Styring af kontraktens livscyklus: En komplet guide

Contract lifecycle management – også kendt som CLM – er en afgørende del af enhver virksomhed. Men det kan være en uoverskuelig opgave at finde ud af, hvordan man kommer i gang med det. Det er derfor, vi har lavet denne guide.

Her finder du alt, hvad du har brug for at vide om contract lifecycle management; fra hvad det er, til de fordele, det giver, og hvordan du kan komme i gang med det i dag.

I denne guide dækker vi:

1. Hvad er contract lifecycle management?
2. Hvad er fordelene ved contract lifecycle management?
3. Hvad er faserne i kontraktens livscyklusstyring?
4. Hvad er fordelene ved software til styring af kontraktens livscyklus?
5. Hvad er det for nogle brancher, der nyder godt af det?
6. Hvad er den bedste praksis for styring af kontraktens livscyklus?
7. Hvordan contract lifecycle management forbedrer kundernes tillid

Hvad du skal overveje, når du vælger en CLM-software

Så lad os komme i gang!

. Hvad er contract lifecycle management?

Contract lifecycle management (CLM) henviser til processen med at styre alle aspekter af en kontrakt, fra den første oprettelse og forhandling til dens eventuelle udløb eller fornyelse. Der er meget i denne proces, herunder kontraktudarbejdelse, -gennemgang, -godkendelse, -udførelse, -overvågning og -analyse.

Kernen i Contract Lifecycle Management er at hjælpe organisationer med at strømline deres kontraktstyringsprocesser og sikre, at de er i stand til effektivt at styre deres kontraktforhold med kunder, leverandører, partnere og andre interessenter. Ved at implementere et CLM-system kan organisationer forbedre effektiviteten af deres kontraktstyring, reducere risici og forbedre deres samlede forretningsresultater.

CLM-processen begynder typisk med kontraktoprettelse, som indebærer udarbejdelse og gennemgang af kontraktens vilkår og betingelser. Denne fase indebærer også forhandling af kontraktens vilkår med den eller de andre involverede parter. Når man er blevet enige om kontraktbetingelserne, bliver kontrakten underskrevet, og de involverede parter begynder at opfylde deres kontraktlige forpligtelser.

I kontraktovervågningsfasen sporer og styrer organisationer opfyldelsen af kontrakten for at sikre, at begge parter opfylder deres forpligtelser. Det indebærer overvågning af kontrakten for problemer med overholdelse, sporing af nøglepræstationsindikatorer (KPI’er) og identifikation af eventuelle potentielle risici eller problemer, der kan opstå.

Den sidste fase af kontraktens livscyklus involverer kontraktanalyse, hvor organisationer gennemgår kontraktens resultater og vurderer dens overordnede effektivitet. Det indebærer, at man analyserer de data, der er indsamlet i kontraktovervågningsfasen, og bruger disse oplysninger til at identificere områder, der kan forbedres og optimeres.

Læs også her: Hvad er kontraktstyring: En komplet guide

2. Hvad er fordelene ved contract lifecycle management?

Vi kan alle blive enige om, at contract lifecycle management er en afgørende del af enhver virksomhed. Det er der et utal af grunde til, hvoraf nogle afhænger af, hvilken branche din organisation opererer i, og om det er B2B eller B2C.

Men her er blot 5 mere universelle grunde til, at contract lifecycle management er vigtigt:

1. Risikostyring: CLM hjælper med at mindske økonomiske og juridiske risici ved at sikre, at alle kontrakter overholder lovkrav og organisatoriske standarder. Det hjælper også med at identificere potentielle risici og muligheder i kontraktens livscyklus.
2. Omkostningsbesparelser: God ledelse kan føre til betydelige omkostningsbesparelser ved at optimere kontraktvilkår og reducere kontraktens cyklustid. Det hjælper med at identificere områder, hvor vilkårene kan genforhandles og forbedres, hvilket potentielt kan føre til omkostningsbesparelser.
3. Forbedret effektivitet: Kontraktprocessen er strømlinet, hvilket reducerer cyklustiderne og eliminerer flaskehalse. Det giver organisationer mulighed for at fokusere på mere strategiske opgaver og forbedrer den samlede effektivitet.
4. Bedre samarbejde: Bedre samarbejde mellem interessenter som f.eks. juridiske, indkøbs- og økonomiteams lettes. Det hjælper med at skabe et centralt lager af kontrakter, så interessenter kan få adgang til og administrere kontrakter fra et enkelt sted.
5. Forbedret synlighed: CLM giver øget synlighed i hele kontraktens livscyklus, så organisationer kan spore kontraktstatus, overvåge performance og identificere områder, hvor der kan ske forbedringer.

