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Länsförsäkringar Älvsborg

Erfüllt die höchsten Anforderungen an Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit

eID sign

Für erhöhte Sicherheit

50%

Weniger Zeit für Verwaltung

100%

Kontrolle

„Oneflow ist sicher und leicht zu bedienen. Es funktioniert einfach und spart uns so viel Zeit. Aber vor allem vertrauen wir Oneflow mit unseren Dokumenten, weil es unsere hohen Sicherheitsanforderungen erfüllt“, sagt Tobias Törnqvist.

Törnqvist ist HR Specialist beim Versicherungsunternehmen Länsförsäkringar Älvsborg, einem regionalen Zweig einer der größten schwedischen Versicherungen, Länsförsäkringar. Er ist verantwortlich für die Arbeitsverträge und Arbeitsrechtsmanagement. 

Mühsames manuelles Management von Arbeitsverträgen

Das Verwalten von Verträgen war für das HR-Team bisher sehr anspruchsvoll, da alles manuell erledigt wurde. Die Arbeit war zeitaufwändig und fehleranfällig. Schlicht und einfach verschwendete Zeit.

Vor einigen Jahren suchte Törnqvist erfolglos nach einer besseren Lösung. Die Technologie für das B2B-Geschäft existierte zwar bereits, aber das Signieren mit eID (Mobile Bank-ID) und dazu noch angepasst an den HR-Bereich war unüblich. Törnqvist musste seine Verträge manuell erstellen, bearbeiten und dann per Post versenden. 

„Es muss einen anderen Weg geben.“

Eines Tages, als Törnqvist wegen kleiner Fehler den gleichen Vertrag zum dritten Mal in Folge ausdrucken und per Post versenden musste, hatte er genug.

Die Änderungen durchzuführen, war eine unproduktive und langweilige Aufgabe. Aber das war nicht das größte Problem. Für die Bewerber und Mitarbeiter war der Einstellungsprozess eine langsame und negative Erfahrung. Ganz zu schweigen von den verlorenen Tagen.

Das Hin- und Herschicken der Unterlagen per Post verlängerte außerdem die Vertragslaufzeit. 

Dann kam Oneflow

Bevor er sich für Oneflow entschied, hatte Törnqvist mehrere Kriterien im Kopf. 

  • Die Plattform sollte einfach zu verwenden sein
  • Optisch ansprechend aus Sicht der Bewerber
  • Integration mit existierenden HR-Systemen
  • Preis-Leistungs-Verhältnis
  • Die Plattform sollte den Sicherheitsprotokollen entsprechen

Unter Berücksichtigung dieser Kriterien und nach sorgfältiger Prüfung der wichtigsten Marktteilnehmer entschied dich das Team von Länsförsäkringar Älvsborg für Oneflow.

„Der Hauptgrund, weswegen wir uns für Oneflow entschieden haben, ist, dass es optisch ansprechend und einfach zu bedienen ist, insbesondere aus der Sicht des Bewerbers. Das ist wichtig, denn es repräsentiert unser Image und die Erfahrung des Bewerbers! Dass es noch dazu so einfach ist, Vorlagen zu erstellen und Verträge zu organisieren, ist ein großer Bonus. Da die Speicherung inbegriffen ist, müssen wir uns auch nicht mit der Sicherheitsfrage befassen, wie die Vereinbarungen archiviert werden sollen. Oneflow ist einfach eine tolle Ergänzung zu unserem HR-System. Auch unser Kontakt bei Oneflow war sehr hilfreich und hat die Entscheidung noch einfacher gemacht“, erzählt Törnqvist.

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Sicherheit ist ein Dealbreaker

Länsförsäkringar Älvsborg stellte hohe Anforderungen an die Sicherheit. Der Server musste sich an einem bestimmten Standort befinden, Systemprotokolle mussten transparent und dokumentiert sein und regelmäßige Backups durchgeführt werden. Noch dazu bestanden sie auf die Möglichkeit, das Protokoll der Verträge zu verfolgen und die Signatur unabhängig zu überprüfen.

„Um ehrlich zu sein, hätte Oneflow diese Anforderungen nicht erfüllt, hätten wir uns überhaupt nicht dafür entscheiden können. Das war ein echter Dealbreaker“, sagt Törnqvist.

Schnell, sicher und stabil

Heute verwendet Törnqvist Oneflow, um alle Arbeitsverträge, Geheimhaltungsvereinbarungen und andere Arten von verbindlichen Verträgen mit den Mitarbeitern abzuwickeln. Oneflow ist kinderleicht zu bedienen. Törnqvist glaubt, dass das Einzige, was andere wirklich davon abhält, digitale Verträge zu nutzen, die mentale Blockade ist.

„Ich werde oft gefragt, ob es wirklich sicher ist, wichtige Dokumente in der Cloud zu speichern. Ist die digitale Signatur rechtsverbindlich? Selbst die schwedische Regierung verwendet heutzutage digitale Unterschriften. Dass es immer noch Unsicherheiten bezüglich der Sicherheit gibt, liegt nur daran, dass wir uns nicht an den Gedanken gewöhnt haben. Es ist nur eine Frage der Zeit, bis alle, die in der HR-Abteilung arbeiten, in den digitalen Flow einsteigen werden“, fasst Törnqvist zusammen.