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Tele2, uno de los principales operadores de telecomunicaciones de Suecia, presta servicios de banda ancha, televisión por cable y telefonía a más de 2 millones de consumidores y empresas suecas. La visión de Tele2 es tener los clientes más satisfechos de Suecia mejorando continuamente su experiencia de cliente. Cuando Tele2 entró en contacto con Oneflow, se dio cuenta rápidamente de que Oneflow podía contribuir a mejorar la experiencia del cliente mediante la gestión automatizada de los contratos.
Contratos de papel, cortes de papel y mucha fricción
Antes, todos los contratos se creaban utilizando plantillas de Word, que luego se imprimían y enviaban por correo a todos los millones de clientes de Tele2. Los contratos eran firmados y devueltos por los clientes, y posteriormente registrados manualmente por Tele2.
Esto llevaba mucho tiempo y era un proceso costoso para la empresa. Además, utilizar tanto papel simplemente no ofrecía una experiencia increíble al cliente. Y tampoco era respetuoso con el medio ambiente.
Los PDF estáticos no funcionaron
La empresa estaba decidida a encontrar una solución moderna que facilitara la experiencia de firma a los clientes. El resultado fue la implantación de una solución de firma electrónica estándar.
La solución de firma electrónica permitía crear PDF de sus documentos de Word y que luego los clientes los firmaran electrónicamente. Era genial. Pero no duró.
El PDF nunca puede convertirse en una solución a largo plazo, ya que los archivos PDF son estáticos y su uso no es flexible.
Teníamos que crear un documento distinto para cada tienda única, lo que daba lugar a cantidades interminables de archivos y versiones. Para mejorar la experiencia de nuestros clientes, optamos por utilizar Oneflow, dijo un Desarrollador de Negocio del Departamento de Ventas de Tele2.
Un mejor control y procesos más rápidos conducen a más ventas
Hoy, con Oneflow, Tele2 crea sus contratos con clientes utilizando plantillas de contratos basadas en la web y puede personalizarlas fácilmente según las necesidades del cliente en los bloques de la tabla de productos. El contrato se envía al cliente para que lo firme digitalmente y, si algo no está claro o necesita modificaciones, los clientes pueden añadir comentarios fácilmente en el propio contrato.
El equipo no necesita crear y reenviar una nueva versión cada vez que hay un cambio. La tienda que envía el contrato también puede seguir el recorrido del contrato y todo se almacena de forma segura en el archivo de Oneflow.
Todo va mucho más rápido. Los representantes de ventas tienen un control total de todos sus contratos y pueden ver fácilmente cuándo se ha recibido, abierto o si hay algún comentario relacionado con el contrato por parte del cliente. Gracias al diseño responsivo, también pueden abrir los contratos en cualquier lugar en teléfonos móviles o dispositivos portátiles, lo que significa que no tenemos que ajustar ningún flujo de trabajo de aprobación durante las vacaciones.
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De una administración dolorosa a clientes satisfechos
Tele2 ha ahorrado tiempo y dinero eliminando toda la administración asociada a su gestión de contratos con Oneflow. La comunicación con sus clientes ha mejorado enormemente, ahora pueden iniciar fácilmente una conversación directamente en el contrato, y no tienen que llamar.
“En poco tiempo, hemos pasado a crear, enviar y firmar todos los contratos con Oneflow. El cambio ha reducido el trabajo administrativo, ha aumentado el ritmo de nuestro negocio y, lo que es más importante, la respuesta de nuestros clientes ha sido muy positiva“.
