AI in inkoop, het is een gamechanger. Het kan inkopen soepeler en efficiënter maken dan ooit tevoren. Maar het gaat erom hoe je het gebruikt. Dit is hoe en waarom je AI zou moeten gebruiken bij inkoop.
In dit artikel behandelen we:AI
- Waarom zou je AI gebruiken bij inkoop?
- Hoe moet je AI gebruiken bij inkoop?
- Welke AI-tools moet je gebruiken bij inkoop?
- Wat zijn de voordelen van het gebruik van AI bij inkoop?
- Wat zijn de gevolgen van AI voor het bedrijfsleven?
Maar voordat we daarover beginnen..
Wat is AI?
AI staat voor ‘artificial intelligence’, oftewel ‘kunstmatige intelligentie’. Het verwijst naar een reeks computerprogramma’s en software die taken kunnen uitvoeren waarvoor normaal menselijke intelligentie nodig is. In wezen is AI software geprogrammeerd met logische algoritmes die hen het vermogen geven om te “denken” en op de juiste manier te handelen.
AI bestaat al een tijdje, maar het was de lancering van ChatGPT eind 2022 die echt tot de grote doorbraak leidde. We hebben nu waarschijnlijk allemaal wel een paar keer ChatGPT gedaan. Dus of je het nu fascinerend, een beetje angstaanjagend of onverschillig vindt, we kunnen het er allemaal over eens zijn dat we nog maar aan het begin staan van wat AI kan doen, vooral op het gebied van inkoop.
Wat is inkoop?
Inkoop betekent het vinden en kopen van goederen en diensten die je bedrijf nodig heeft. Het omvat een reeks taken, zoals het evalueren van potentiële leveranciers, het onderhandelen over contracten en het bijhouden van prestaties.
Het inkoopproces in B2B begint meestal met het identificeren van de behoeften van de organisatie, zoals, apparatuur of diensten. Zodra er overeenstemming is bereikt over de eisen, evalueert het inkoopteam potentiële leveranciers op basis van factoren zoals kosten, levertijden en betrouwbaarheid. Het team kan offertes aanvragen bij meerdere leveranciers om de best mogelijke prijs te vinden.
Zodra een leverancier is geselecteerd, onderhandelt het inkoopteam over de voorwaarden van het contract, waarin vaak zaken als prijzen, leveringsschema’s en betalingsvoorwaarden zijn opgenomen. Het is belangrijk om op te merken dat het bij het inkoopproces niet alleen gaat om het krijgen van de laagste prijs, maar ook om het vinden van de leverancier die de beste totale waarde voor de organisatie kan bieden.
Nadat het contract is getekend, beheert het inkoopteam de relatie met de leverancier en zorgt ervoor dat deze de goederen of diensten levert zoals afgesproken. Dit omvat het bijhouden van de prestaties van de leverancier, het aanpakken van problemen die zich voordoen en ervoor zorgen dat de leverancier zijn verplichtingen onder het contract nakomt.
Laten we dus eens kijken hoe je AI kunt gebruiken bij inkoop.
Lees ook: De tien stappen voor een succesvolle inkoopstrategie
1. AI in inkoop: waarom zou je het gebruiken?
AI gaat niet alleen over het verwijderen of minimaliseren van administratieve taken. Het gaat over het zo efficiënt mogelijk managen van je werk, evenals het zo sterk mogelijk leveren van je doelstellingen.
Hier zijn enkele belangrijke redenen waarom je AI zou moeten gebruiken bij inkoop:
- Efficiëntie verbeteren – AI kan je helpen bij het beheren van data-invoer en factuurbeheer, taken die tijdrovend kunnen zijn.
- Betere besluitvorming – Als je minder tijd kwijt bent aan administratieve taken, heeft je inkoopteam meer tijd om groot te denken – en strategisch. Met meer tijd om groter te denken, heeft je inkoopteam meer tijd om belangrijke beslissingen te overwegen en zelfs om je inkoopstrategie te bevorderen.
- Verbeterde planning – Met meer tijd in hun werkweek kan je inkoopteam dieper kijken naar de inkoopbehoeften van je organisatie, waar ze staan en hoe ze vooruitgang kunnen boeken.
