Sopimushallintapalvelut vuonna 2025: Ratkaisut ja hyödyt

Tuore raportti paljastaa, että 78 prosenttia organisaatioista on investoinut jonkin verran sopimusten elinkaaren hallintaan (CLM) viime vuosina. Nämä tiedot korostavat kasvavaa painetta optimoida sopimuksiin liittyviä prosesseja, jos tavoitteena on pysyä kilpailussa mukana.

Kun tarkastellaan kokonaiskuvaa, on helppo ymmärtää, miksi näin tapahtuu. Riitojen ja tarkastusten määrä ja kustannukset kasvavat, ja lait tiukentavat alan sääntöjä ja yksityisyyden suojaa. Samaan aikaan lakitiimit ovat alimitoitettuja. Tällaisessa tilanteessa tehokkuuden parantaminen on ratkaisevan tärkeää, ja sopimushallintapalvelut ja -teknologiat ovat tehokkain keino siihen.

Tässä artikkelissa tarkastellaan sopimushallintapalveluja, selitetään, mitä ne ovat, vertaillaan manuaalisia ja digitaalisia lähestymistapoja ja korostetaan niiden tuomia etuja tämän päivän yrityksille. Tutustumme myös siihen, miten innovatiivinen digitaalinen sopimusalustamme Oneflow auttaa yrityksiä hallinnoimaan sopimuksiaan.

Mitä ovat sopimushallintapalvelut?

Sopimushallintapalvelut ovat työkaluja, joiden avulla voit valvoa sopimuksia koko niiden elinkaaren ajan aina ensimmäisen version luomisesta niiden mahdolliseen uusimiseen tai päättymiseen. Näitä ovat mm:

• Sopimuksen luominen: Mallien, ennalta hyväksyttyjen lausekkeiden ja tekoälytyökalujen käyttö uusien sopimusten luomiseksi nopeasti sekä johdonmukaisuuden varmistamiseksi.
• Strategiset neuvottelut: Reaaliaikaisen yhteistyön ja versionhallinnan optimointi; kaikki osapuolet – sisäiset tiimit tai ulkoiset sidosryhmät – voivat käyttää ja tarkastella samaa sopimusversiota samanaikaisesti.
• Automatisoidut hyväksyntätyönkulut: Käyttämällä ohjelmistoja, jotka tarjoavat oikeudellisesti sitovia sähköisiä allekirjoituksia ja asiakirjojen sinettejä, voit allekirjoittaa sopimukset turvallisesti ilman fyysistä paperityötä.
• Järjestetty säilytys: Keskitetty, haettavissa oleva digitaalinen arkisto kaikille sopimuksille takaa helpon pääsyn tietoihin ja luotettavan tallennuksen.
• Vaatimustenmukaisuuden seuranta: Keskeisten välitavoitteiden ja velvoitteiden (maksupäivät, toimitusaikataulut jne.) seuranta ja automaattiset hälytykset tulevista määräajoista.
• Sopimusten uusiminen: Uusimisprosessin virtaviivaistaminen automaattisilla ilmoituksilla, mukautettavalla kalenterilla ja selkeillä työnkuluilla.

Sopimusten hallinta tehtiin aiemmin manuaalisesti, mikä vaati paljon aikaa ja aiheutti tehottomuutta ja virheitä. Tämä on kuitenkin muuttunut automaation ja digitaalisten sopimusten hallintaratkaisujen ansiosta, jotka nopeuttavat näitä prosesseja merkittävästi.

Miten digitaalinen sopimushallinta siis tarkalleen ottaen toimii? Siihen kuuluu useita vaiheita:

