At underskrive kontrakter på den traditionelle måde med pen og papir (eller endda PDF) kan være utroligt langsomt og kedeligt. Hvis du stadig bruger disse forældede metoder, er det på høje tid, at du oplever glæden ved at underskrive kontrakter online. Det er ikke kun en mere effektiv metode, men den giver også mere sikkerhed.
Hvorfor har du brug for en kontrakt?
Kontrakter er vigtige, fordi de beskriver vilkårene og betingelserne for en transaktion, et forhold eller en aftale mellem to eller flere parter. Uden en kontrakt kan det være svært at bevise de involverede parters rettigheder, ansvar og forventninger. Kontrakter giver også en juridisk ramme for at beskytte alle parters interesser.
Hvad er online kontraktunderskrivelse?
PDF’er har eksisteret siden 1993. Dengang revolutionerede de kontraktscenen. Der skal lyde ros, men PDF’er er bestemt blevet en kilde til friktion i kontraktstyringsprocessen og kan helt sikkert gøre tingene langsommere. Selv om det stadig ikke er så besværligt som at bruge papirkontrakter, er PDF’er statiske dokumenter. Det betyder, at alle data i dem er fanget og ikke let kan redigeres.
Online kontraktunderskrivelse indebærer underskrivelse med en digital signatur eller elektronisk signatur (e-signatur). Disse to begreber bør dog ikke forveksles. I bund og grund skal du tænke på en digital signatur som den teknik, signaturen anvendes med, og elektroniske signaturer som typen af signatur.
De fleste elektroniske signaturer i dag er lavet ved hjælp af en digital signatur, men det betyder ikke, at de behøver at være det. Hvis du f.eks. skriver din underskrift på en computer med en stylus eller mus, tæller det som en elektronisk underskrift, men ikke som en digital.
Så hvad er en digital signatur? Det er dybest set en matematisk teknik, der bruges til at garantere forfatterskabet og integriteten af en besked eller et stykke data. I dette tilfælde taler vi om underskriften på en kontrakt, men det kan også omfatte ting som e-mails eller banktransaktioner.
Hvordan underskriver man kontrakter online?
Det er meget sigende, at søgevolumen for “underskrivpdf online” er i millionklassen (og det har en høj CPC – tro os). Men selve processen er utrolig enkel. Der findes mange tjenester, som giver dig mulighed for at underskrive en kontrakt online.
Bare følg disse nemme trin:
- Opret den kontrakt, du vil underskrive, med en hvilken som helst dokumenteditor (f.eks. Google Docs eller Microsoft Word). Eksporter derefter som PDF.
- Vælg en gyldig udbyder af elektronisk signatur her.
- Lad os for eksemplets skyld sige, at du valgte Oneflow (du kan oprette en konto her).
- Bekræft din e-mailadresse – klik på linket i Oneflow-mailen, og fuldfør din registrering ved at udfylde de krævede felter.
- Ta-da! Du er inde. Vælg “Opret ny kontrakt”, og vælg “PDF-skabelon”.
- Upload den PDF-fil, du vil underskrive, til skabelonen.
- Tilføj modpartens e-mailadresse i højre panel, og din kontrakt er klar til at blive sendt! Du kan også inkludere personlige beskeder eller endda tilføje en video til kontrakten fra Oneflow-platformen.
- Du får automatisk besked, når din modpart modtager, åbner eller underskriver din PDF-kontrakt.
- Underskriv kontrakten, og voilà! Du har lige underskrevet et PDF-dokument online med en juridisk bindende elektronisk signatur.
- Den underskrevne PDF-kontrakt kan downloades via den e-mail, der automatisk sendes af Oneflow, når den er underskrevet af alle parter.
Det er sikkert at underskrive en kontrakt online
Digitale signaturer er som udgangspunkt en meget mere sikker metode til at underskrive, men der er yderligere forholdsregler, du kan tage for at øge sikkerheden. Vi har samlet nogle gode råd her, som kan hjælpe dig med at gøre det:
Brug en velrenommeret udbyder af digitale signaturer: Vælg en udbyder, der tilbyder en venlig brugergrænseflade, en sikker platform og god kundesupport.
Hold softwaren opdateret: Tjek regelmæssigt for opdateringer, da de ofte kan indeholde sikkerhedsrettelser, som en forældet version ikke ville indeholde.
Del ikke din private nøgle: Din private nøgle er kernen i din digitale signaturs sikkerhed. Sørg for at opbevare disse oplysninger et sikkert sted og undgå at dele dem med nogen.
Vælg en stærk adgangskode: Brug ikke ord eller sætninger, der er lette at gætte, og prøv at inkludere en blanding af bogstaver, tal og specialtegn.
Brug to-faktor-autentificering: Det er med god grund blevet meget populært, da det tilføjer et ekstra lag af sikkerhed ved at kræve en anden form for bekræftelse, f.eks. en bekræftelseskode, som du får tilsendt via sms eller e-mail.
A-Z om, hvordan man underskriver en kontrakt online
Det er meget enkelt at oprette en underskrift online, og det kan gøres i nogle få trin. Sådan gør du (med Oneflow-platformen som eksempel):
1: Vælg din udbyder af digital signatur
Først og fremmest skal du vælge en udbyder af digitale signaturer. Der er mange udbydere derude, men det er vigtigt at vælge en, der opfylder dine behov. Ideelt set vil du have en udbyder, der tilbyder en venlig brugergrænseflade, en sikker platform og god kundesupport. For eksempel Oneflow.