- Tijd voor schaalvergroting – Als je je bedrijf wilt opschalen, dan is je inkoopteam een essentieel onderdeel van dat proces. Met meer tijd kan je team op zoek gaan naar leveranciers die meer kunnen leveren van wat nodig is, en tegen de best mogelijke prijs.
Dit zijn slechts vier redenen waarom je inkoop in AI zou moeten gebruiken. Maar de mogelijkheden zijn eindeloos. Naarmate AI-technologie evolueert en vordert, zal de rol ervan in AI alleen maar onmisbaarder worden.
2. Hoe moet je AI gebruiken bij inkoop?
We zijn het er allemaal over eens dat AI enorm nuttig kan zijn bij inkoop. Maar wat zijn enkele exacte manieren waarop je het kunt gebruiken?
Hier zijn een paar manieren waarop je AI inkoop kunt gebruiken:
- Analyseer je uitgaven – AI kan je helpen je uitgaven te analyseren om ervoor te zorgen dat ze zo efficiënt mogelijk zijn. Het kan helpen om overbesteding te verminderen, en sommige software kan ook aanbevelingen doen over hoe je je kosten kunt verlagen. Dit is cruciaal in deze moeilijke economische tijden.
- Beheer je contracten op één plek – Getekende contracten moeten typen, scannen, versturen en verwerken is een ingewikkeld proces. Gelukkig kan AI daarbij helpen. Contract management software kan je helpen om al je contracten op één plek te maken, te ondertekenen en op te slaan. Software voor contractmanagement wordt zelfs geleverd met templates, zodat je maar één keer een overzicht hoeft te maken en het vervolgens zo lang kunt gebruiken als nodig is.
- Vraag voorspellen – AI gebruikt data uit het verleden en echte data om te zien hoe de vraag naar producten zal veranderen. Dit kan je helpen bij je planning als een essentieel product waarschijnlijk in prijs zal stijgen.
- De juiste leverancier vinden – AI kan worden gebruikt om leveranciers te evalueren en te rangschikken op basis van criteria zoals prijs, kwaliteit, levertijden en prestatiegeschiedenis.
- Finding the right supplier – AI can be used to evaluate and rank suppliers based on criteria such as price, quality, delivery times, and performance history.
Dit zijn slechts enkele van de manieren waarop je AI kunt gebruiken bij inkoop. Het beste eraan is dat je het kunt afstemmen op de behoeften van je bedrijf.
Lees ook: Top 10 inkoopsoftware die je moet kennen in 2024
3. Welke AI-tools moet je gebruiken bij inkoop?
Oneflow is een alles-in-één contractmanagementtool die met zijn AI Assist-functie in slechts enkele ogenblikken een volledig nieuw contract creëert. Met de live bewerkingsfunctie van Oneflow kun je ook de voorwaarden van een contract live bijwerken terwijl je onderhandelt. Als het gaat om contractonderhandelingen en contractmanagement, is Oneflow een essentieel onderdeel van het inkoopproces.
- Arkestro
Arkestro werkt door AI te gebruiken om gedragstrends in inkoop te voorspellen. Door machine learning te gebruiken om je te helpen de komende trends te zien en dienovereenkomstig te plannen. Door Arkestro in je workflows op te nemen, kun je geld besparen en je concurrentie voorblijven.
- Vendr
Vendr is gespecialiseerd in inkoop voor bedrijven die klaar zijn om te schalen. Vendr wordt geleverd met aanbevelingen op basis van data die je helpen om meteen de juiste tool voor jouw bedrijf te vinden. Het beste is dat Vendr speciaal gericht is op SaaS-bedrijven. Je kunt er dus zeker van zijn dat je schaalt met de juiste software voor jou.
- GEP SMART
GEP SMART is inkoopsoftware die je helpt je uitgaven onder controle te houden door gebruik te maken van echte data over betalingen. En dat niet alleen, het helpt je ook voorspellen hoe je uitgaven in de loop van de tijd zullen veranderen. Het beste is dat GEP SMART volledig cloudgebaseerd is, dus je hoeft je geen zorgen te maken over de extra complicatie van het downloaden van een nieuw stuk software voor je inkoopteam.
