Systembolaget
Volle Kontrolle über Nacht
17000+
3000+
100%
Systembolaget ist eine der beliebtesten Marken Schwedens mit einem Kundenstamm, der fast die gesamte Bevölkerung umfasst. Mit einem jährlichen Einkaufsvolumen von 1,2 Milliarden SEK und mehr als 3000 Lieferanten im Indirect-Sourcing-Team des Einkaufs sind Verträge ein großer Teil der täglichen Arbeit des Teams.
„Wir brauchten ein besseres System, um Verträge zu verwalten. Nach ausführlicher Bewertung von sieben Anbietern haben wir uns für Oneflow entschieden“, berichtet Tor Myhrman, Head of Indirect Sourcing, von Systembolagets Reise zu einfacherem Vertragsmanagement.
Digital ist der einzige Weg, Flow in Arbeitsabläufe zu bringen
Das Einkaufsteam von Systembolaget stieß zum ersten Mal auf digitale Verträge, als sie 2016 einen Vertrag digital unterschreiben mussten. Der Prozess war ein Augenöffner. Sie begannen, sich mit E-Signing und digitalem Vertragsmanagement zu befassen.
„Uns war klar, dass wir mehr Leute an Bord holen müssen, um erfolgreich ein neues digitales System implementieren zu können“, erzählt Myhrman.
Der nächste naheliegende Schritt war, sich an das HR-Team zu wenden. Myhrman wusste, dass das HR-Team, das zu dieser Zeit jedes Jahr mehr als 10.000 Arbeitsverträge verwaltete, unter der Belastung litt. Eine einfachere Vertragsverwaltung würde viele Probleme lösen und mit offenen Armen entgegengenommen werden.
Oneflow macht das Leben einfacher
Nachdem HR an Bord war, starteten Tor und sein Team den Auswahlprozess. Nach eingehender Evaluierung von sieben verschiedenen potenziellen Anbietern, sowohl großen als auch kleinen, entschieden sie sich für Oneflow.
Myhrman nennt folgende drei Gründe, die ihn und sein Team dazu brachten, sich für Oneflow zu entscheiden:
- Einfach zu verwenden
- Einfache Erstellung von Vorlagen
- Einfacher Einstieg
Von Chaos zu vollständiger Kontrolle
Systembolaget ging über Nacht vom Herumschleppen von Papier und Ordnern, der ständigen Jagd nach dem CEO und anderen wichtigen Personen für Unterschriften und dem mühsamen Nachverfolgen von Vereinbarungen zu einer plötzlichen vollständigen Kontrolle über.
„Es ist nicht nur einfach zu benutzen, auch die anderen Vorteile von Oneflow liegen auf der Hand“, sagt Myhrman.
Digitale Verträge, die sich wie Magie anfühlen
Wir alle glauben es erst, wenn wir es sehen. Lassen Sie sich von uns zeigen, wie Sie mit Verträgen von Oneflow smarter arbeiten können.
Nicht nur für den Einkauf
Heute arbeitet das Einkaufsteam von Systembolaget routinemäßig mit Oneflow. Seit 2018 wurden bereits tausende Verträge verschickt und unterschrieben.
Die Magie von Oneflow begrenzt sich jedoch nicht nur auf das Einkaufsteam. Die Vorteile machten sich nach und nach im gesamten Unternehmen bemerkbar, als andere Teams damit begannen, Myhrman um Hilfe bei ihren Verträgen zu bitten.
„Oneflow löste nicht nur alle Probleme, die wir im Einkauf hatten, sondern viele andere unvorhergesehenen Bedürfnisse, die wir in anderen Teilen der Organisation hatten“, erzählt Myhrman.
Einige Dokumente, die mithilfe von Oneflow verwaltet werden, sind:
- Delegation von Befugnissen zum Brandschutz an 440 Läden in Schweden
- Protokolle der Vorstandssitzungen
- DSGVO-Vereinbarungen
- Zulassung von Keycards
Bringt Flow in das gesamte Business
Obwohl Oneflow zunächst nur als Werkzeug für das Einkaufsteam eingesetzt wurde, hat es sich inzwischen zu einem Tool entwickelt, das im gesamten Unternehmen verwendet wird. Eine breitere Nutzung von Oneflow im Unternehmen voranzutreiben, ist für Myhrman und sein Team zu einer Leidenschaft geworden.
„Mein Ziel ist es, dass Systembolaget und mein Team sich in Sachen Digitalisierung weiterhin an externen Benchmarks messen kann“, fasst Myhrman zusammen.
„Es ist ganz einfach, mit Oneflow Verträge zu erstellen und zu teilen. Der Einstieg ist noch einfacher. Erst haben wir es als Tool für den Einkauf verwendet, inzwischen ist Oneflow aber zu einem Werkzeug geworden, das im gesamten Unternehmen genutzt wird.“
Tor Myhrman
Head of Indirect Sourcing
Systembolaget
