E-handtekeningen kunnen een ongelooflijk effectieve tool zijn voor het optimaliseren van bedrijfsactiviteiten, omdat ze veel handiger zijn dan traditionele contracten – onze data toont aan dat bijna 70% van de ondervraagde bedrijven elektronische handtekeningen beschouwen als het belangrijkste onderdeel van toekomstige contracten. Deze oplossing maakt dingen sneller en gemakkelijker.

Deze data laten zien dat goede software voor contractmanagement tegenwoordig een must is. Drie merken die ik in dit verband vaak zie zijn Docusign, SignNow en Oneflow. In dit vergelijkende stuk over Docusign vs. SignNow vs. Oneflow introduceer en vergelijk ik deze populaire tools voor elektronische handtekeningen, waarbij ik kijk naar hun features, use cases, compliance en prijsopties.

Zie ook: De 20 beste Docusign alternatieven die je moet kennen

Bedrijfsprofiel en geschiedenis

Docusign

Het in San Francisco gevestigde Docusign is een van de bekendste bedrijven voor e-handtekeningen ter wereld. Het werd in 2003 opgericht door Tom Gonser, Eric Ranft en Court Lorenzini. Het bedrijf groeide in de loop der jaren exponentieel en nam verschillende andere bedrijven over, zoals SpringCM (2018), Seal Software (2020) en Clause (2021). Docusign richt zich niet op een specifieke industrie en biedt Intelligent Agreement Management (IAM) diensten naast zijn belangrijkste e-handtekening product. In januari 2024 had het meer dan 1,5 miljoen klanten en meer dan een miljard gebruikers in meer dan 180 landen.

SignNow

SignNow is een andere oplossing voor elektronische handtekeningen uit Californië. Het bedrijf werd in 2011 opgericht door Andrew Ellis en Chris Hawkins en won al snel aan populariteit. In tegenstelling tot Docusign groeide SignNow echter niet uit tot een organisatie die andere entiteiten overneemt – in plaats daarvan werd het overgenomen door anderen. In 2013 verkochten de eigenaren het bedrijf aan Barracuda Networks en vier jaar later kocht PDFfiller het. Op dit moment is het eigendom van een wereldwijd documentworkflowbedrijf genaamd airSlate. De software heeft meer dan 20 miljoen gebruikers over de hele wereld.

Oneflow

Oneflow is een digitaal contractautomatiserings- en documentmanagementsysteem dat wordt aangedreven door AI. Het heeft als missie gebruikers één tool te geven om het hele contractproces te optimaliseren, van pre-sign en ondertekening tot post-sign, en bedrijven te helpen volledig geautomatiseerde contractworkflows te realiseren. Het laat je contracten maken, ondertekenen en beheren op één plek en integreert naadloos met bestaande tools zoals CRM, ATS en andere bedrijfssystemen.

Het bedrijf werd in 2010 opgericht door Anders Hamnes, Kalle Moodh en Fredrik Rinman, ging in april 2022 naar de beurs en is sindsdien een van de snelst groeiende openbare SaaS. In augustus 2024 bereikte het een indrukwekkende ARR van MSEK 153,9 en heeft het momenteel honderden tevreden klanten in meer dan 34 landen.

Gebruikersinterface en gebruiksgemak

De interface is een cruciale factor die van invloed is op de efficiëntie van het team en de acceptatie van het platform. Gelukkig bieden alle drie de tools die in dit artikel worden vergeleken een solide, intuïtieve interface en over het algemeen een goede UX (gebruikerservaring). Geen van de gebruikersbeoordelingen op G2 (Docusign, SignNow en Oneflow) noemt problemen die direct verbonden zijn met de interface, leercurve of leesbaarheid. Bovendien is “Gebruiksgemak” in alle drie de gevallen het meest genoemde voordeel.