- Planergy
Planergy is een alles-in-één platform dat AI in inkoop gebruikt om het hele proces te automatiseren, van het onderhandelen tot en met de betaling. Het geeft realtime inzicht in je uitgaven en geeft zelfs tips om je processen nog efficiënter te maken. Het doel is om verspilling van tijd en middelen onder je inkoopteam te verminderen.
4. Wat zijn de voordelen van het gebruik van AI bij inkoop?
Er zijn zoveel voordelen van het gebruik van AI bij inkoop dat het moeilijk kan zijn om te weten waar je moet beginnen. Dus hier zijn er maar een paar:
- Meer controle over je uitgaven – Door gebruik te maken van de kosten- en trendanalyses die AI met zich meebrengt, heb je volledige controle over je uitgaven. Je kunt zelfs precies zien waar je kunt besparen, iets wat van onschatbare waarde is in deze moeilijke economische tijden.
- Realtime inzichten in trends die specifiek zijn voor jouw bedrijfsbehoeften – Dit is essentieel om te bepalen wat je moet kopen en wanneer. Als je kunt zien dat een belangrijk product in prijs gaat stijgen, dan kun je er meer van kopen. En als iets op het punt staat in prijs te dalen, dan kun je wachten met het kopen ervan in groothandelshoeveelheden totdat dat gebeurt.
- Soepelere, snellere inkoopprocessen – Maar al te vaak verzandt het inkoopproces in schijnbaar eindeloos papierwerk. AI gebruiken bij inkoop verandert dat. Je kunt onderhandelen, contracten opstellen, ze laten ondertekenen en zelfs je facturen betalen in slechts een paar klikken, waardoor je meer tijd overhoudt om verder te bouwen aan je inkoopstrategie.
- Al je inkoopmaterialen op één plek – In plaats van te moeten graven in archiefkasten of een volgepropte Google Workspace, kun je al je dossiers, contracten en documenten op één plek bewaren. Dit maakt het makkelijker dan ooit om volledige controle te houden over je proces.
5. Wat zijn de gevolgen van AI voor bedrijven?
Zoals we al hebben gezien bij het gebruik in tools zoals Salesforce, kan AI een krachtige impact hebben op het bedrijfsleven. Hier zijn slechts drie gemakkelijk tastbare zakelijke voordelen van AI in inkoop:
- Minder administratietijd, meer winst – Doordat je minder tijd kwijt bent aan archiveren, controleren en andere algemene administratieve taken, kan je inkoopteam meer tijd besteden aan datgene waar ze goed in zijn: de best mogelijke deal krijgen voor je essentiële benodigdheden. Meer tijd om te onderhandelen kan betekenen dat je team uiteindelijk een betere prijs krijgt, wat op de lange termijn meer winst betekent.
- Betere klantenbinding – Doordat je sneller kunt inkopen, kun je de concurrentie voorblijven. Daardoor kun je klanten aan je binden die willen zien dat je voorop loopt met de service die je levert. En doordat je meer tijd hebt om te onderhandelen over je deals, kun je een concurrerende prijs blijven bieden, wat essentieel is in deze tijden.
- Meer tijd voor creatief denken – Inkoopafdelingen over de hele linie moeten wennen aan meer doen met minder. Dus als je minder tijd kwijt bent aan administratie, kan je team deze extra tijd gebruiken om nieuwe en innovatieve manieren te vinden om hun budget te maximaliseren.
Lees ook: Een complete gids voor inkoop voor 2024
De belangrijkste conclusies
AI in inkoop is een gamechanger. Het stelt inkoopafdelingen in staat om te onderhandelen en te tekenen voor leveringen als nooit tevoren, of het nu gaat om fysieke benodigdheden of software. We staan nog maar aan het begin van de potentiële rol van AI bij inkoop.
Maar je kunt het nu al gebruiken om uitgaven te analyseren, de vraag te voorspellen en je facturen te verwerken, om maar een paar toepassingen te noemen. AI kan ook realtime inzicht geven in hoe je inkoopt, wat je uitgeeft en hoe je je kosten kunt verlagen.
De toepassingen en voordelen van AI bij inkoop zijn talrijk. En het begint allemaal met het vinden van de juiste AI-gebaseerde inkoopsoftware voor jou en de zakelijke behoeften van je organisatie.