2: Opret din konto
Når du har valgt en udbyder af digitale signaturer, skal du oprette din konto. Som regel bliver du bedt om at angive dit navn, din e-mailadresse og vælge en adgangskode. Oneflow tilbyder en gratis konto – når du har oprettet den, modtager du en e-mail, hvor du bliver bedt om at bekræfte din konto.
3: Fuldfør registreringen
Klik på linket i den e-mail, du har modtaget, og du vil blive bedt om at fuldføre registreringen af din konto.
4: Vælg dit dokument
Du har nu mulighed for at “oprette en ny kontrakt”. Vælg dette, og vælg derefter “upload PDF”. (Medmindre du arbejder fra premium-versionen af Oneflow og opretter en ægte digital kontrakt!) Du kan nu uploade den PDF, du ønsker at underskrive.
5: Tilføj din(e) modpart(er)
Du kan nu tilføje din modparts e-mailadresse i højre kolonne. Når de modtager, åbner eller underskriver din kontrakt, får du automatisk besked.
6: Tilføj noget personalisering
Før du sender, kan du tilføje en personlig besked eller video til modtageren med instruktioner eller bare en venlig bemærkning direkte i Oneflow.
7: Send og underskriv
Du er klar til at sende kontrakten til din modpart og selv underskrive – du har nu underskrevet din PDF-kontrakt med en juridisk bindende elektronisk signatur!
Der er en bedre måde at underskrive dine onlinekontrakter på
Din anden mulighed, når det gælder kontrakter (ud over gammeldags papir og underskrift af PDF’er), er ægte digitale kontrakter. I modsætning til PDF’er er disse HTML-baserede og fuldt redigerbare. I stedet for at leve med besværet med at sende kontrakter frem og tilbage i en uendelighed med revisioner, kan du kun arbejde på én version, redigere i realtid og undgå forvirring og fejl!
Det er heller ingen hemmelighed, at flere og flere mennesker håndterer alt fra deres mobiler (70 % af B2B-kontrakterne underskrives på telefonen). Hvis du nogensinde har prøvet at læse en PDF på din telefon, ved du godt, at det ikke er sjovt.
Med Oneflows HTML-kontrakter justeres tekststørrelse og linjeskift, så de er lette at læse. Med disse ægte digitale kontrakter kan du også opmuntre til forhandling og samarbejde ved at tilføje interaktive felter, som modtageren kan udfylde. Alle ændringer og opdateringer sker i realtid, som ved et trylleslag! Men hvordan fungerer den magi egentlig?
Sådan underskriver du en kontrakt i Oneflow – og de funktioner, der hjælper dig med at underskrive hurtigere
Åbn e-mailen fra kontraktens ejer
Når en kontrakt er blevet oprettet og er klar til at blive underskrevet, sender den person, der har oprettet den, kontrakten til underskrift. Det udløser en e-mail, som lander i din indbakke næsten øjeblikkeligt.
E-mailen fortæller dig, hvem der har sendt kontrakten. Afsenderen kan også vælge at tilføje en besked. Det eneste, du skal gøre, er at klikke på den gule knap, hvor der står ‘Åbn’.
Læs den igennem, og udfyld de obligatoriske felter
Det første, du skal gøre, er at læse kontrakten. Det lyder måske som en selvfølge, men det skader aldrig at få det sidste tjek. Hvis du opdager en fejl, skal du ikke bekymre dig. En stor del af, hvordan man underskriver en kontrakt i Oneflow, kommer af, at Oneflow-kontrakter er HTML.
Den gode nyhed er, at hvis du overser et påkrævet felt, vil Oneflow opdage det. Det gode ved at underskrive en kontrakt i Oneflow er, at platformen forhindrer, at du ved et uheld underskriver en kontrakt med fejl, i modsætning til PDF- eller papirkontrakter.
Hvis der er tale om noget kvantificerbart, skal du sørge for at vælge det rigtige beløb i kontrakten, hvis det ikke allerede er indstillet på forhånd.
Foreslå ændringer og skriv kommentarer
Du kan skrive kommentarer og foreslå ændringer så mange gange, du har brug for det. Med Oneflow er der ingen grænser. Det bedste er, at afsenderen kan foretage ændringerne med det samme, alt sammen i én kontrakt. Dette er rygraden i, hvordan man underskriver en kontrakt i Oneflow: fleksibilitet og smidighed.
Skriv under, når du er glad
Uanset om du vil underskrive ved at klikke på en knap med teksten “Underskriv nu”, underskrive med en ID-app som BankID eller bruge en håndskrevet underskrift, så har Oneflow styr på det.
Men det er ikke alt. Du kan endda indstille en kronologisk signeringsrækkefølge. Det betyder, at hvis du har flere personer, der skal underskrive, kan du vælge, i hvilken rækkefølge de skal underskrive. Så f.eks. kan den sidste person på listen ikke underskrive kontrakten, før alle andre har gjort det.
Vent på bekræftelsesmailen
Så snart du har underskrevet kontrakten, får både du og den person, der har sendt den ud, en e-mail. I kan også begge downloade kontrakten, så I kan beholde den. Men vi anbefaler at bruge en online arkivløsning.
Du kan gemme alle dine kontrakter sikkert på ét sted, få adgang til dem når som helst med blot et par klik og endda analysere dem for at få indsigt i realtid. Oneflow kommer også med automatiske påmindelser. Så når dine kontrakter skal fornyes, får du en påmindelse.
