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Firma electrónica

Cómo crear una firma online profesional: Una guía completa

Crear una firma online de forma profesional es más fácil de lo que crees. En este artículo, te introduciremos en el mundo de las firmas digitales, repasaremos por qué y cuándo debes utilizar una y, a continuación, te contaremos todo lo que necesitas saber para crear tu propia firma profesional en Internet.

Puede que te preguntes “¿por qué necesito una firma electrónica? Bueno, en esta época de riesgos de seguridad en Internet que pueden poner en peligro tu información personal, es una buena idea tener una identidad digital segura. Una identidad digital no sólo protege tu información, sino que también garantiza que todo el mundo sepa que eres tú -y no un impostor o un pirata informático- quien la proporciona.

Pero antes de llegar a nada de eso…

1. ¿Qué es una firma online?

La firma electrónica cumple la misma función que la firma manuscrita: es simplemente una versión digital. Las firmas manuscritas están siendo sustituidas gradualmente por este nuevo formato electrónico, en todos los aspectos de nuestras vidas.

Así los describe la Comisión Europea:

Al igual que su homóloga manuscrita en el mundo offline, una firma electrónica puede utilizarse, por ejemplo, para indicar electrónicamente que el firmante ha redactado el documento, que está de acuerdo con el contenido del mismo o que estuvo presente como testigo”.

En un mundo digital, en el que la mayoría de los negocios se realizan electrónicamente, no es de extrañar que la necesidad de sistemas de firma digital no haga más que crecer.

Pensamos constantemente en cómo facilitar nuestros procesos de trabajo y agilizar nuestros flujos de trabajo, y esto es exactamente lo que hacen las firmas en línea.

2. ¿Son seguras las firmas online?

Muchas empresas aún no se han pasado a la firma totalmente online. Incluso cuando todos los demás aspectos del negocio se realizan online, se tiende a seguir con la firma húmeda para este último paso, como se menciona en Market & Research.

Esto se debe a que a veces hay desconfianza en esta nueva forma de firmar, e incluso cierto escepticismo sobre su seguridad y legalidad. Es cierto que no todos los generadores de firma tienen las mismas garantías legales, pero en general la firma electrónica es más segura que los métodos tradicionales, ya que es verificable y rastreable. Si tienes dudas sobre la validez de tu firma online, siempre puedes confirmar si estás utilizando un proveedor fiable consultando la normativa estadounidense (ESIGN) o la de la UE (eIDAS) sobre firma electrónica.

Lee también La firma digital: Ventajas y funcionamiento

online signature - signature in browser window - Oneflow

3. ¿Por qué necesitas crear una firma online?

En la era digital actual, es probable que te comuniques con clientes, colegas y amigos por correo electrónico. Si te comunicas sólo con palabras, es importante que des lo mejor de ti. Una firma profesional en línea puede ayudarte a conseguirlo. Piensa en la firma digital como si fuera tu tarjeta de visita online.

Puede utilizarse para mostrar tu nombre, número de teléfono, enlaces a redes sociales y mucho más. Es fácil crear tu propia firma online, y una vez que lo hagas, puedes añadirla a cada correo electrónico que envíes. Tener una firma online te ayudará a dar un tono más profesional a tus correos electrónicos.

4. ¿Cómo diseño una firma online?

Si quieres empezar a utilizar software de contratos, es posible que estés pensando: “¿Tengo que diseñar una firma en línea?”. En pocas palabras: no. Puede que quieras diseñar una firma de correo electrónico llamativa. Pero eso no se aplica a una firma online hecha con un programa de contratos. Esto se debe a que el software de contratos tiende a hacer ese diseño por ti. La mayoría de las plataformas tienen un diseño incorporado, ya sea el típico tipo de letra o algo más llamativo.

Si firmas con software de identificación electrónica o códigos de verificación, ni siquiera tienes que pensar en el diseño de tu firma. El software lo hace todo por ti. Lo mejor es que este tipo de firmas te permiten firmar utilizando tecnología encriptada, manteniendo tus documentos aún más seguros, antes, durante y después de la firma.

5. Cómo crear una firma online

¡Es fácil crear tu propia firma profesional online! Sólo tienes que seguir un proceso de tres pasos:

  1. Elige tu tipo de firma
  2. Selecciona el contenido de tu firma
  3. Añade tu firma a tu cuenta de correo electrónico

Vamos a recorrer cada uno de estos pasos para entender exactamente cómo crear una firma online.

Lee también: ¿Cómo convierto mi firma en una firma digital?

Paso 1: Elige tu tipo de firma

Lo primero que debes hacer es decidir qué tipo de firma vas a utilizar. Hay dos tipos de firma que puedes elegir al crear una firma en línea: Firma estándar o Firma de texto enriquecido. Echemos un vistazo a cada uno de estos tipos de firma y veamos cuál es el adecuado para ti.

Un tipo de firma estándar es una gran opción si quieres mantener las cosas sencillas. Puedes utilizarla para incluir cosas como tu nombre, cargo y dirección de correo electrónico.

Si quieres añadir un poco más de estilo a tu firma online, puedes utilizar una firma de texto enriquecido. Este tipo de firma te permite incluir una amplia gama de contenidos diferentes, como imágenes y gráficos.

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Paso 2 de cómo crear una firma online: Selecciona el contenido de tu firma

Una vez que hayas decidido qué tipo de firma quieres utilizar, es hora de seleccionar el contenido de tu firma. Muchos proveedores de servicios de correo electrónico te permitirán editar tu firma directamente en la sección Configuración de tu navegador o aplicación.

Veamos algunas cosas que puedes incluir en tu firma. Tu nombre y tu cargo son obvios, pero también puedes incluir enlaces a tu LinkedIn, a tu sitio personal o a cualquier otra cosa que te represente profesionalmente.

online signature - Make a signature online using a design tool Handwritten signature on an artboard with typical design tool elements color palette - Oneflow

Paso 3: Añade tu firma online a tu cuenta de correo electrónico

Una vez que hayas creado tu firma, es hora de añadirla a tu cuenta de correo electrónico. Sólo te llevará unos clics. Y, una vez hecho, aparecerá automáticamente al final de cada correo electrónico que envíes. Como por arte de magia, habrás creado una firma profesional.

Read also: How to make a signature online

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