• Laadinta: Mallien, ennalta hyväksyttyjen lausekkeiden ja tekoälytyökalujen avulla luodaan nopeasti uusia sopimuksia ja varmistetaan samalla johdonmukaisuus. Tämän ansiosta sinun ei tarvitse aloittaa jokaista sopimusta tyhjästä – sen sijaan saat luonnoksen valmiiksi täytettynä vakioiduilla lausekkeilla, lakikielellä ja yrityskohtaisilla ehdoilla. Näin varmistetaan johdonmukaisuus kaikissa sopimuksissa, vähennetään virheitä ja parannetaan vaatimustenmukaisuutta.
• Neuvottelut: Optimoi reaaliaikainen yhteistyö ja versionhallinta. Kaikki osapuolet – olivatpa ne sitten sisäisiä tiimejä tai ulkoisia sidosryhmiä – voivat käyttää ja tarkastella samaa sopimusversiota samanaikaisesti. Jokainen muutos, kommentti ja tarkistusehdotus kirjataan. Tämä läpinäkyvyys ei ainoastaan nopeuta työskentelyä vaan myös poistaa sekaannuksia.
• Hyväksyntä: Digitaalisten työnkulkujen (automaattiset reitityssäännöt) ja roolipohjaisten käyttöoikeuksien hyödyntäminen varmistaa, että kaikki tarvittavat hyväksynnät on kerätty. Sopimukset lähetetään automaattisesti asianmukaisille henkilöille tai osastoille tarkistettaviksi ja hyväksyttäviksi ennalta määritettyjen kriteerien perusteella. Mukautettavat hyväksymisketjut varmistavat, että kaikki tarvittavat sidosryhmät lakitiimistä taloushallintoon antavat suostumuksensa tehokkaasti ja vaikuttavasti.
• Toteutus: Ohjelmisto mahdollistaa juridisesti sitovat sähköiset allekirjoitukset ja asiakirjojen sinetit sopimusten allekirjoittamiseksi ilman fyysistä paperityötä. Unohda fyysisten asiakirjojen tulostaminen, postittaminen ja skannaaminen. Sopimusten hallinta-alustan avulla voit lyhentää merkittävästi sopimuksen tekemiseen kuluvaa aikaa ja säilyttää samalla saman juridisen pätevyyden kuin tavallisissa käsin kirjoitetuissa allekirjoituksissa.
• Tallennus: Sopimukset tallennetaan keskitettyyn, haettavissa olevaan digitaaliseen arkistoon, mikä takaa helpon saatavuuden ja luotettavan säilytyksen. Se tarkoittaa kaikkien sopimusten järjestämistä yhteen turvalliseen paikkaan, josta on helppo tehdä hakuja ja jossa varmistetaan tietojen eheys pääsynvalvonnan ja kirjausketjujen avulla.
• Seuranta: Seuraa keskeisiä virstanpylväitä ja velvoitteita automaattisilla hälytyksillä tulevista määräajoista. Voit asettaa automaattisia muistutuksia kriittisistä päivämääristä, kuten päättymis-, uusimis- ja maksupäivistä, sekä seurata suoritusta suhteessa sopimusehtoihin ja tunnistaa mahdolliset vaatimustenmukaisuuteen liittyvät ongelmat.
• Uusiminen: Sopimusten uusimisprosessin automatisointi tapahtuu automaattisilla ilmoituksilla, mukautettavalla kalenterilla ja selkeillä työnkuluilla. Järjestelmä muistuttaa sopimusten tarkastamisista ja -neuvotteluista, tarjoaa selkeät työnkulut uusittujen sopimusten hyväksyntää ja toteuttamista varten ja antaa tietoa sopimusten suorituskyvystä.

Manuaalinen sopimushallinta vs. digitaaliset sopimushallintapalvelut

Seuraavassa taulukossa on yhteenveto manuaalisen ja automatisoidun sopimushallinnan keskeisistä eroista.

Sopimushallintapalvelun tärkeimmät edut

Nykyaikaisen sopimushallintaohjelmiston käyttöönotolla on useita etuja yrityksellesi:

• Lisääntynyt näkyvyys ja valvonta: Kattava, reaaliaikainen yleiskuva kaikista sopimusvelvoitteista, ehdoista ja määräajoista. Tutkimusten mukaan useimmilla toimialoilla sopimusten näkyvyys ja valvonta ovat tärkeimmät syyt siihen, että yritykset investoivat CLM-ohjelmistoihin. Se ei ole yllättävää, sillä huono näkyvyys johtaa hukattuihin mahdollisuuksiin ja sopimusvelvoitteiden rajalliseen ymmärtämiseen.
• Sopimusriskien hallinta: Ennakoiva compliance-seuranta ja standardoidut työnkulut minimoivat vaatimustenvastaisuuksien, viranomaisrangaistusten ja ennakoimattomien vastuiden riskin. Se on erinomainen tapa suojata yrityksesi mahdollisilta juridisilta ja taloudellisilta seurauksilta.
• Kustannusten vähentäminen: Hallinnolliset yleiskustannukset ja manuaalisten toimenpiteiden tarve vähenevät. Edellä mainitsemamme parempi riskien vähentäminen auttaa yrityksiä vähentämään kalliiden oikeusriitojen ja seuraamusten todennäköisyyttä. Huomioitavaa on, että 41 prosenttia lakiosastoista on hiljattain saanut organisaatioltaan toimeksiannon pienentää kustannuksia.
• Parempi tehokkuus: Virtaviivaistetut työnkulut, automatisoidut hyväksynnät ja välitön pääsy sopimustietoihin. Näiden työkalujen avulla voit nopeuttaa sopimussyklejä ja säästää aikaa strategisiin aloitteisiin, mikä johtaa nopeampaan tulonmuodostukseen ja parantaa tuottavuutta eri osastoilla.
• Parempi suhteiden hallinta: Läpinäkyvät ja helposti saatavilla olevat sopimukset luovat luottamusta sidosryhmien välille ja auttavat sinua vahvistamaan suhteita asiakkaisiin, myyjiin ja kumppaneihin. Lisäksi selkeä viestintä ja yhteinen käsitys ehdoista johtavat tuottavampaan ja myönteisempään yhteistyöhön (sekä sisäisesti että ulkoisesti).
• Dataan perustuvat oivallukset: Reaaliaikaiset näkymät ja analyysit tarjoavat arvokasta tietoa sopimusten suorituskyvystä, minkä ansiosta voit tunnistaa suuntauksia, optimoida ehtoja ja tehdä älykkäämpiä ja dataan perustuvia liiketoimintapäätöksiä. Näistä tiedoista voi olla hyötyä strategisessa suunnittelussa ja sopimusten jatkuvassa parantamisessa.

