Hedin Bil
Kontrolle, Compliance und Anlagenrendite in weniger als einem Monat
10 Stunden
< 1 Monat
3000+
Mit knapp über hundert Standorten in ganz Schweden ist Hedin Bil ein bekannter Autohändler. Sie bringen Schweden als Händler und Vertreter großer Automarken in Bewegung und beschäftigen im gesamten Konzern rund 3.300 Mitarbeiter. Dank Oneflow konnte die Personalabteilung die Arbeitsabläufe mit Verträgen smarter gestalten, 10 Arbeitsstunden pro Woche einsparen und die vollständige Kontrolle über alle ihre Verträge auf einer sicheren, der DSGVO entsprechenden Plattform erlangen.
„Wird der Vertrag die richtige Person erreichen?“
Für Elin Skoglund und Eva Ekström, HR Business Partners bei Hedin Bil, war es eine große Herausforderung in ihrer Arbeit, proaktiv zu bleiben und immer nach vorne zu schauen. Da das Unternehmen in kurzer Zeit stark gewachsen ist, war es nicht so einfach, alle Routinen und Prozesse zu implementieren. Früher wurden alle Verträge manuell unterzeichnet, was schlussendlich nicht mehr tragbar war. Häufig kam es zu Missverständnissen, die Verträge wichen voneinander ab und einige waren falsch aufgesetzt. Vor allem entsprach ihr Workflow nicht der DSGVO. Die Verwaltung von über 3000 Mitarbeitern, alle mit mehr als einem Vertrag, war ein echter Zeitkiller.
„Das Erstellen, Versenden und Verwalten von Verträgen für die vielen Personen, die bei uns beschäftigt sind, hat furchtbar viel Zeit in Anspruch genommen. Ich verlor die Kontrolle über einen großen Teil der Vertragsabwicklung, sobald ich einen Vertrag per Post oder E-Mail sendete. Wird er die richtige Person erreichen?“
Oneflow verwandelt Unsicherheit in Sicherheit
Um nicht im Vertragsmanagement zu ertrinken, brauchte Hedin Bil dringend ein einfaches und flexibles System, um den Prozess zu automatisieren. Oneflow erfüllte alle Punkte auf der Checkliste:
- Benutzerfreundlich
- Automatisierte Vertragsvorlagen
- Unterstützung für separate Arbeitsbereiche für verschiedene Benutzer und Gruppen
- Möglichkeit zur Erstellung von Regeln, um beispielsweise einen Vertrag automatisch zu löschen
Das Duo begann sofort mit der Arbeit in Oneflow. Der Einstieg war ein Kinderspiel. Nach und nach kamen mehr und mehr Anwendungsbereiche dazu und heute verwenden sie Oneflow für die Verwaltung von Arbeitsverträgen, Anhängen, Protokollen und allen Dokumenten, die eine Unterschrift erfordern.
Ekström war angenehm überrascht vom reibungslosen Ablauf, vom Einstieg bis zum Resultat. Reibungslos ist das perfekte Wort, um Hedin Bils Erfahrung mit Oneflow zusammenzufassen, und das gilt nicht nur für HR. Auch die Lohnstelle profitiert davon, indem sie bei jedem Abschluss eines Arbeitsvertrags eine Benachrichtigung erhält.
„Da Oneflow zu 100 % digital ist, macht es die Arbeit einfach und flexibel. Wenn ich einen zusätzlichen Unterzeichner hinzufügen möchte, kann ich dies mit einem Knopfdruck tun. Und wenn ich das Startdatum ändern möchte, korrigiere ich es und unterschreibe es erneut. Alles an einem Ort in meinem Browser.“
Eine Plattform. Alle Abteilungen
Erstellen, signieren und verwalten Sie alle erdenklichen Arten von Verträgen
Sichere Verträge und schnellere Prozesse
Mit Oneflow sparen Skoglund und Ekström zweifellos viel Zeit bei ihrer täglichen Arbeit. Eventuelle Fehler oder Versäumnisse in den Verträgen lassen sich mit nur wenigen Klicks viel schneller beheben, sodass sie sich stattdessen auf andere Dinge konzentrieren können. Zudem hat das Duo stets den Überblick darüber, in welcher Phase sich ein Vertrag befindet, und kann aktiv handeln, wenn eine Partei die Unterzeichnung verzögert.
„Oneflow hat uns vom ersten Tag an vollkommene Sicherheit gegeben, indem es uns jederzeit Kontrolle und eine gute Übersicht über unsere Vertragsabwicklungen gewährleistet“, berichtet Skoglund.
„Oneflow bietet ein großartiges Archiv. Ich kann ganz einfach den Verlauf aller Verträge mit einer bestimmten Person durchsuchen und sehen, wer sie erstellt und unterschrieben hat. Außerdem können die Verträge können nicht verloren gehen oder falsch abgespeichert werden. Aus Sicht der DSGVO ist Oneflow brillant, weil es ein geschlossenes System ist.“
Das Team schätzt, dass es mit Oneflow mindestens 10 Stunden pro Woche einspart und gibt an, dass interne Vereinbarungen oft innerhalb von fünf Minuten unterzeichnet und abgeschlossen werden!
Würden sie Oneflow also weiterempfehlen?
„Ja, ohne jeden Zweifel! Oneflow wird sowohl von Managern und Angestellten unglaublich geschätzt.“
„Oneflow bietet dieses unglaubliche Archiv. Ich kann den gesamten Verlauf verschiedener Verträge einer bestimmten Person leicht durchsuchen und sehen, wer sie erstellt und wer sie unterzeichnet hat. Und die Verträge können nicht verloren gehen. Aus Sicht der DSGVO ist Oneflow perfekt, weil es ein geschlossenes System ist.“
Elin Skoglund
HR Business Partner
Hedin Bil
