Kontraktautomatisering er ved at blive en vigtig del af forretningen, især nu hvor vi er på vej ind i en recession. Men hvad er det? Hvordan fungerer det? Og hvordan kan det hjælpe dig? Det er blot nogle af de mest almindelige spørgsmål om kontraktautomatisering.
Så vi er her for at hjælpe. I denne guide gennemgår vi:
Hvad er kontraktautomatisering?
Brug for en hurtig gennemgang? Her er det grundlæggende i kontraktautomatisering?
Hvordan fungerer kontraktautomatisering?
Hvad er fordelene ved kontraktautomatisering?
Hvordan kan det hjælpe din virksomhed?
Kan det hjælpe både B2B- og B2C-virksomheder?
Oneflow: Kontraktautomatisering gjort enkel – for alle brancher
Hvordan vælger du den rigtige software til kontraktstyring?
Hvad er kontraktautomatisering?
Kontraktautomatisering betyder, at software bruges til automatisk at overvåge hele en kontrakts livscyklus – fra oprettelse til fornyelse. Men kontraktautomatisering er ikke kun for salg. Jura, HR og endda marketing kan alle drage fordel af det.
Når alt kommer til alt, bruger amerikanske kontorer alene 12,1 billioner ark papir om året, hvoraf de fleste alligevel er forældede inden for et par måneder. Det er dårligt for en virksomheds regnskaber og for planeten.
Men bare rolig, kontraktautomatisering behøver ikke at ske gennem en kompleks serie af integrationer, der tager en masse tid og ressourcer at sætte op og teste. Det hele kan klares med en god software til kontraktstyring.
Læs også her: Alt hvad du behøver at vide om Oneflow elektroniske signaturer og eIDAS-forordningen
Brug for en hurtig gennemgang? Her er det grundlæggende i kontraktautomatisering
Der er ingen tvivl om det. Det grundlæggende i kontraktautomatisering er god software til kontraktstyring. Men hvad skal du kigge efter i software til kontraktstyring?
- Opret – Et godt kontraktstyringsprogram giver dig mulighed for at generere kontrakter med et par klik. Hvis du allerede har lavet skabeloner og er klar til at gå i gang, kan du sende en kontrakt på få sekunder.
- Samarbejde – Hvis du kan redigere live eller få flere personer til at se på kontrakten på én gang, så er det software til kontraktstyring med samarbejde.
- Underskriv – Hvis der er flere underskriftsmuligheder, vil der sandsynligvis være en måde at underskrive på, som passer til din kunde. Uanset om det er en bekræftelseskode, BankID eller en håndskrevet underskriftsfunktion. Endnu bedre er det, hvis det kommer med en kronologisk underskriftsrækkefølge, så du kan sikre, at interessenter underskriver en given kontrakt i en bestemt rækkefølge.
- Administrer – Hvis en kontraktstyringsplatform har ekstra sikre funktioner som f.eks. godkendt adgang, er den en sikker erstatning for PDF’er og papir. Endnu bedre er det, at god software til kontraktstyring automatisk giver dig besked, når en kontrakt skal fornyes, så du virkelig kan komme i gang.
- Analyser – Fjern gætteriet med software til kontraktstyring, der giver dig indsigt i realtid i, hvem der åbner og interagerer med dine kontrakter. Når alt kommer til alt, bør kontraktautomatisering give dig ansvaret.
- Integrer – Vi har sagt det før, og vi siger det igen: Indbyggede integrationer er en vigtig del af enhver kontraktstyringssoftware, der skal hjælpe din virksomhed med at udnytte sit fulde potentiale.
Hvis du er ny inden for kontraktautomatisering, eller hvis du overvejer at gøre mere brug af det, så er disse 7 tips et godt udgangspunkt.
Hvordan fungerer kontraktautomatisering?
Automatiserede kontraktstyringssystemer tilbyder flere nøglefunktioner, der kan hjælpe organisationer med at strømline processer og mindske risici. Lad os se nærmere på nogle af disse funktioner:
Centralt opbevaringssted
En af de vigtigste fordele ved automatiseret kontraktstyring er muligheden for at gemme alle kontrakter i et centralt arkiv, hvilket sikrer, at de er let tilgængelige, organiserede og søgbare.
Smarte kontraktskabeloner
Automatiserede kontraktstyringssystemer tilbyder smarte kontraktskabeloner, der hjælper virksomheder med at oprette kontrakter hurtigt og effektivt. Smarte skabeloner kan også reducere risikoen for fejl og uoverensstemmelser i kontraktsproget.
Automatiserede workflows og godkendelser
Automatiserede kontraktstyringssystemer kan strømline de arbejdsgange, der er forbundet med kontraktstyring, fra anmodning om godkendelser til underretning af relevante parter om kontraktændringer. Det kan hjælpe organisationer med at administrere kontrakter mere effektivt og reducere manuelle fejl.