Beheer van documentworkflows

Docusign

Docusign biedt de volgende mogelijkheden:

• E-handtekening – Onderteken overeenkomsten elektronisch met behulp van een responsief, juridisch bindend digitaal handtekeningensysteem, aangepaste branding, workflow routing en herbruikbare templates die veldplaatsing en tags besparen.
• Webformulieren – Leg data vast van ingevulde formulieren en externe systemen om formulieren automatisch te vullen met inhoud en het proces van het ondertekenen van overeenkomsten te stroomlijnen.
• Contract lifecycle management – Automatiseer de contract management processen en compliance met behulp van templates, formulieren die automatisch worden ingevuld, voorwaardelijke regels en een bibliotheek met vooraf goedgekeurde clausules die vooraf zijn gedefinieerd door jouw juridische team.
• Elektronische notarisatie – Notariseer documenten met e-handtekeningen en de hulp van je vertrouwde notarissen (gebruikers kunnen ook notarissen die ze niet kennen verifiëren met digitale certificaten van Docusign) en veilige identiteitsbewijzen (verificatie van foto-ID, authenticatie op basis van kennis, enz.)
• Documenten maken – Genereer en wijzig templates voor verschillende overeenkomsten om het maken van documenten te stroomlijnen en te versnellen en de nauwkeurigheid en naleving te verbeteren. Deze templates kunnen complexe logica bevatten, zodat je niet beperkt bent tot ongecompliceerde documenten.
• Docusign AI – Genereer samenvattingen van overeenkomsten, extraheer data, beheer verplichtingen en beoordeel risico’s met de kracht van AI.
• Identificatie – Identiteit bewijzen en gebruikers verifiëren met behulp van native features van Docusign (persoonlijke vragen, bankgebaseerde ID, aanwezigheidsdetectie met biometrische controles of video selfies) of geïntegreerde software van derden.
• Identificatie – Identiteit bewijzen en gebruikers verifiëren met behulp van native features van Docusign (persoonlijke vragen, bankgebaseerde ID, aanwezigheidsdetectie met biometrische controles of video selfies) of geïntegreerde software van derden.

Zie ook: Oneflow vs Docusign

SignNow

De basis features van SignNow zien er als volgt uit:

• E-handtekening – Onderteken documenten en verzamel online goedkeuringen. Volg de ondertekeningsstatus, gebruik aangepaste huisstijl, sta het doorsturen van handtekeningen toe en configureer herinneringen en vervaldata. Je kunt documenten ook in bulk via e-mail versturen.
• Documenten en templates – Maak templates voor veelgebruikte documenten en importeer bestanden vanuit Microsoft Word om het genereren van documenten te versnellen en versimpelen. Hernoem documenten door een nieuwe naam toe te voegen aan de ondertekeningslink.
• Invulbare velden – Voeg selectievakjes en tekstvelden toe met drag-and-drop en slimme velden om templates om te zetten in invulbare formulieren. Gebruik magische velden om je gebruikers door het document te leiden. Voer eenvoudige berekeningen direct in het formulier uit.
• Teamsamenwerking – Stel teams en organisaties in en maak gedeelde documentmappen en documentgroepen verbonden aan specifieke templates. Traceer documenten en beheer hun eigenaarschap. Bewaak de statistieken van gebruikersactiviteiten vanaf een dashboard (aantal verzonden en voltooide documenten, gemiddelde tijd besteed aan voltooiing, enz.)
• Documentbeveiliging en -verificatie – Authenticeer gebruikers via telefoongesprekken, stel verificatie met twee factoren in (telefoongesprek, wachtwoord, sms of TouchID op iOS-apparaten) en wijs wachtwoorden en unieke ID’s toe aan documenten.
• Mobiele toepassingen – Verzamel handtekeningen en onderteken bestanden altijd en overal met mobiele apps voor iOS en Android (hoewel er features verschillen tussen besturingssystemen – Kiosk Mode is bijvoorbeeld alleen beschikbaar op iPhones en iPads).
• Accountbeheer – Controleer activiteit en maak en beheer accounts, instellingen en organisaties met behulp van een superbeheerdersfunctie en console. Je kunt ook een handelaarsaccount toevoegen om betalingen en ingevulde bestanden te verwerken.

