Hyväksytty sähköinen allekirjoitus (QES): EU:n kultainen standardi

B2B-sopimusten tila -raportista käy ilmi, että 80 prosenttia yrityksistä käyttää digitaalisia sopimuksia. Yksi sähköinen allekirjoitus ei kuitenkaan välttämättä vastaa toista. Allekirjoituksista on olemassa useita muotoja, kuten yksinkertainen sähköinen allekirjoitus (SES), kehittynyt sähköinen allekirjoitus (AdES) ja hyväksytty sähköinen allekirjoitus (QES), joilla kullakin on oma tarkoituksensa ja ominaisuutensa.

Kun allekirjoitat keskeisiä sopimuksia ja navigoit monimutkaisten säädösten parissa, sinun on varmistettava täydellinen lainmukaisuus. Euroopan unionissa (EU) toimiville yrityksille tämä tarkoittaa QES:n käyttöä. Tässä artikkelissa kerrotaan, mikä se on, miten se eroaa muista sähköisen allekirjoituksen tyypeistä ja milloin ja miksi se on välttämätön. Esittelemme myös ratkaisun, joka voi kattaa kaikki sähköisen allekirjoituksen tarpeesi. Aloitetaan!

Mikä on hyväksytty sähköinen allekirjoitus (QES)?

Hyväksytty sähköinen allekirjoitus (Qualified Electronic Signature, QES) on enemmän kuin pelkkä digitaalinen merkki; se on erityinen sähköisen allekirjoituksen tyyppi, joka on määritelty ja säännelty eIDAS-asetuksessa (EU N:o 910/2014). Tällä asetuksella luodaan oikeudellinen kehys sähköisen tunnistamisen ja luottamuspalvelujen tarjoamiselle sähköisessä kaupankäynnissä Euroopan sisämarkkinoilla, ja sen on kehittänyt Euroopan telealan standardointilaitos (ETSI).

Tässä ovat QES:n määrittelevät ominaisuudet:

1. Käsin kirjoitettua allekirjoitusta vastaava oikeusvaikutus. Se ei ole pelkkä väite, vaan se on juurtunut syvälle EU:n lainsäädäntöön, mikä tekee QES:stä luotettavimman saatavilla olevan sähköisen allekirjoituksen muodon. Sillä on suurempi todistusvoima kuin kehittyneellä sähköisellä allekirjoituksella (AdES), puhumattakaan yksinkertaisista allekirjoituksista.
2. Hyväksytty luottamuspalveluntarjoaja (QTSP). QES edellyttää, että käytössä on tarkasti säännelty ja sertifioitu yksikkö, joka antaa sähköisen allekirjoituksen perustana olevan digitaalisen allekirjoitusvarmenteen. Nämä tahot ovat vastuussa allekirjoittajan henkilöllisyyden tarkistamisesta.
3. Tiukat henkilöllisyyden todentamismenetelmät. QES:ssä on tarkasti määritellyt tavat, joilla allekirjoittajan henkilöllisyys todennetaan. Voit joko tehdä henkilökohtaisen todentamisen tai käyttää KYC-vaatimusten (Know Your Customer) mukaisia menetelmiä (kuten kansallisia digitaalisia tunnisteita).
4. Hyväksytty allekirjoituksen luomisväline (QSCD). Kyseessä on suojattu laitteisto- tai ohjelmistotyökalu, jota käytetään itse allekirjoituksen luomiseen. Se varmistaa, että allekirjoitus on yksiselitteisesti sidottu allekirjoittajaan ja että se on hänen yksinomaisessa hallinnassaan, mikä estää sen väärentämisen.

Lue myös: Digitaalisten sopimusten hyödyt ympäristölle ja turvallisuudelle

Hyväksytyt vs. kehittyneet vs. yksinkertaiset sähköiset allekirjoitukset

Erojen ymmärtämiseksi tarkastellaan yksityiskohtaisemmin, miten QES vertautuu muihin sähköisiin allekirjoitustyyppeihin: Yksinkertaiset sähköiset allekirjoitukset (SES) ja kehittyneet sähköiset allekirjoitukset (AES tai AdES).

Milloin tarvitset hyväksyttyä sähköistä allekirjoitusta (QES)?

