Omniboost
Omniboost verbetert haar contractmanagement met Oneflow: 90% tijdsbesparing
4000+
1 day
2x
Hoe OmniBoost haar contractmanagement stroomlijnde met Oneflow
Toen Omniboost, een hospitality integratieplatform, worstelde met een handmatig en verouderd contractmanagementsysteem, wisten ze dat het tijd was voor verandering. Van trage documentverwerking tot onhandig versiebeheer, hun bestaande workflows kostten kostbare tijd. Dat is het moment waarop Mike Baecke, Hoofd Strategie bij Omniboost, zich tot Oneflow wendde, en het effect is niets minder dan transformerend geweest.
Uitdagingen vóór Oneflow: Handmatige, gefragmenteerde processen
Vóór Oneflow was het contractmanagement van Omniboost volledig handmatig en gebaseerd op heen-en-weer e-mails, Word-documenten en PDF-bestanden. Er circuleerden meerdere versies van hetzelfde contract, wat leidde tot verwarring en tijdrovende correcties. Mike legt uit: “We werkten in Word, converteerden het vervolgens naar PDF, stelden handmatig ondertekeningsvelden in en stuurden het op voor handtekeningen. Dat was omslachtig, langzaam en foutgevoelig.”
Voor een groeiend bedrijf als Omniboost, dat data beheert voor grote horecamerken via verschillende platforms, was deze ouderwetse methode niet duurzaam. Naarmate het bedrijf groeide, groeide ook de behoefte aan een schaalbare en efficiënte oplossing. Ze hadden een tool nodig die de workflows voor contracten tussen afdelingen kon samenvoegen, goedkeuringen kon stroomlijnen en een soepele samenwerking mogelijk kon maken – vooral omdat hun team snel groeide.
De zoektocht naar een oplossing: Hoe Omniboost Oneflow vond
Toen het tijd was om hun systeem te vernieuwen, deden Mike en zijn team hun huiswerk. Ze bekeken verschillende tools voor contractmanagement, maar Oneflow sprong eruit vanwege de uitgebreide functionaliteit. “Een collega van ons commerciële team raadde ons eerst Oneflow aan. We waren al op zoek naar tools om ons contractmanagement en de beveiliging aan te scherpen, en Oneflow leek ons een twee-in-één oplossing,” herinnert Mike zich.
Vanaf de eerste demo voldeed Oneflow aan alle eisen. Het platform voldeed aan de minimale eisen van Omniboost en bood toekomstbestendige features, waardoor het beslissingsproces snel en soepel verliep. “We vragen altijd een paar offertes aan voordat we ons committeren aan een oplossing, maar bij Oneflow ging het proces heel snel. Hun routekaart voor toekomstige verbeteringen was ook doorslaggevend,” legt Mike uit.
De onboarding: Zelfhulpbronnen maken integratie eenvoudig
Het onboardingproces van Oneflow was net zo eenvoudig. Het team van Omniboost gebruikte de zelfhulpfuncties en documentatie van Oneflow om het platform zonder hulp van buitenaf op te zetten. Zelfs de integratie met Salesforce, een belangrijke vereiste voor Omniboost, was eenvoudig te navigeren dankzij de duidelijke handleidingen van Oneflow. “De zelfhulpartikelen en video’s waren echt behulpzaam, en het lukte ons om alles zelf te doen,” zegt Mike.
Transformatieve resultaten: 90% tijdsbesparing en gestroomlijnde workflows
Sinds de invoering van Oneflow heeft Omniboost dramatische verbeteringen gezien. Mike schat dat de verwerkingstijd van contracten met 90% is verkort. “Het hele proces – van aanvraag tot ondertekening – is veel sneller geworden. We kunnen nu sales orders bij klanten krijgen in een fractie van de tijd die het vroeger kostte.”
De naadloze integratie van Oneflow met Salesforce is ook een game changer geweest. Het salesteam van Omniboost hoeft niet langer handmatig de status van contracten bij te houden. Zodra een document is ondertekend, wordt de opportunity in Salesforce automatisch bijgewerkt naar “Closed Won”, wat zowel de efficiëntie van de workflow als de omzetprognose verbetert.
Verder dan sales: Een bedrijfsbrede oplossing
Wat begon als een oplossing voor sales contracten breidde zich al snel uit over meerdere afdelingen. Vandaag de dag gebruiken de financiële, HR en uitvoerende teams van Omniboost allemaal Oneflow om hun documenten te beheren. Of het nu gaat om HR contracten, partnerovereenkomsten of verkooporders, Oneflow is de centrale hub geworden voor contractmanagement bij Omniboost.
“We gebruiken het voor verkooporders, maar ook voor het beheren van partnerovereenkomsten, HR-documenten en contracten op bedrijfsniveau. Oneflow wordt over de hele linie gebruikt en iedereen vindt het geweldig hoeveel makkelijker het dingen heeft gemaakt,” merkt Mike op.
We kijken vooruit: Wat is de volgende stap voor Omniboost en Oneflow?
Hoewel Omniboost al goede resultaten ziet, zijn ze enthousiast over toekomstige verbeteringen. Features zoals redlining en verbeterde tekstbewerking zitten in de ontwikkelingspijplijn van Oneflow en Mike ziet deze updates als cruciaal voor het verwerken van grotere, complexere contracten. “Voor standaard contracten is redlining niet altijd nodig. Maar voor grotere samenwerkingsovereenkomsten, waarbij er veel heen en weer wordt gepraat over juridische clausules, zal het een grote hulp zijn.”
Zou Mike Oneflow aanbevelen? Absoluut.
Op de vraag of hij Oneflow zou aanbevelen aan andere bedrijven, is Mike’s antwoord simpel: “Absoluut.”
Met een verbetering van 90% in de verwerkingstijd van contracten, een naadloze Salesforce-integratie en een brede acceptatie in het hele bedrijf, is het gemakkelijk te zien waarom. Het verhaal van Omniboost laat zien hoe Oneflow snelgroeiende bedrijven kan helpen om hun contractmanagement processen klaar te maken voor de toekomst, terwijl ze tijd besparen en de nauwkeurigheid verbeteren.