Zie ook: Oneflow vs SignNow

Oneflow

Dit is wat Oneflow te bieden heeft:

• Oneflow AI – Analyseer gebruikspatronen en contracten om inzichten te onthullen en menselijke fouten te identificeren en te verwijderen. Importeer bestaande overeenkomsten in Oneflow en bekijk ze (een voor een of in bulk) om aanbevelingen te ontvangen en naleving te garanderen. Zoek direct naar informatie in al jouw contracten.
• Dynamische templates – Toegang tot een bibliotheek met aanpasbare templates voor contracten om binnen enkele minuten elke overeenkomst te maken die je nodig hebt. Met Oneflow kun je ook templates maken en deze delen met wie je maar wilt, zelfs in een andere workspace. Het platform ondersteunt ook het maken van uitnodigingen/notificatie bericht templates.
• E-handtekeningen – Onderteken documenten met verschillende methoden (elektronische identificatie, standaard e-handtekening, SMS-verificatie, handgeschreven handtekening). Oneflow handtekeningen zijn juridisch bindend en kunnen worden gebruikt voor allerlei soorten documenten (arbeidscontracten, juridische overeenkomsten, contracten met je partners en klanten enz.)
• Traceren – Met Oneflow kun je interne en externe workflows instellen voor goedkeuringen voor respectievelijk de stappen vóór ondertekening en de fasen van het ondertekeningsproces. Je krijgt een melding wanneer iemand een contract opent en weet hoe vaak ze het hebben bekeken, met datums en tijden (waardoor je kunt zien wanneer iemand aanvullende vragen heeft of nog een gesprek nodig heeft).
• Workspaces en samenwerking – Creëer workspaces met een eigen merk die een afspiegeling zijn van jouw bedrijf en workflows om jouw contracten en templates te organiseren. Schrijf commentaren (gedeeld door teamleden), krijg toegang tot controleproeven en maak, upload en deel zelfs video- en schermopnamen. Verberg specifieke secties op basis van vooraf gedefinieerde regels en triggers.
• Contract management – Importeer contactpersonen in Oneflow, maak groepen aan en gebruik geavanceerde filters en tags om gemakkelijk specifieke gebruikers te vinden. Maak aangepaste workspaces en stel daarin mappen in. Aangepaste workspaces en beheerdersrollen instellen. Configureer levenscyclusmeldingen en aangepaste herinneringen.
• Analyse – Houd contract-gerelateerde KPI’s en data over betrokkenheid (bezoekers, aantal opens etc.) bij op een dashboard.

Alle drie de platforms bieden vergelijkbare essentiële features zoals e-handtekeningen, het genereren van documenten met templates en het automatisch invullen van formulieren, solide beveiliging en identiteitscontrole. Docusign biedt ook krachtige features voor elektronische notarisatie en enkele AI-verbeteringen. Oneflow tilt contractautomatisering naar een hoger niveau met behulp van AI tools waarmee je niet alleen contracten kunt analyseren en beoordelen, maar die je ook helpen bij het schrijven van contracten.

Integraties en koppelingen

Integraties zijn altijd een belangrijke overweging – geen enkele oplossing werkt geïsoleerd, en dit geldt ook voor software voor e-handtekeningen en documentbeheer. Alle drie de platforms bieden API’s en goede integratiemogelijkheden:

• Docusign verbindt met 900 tools en systemen, waaronder Salesforce, Zoom, Microsoft software (Word. SharePoint, Dynamics), SAP, Stripe enz.
• SignNow heeft een kleinere lijst met integraties, maar heeft nog steeds meer dan 250 opties. Enkele opvallende voorbeelden zijn Microsoft 365, Salesforce, Google Workspace en Zapier.
• Oneflow heeft ook een uitgebreide catalogus met mogelijke integraties, waaronder populaire oplossingen zoals Salesforce, Hubspot, Microsoft Dynamics, Google Workspace, Zapier en Slack.