Avanceret søgning og rapportering
Automatiserede kontraktstyringssystemer tilbyder avancerede søge- og rapporteringsfunktioner, der gør det muligt for virksomheder hurtigt og nemt at finde specifikke kontrakter, vilkår og klausuler. Det kan hjælpe organisationer med at holde styr på kontraktlige forpligtelser og reducere risikoen for juridiske tvister.
Integration med andre forretningsværktøjer
Automatiserede kontraktstyringssystemer kan integreres med andre forretningsværktøjer, f.eks. CRM-systemer, projektstyringsværktøjer og applikationer til e-signatur. Det kan hjælpe virksomheder med at forbedre workflows og reducere risikoen for fejl.
Læs også her: Top 7 risici ved ikke at bruge elektroniske signaturer
Hvad er fordelene ved kontraktautomatisering?
Der er mange fordele ved at automatisere kontrakter, både for dig selv og din virksomhed. En af de største er måske, at det kan forkorte din underskriftstid. Takket være indbyggede integrationer og ved at have alle dine kontrakter samlet ét sted behøver du ikke længere at bruge tid på endeløse papirgange.
Vi har alle mistet et ret vigtigt dokument på et eller andet tidspunkt i vores liv. Men god software til kontraktstyring kan sikre, at det øjeblik med ren panik ikke sker igen.
Automatisering af kontrakter giver dig kontrol. Du kan gemme alle dine dokumenter på ét sikkert sted. Takket være integrationer kan de også automatisk gemmes andre steder. Hvis du bruger et stort CRM-system som Salesforce eller HubSpot, bør en god software til kontraktstyring komme med en indbygget integration som standard.
Men kontraktautomatisering har også andre fordele end salg. Hvis du f.eks. arbejder i HR, kan du oprette og sende en ansættelseskontrakt på få sekunder. Så hvis du befinder dig i et kapløb om at sikre dig den perfekte kandidat, kan kontraktautomatisering give dig et forspring.
Hvis du arbejder med indkøb, kan det at være i stand til hurtigt at sikre en god pris hjælpe dig med at holde omkostningerne nede og få det, du har brug for, hurtigere. Uanset hvilken afdeling du arbejder i, hjælper kontraktautomatisering dig med at arbejde hurtigere og mere effektivt.
Hvordan kan det hjælpe din virksomhed?
Men kontraktautomatisering hjælper ikke kun dig, det kan også hjælpe din virksomhed med at vokse, hvilket er særligt vigtigt for SMV’er og vækstvirksomheder. Ved at skære ned på langvarige kontraktprocesser og eliminere behovet for store mængder papir og PDF-redigeringer.
Det kan også reducere arbejdsbyrden for dit juridiske team. Hvis dine juridiske eksperter blot kan oprette skabeloner, kan resten af virksomheden arbejde ud fra dem. Det sparer juristerne for mange timers arbejde med at gennemgå kontrakt efter kontrakt og tjekke hver eneste paragraf. Det betyder også, at det reducerer risikoen for, at menneskelige fejl påvirker dine kontrakter.
Kontraktautomatisering kan også hjælpe med at forbedre dine arbejdsgange ved at fjerne mange af de papir/PDF-relaterede flaskehalse. Og hvis dine sælgere kan se, hvem der har åbnet og kigget på en kontrakt, kan du endda skære ned på den tid, det tager at kontakte potentielle kunder, når de når slutningen af salgstragten.
Kort sagt kan kontraktautomatisering hjælpe dig i hele din virksomhed ved at spare tid og penge og forbedre effektiviteten.
Det giver værdi fra første dag og hele vejen igennem:
- Problemfri kontraktformatering: Gør dine kontrakter til dine egne med en række funktioner, f.eks. skrifttyper, indsættelse af video og personliggørelse af logoer.
- Centraliserede anmeldelser og godkendelser: Foretag ændringer og få dem godkendt på få sekunder med kommentarer og vores chatfunktion i kontrakten.
- Registrering af ændringer: Indtil kontrakten er underskrevet, kan du nemt underrette alle involverede om, at der er foretaget en ændring, hvilket gør det nemmere at tage ansvar.
Læs også: Alt hvad du behøver at vide om elektroniske kontrakter
Kan det hjælpe både B2B- og B2C-virksomheder?
Kort sagt, ja. Automatisering kan hjælpe både B2B- og B2C-virksomheder. Vi har allerede set på nogle af B2B-fordelene. Men hvad med B2C-fordelene?
Uanset om det drejer sig om et medlemskab af et fitnesscenter, en telefonkontrakt eller et realkreditlån, gør kontraktautomatisering det muligt for dig at tilpasse dine kontrakter til dine kunders behov. Du kan imødekomme deres behov i øjeblikket uden at skulle lade dem vente på, at du redigerer eller ændrer kontrakterne.
Ved at automatisere dine kontrakter kan du sikre, at de er nemme at redigere, og skabe en mere kundefokuseret oplevelse. Lad os tage telefonkontrakter som et eksempel her.
