Een gemiste deadline. Een contract dat ergens in een mailbox verdween. Een klant die overstapt naar de concurrent omdat het ondertekeningsproces te lang duurde. Herkenbaar? Je bent niet de enige.

Organisaties verliezen jaarlijks gemiddeld 9,2% van hun omzet door inefficiënt contractmanagement, zo blijkt uit onderzoek van World Commerce & Contracting.

En volgens recent marktonderzoek groeit de wereldwijde CLM-markt met 12% per jaar naar meer dan $3 miljard in 2034: een duidelijk teken dat steeds meer bedrijven de waarde van effectief contract lifecycle management inzien.

Handmatige processen, verspreid opgeslagen documenten en gemiste deadlines kosten bedrijven niet alleen geld, maar ook waardevolle zakelijke relaties en groeikansen. Het antwoord op deze uitdagingen? Effectief contract lifecycle management.

In deze complete gids ontdek je wat contract lifecycle management precies inhoudt, welke zes fasen het proces doorloopt en hoe je met de juiste CLM software contracten efficiënt kunt beheren, automatiseren en optimaliseren. Je leert ook hoe een goede CLM oplossing (zoals Oneflow met haar native Salesforce-integratie) je contractmanagement naar een hoger niveau tilt.

Zie ook: Contracten maken:De enige gids die je nodig hebt

Zie ook: Contracten maken: De enige gids die je nodig hebt

Wat is contract lifecycle management?

Contract lifecycle management (CLM) is het proces waarbij je contracten beheert gedurende hun volledige levenscyclus – van de eerste aanvraag tot ondertekening, uitvoering en uiteindelijk verlenging of beëindiging.

Dit is Gartner’s definitie van contract lifecycle management:

“Gartner definieert de contract life cycle management (CLM) markt als een oplossing die proactief contracten beheert vanaf het initiëren tot en met het onderhandelen, uitvoeren, naleven en hernieuwen. CLM oplossingen stellen organisaties in staat om contracten aan te maken, erover te onderhandelen en ze op te slaan in een centrale opslagplaats.”

Kort gezegd: contract lifecycle management draait om het stroomlijnen van je complete contractmanagement proces met behulp van gespecialiseerde software. Het doel? Lagere kosten, minder risico’s, verbeterde efficiëntie en duurzame relaties met klanten, leveranciers en andere betrokken partijen.

Contract lifecycle management vs contractmanagement

De termen “contract lifecycle management (CLM)” en “contractmanagement” worden soms verkeerd geïnterpreteerd als synoniemen, maar ze zijn in feite verschillend.

[NIEUW] Contract lifecycle management is een moderne, allesomvattende methode die volledige zichtbaarheid en end-to-end controle geeft over het hele contractmanagement proces. Van de eerste aanvraag tot de laatste handtekening en alles daarna. Het idee is om elke fase zoveel mogelijk te automatiseren en optimaliseren met behulp van een CLM systeem.

Contractmanagement is beperkter in bereik. Het richt zich op verplichtingen na de uitvoering en naleving. Deze methode is beter geschikt voor bedrijven met beperkte budgetten of behoeften. Het kan, en wordt vaak, handmatig gedaan (met behulp van Excel-sheets en Microsoft Word-documenten).

Samengevat: contract lifecycle management is strategischer en helpt bedrijven niet alleen contracten te beheren, maar ook de creatie, goedkeuring en analyse ervan te automatiseren. Een goed CLM systeem optimaliseert de workflows van je juridische afdeling, financiële teams en andere stakeholders.

Wat zijn de voordelen van contractmanagement?

Heb je ooit een verouderd contract naar een klant gestuurd? Of een deadline gemist waardoor een overeenkomst automatisch verlengde tegen ongunstige voorwaarden? Een effectief contract lifecycle management systeem voorkomt dit soort missers.

Hier zijn een paar van de voordelen:

1. Snellere doorlooptijd van documenten: Volgens ons laatste klantenonderzoek zeggen onze klanten dat ze 90% van hun tijd besparen op het invullen, afronden en ondertekenen van contracten. Dat betekent dat ze erin geslaagd zijn om dit terug te brengen van de standaard van 20-30 dagen naar slechts 2-3 dagen.CLM-oplossingen kunnen die tijd aanzienlijk verkorten omdat het hybride werktools zijn . Waar de klant of aannemer zich ook bevindt, ze kunnen het document toch online ondertekenen.
2. Verbeterde efficiëntie: CLM-software stroomlijnt ook het contractproces, verkort de cyclustijden en voorkomt knelpunten (silo processen, trage beoordelingen en goedkeuringen, zichtbaarheidsproblemen enz.) Hierdoor kunnen organisaties hun algehele efficiëntie verbeteren en zich richten op meer strategische taken, zoals het onderhandelen over betere deals of het vinden van nieuwe zakenpartners.
3. Betrouwbaardere contracten: Een CLM systeem verbetert de betrouwbaarheid van contracten en zorgt ervoor dat ze up-to-date zijn. Niemand wil werken aan contracten die niet ondertekend worden en ze ook niet versturen. Een klant een verouderd contract aanbieden kan de relatie onder druk zetten. In het beste geval moet je het bijwerken en de vervelende levenscyclus van een contract opnieuw doorlopen. Anders werk je op basis van een gebrekkig contract, wat later voor grote problemen kan zorgen.
4. Betere mond-tot-mond groei: Mond-tot-mond aanbevelingen blijven een van de beste manieren om een merk te laten groeien. Een CLM-oplossing kan helpen om dit nog beter te doen. Uitstekende processen voor contractmanagement verbeteren het klanttraject en geven mensen meer reden om met hun vrienden te praten over hoe soepel het werken met jou is.
5. Minder menselijke fouten: Automatisering verwijdert de meeste menselijke fouten die negatieve gevolgen kunnen hebben – typefouten, verkeerde bedragen, ontbrekende clausules. Volgens PwC kan goed contractmanagement bedrijven tot 2% van hun jaarlijkse uitgaven besparen door fouten te voorkomen.
6. Risico’s en nalevingsproblemen beperken: Slechte contractmanagement praktijken leiden soms tot juridische problemen die veel problemen kunnen opleveren voor de reputatie van een bedrijf. Projecten en overeenkomsten moeten glashelder zijn. Contract lifecycle management stroomlijnt contractherzieningen en verbetert de naleving, zodat je er vanuit juridisch en PR-oogpunt beter voor staat.
7. Kostenbesparingen: Goed contractmanagement kan leiden tot aanzienlijke kostenbesparingen door contractvoorwaarden te optimaliseren en contractcyclustijden te verkorten. Het helpt gebieden te identificeren waar opnieuw over voorwaarden kan worden onderhandeld en waar deze kunnen worden verbeterd, wat kan leiden tot kostenbesparingen.
8. Betere samenwerking: Een CLM tool vergemakkelijkt een betere samenwerking tussen stakeholders zoals juridische, inkoop- en financiële teams. Het creëert een centrale opslagplaats van overeenkomsten, zodat iedereen er vanaf één locatie toegang toe heeft en het contractmanagement versimpelt.
9. Verbeterde zichtbaarheid: CLM software biedt een verbeterde zichtbaarheid in de hele levenscyclus van contracten, waardoor organisaties de status van contracten kunnen volgen (inclusief de ingangsdatum van het contract), prestaties kunnen controleren en verbeterpunten kunnen identificeren.

Hoe werkt software voor contract lifecycle management?

Volgens G2 Crowd,

CLM software automatiseert en stroomlijnt het hele contractproces – van voor ondertekening tot na ondertekening. Anders dan basis contractmanagement, helpt CLM software bij het beheren van verplichtingen, prestaties, naleving en eventuele problemen na uitvoering.

Een goede CLM oplossing moet je helpen om: – Contracten te centraliseren op één centrale locatie – Workflows te automatiseren voor goedkeuring en ondertekening – Naleving te waarborgen en risico’s te verminderen – Inzichten te genereren uit contractdata – Te integreren met bestaande systemen zoals je CRM

Oneflow is een platform voor digitale contracten dat precies dit doet. Wat Oneflow onderscheidt van andere CLM-tools is de native integratie met Salesforce en andere CRM-systemen. Dit betekent dat data tussen Oneflow en Salesforce automatisch synchroniseert via een bidirectionele sync – je hoeft niet te wisselen tussen tabbladen en alle contractdata blijft up-to-date in beide systemen.

Het is intuïtief, zeer gemakkelijk te verbinden met andere systemen en toepassingen en biedt tal van nuttige features:

• Traceren – Volg het contract ondertekeningsproces van voorbereiding tot ondertekening en daarna. Houd bij wanneer en hoe vaak mensen documenten openen, enz. Met de kalender van Oneflow kun je elke cruciale contractgebeurtenis tijdens de levenscyclus in de gaten houden.
• Management – Configureer herinneringen, levenscyclusmeldingen en beheerdersrollen om contractmanagement in jouw bedrijf te stroomlijnen.
• E-handtekeningen – Gebruik juridisch bindende e-handtekeningen die verschillende ondertekeningsmethoden ondersteunen (standaard e-handtekening, handgeschreven handtekening, SMS-verificatie, elektronische identificatie).
• Oneflow AI – Importeer bestaande contracten (één voor één of veel tegelijk), controleer ze op nalevingsproblemen en menselijke fouten en gebruik krachtige zoekopties om snel de informatie te vinden die je nodig hebt.
• Dynamische templates – Gebruik aanpasbare templates (die je kunt delen met anderen) om snel en eenvoudig contracten op te stellen of meldingen en uitnodigingsberichten te versturen.
• Samenwerking – Je teams kunnen samenwerken aan dezelfde documentversie zonder dat ze goedkeuringen hoeven bij te houden of meerdere concepten in de jungle hoeven te zetten. Dit voorkomt dat er lange e-mails moeten worden uitgewisseld en zorgt ervoor dat er geen wijzigingen over het hoofd worden gezien.
• Workspaces – Maak workspaces die expliciet zijn ingericht voor de workflows van jouw bedrijf (en die een passend merk hebben) en gebruik ze om jouw contracten te organiseren. Voer controleproeven uit en gebruik gedeelde videoschermopnames en commentaren om de samenwerking te verbeteren. Configureer triggers en regels om bepaalde secties ontoegankelijk te maken voor onbevoegde gebruikers.
• Analyse – Krijg toegang tot tools voor het bijhouden van contracten om belangrijke KPI’s en data over betrokkenheid (aantal bezoekers, open rate enz.) te controleren.
• Integraties – Gebruik verschillende soorten integraties (waaronder populaire apps zoals Teatailor, Hubspot of Salesforce) om ons systeem aan te passen aan jouw specifieke scenario.

Wil je zien hoe Oneflow werkt? Probeer Oneflow gratis met de 14-daagse proefversie.

Wat zijn de fasen van contract lifecycle management?

Effectief contract lifecycle management omvat zes hoofdfasen. Elke fase omvat specifieke stappen die samen zorgen voor een soepel contractproces:

1. Contractinitiatie: De eerste fase waarin de behoefte aan een nieuw contract wordt vastgesteld. Dit omvat het identificeren van relevante belanghebbenden, het verzamelen van eisen en het maken van een business case.

2. Opstellen van het contract: In deze fase wordt het contract opgesteld. Dit omvat onderhandelen over voorwaarden, beoordelen van wettelijke vereisten en verkrijgen van goedkeuring. Een goede CLM oplossing biedt templates zodat je niet elke keer vanaf nul hoeft te beginnen.

3. Contractbeoordeling en goedkeuring: Zodra het contract is opgesteld, wordt het beoordeeld om te controleren of het juridisch in orde is en voldoet aan de eisen van alle betrokken partijen. Met een CLM systeem kun je goedkeuringsworkflows instellen zodat het juiste type contract automatisch naar de juiste persoon gaat.

4. Uitvoering van het contract: Deze fase omvat de daadwerkelijke ondertekening en uitvoering. Met elektronische handtekeningen kunnen alle partijen waar ook ter wereld ondertekenen – geen printwerk of scannen meer nodig.

5. Uitvoering en controle: Na ondertekening is het essentieel om prestaties te monitoren. Dit omvat het bijhouden van contractuele verplichtingen, deadlines en eventuele problemen. Een CLM systeem stuurt automatische meldingen bij belangrijke mijlpalen.

6. Contract beëindigen of hernieuwen: Hoewel er contracten zijn zonder einddatum, houden de meeste op een gegeven moment op te bestaan. Als het contract afloopt, kunnen de partijen besluiten het contract te beëindigen of te hernieuwen. In deze fase gaat het om onderhandelingen, het opstellen van een nieuw contract of het beëindigen van het bestaande contract.

Lees ook onze complete gids over contractautomatisering om te ontdekken hoe je repetitieve taken in elke fase kunt elimineren.

Industrieën die profiteren van een geoptimaliseerd contract lifecycle management proces

Bijna alle industrieën kunnen profiteren van software voor het beheren van de contractlevenscyclus, ongeacht of ze actief zijn in B2B of B2C. Hier volgen een paar voorbeelden:

1. Technologie: Het belangrijkste doel van CLM in de techindustrie is om de manier waarop bedrijven met contracten werken te moderniseren en hun moderne industrie te weerspiegelen. Een goed beheer van de levenscyclus van contracten is essentieel in deze sector, omdat het helpt bij het hernieuwen van contracten, onderhandelingen en meer. Bovendien integreren de beste systemen voor het beheer van de contractlevenscyclus met alle bestaande en veranderende ecosystemen.
2. Consulting: CLM voor consultancy diensten maakt handmatige administratie van klantoffertes, partnerovereenkomsten en inhuur van consultants overbodig. In plaats daarvan kun je op maat gemaakte, interactieve offertes leveren met live bewerkings- en engagement tracking features.
3. Recruitment: De gestandaardiseerde, op logica gebaseerde contracten van Oneflow zorgen ervoor dat contracten van kandidaten altijd compliant, gesynchroniseerd en wettelijk goedgekeurd zijn. CLM software geeft beter inzicht in het wervingsproces met tracking van onderhandelingen.
4. Verzekeringen: Verzekeringsmaatschappijen gebruiken contracten voor alles, van polisovereenkomsten tot leverancierscontracten. Afhankelijk van het acceptatieproces kun je ook contractsjablonen gebruiken om ervoor te zorgen dat je een breed scala aan contracten hebt.
5. Productie: De productie-industrie is afhankelijk van contracten met leveranciers, distributeurs en andere partners. Contract lifecycle management helpt productieorganisaties om deze overeenkomsten effectiever te beheren door meer inzicht te geven in contractvoorwaarden en -verplichtingen, de naleving van contracten te verbeteren en de contractadministratie te stroomlijnen. Productieorganisaties kunnen ook het risico op verstoringen van de toeleveringsketen verminderen en de operationele efficiëntie verbeteren.
6. Financiële dienstverlening: Deze industrie is sterk gereguleerd en naleving is een topprioriteit. Contract lifecycle management kan financiële instellingen helpen om hun contracten te beheren en ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de relevante regelgeving en tegelijkertijd de risico’s beperken. Bovendien kunnen tools voor contractmanagement organisaties in de financiële dienstverlening helpen de kosten voor contractmanagement te verlagen door taken als het opstellen, onderhandelen en hernieuwen van contracten te automatiseren.
7. NGO’s: NGO’s moeten vaak internationaal en, afhankelijk van hun werkgebied, op korte termijn veel contracten ondertekenen. Contract lifecycle management omvat dit alles, van fondsenwervingsovereenkomsten tot leverancierscontracten.

Zie ook: Een basisgids over elektronische handtekeningen en wat ze legaal maakt

Beste werkwijzen voor contract lifecycle management

Bij het opzetten van contract lifecycle management kan het een uitdaging zijn om te weten waar je moet beginnen. Hier zijn een paar van onze top tips om je op weg te helpen:

1. Stel een duidelijk contractmanagement proces op – Een goed gedefinieerd proces voor het opstellen, beoordelen, goedkeuren, uitvoeren en beheren van contracten zorgt ervoor dat alle contracten consistent en effectief worden beheerd.
2. Definieer rollen en verantwoordelijkheden – Dit zorgt ervoor dat iedereen verantwoordelijk wordt gehouden en helpt verwarring of misverstanden in teams te voorkomen.
3. Gebruik software voor contractmanagement – Software voor contractmanagement automatiseert en stroomlijnt alle aspecten van het contractmanagementproces, waaronder het opstellen, beoordelen, goedkeuren en bewaken van contracten, en vermindert menselijke fouten.
4. Zet een contractopslagplaats op – Een centrale locatie waar contracten worden opgeslagen en gemakkelijk toegankelijk zijn, maakt het bijhouden van de contractstatus, deadlines en andere belangrijke informatie gemakkelijker.
5. Contracten bijhouden en rapporteren – Dit omvat het bijhouden van de contractstatus, deadlines en andere belangrijke mijlpalen.
6. Zorg ervoor dat contracten worden nageleefd – Controleer of contractuele verplichtingen worden nageleefd en onderneem actie als dat nodig is om juridische en financiële risico’s te vermijden.
7. Duidelijke communicatiekanalen opzetten – Ervoor zorgen dat alle partijen die betrokken zijn bij het contractmanagement proces op de hoogte zijn van de contractstatus, wijzigingen etc.

Op zoek naar alternatieven voor je huidige CLM-tool? Bekijk dan onze vergelijkingen van DocuSign alternatieven, PandaDoc alternatieven of Adobe Sign alternatieven.

De belangrijkste conclusies

Contract lifecycle management is essentieel voor organisaties die hun contractprocessen willen stroomlijnen, risico’s willen verminderen en de efficiëntie willen verbeteren. Door een CLM systeem te implementeren, automatiseer je handmatige processen, verbeter je de naleving en krijg je waardevolle inzichten uit je contractdata.

Het verschil tussen een goede en uitstekende CLM oplossing zit vaak in de integraties. Oneflow onderscheidt zich met een native Salesforce-integratie en bidirectionele sync, waardoor je contracten kunt aanmaken, beheren en ondertekenen zonder ooit van tabblad te wisselen. Alle data blijft automatisch gesynchroniseerd tussen Oneflow en je CRM.

Of je nu worstelt met trage goedkeuringsprocessen, gemiste deadlines of verspreid opgeslagen documenten – Oneflow biedt de oplossing. Met features zoals AI-gestuurde contractanalyse, dynamische templates en real-time samenwerking til je je contract lifecycle management naar een hoger niveau.

Probeer Oneflow gratis met de 14-daagse proefversie en ontdek hoe je contracten efficiënt kunt beheren.