3. Hvad er faserne i kontraktens livscyklusstyring?

Spekulerer du på, hvad faserne i kontraktens livscyklusstyring er? Afhængigt af hvem du spørger, og hvilken branche de arbejder i, kan du få lidt forskellige svar på dette spørgsmål. Men generelt set er der 6 faser i kontraktens livscyklusstyring:

1. Initiering af kontrakten: Dette er den første fase i kontraktens livscyklus, hvor behovet for en ny kontrakt identificeres, og kontraktanmodningen igangsættes. Denne fase kan involvere identifikation af nøgleinteressenter, indsamling af krav og udarbejdelse af en business case for at retfærdiggøre kontrakten.
2. Udarbejdelse af kontrakten: I denne fase oprettes eller udarbejdes kontrakten. Det kan indebære forhandling af vilkår og betingelser, gennemgang af juridiske og lovgivningsmæssige krav og godkendelse af interessenter.
3. Gennemgang og godkendelse af kontrakten: Når kontrakten er udarbejdet, gennemgås den af jurister og andre interessenter for at sikre, at den er juridisk holdbar og opfylder alle involverede parters krav. Kontrakten kan revideres eller ændres efter behov, og den endelige godkendelse indhentes.
4. Udførelse af kontrakten: Denne fase omfatter den faktiske underskrivelse og udførelse af kontrakten. Det kan indebære udveksling af underskrifter, registrering af kontrakten i et kontraktstyringssystem og udsendelse af kopier til alle relevante parter.
5. Kontraktens opfyldelse og overvågning: Når kontrakten er indgået, er det vigtigt at overvåge og styre dens gennemførelse. Det indebærer sporing af nøgletal, sikring af overholdelse af kontraktlige forpligtelser og håndtering af eventuelle problemer, der opstår.
6. Fornyelse eller opsigelse af kontrakten: Når kontrakten nærmer sig sin udløbsdato, kan parterne beslutte at forny eller opsige aftalen. Denne fase kan omfatte forhandlinger, udarbejdelse af en ny kontrakt eller opsigelse af den eksisterende kontrakt.

4. Hvilke brancher har gavn af det?

Næsten alle brancher kan drage fordel af software til styring af kontraktens livscyklus, uanset om de opererer inden for B2B eller B2C. Her er blot nogle få af de brancher, der kan drage fordel af software til styring af kontraktens livscyklus:

1. Finansielle tjenesteydelser: Den finansielle sektor er stærkt reguleret, og overholdelse af reglerne er en topprioritet. Contract lifecycle management kan hjælpe finansielle institutioner med at administrere deres kontrakter og sikre, at de overholder relevante regler, samtidig med at de mindsker risici. Derudover kan CLM hjælpe finansielle organisationer med at reducere omkostningerne i forbindelse med kontraktstyring ved at automatisere opgaver som oprettelse, forhandling og fornyelse af kontrakter.
2. Tung produktion: Fremstillingsindustrien er stærkt afhængig af kontrakter med leverandører, distributører og andre partnere. Contract Lifecycle Management kan hjælpe produktionsvirksomheder med at administrere disse kontrakter mere effektivt ved at give større indsigt i kontraktvilkår og -forpligtelser, forbedre kontraktoverholdelse og strømline kontraktadministrationen. Med CLM kan produktionsvirksomheder reducere risikoen for forstyrrelser i forsyningskæden og forbedre deres samlede driftseffektivitet.
3. SaaS-teknologi: Når det drejer sig om SaaS, kan du leve eller dø af kontraktfornyelser. Jo længere en kunde bliver hos dig, jo mere profit får du. At have ordentlige processer til styring af kontraktens livscyklus på plads kan hjælpe med fornyelser, forhandlinger og – helt afgørende – med at sælge mere. SaaS er en af de brancher, der virkelig kan drage fordel af contract lifecycle management.
4. Forsikring: Forsikringsselskaber bruger kontrakter til alt fra policeaftaler til leverandørkontrakter. Contract lifecycle management kan hjælpe med at sikre, at alle kontrakter administreres effektivt, hvilket reducerer driftsomkostningerne og forbedrer overholdelsen. Du kan endda bruge skabeloner til at sikre, at du har en bred vifte af kontrakter til rådighed, afhængigt af forsikringsprocessen.
5. NGO’er: NGO’er er ofte nødt til at underskrive mange kontrakter internationalt og, afhængigt af deres arbejdsområde, også med kort varsel. Contract lifecycle management kan dække alt dette, fra fundraising-aftaler til leverandørkontrakter. Det kan hjælpe med at sikre, at alle kontrakter administreres effektivt, hvilket reducerer driftsomkostningerne og forbedrer overholdelsen på tværs af jurisdiktioner.

Dette er blot 5 eksempler. Alle brancher, der bruger kontrakter meget, kan drage fordel af contract lifecycle management.

Læs også: En grundlæggende guide til elektroniske signaturer og hvad der gør dem lovlige

5. Hvad er den bedste praksis for styring af kontraktens livscyklus?

Det kan være svært at vide, hvor man skal begynde, når man skal indføre kontraktlivscyklusstyring. Her er nogle af vores bedste tips til at hjælpe dig i gang:

1. Etabler en klar kontraktstyringsproces – En veldefineret proces for oprettelse, gennemgang, godkendelse, udførelse og løbende styring af kontrakter er afgørende for at sikre, at alle kontrakter styres konsekvent og effektivt.
2. Definér roller og ansvar – En klar definition af roller og ansvar for alle, der er involveret i kontraktstyringsprocessen, sikrer, at alle ved, hvad der forventes af dem, og hjælper med at undgå forvirring eller misforståelser.
3. Brug software til kontraktstyring – Software til kontraktstyring kan automatisere og strømline mange aspekter af kontraktstyringsprocessen, herunder oprettelse, gennemgang, godkendelse og overvågning af kontrakter.
4. Opret et kontraktarkiv – Et centralt sted, hvor kontrakterne opbevares og er let tilgængelige, gør det nemmere at holde styr på kontraktstatus, deadlines og andre vigtige oplysninger.
5. Implementer kontraktsporing og -rapportering – Sporing og rapportering sikrer, at kontrakterne administreres effektivt, og at alle involverede opfylder deres forpligtelser. Dette omfatter sporing af kontraktstatus, deadlines og andre vigtige milepæle.
6. Sikre kontraktoverholdelse – Undgå juridiske og økonomiske risici ved at overvåge overholdelsen af kontraktlige forpligtelser og gribe ind, når det er nødvendigt.
7. Etabler klare kommunikationskanaler – Sørg for, at alle parter, der er involveret i kontraktstyringsprocessen, er informeret og opdateret om kontraktstatus, ændringer og andre vigtige oplysninger.

Hvordan software til styring af kontraktens livscyklus forbedrer kundernes tillidt

Har du nogensinde haft en dårlig oplevelse med en virksomheds kontraktstyring? Måske har du haft svært ved at underskrive elektroniske kontrakter, eller du har fået tilsendt en gammel kontrakt. I tilfælde som disse kan en virksomheds dårlige kontraktpraksis blive dens undergang. Se her, hvordan CLM-software kan ændre på det.