Lue myös: Miten automatisoida HR-sopimukset?

Miksi valita Oneflow sopimushallintapalveluihin?

Oneflow on johtava sopimushallinta-alusta, jonka suunnittelussa on keskitytty turvallisuuteen ja vaatimustenmukaisuuteen ja joka mahdollistaa sopimusten työnkulkujen kokonaisvaltaisen automatisoinnin. Ratkaisumme tarjoaa pääsyn turvallisiin digitaalisiin allekirjoituksiin, joissa on useita juridisesti sitovia sähköisen allekirjoituksen vaihtoehtoja (tekstiviestivarmennus, vahva sähköinen tunnistus jne.) ja päteviä digitaalisia sinettejä. Ratkaisussa on myös joukko tehokkaita, tekoälyä hyödyntäviä sopimusten luontityökaluja, reaaliaikaisia yhteistyöominaisuuksia (mukaan lukien kommentit, muokattavat triggerit ja brändätyt työtilat) sekä allekirjoituksen jälkeisiä toimintoja, kuten tietojen poimintaa ja asiakirjojen linkittämistö, jotka ovat kaikki ratkaisevan tärkeitä tehokkaan sopimusten hallinnan kannalta.

Oneflow on myös erittäin helppo yhdistää muihin työkaluihin, kuten suosittuihin CRM- (HubSpot, Salesforce) ja HRM-järjestelmiin (Teamtailor). Se synkronoi tietoja niiden välillä ja mahdollistaa työnkulun automatisoinnin ja tehokkuuden.

Oneflown ominaisuudet

• Vuorovaikutteinen, tekoälyavusteinen sopimusten luominen ja neuvotteleminen: Luo sopimuksia eri skenaarioita varten mukautettavien mallien avulla. Oneflown tekoäly sopimustyössä auttaa sinua laatimaan, muokkaamaan, tiivistämään ja kääntämään asiakirjoja sekä tarkistamaan niitä sääntöjenmukaisuuteen liittyvien ongelmien ja virheiden varalta. Sopimusten automatisointityökalujen avulla voit arkistoida ja lähettää sopimuksia helposti.
• Reaaliaikainen yhteistyö ja versionhallinta: Nopeuta neuvotteluja tekemällä saumatonta yhteistyötä sisäisten ja ulkoisten sidosryhmien kanssa ja varmistamalla, että kaikki ovat aina samalla sivulla uusimman asiakirjaversion kanssa. Pääset käyttämään sellaisia ominaisuuksia, kuten suojattuja, brändättyjä työtiloja, mukautettavia triggereitä, kommentteja ja kirjausketjuja.

• Turvalliset sähköiset allekirjoitukset pätevillä digitaalisilla sineteillä: Määritä käyttöoikeuksia (kuten muokkaus, katselu jne.) ja hallitse käyttäjärooleja asiakirjojen käytön säätelemiseksi. Käytä TLS 1.2- ja AES 256 -salausta ja kaksivaiheista tunnistamista huippuluokan turvallisuuteen (jos Oneflow ei pysty tunnistamaan allekirjoittajaa, sopimusta ei allekirjoiteta). Suojaa asiakirjasi allekirjoittamisen jälkeen pätevällä sinetillä väärentämisen estämiseksi.
• Integrointi CRM-, HRM- ja muihin liiketoimintajärjestelmiin: Yhdistä Oneflow erilaisiin ratkaisuihin, kuten HRM-järjestelmiin (HiBob, Teamtailor) ja CRM-järjestelmiin (HubSpot, Salesforce, Microsoft Dynamics – lue lisää näistä integraatioista yksityiskohtaisista oppaistamme: Hubspotin sähköiset allekirjoitukset ja Salesforcen sopimushallintaohjelmistot). Synkronoi tietoja järjestelmien välillä optimoidaksesi prosesseja ja nopeuttaaksesi sopimustyötä. Määritä mukautettuja integraatioita Oneflow API:n ja SCIM API:n avulla.