Compliance en rechtsgeldigheid

E-handtekeningen zijn alleen zo nuttig als ze juridisch bindend zijn. Deze methode voor het ondertekenen van contracten is nog relatief nieuw en wordt nog niet door iedereen vertrouwd zoals een standaard handgeschreven handtekening – risicomanagement van digitale handtekeningen is een onderwerp dat voortdurend aan de orde is.

Naleving van verschillende wereldwijde voorschriften en normen, zoals HIPAA (Amerikaanse Health Insurance Portability and Accountability Act), SOC 2 (een wereldwijd erkende beveiligingsaudit) en GDPR (Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming), is daarom van cruciaal belang. Gelukkig leveren Oneflow, SignNow en Docusign op dit gebied.

• De e-handtekening vanDocusign is wettelijk bindend en voldoet aan HIPAA, SOC 2 Type II, GDPR, ESIGN en UETA. Het bedrijf heeft ook het ISO 27001 certificaat.
• SignNow is ook wettelijk bindend en voldoet aan GDPR, 21 CFR Part 11, HIPAA, ESIGN, UETA, Soc 2 Type II, PCI DSS en CCPA.
• Oneflow is juridisch bindend en voldoet aan de GDPR, UK GDPR en CCPA. Het bedrijf is ook ISO 27001 gecertificeerd.

Klantenondersteuning en succes

Docusign

Gebruikers van Docusign hebben toegang tot een leergedeelte met tutorials en een enigszins eenvoudige lijst met oplossingen voor veelvoorkomende problemen. De gemeenschap rond de tool is behoorlijk actief – veel vragen worden binnen enkele minuten beantwoord. Je kunt een case openen op de website en de hoogste abonnementsklasse biedt 24/7 ondersteuning.

SignNow

SignNow biedt een gedetailleerd helpcentrum, een pagina met veelgestelde vragen en een trainingsacademie. Je kunt contact opnemen met het bedrijf via live ondersteuningschat of e-mail. Er is ook een community sectie, maar die lijkt niet erg actief (de nieuwste onderwerpen zijn meer dan een jaar oud). Er is geen informatie over de beschikbaarheid of responstijd van het supportteam.

Oneflow

De website van Oneflow heeft een FAQ en een “Academy & Onboarding” sectie. De speciale supportpagina biedt oplossingen voor veelvoorkomende problemen en je kunt een ticket indienen of een e-mail schrijven. Chat en telefonische ondersteuning (tijdens kantooruren) zijn beschikbaar voor sommige abonnementsklassen (chat voor alle opties behalve het Free plan, telefoon alleen voor Business en Enterprise).

Een ding dat het vermelden waard is, is dat Oneflow de enige tool van de drie is die direct wordt geprezen voor zijn hoogwaardige klantenservice.

Branchespecifieke oplossingen

Docusign

Naast de hoofdproducten (e-handtekening en IAM Core) verkoopt Docusign zogenaamde “IAM-applicaties”, verzamelingen van kernmogelijkheden die zijn ontworpen voor specifieke bedrijfsscenario’s of industrieën. Ze hebben veel van deze toepassingen (IAM for Sales, IAM for Customer Experience (CX), IAM for Procurement, IAM for Legal, IAM for Human Resources en nog veel meer), en elke toepassing biedt een iets andere set features.

Ze richten zich meer op één use case dan anders, en dat is vastgoed. In de prijstabel staat alleen het e-handtekeningen vastgoedpakket. Het biedt features zoals enveloppen (digitale containers voor overeenkomsten), toegang tot formulieren van de Real Estate Association, Strikethrough, Transactions workspace en meer.

SignNow

SignNow biedt geen gespecialiseerde producten of pakketten, maar komt wel tegemoet aan de behoeften van verschillende industrieën en teams, zoals HR, sales, juridisch, financiën, enz.