1. Hurtigere behandling af dokumenter: Værktøjer til styring af kontraktens livscyklus hjælper med at fremskynde gennemløbstiden for dokumenter. Det tager normalt 20-30 dage for en virksomhed at få en kontrakt færdiggjort, afsluttet og underskrevet. CLM-værktøjer er fantastiske, fordi de kan reducere den tid betydeligt. Da det også er et godt hybridarbejdsværktøj, er det ligegyldigt, hvor kunden eller entreprenøren befinder sig. Du kan få dokumenter færdiggjort og underskrevet online, hvilket øger hastigheden og effektiviteten. Jo hurtigere du får kontrakter og dokumenter færdige, jo gladere bliver dine kunder, og jo hurtigere kan du starte samarbejdet.
2. Få mere pålidelige kontrakter: Ved at implementere et system til styring af kontraktens livscyklus får man også mere pålidelige og opdaterede kontrakter. At give en kunde en forældet kontrakt vil give mange udfordringer for forholdet. I bedste fald skal du opdatere den og gennemgå den kedelige kontraktlivscyklus igen. I værste fald kører du med en defekt kontrakt, hvilket kan give problemer for dig og din kunde. Det vil påvirke forholdet og kundens tillid til dig som serviceudbyder.
3. Mund-til-mund-vækst: Mund-til-mund-metoden er stadig en af de bedste måder at få et brand til at vokse på. Der er et par måder, hvorpå din CLM-software kan hjælpe dig med at forbedre mund-til-mund-metoden. For det første forbedrer du kunderejsen ved at have fremragende processer til styring af kontraktens livscyklus og giver folk flere grunde til at tale med deres venner om, hvor nemt det er at arbejde sammen med dig.
4. Færre menneskelige fejl i dine kontrakter: Processen med styring af kontraktens livscyklus fjerner enhver menneskelig fejl, der kan sætte virksomheden i et dårligt lys. Uanset om det er typografiske fejl eller dårlig forklaring af vilkår, kan du minimere eller undgå dem, hvis folk automatiserer dele af kontraktudførelsesprocessen.
5. Undgå potentielle juridiske problemer: Når virksomheder har en dårlig kontraktstyringspraksis, kan det resultere i juridiske problemer. Uanset om de er små eller store, kan et juridisk problem give mange problemer for en virksomheds omdømme. Projekter og aftaler bør være sort-hvide og lige så klare som dag ét. Ved at have en bedre proces til styring af kontraktens livscyklus for at strømline kontraktrevisioner og -overholdelse vil du være bedre stillet både fra et juridisk og et PR-mæssigt synspunkt.

7. Hvad du skal overveje, når du vælger CLM-software

Der er mange ting, du skal overveje, når du skal vælge den rigtige CLM-software til dig og din virksomheds behov. Nu er det op til dig at beslutte, hvilke kriterier du vil måle hvert enkelt stykke udstyr efter, men her er vores forslag til et par ting, du skal overveje, når du vælger den rigtige CLM-software til dig:

Dette er blot nogle af de ting, du skal overveje, når du vælger den rigtige CLM-software til dig.

De vigtigste pointer

Contract Lifecycle Management (CLM) er en vigtig proces for virksomheder, der sikrer, at kontrakter administreres effektivt gennem hele deres livscyklus. Ved at implementere et CLM-system kan organisationer strømline deres kontraktstyringsprocesser, forbedre deres forretningsresultater, reducere risici og spare omkostninger.

Faserne i kontraktens livscyklus omfatter igangsætning, udarbejdelse, gennemgang og godkendelse, udførelse, udførelse og overvågning samt fornyelse eller opsigelse. Der er også mange fordele ved kontraktlivscyklusstyring. De omfatter forbedret compliance, øget effektivitet, forbedret samarbejde, bedre synlighed og forbedrede analyser.

Det kan være skræmmende at implementere et system til styring af kontraktens livscyklus, men ved at følge bedste praksis og vælge den rigtige software kan virksomheder optimere deres kontraktstyring og høste fordelene. Fordelene ved CLM er universelle på tværs af de fleste brancher, hvilket gør det til en afgørende proces for alle typer virksomheder, uanset deres størrelse eller branche.

Så hvis du gerne vil i gang med CLM, så klik her for at finde ud af mere.