• Näkymä sopimusten suorituskyvyn seurantaa varten: Seuraa keskeisiä indikaattoreita ja sitoutumistietoja (kävijöiden määrä, asiakirjojen avaamisprosentti ja paljon muuta), jotta voit tunnistaa trendejä ja optimoida sopimusstrategioita.
• Automaattiset muistutukset ja vaatimustenmukaisuuden seuranta: Saavuta täydellinen GDPR-vaatimustenmukaisuus. Tietoturva- (ISO 27001), laatu- (ISO 9001) ja ympäristösertifioinnit (ISO 14001) varmistavat, että täytät tiukimmat standardit. Määritä automaattinen tietojen säilyttäminen vaatimustenmukaisuuden varmistamiseksi sopimuksen elinkaaren aikana.
• Keskitetty tietokanta: Säilytä asiakirjat yhdessä paikassa. Käytä suodattimia, tunnisteita, asiakirjarooleja, kalenterinäkymää, jossa on elinkaaren virstanpylväitä, kansioita ja hakutoimintoa tehostaaksesi sopimusten elinkaaren hallintaa.
• Allekirjoitusjärjestys: Ota huomioon esimerkiksi roolit, asiakirjatyypit ja muut tekijät ja mukauta allekirjoitusjärjestys käyttötilanteen mukaan.
• Allekirjoituksen jälkeiset prosessit: Tallenna lähetetyt ja allekirjoitetut juridiset sopimukset (ulkoisilla ja sisäisillä URL-osoitteilla) Oneflowhun, jotta voit luoda oivalluksia ja poimia metatietoja seurantaa varten.

Ottamalla käyttöön Oneflown sopimusten hallintaratkaisut yritykset voivat vähentää merkittävästi hallinnollista taakkaa, nopeuttaa sopimussykliä ja parantaa vaatimustenmukaisuutta. Kaikki tiimit käyttävät alustaamme (myynti, HR, hankinta, lakiasiat jne.), ja se on antanut lukemattomille yrityksille mahdollisuuksia monilla toimialoilla, kuten IT-, konsultointi- ja autoteollisuudessa. Asiakaskuntaamme kuuluu nopeasti kasvavia startup-yrityksiä, pienyrittäjiä, vakiintuneita suuryrityksiä ja kaikkea siltä väliltä.

Kattavien ominaisuuksiemme ja automatisoitujen työnkulkujemme ansiosta Oneflow parantaa sopimusprosessien näkyvyyttä, valvontaa ja tehokkuutta sekä vähentää compliance-riskejä ja edistää vahvempia suhteita. Hyvä esimerkki tästä on yhteistyömme Hedin Bilin kanssa. Tiimi säästää viikoittain kymmenen tuntia, palkkasi yli 3 000 osaajaa ja saavutti positiivisen ROI:n alle kuukaudessa. Hedin Bilin HR Business Partner Elin Skoglundilla oli seuraavaa sanottavaa ratkaisustamme:

Haluatko nähdä samanlaisia tuloksia yrityksessäsi? Rekisteröidy 14 päivän kokeilujaksollemme kokeaksesi Oneflown hyödyt!

Lue myös: Mitä on yrityssopimusten hallinta?

Paranna työnkulkujasi sopimushallintapalveluiden avulla

Sopimushallintapalvelut parantavat tehokkuutta ja antavat sinulle korvaamatonta näkyvyyttä ja valvontaa sopimuksiin liittyviin prosesseihisi.

Hyvä esimerkki tästä on yhteistyömme Knowitin kanssa, joka on johtava eurooppalainen konsulttiyritys, jolla on toimipisteitä kuudessa eri maassa. Ennen Oneflown käyttöönottoa he loivat sopimuksia Wordilla ja lähettivät ne asiakkaille sähköpostitse. Runsaasti ominaisuuksia sisältävä alustamme, joka on täysin integroitu sekä heidän HR- että CRM-järjestelmiinsä, mahdollisti näiden manuaalisten prosessien täydellisen poistamisen ja tarjosi heille täydellisen valvonnan sopimuksiin liittyviin työnkulkuihinsa. Tulos? Allekirjoitusaika lyheni useista päivistä vain yhteen päivään.

Haluatko nähdä samanlaisen tuloksen omassa yrityksessäsi? Aloita sopimushallinnan optimointi jo tänään!