Waarom zou je een elektronische handtekening gebruiken; heb je je dat ooit afgevraagd? In dit artikel leggen we je in 16 tips waarom dit zinvol is!
Net als de handtekening die je met pen op papier zet, kun je ook gebruik maken van elektronische handtekeningen en online documenten ondertekenen. Je zou een tool voor e-ondertekenen kunnen gebruiken die je de mogelijkheid biedt om een document met één klik te ondertekenen, of om met een muis een handtekening te zetten onder een digitaal document. Dit is simpelweg wat elektronisch ondertekenen inhoud. Maar wat zijn de voordelen van het gebruik ervan?
We hebben 16 stuks laaghangend fruit geplukt van het gebruik van e-handtekeningen, die rechtstreeks van invloed kunnen zijn op je bedrijf:
1. E-handtekeningen besparen tijd en energie
Het spreekt voor zich dat het hanteren van iets tastbaars, zoals papier, tijdrovend en duur is en veel ruimte laat voor fouten. Door contracten elektronisch te ondertekenen bespaar je minimaal 50% van de tijd die je besteedt aan papieren contracten. Stel je maar eens voor hoeveel tijd je kunt besparen als er meer dan één persoon in het team dagelijks met contracten werkt.
2. Maar weinig mensen hebben een printer, maar iedereen heeft een telefoon: waarom zou je een elektronische handtekening gebruiken
Het heeft geen zin mensen te vragen om je contract uit te printen, te ondertekenen en in te scannen als je het ook gemakkelijk kunt maken door elk wettelijk bindend contract met één klik te ondertekenen vanaf een apparaat naar keuze. Je hoeft de zaken niet stil te leggen omdat je niet aan je bureau zit.
3. Met e-ondertekende contracten geniet sales een hitrate tot 94%
Door het voor je prospects supereenvoudig te maken om vanaf elk gewenst apparaat te ondertekenen, verhoog je je hitrate en verkort je de verkoopcyclus. Je prospects krijgen een e-mail met een beveiligde link naar je voorstel en kunnen het eenvoudig ondertekenen, zonder in te hoeven loggen.
4. Contracten elektronisch ondertekenen is veiliger dan inkt op papier.
Met een gekwalificeerde digitale handtekening, kun je er zeker van zijn dat er na ondertekening niet met je document is geknoeid en dat de identiteit van de ondertekenaar kan worden aangetoond. Je kunt ook aanvullende authenticatiemethoden aanbieden, zoals het ondertekenen via sms of elektronische identificatie enz. BankID in Zweden.
5. Moderniseer je imago met elektronische handtekeningen
Verkoop je aan millennials of probeer je ze aan te trekken? Dan moet je een moeiteloze digitale ervaring bieden die deze digital natives gewend zijn. Digitale contracten zijn interactief en zien er prachtig uit, ongeacht het apparaat. Wees mobiel in alles wat je doet.
6. Houd de controle over al je contracten
Geeft je huidige proces je de controle over wie er toegang zou mogen hebben tot welke contracten of wie er wijzigingen mag aanbrengen? Ben je gestopt met het heen en weer mailen van contracten? Als je antwoord allesbehalve “ja” is, dan zit je in de problemen – althans vanuit een AVG-perspectief. Elektronische handtekeningen bieden je een comfortabelere oplossing.
7. Over de AVG gesproken, ben je er klaar voor?
Contracten bevatten persoonsgegevens en met de AVG, is de gangbare praktijk van het heen en weer mailen van contracten tijdens het onderhandelingsproces niet langer veilig . Om de AVG na te leven, heb je een volledige audittrail nodig van de interacties die tijdens het contractproces hebben plaatsgevonden.
8. Begin met samenwerken. Stop met het maken van lange e-mailthreads
Werk in realtime samen met je collega’s en tegenpartijen aan een overeenkomst, zonder door lange e-mailgesprekken te hoeven scrollen. Zij kunnen opmerkingen plaatsen en jij kunt het voorstel of contract direct bewerken en bijwerken. Alles op één platform, altijd en overal.
9. Wie heeft de laatste versie van het contract?
Deze vraag hoef je nooit meer te stellen. Er is maar één versie van het digitale contract en je kunt er zeker van zijn dat iedereen op elk moment naar dezelfde versie kijkt als jij.
10. Weet wat er gebeurt nadat je een contract hebt verzonden
Is je prospect klaar om te kopen? Heeft je collega het contract geopend? Hoe vaak zijn ze ermee bezig geweest? Gebruik deze inzichten om je tijd te beheren en je taken te prioriteren. Geen gissingen meer.
11. Met e-handtekeningen hoef je mensen niet meer na te jagen
Is er iemand anders in je team die het contract moet herzien of ondertekenen? Met digitale contracten kun je eenvoudig workflows opzetten en ondertekeningsrechten delegeren. Je team wordt op de hoogte gebracht en eraan herinnerd wanneer het hun beurt is om actie te ondernemen.
12. Op zoek naar een specifiek contract?
Google in Oneflow; Je ondertekende contracten worden veilig opgeslagen in een slim archief met de mogelijkheid om in alle contracten tegelijk te zoeken. Vul een zoekwoord in dat je onthouden hebt, zoals de voornaam van de klant, en je krijgt een lijst met alle contracten die aan die naam zijn gekoppeld.
13. Met elektronische handtekeningen heb je geen gemiste deadlines meer
Blijf op de hoogte van belangrijke contractmijlpalen, zoals de opzegtermijn, vernieuwing en de vervaldatum met behulp van automatische meldingen en herinneringen. Het negeren van deze stap leidt vaak tot een reactief en inefficiënt proces, waardoor het bedrijf het risico loopt op niet-naleving, omzetverlies, hogere kosten en boetes.
14. Eén bron van waarheid
Gebruik contractanalyse om verkoop-, inkoop- en andere zakelijke KPI’s te begrijpen en bij te houden, zoals cyclustijden, close-ratio’s, verval- en vernieuwingsstatistieken, contractinkomsten en -uitgaven. Allemaal zonder gegevens uit meerdere bronnen te halen.
15. Zet je gegevens aan het werk
Door je contracten, zowel op papier als in pdf-formaat, om te zetten in digitale contracten, kun je gegevens uit je contracten halen om workflows te automatiseren, beslissingen te nemen en je bedrijf vooruit te helpen. Je kunt digitale contracten altijd koppelen aan je favoriete systemen. Werk slimmer en sneller met gegevens.
16. Last but not least, doe iets goeds voor de planeet
Het printen en scannen van papieren contracten is schadelijk voor het milieu en verspilt onze kostbare grondstoffen. En het is niet eens meer nodig. Samen kunnen we een toekomst creëren waarin het beheren van contracten niet langer geassocieerd wordt met papier, enveloppen, postzegels, printers en scanners. Dit alles en meer kan worden gedaan met software voor elektronische handtekeningen zoals Oneflow.