Vaikka yksinkertaiset ja kehittyneet sähköiset allekirjoitukset riittävät moniin jokapäiväisiin liiketoimiin, laki edellyttää usein hyväksyttyjä sähköisiä allekirjoituksia (Qualified Electronic Signatures, QES) erityisiin, riskialttiisiin juridisiin skenaarioihin, joissa vaaditaan korkeinta oikeusvarmuutta ja luotettavuutta. Seuraavassa joitakin käyttötapauksia:

• Julkisen sektorin sopimukset EU:ssa: Julkiset hankintaprosessit, erityisesti merkittävät tarjoukset ja sopimukset, edellyttävät usein hyväksyttyjä sähköisiä allekirjoituksia (QES), jotta voidaan varmistaa korkein mahdollinen luottamus ja lainsäädännön noudattaminen.
• Kiinteistökaupat: QES on hyvä valinta myös kiinteistöjen osto- ja myyntitapahtumissa, erityisesti EU:n sisäisissä rajat ylittävissä kaupoissa, koska niiden arvo ja oikeudelliset vaikutukset ovat suuria.
• Suuren riskin tai suuren arvon B2B-kaupat: QES tarjoaa paremman oikeusvarmuuden merkittävissä yritysten välisissä sopimuksissa, joissa mahdolliset riidat voivat aiheuttaa merkittäviä taloudellisia tai juridisia kustannuksia.
• Terveydenhuoltoa tai rahoituspalveluja koskevat asiakirjat: Toimialat, joilla on noudatettava tiukkoja säännöksiä (terveydenhuolto, rahoituspalvelut jne.), vaativat usein QES:n tarjoamaa suurempaa turvallisuutta ja oikeudellista painoarvoa kriittisille asiakirjoilleen.
• Notaarin vahvistamat asiakirjat: Useissa EU-maissa QES-allekirjoitukset voivat laillisesti korvata perinteisen vaatimuksen fyysisestä notaarin suorittamasta todistamisesta.

On myös tärkeää huomata, että QES voi toimia hieman eri tavoin eri EU-maissa riippuen eIDAS:n ja paikallisten sähköistä allekirjoitusta koskevien lakien kansallisista tulkinnoista. On olemassa erilaisia henkilöllisyyden todentamismenetelmiä (kuten saksalainen kansallinen henkilökortti-eID, pienet pankkisiirrot, jotka tunnetaan nimellä “penny drops”, ja monia muita). Lisäksi maasta riippuen erityyppiset sopimukset ja ilmoitukset edellyttävät QES:n oikeudellista sitovuutta. Varmista siksi, että tarkistat oman maasi (tai liikekumppanisi) juridisen kehyksen erityispiirteet.

Miten käyttää hyväksyttyä sähköistä allekirjoitusta (QES)?

QES:n hankkiminen ja käyttö on monimutkaisempaa kuin yksinkertaisempien sähköisten allekirjoitusten, koska sen juridinen vastaavuus käsinkirjoitetun allekirjoituksen kanssa edellyttää tiukkoja tarkistusvaiheita. Vaiheittaiseen prosessiin kuuluu yleensä:

1. Hyväksytyn luottamuspalveluntarjoajan (QTSP) valitseminen: QES edellyttää luotettavaa ja todennettua yksikköä, jonka EU:n viranomaiset ovat hyväksyneet.
2. Henkilöllisyyden todentaminen: Seuraavaksi allekirjoittajan henkilöllisyys on todennettava. Oneflow hyväksyy tähän tarkoitukseen eID:t ja käyttää kaksivaiheista tunnistautumista varmistaakseen, että allekirjoittaja on tietoinen allekirjoitusprosessista.
3. Varmenteen myöntäminen hyväksytyn luottamuspalveluntarjoajan (QTSP) toimesta: Kun henkilöllisyys on vahvistettu, QTSP myöntää allekirjoittajalle yksilöllisen digitaalisen varmenteen. Tämä varmenne on ratkaisevan tärkeä, sillä se yhdistää allekirjoittajan hänen sähköiseen allekirjoitukseensa.
4. Allekirjoituksen luominen QSCD:n avulla: Varsinainen allekirjoitus luodaan QSCD-laitteella (Qualified Signature Creation Device). Tällä laitteella varmistetaan, että allekirjoitus liittyy yksiselitteisesti allekirjoittajaan yksityisen avaimen avulla ja että se on allekirjoittajan yksinomaisessa hallinnassa, mikä estää sen väärentämisen allekirjoittamisen jälkeen.