Oneflow

Oneflow kan worden gebruikt voor elke industrie op afdelingen zoals HR, inkoop en IT&Ops. Het richt zich ook op het vergemakkelijken van sales en biedt tal van gespecialiseerde features voor salesteams, zoals:

• Producttabellen – Werk samen met jouw salesteam aan verkoopmateriaal (producttabellen, demovideo’s, testimonials etc.) en neem deze direct op in contracten.
• CRM-synchronisatie – Maak, beheer en verstuur Oneflow overeenkomsten rechtstreeks vanuit je CRM-systeem, zoals Salesforce, Hubspot, Dynamics en anders.
• Commentaren – Voorkom dat je contracten moet herschrijven. Geef gewoon commentaar en onderhandel binnen de overeenkomst (je kunt deze zelfs na verzending nog bewerken) en onderteken deze dan. De meest recente versie van het contract is altijd zichtbaar voor de tegenpartij.
• Herinneringen en archivering – Stel levenscyclusherinneringen in om ervoor te zorgen dat je nooit een deadline mist. Gebruik kalenderweergave, globaal zoeken met filters, mappen en automatisch opslaan om jouw werk en contracten te organiseren.

Prijs-kwaliteitverhoudin

Docusign

Bij Docusign kun je de service voor e-handtekeningen/e-handtekeningen in onroerend goed, de Developer API of het volledige IAM-systeem kopen. De prijsopties voor de e-handtekening zijn als volgt (de prijzen zijn met jaarlijkse facturering):

• Persoonlijk – $10/maand. Met dit plan kun je maandelijks maximaal vijf overeenkomsten ter ondertekening versturen en heb je toegang tot integraties en templates.
• Standaard – $25/maand/gebruiker. Dit plan biedt toegang tot interactieve tools en de features die in het vorige plan werden aangeboden. Het is een goede optie voor kleine en middelgrote teams.
• Business Pro – $40/maand/gebruiker. Het biedt geavanceerde features en automatisering (bulkverzending van overeenkomsten, gebruik van voorwaardelijke logica, automatische berekening in formules enz.) Het is een solide keuze voor groeiende bedrijven.
• Uitgebreide plannen – Je kunt het platform uitbreiden en aanpassen. Deze optie is vooral voor grote bedrijven en de prijs verschilt per geval.

SignNow

SignNow heeft de volgende prijsplannen (met jaarlijkse facturering):

• Zakelijk – $8/gebruiker/maand. Dit plan is een goede keuze voor kleine bedrijven. Hiermee kun je documenten ter ondertekening versturen en heb je toegang tot basisfunctionaliteit voor invulbare velden, onbeperkte templates, een mobiele app en integratie met cloudopslag.
• Business Premium – $15/gebruiker/maand. Dit is een solide optie voor middelgrote en groeiende bedrijven. Naast features uit het vorige plan, geeft dit plan toegang tot herinneringen en meldingen, bulkverzending, ondertekeningskoppelingen, documentgroepen en betalingsverzoeken.
• Enterprise – $30/gebruiker/maand. Dit plan is voor grote bedrijven en biedt toegang tot geavanceerde bescherming tegen bedreigingen, bijlagen voor ondertekenaars, voorwaardelijke documenten, slimme invulbare velden en de features die worden aangeboden in het Business Premium-plan.
• Site License – met een ander tarief, $1,50/uitnodiging voor handtekeningen, biedt dit plan een grote prijsflexibiliteit, onbeperkte aanvragen voor handtekeningen en gebruikers, en de best mogelijke functieset, inclusief volledige API-toegang, CRM/ERP-integratie en industriespecifieke compliance.