At få en ny telefon er et stort køb, så folk kigger ofte online for at overveje deres muligheder, før de køber. På trods af den langsomme tilbagevenden til personlig shopping, som vi er begyndt at se efter pandemien, kan der stadig være en lang overvejelsesfase for den slags køb. Ved at have en kontrakt klar til brug kan du hjælpe en potentiel kunde med at komme hurtigere ned gennem tragten.
Med god software til kontraktstyring kan du have redigerbare felter, hvor kunderne kan vælge den prisplan, der passer dem bedst. Alt dette gøres digitalt, blot gennem software til kontraktstyring.
Dette er blot et eksempel på, hvordan kontraktautomatisering hjælper med at skabe mere kundefokuserede oplevelser, alt sammen med reducerede omkostninger og mindre betænkningstid.
Oneflow: Kontraktautomatisering gjort enkelt – til alle brancher
1. Opret en sømløs kontrakt på få sekunder
Vi har alle prøvet det: at gennemgå et Google Doc for at tjekke, at alt er, hvor det skal være, før du konverterer det til en PDF til afsendelse. Med den rigtige software til kontraktstyring hører det nu fortiden til.
God software til kontraktstyring kommer med skabeloner som standard. Hvis dit juridiske team har hjulpet med at udarbejde disse skabeloner, kan du gå i gang med dem med det samme. Du kan sende flere kontrakter ud hurtigere end nogensinde før.
Ligeledes kommer software til kontraktstyring nu med AI. Hvis du har brug for at tilføje et par linjer tekst til en kontrakt, er det heller ikke noget problem. AI er en del af kontraktstyringsprocessen og kan hjælpe dig med at udarbejde en kontrakt på få sekunder.
2. Øjeblikke til at logge ind
B2B-salg kan tage lang tid. Faktisk tager det i gennemsnit 8 kontaktpunkter i løbet af 84 dage at lukke et B2B-salg. Og en stor del af den tid kan komme lige til sidst, når kontrakten skal underskrives. Nu kan god software til kontraktstyring ikke hjælpe dine potentielle kunder med at udføre en intern revision af dit produkt hurtigere, men det kan hjælpe dem med at underskrive hurtigere.
Det bedste er, at du endda kan gøre brug af forskellige underskriftsmetoder. Uanset om din kunde ønsker at underskrive med bekræftelseskoder (sendt via e-mail eller sms), deres indtastede navn eller ved blot at klikke på en underskriftsknap, giver kontraktstyringssoftware dig mulighed for at gøre det. Du kan endda oprette en underskriftsrækkefølge, så hvis der er flere interessenter involveret, skal underskriverne underskrive i en bestemt rækkefølge.
Læs også her: Rediger ikke PDF’er, rediger dine forventninger
3. Opbevar og administrer alle dine kontrakter ét sted
PDF-kontrakter skal ofte udskrives, underskrives med blæk, scannes, sendes tilbage og derefter enten udskrives og arkiveres eller gemmes i et digitalt arkiv. Det er en lang proces, og det er meget nemt at miste vigtigt papirarbejde i processen, uanset hvor organiseret man er.
Det er her, software til kontraktstyring kommer til undsætning. Du kan automatisk gemme alle dine kontrakter på ét sted. Kontraktstyringssoftware som Oneflow leveres med et digitalt arkiv, så dine sælgere kan finde enhver kontrakt, de måtte have brug for, med blot et par klik.
Desuden kan du med Oneflow automatisk fjerne alle personlige data, du ikke har brug for, og opsætte workflows, der sletter gamle og afviste kontrakter. På den måde kan du blive endnu mere GDPR-compliant med den rigtige software til kontraktstyring.
Du får også påmindelser, når en kontrakt skal fornyes eller allerede er udløbet. Derudover er der tænkt på privatlivets fred i arkivet. Du kan opsætte adgangskontrol, så kun de, der virkelig har brug for at se en kontrakt, kan få adgang til den.
4. Få glæde af stærke integrationer
Integrationer gør livet så meget lettere. Et godt eksempel på dette kommer fra din CRM. Uanset om du bruger HubSpot, Salesforce, Pipedrive eller noget andet, kan du integrere det med din kontraktstyringssoftware. Det betyder, at du kun behøver at arbejde i én løsning, for at dit arbejde kan gemmes andre steder, uden at du manuelt skal downloade og uploade udkast og underskrevne kontrakter!
God software til kontraktstyring, som Oneflow, kommer med en masse integrationer, fra TeamTailor til Google Workspace og Salesforce.
Det bedste er, at de er super nemme at sætte op. Så du kan komme i gang med at arbejde med integrationer på ingen tid. Integrationer kan hjælpe dig med at tage dit arbejde og dit salg til det næste niveau.
De vigtigste pointer
Så hvorfor ikke automatisere dine kontraktstyringsprocesser i dag? Hvis du er nysgerrig efter at se, hvad software til kontraktstyring kan gøre for dig, og hvordan det kan gavne din virksomhed, hvorfor så ikke bestille en demo i dag? Du kan finde ud af mere om Oneflow, hvordan det hele fungerer, og stille alle de spørgsmål, du måtte have.
