköisten allekirjoitusten välillä valitseminen riippuu useista tärkeistä tekijöistä. Seuraavassa on tarkempia tietoja huomioitavista seikoista:

• Transaktion juridinen riski: Arvioi mahdolliset seuraukset, jos joku riitauttaa allekirjoitetun asiakirjan. Suuriarvoiset transaktiot, merkittävät taloudelliset sitoumukset, kriittistä immateriaalioikeutta koskevat sopimukset tai arkaluonteisia tietoja sisältävät sopimukset sisältävät suuremman juridisen riskin. Tällaisissa tapauksissa QES:n korkeampi todistusarvo voi olla tarpeen täytäntöönpanokelpoisuuden varmistamiseksi ja riskien minimoimiseksi.
• Vastapuolen lainkäyttöalue: Tunnista vastapuolen sijainti ja oikeudellinen kehys. Jos sopimuksen osapuolet sijaitsevat eri maissa, erityisesti EU:n ulkopuolella, eri sähköisten allekirjoitustyyppien tunnustaminen ja hyväksyminen voi vaihdella suuresti. Vaikka eIDAS tarjoaa yhdenmukaistetun kehyksen EU:n sisällä, QES tarjoaa suuremman varmuuden kansainvälisissä transaktioissa, mutta jotkin lainkäyttöalueet eivät välttämättä tunnusta AdES-allekirjoituksia täysin. Toisaalta QES, jonka turvallisuus- ja aitustaso on korkeampi, on todennäköisemmin yleisesti hyväksytty.
• Kustannukset ja käyttöönoton vaivannäkö: Harkitse kunkin allekirjoitustyypin käyttöönoton taloudelliset ja logistiset vaikutukset. Kehittynyt sähköinen allekirjoitus on yleensä halvempi ja helpompi ottaa käyttöön, ja ne vaativat vähemmän tiukkaa henkilöllisyyden todentamista. QES-allekirjoitukset voivat olla kalliimpia, koska ne edellyttävät päteviä varmenteita ja päteviä luottamuspalvelujen tarjoajia. Lisäksi QES:n tiukempi henkilöllisyyden todentaminen voi vaatia enemmän aikaa ja vaivannäköä sinulta ja vastapuoliltasi.
• Säännösten noudattaminen: Tarkista kaikki alallasi tai kyseisessä liiketoimessa sovellettavat erityiset säännökset. Tietyillä säännellyillä aloilla, kuten rahoitus-, terveydenhuolto- tai julkishallintoalalla, voi olla tiukkoja sääntöjä, jotka edellyttävät QES:n käyttöä tietyntyyppisissä asiakirjoissa tai menettelyissä.

Parhaat työkalut turvalliseen sähköiseen allekirjoittamiseen: Oneflow

Oneflow on kattava sopimusten elinkaaren hallintaohjelmisto, joka on täysin yhteensopiva AdES- ja QES-formaattien kanssa. Olemme luoneet sen optimoimaan ja parantamaan sopimusten prosessin jokaista vaihetta, alustavasta luonnoksesta allekirjoittamiseen ja jatkuvaan hallintaan. Ratkaisu tarjoaa keskitetyn sopimusten arkiston sekä juridisesti sitovat sähköisen allekirjoituksen vaihtoehdot, kuten digitaaliset allekirjoitukset, sähköisen tunnistamisen, standardinmukaiset sähköiset allekirjoitukset, SMS-vahvistuksen ja perinteiset käsin kirjoitetut allekirjoitukset.

Oneflow parantaa sopimusten hallintaa automatisoiduilla, mukautettavilla allekirjoitusprosesseilla, jotka sisältävät arvokkaita allekirjoituksen jälkeisiä toimintoja, kuten asiakirjojen linkittämisen ja tietojen poimimisen. Alusta sisältää myös yhteistyötyökaluja ja edistyneitä tekoälyominaisuuksia, jotka nopeuttavat luonnoksen laatimista ja tarkistamista. Kaikki nämä ominaisuudet on integroitu käyttäjäystävälliseen alustaan, joka tarjoaa laajat integrointimahdollisuudet.

Tässä ovat Oneflown ominaisuudet:

• Keskitetty tietokanta – Tallenna kaikki sopimuksesi Oneflown keskitettyyn tietokantaan, jotta sopimusten elinkaaren hallinta on helppoa. Käytä tehokkaita organisointityökaluja, kuten hakua, suodattimia, kansioita, tunnisteita, rooleja ja kalenterinäkymää, jossa näkyvät elinkaaren virstanpylväät.
• Tehokas tietoturva – Hallitse käyttäjärooleja ja määritä niille erityisiä käyttöoikeuksia (muokkaus, katselu jne.) asiakirjojen käyttöoikeuksien hallitsemiseksi ja rajoittamiseksi. Varmista sopimusten luotettava suojaus tehokkaalla salauksella (TLS 1.2 ja AES 256) ja tarkista vastapuolten henkilöllisyys kaksivaiheisella tunnistautumisella. Tiedämme, että tunnistaminen on olennainen osa allekirjoitusprosessia – jos se epäonnistuu, sopimusta ei voida allekirjoittaa. Voit myös käyttää kirjausketjuja ja seurata asiakirjaan myöhemmin tehtyjä muutoksia ja suojata sen sähköisellä sinetillä allekirjoittamisen jälkeen.
• Vaatimustenmukaisuus ja luotettavuus – Oneflown on täysin eIDAS-asetuksen mukainen. Määritä mukautetut tietojen säilyttämiskäytännöt GDPR-vaatimusten noudattamiseksi. Oneflow on rakennettu redundantille infrastruktuurille, joka takaa täydellisen liiketoiminnan jatkuvuuden. Heinäkuusta 2024 lähtien se on myös sertifioitu tietoturvan (ISO 27001), laadunhallinnan (ISO 9001) ja ympäristöjohtamisen (ISO 14001) osalta.
• Reaaliaikainen yhteistyö – Paranna yhteistyötä sopimuksilla kommenttien, konfiguroitavien triggereiden, yksityiskohtaisten tarkastusketjujen ja turvallisten, brändättyjen työtilojen avulla. Nämä ominaisuudet takaavat tehokkaan yhteistyön ilman useiden versioiden aiheuttamaa sekaannusta. Oneflow tarkistaa kaikkien asiakirjoja käsittelevien henkilöiden henkilöllisyyden ja lukitsee tietyt osat suojatakseen niitä luvattomilta muutoksilta.
• Allekirjoitusjärjestys – Mukauta allekirjoitusjärjestys eri liiketoimintatilanteisiin tai eri rooleihin, asiakirjatyyppeihin ja muihin tekijöihin sopivaksi.
• Elinkaaren hallinta – Hallitse aikaasi tehokkaasti henkilökohtaisilla ilmoituksilla sopimusten alkamisesta ja integroidulla kalenterilla, jotta tärkeät määräajat eivät jää huomaamatta.
• Saumaton integrointi – Integroi kaikki nykyiset ratkaisusi, kuten Google Drive, HubSpot, Salesforce ja Microsoft Dynamics CRM, suoraan Oneflowhun.
• Oneflow AI ja sopimusten automatisointi—Käytä Oneflown AI-tekniikkaa sopimusasiakirjoissa parantaaksesi sopimusprosesseja automatisoiduilla tarkistuksilla, jotka havaitsevat virheet ja säännösten noudattamatta jättämiset juridisten ohjeiden perusteella. Säästä aikaa ja vaivaa AI:n avulla asiakirjojen laatimisessa, muokkaamisessa ja välittömässä tiivistämisessä tai kääntämisessä.
• Allekirjoittamisen jälkeiset prosessit – Arkistoi sopimukset Oneflown palvelussa ja poimi metatiedot, jotta voit seurata ja analysoida paremmin kaikkia tietoja, tiettyjä kansioita tai työtiloja. Voit myös linkittää niihin liittyviä sisäisiä asiakirjoja ja lisätä ulkoisia URL-osoitteita.
• Dynaamiset mallit —Käytä ilmaisia, täysin muokattavia sopimusmallejamme sopimusten tai henkilökohtaisten mallien luomiseen tulevaisuuden tehokkuuden parantamiseksi.
• Analyysi —Hanki tietoa sitoutumistiedoista ja mittareista, kuten asiakirjojen avausasteista ja kävijämääristä.

Kiinnostuitko Oneflowsta? Kokeile nyt 14 päivän ilmaisella kokeilujaksolla!

Parempaa sopimustyöskentelyä Oneflown avulla

Kehittynyt sähköinen allekirjoitus (AdES) tarjoaa turvallisen ja tehokkaan tavan allekirjoittaa asiakirjoja sähköisesti, sekä tasapainon turvallisuuden ja helppokäyttöisyyden välillä. QES:llä on kuitenkin suurempi juridinen painoarvo ja se vaatii tiukempaa todentamista.

Oneflow on kattava alusta, joka tukee sekä AdES- että QES-allekirjoituksia ja virtaviivaistaa koko sopimuksen elinkaaren aina luonnoksesta allekirjoittamiseen ja turvalliseen hallintaan. Oneflow asettaa turvallisuuden ja vaatimustenmukaisuuden etusijalle ja tarjoaa keskitetyn tallennustilan, tekoälyavustimen, yhteistyötyökalut, henkilöllisyyden vahvistuksen ja saumattomat integraatiot. Näin Oneflow on turvallisen ja tehokkaan sähköisen allekirjoittamisen kultainen standardi.

Haluatko varmistaa sopimusten työnkulun tulevaisuuden ja kokea Oneflown AdES- ja QES-ominaisuuksien edut? Rekisteröidy 14 päivän ilmaiseen kokeiluun!