Oneflow

Oneflow biedt vier prijsopties (de onderstaande prijzen zijn voor jaarlijkse facturering):

• Gratis – Het bevat toegang tot PDF contracten, comments, Audittrail en features voor data portabiliteit en dashboards.
• Essentieel – $17/gebruiker/maand. Dit plan is perfect voor kleine en middelgrote bedrijven die niet met PDF-bestanden willen werken. Het biedt extra features zoals digitale contracten, templates, inzichten, een kalender en een standaardset integraties.
• Zakelijk – $45/gebruiker/maand. Dit plan is perfect voor de meeste groeiende bedrijven. Het geeft toegang tot tags, datavelden, levenscyclus, dataretentie en premium integratieopties.
• Enterprise – Aangepaste prijzen. Dit is de beste optie voor grote bedrijven. Het biedt gedeelde templates, groepen, single sign-on, SCIM API en Business Plan features.

Oneflow is de enige oplossing met een gratis plan dat geen proefperiode is. Het biedt zeer concurrerende prijzen in verschillende valuta, en het is de enige tool die niet wordt bekritiseerd voor de prijzen in beoordelingen op G2. De prijs is een probleem voor zowel SignNow als Docusign, maar vooral voor de laatste – gebruikers bekritiseren het vaak omdat het erg duur is (het is de grootste tekortkoming van de oplossing, volgens meer dan 100 beoordelingen).

Docusign vs SignNow vs Oneflow vergelijkingstabel

*Alleen beschikbaar als uitbreiding na contact met sales.

**Alleen beschikbaar als betaalde uitbreiding in het sitelicentieplan.

Conclusie

Elk van de tools die ik in dit artikel heb geanalyseerd, heeft zijn verdiensten. Docusign is een veelzijdige oplossing die pakketten biedt voor verschillende industrieën en behoeften. Het is ook een groot, wereldwijd erkend merk, wat niet zonder waarde is. Helaas komen deze voordelen met een behoorlijk hoog prijskaartje. SignNow is een goede middenweg – het is niet zo duur als Docusign, maar het doet nog steeds zijn werk en past in veel scenario’s.

Als je echter op zoek bent naar de meest veelzijdige optie die kwaliteit en betaalbaarheid combineert, moet je onze Oneflow proberen. Het is een krachtige, AI-ondersteunde oplossing die je helpt het hele proces van het ondertekenen van contracten te optimaliseren – van het opstellen van de overeenkomst tot het ondertekenen ervan. Het is gemakkelijk te gebruiken, biedt een uitgebreide set features en neemt beveiliging en compliance serieus. Het is ook veel scherper geprijsd (en heeft een gratis variant!).
Geïnteresseerd? Probeer Oneflow nu uit!

FAQs

Wat is beter, DocuSign of SignNow?

Zowel Docusign als SignNow hebben goede scores op G2, hoewel de score van de laatste iets hoger is (4,6 vergeleken met de 4,5 van Docusign).

Is er een beter alternatief voor DocuSign?

Ja, afhankelijk van jouw behoeften. De AI tools van Oneflow maken het een overtuigend alternatief, en dankzij de stroomlijning van het sales proces en de CRM integratie is het ook een goede optie voor e-commerce bedrijven.

Wat zijn de nadelen van DocuSign?

De prijs, problemen met handtekeningen, slechte klantenondersteuning en beperkte aanpassingsmogelijkheden zijn de nadelen die gebruikers het vaakst noemen op G2.

Waar wordt SignNow voor gebruikt?

Met SignNow kunnen particulieren en bedrijven documenten ondertekenen en beheren vanaf elke computer of mobiel apparaat.

Disclaimer:
Alle informatie op deze pagina is afkomstig van openbaar beschikbare bronnen zoals G2, Capterra en andere software listingsites. Oneflow controleert de nauwkeurigheid, volledigheid of actualiteit van deze informatie niet.Dienovereenkomstig aanvaardt Oneflow geen verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid voor eventuele onnauwkeurigheden, fouten of weglatingen in de inhoud, noch voor acties die worden ondernomen op basis van dergelijke informatie. Gebruikers wordt geadviseerd om alle informatie onafhankelijk te verifiëren voordat ze beslissingen nemen op basis van deze informatie.