Tämän allekirjoitusprosessin tuloksena saat digitaalisen asiakirjan, joka sisältää pätevän varmenteen, joka tarkistetaan aina, kun joku avaa tiedoston.

Hyväksytty sähköinen allekirjoitus: Hyödyt ja haitat

✅ Plussat:

• Suurin mahdollinen oikeussuoja: Tämä on merkittävin etu. Sähköisessä muodossa olevien allekirjoitusten osalta QES-merkinnällä on EU:ssa korkein juridinen asema, joka vastaa käsin tehtyä allekirjoitusta ja tarjoaa vertaansa vailla olevan varmuuden ja täytäntöönpanokelpoisuuden tuomioistuimessa. Kun tarvitset varmuutta, QES on oikea ratkaisu.
• Luottamus ja vaatimustenmukaisuus: Säännellyillä toimialoilla tai EU:n rajojen yli toimiville yrityksille QES takaa, että ne noudattavat täysin EU:n eIDAS-asetusta, mikä auttaa rakentamaan luottamusta kumppaneiden, asiakkaiden ja sääntelyelinten kanssa.

❌ Miinukset:

• Mutkikkaampi käyttöliittymä: QES:n tiukat henkilöllisyyden todentamis- ja laitevaatimukset voivat lisätä allekirjoittamiseen vaiheita ja monimutkaisuutta yksinkertaisempiin sähköisiin allekirjoituksiin verrattuna.
• Suuremmat kustannukset ja käyttöönottoaika: QES:n käyttöönotto on yleensä kalliimpaa ja vie ajallisesti pidempään, mikä johtuu erikoistuneesta infrastruktuurista, sertifiointiprosesseista ja QTSP-palveluista sekä monimutkaisuudesta. Huomaa, että voit lieventää joitakin näistä ongelmista valitsemalla hyvin suunnitellun ja käyttäjäystävällisen sähköisen allekirjoitusratkaisun, kuten Oneflown.

Kelpaako hyväksytty sähköinen allekirjoitus EU:n ulkopuolella?

Vaikka QES on eIDAS-järjestelmän mukainen kultainen standardi EU:ssa, sen tunnustaminen Euroopan ulkopuolella voi vaihdella. Esimerkiksi Yhdysvalloissa juridiset puitteet, kuten Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN) ja Uniform Electronic Transactions Act (UETA), toimivat eri tavoin.

Hyväksyttyä sähköistä allekirjoitusta ei yleensä tunnusteta Yhdysvalloissa käsinkirjoitettua allekirjoitusta vastaavaksi, ellei EU:n ja Yhdysvaltojen välillä ole erityisiä kahdenvälisiä sopimuksia sähköisten allekirjoitusten vastavuoroisesta tunnustamisesta. Kansainvälisesti toimivien yritysten on syytä olla tietoisia näistä juridisista eroista.

Miten Oneflow tukee kehittyneitä ja hyväksyttyjä sähköisiä allekirjoituksia?

Sähköisten allekirjoitusten ja erityisesti hyväksyttyjen sähköisten allekirjoitusten (Qualified Electronic Signatures, QES) monimutkaisuuden ymmärtäminen voi tuntua haastavalta. Oneflown kaltainen sopimusten hallintaohjelmisto sujuvoittaa prosessia tarjoamalla kätevän online-menetelmän asiakirjojen allekirjoittamiseen. Alustamme ytimessä on turvallisuus ja vaatimustenmukaisuus. Se on täysin yhteensopiva AdES- ja QES-formaattien kanssa, ja se tarjoaa useita juridisesti sitovia sähköisen allekirjoituksen vaihtoehtoja (tekstiviestivarmennus, vahva sähköinen tunnistaminen, tavalliset sähköiset allekirjoitukset, digitaaliset allekirjoitukset ja käsin kirjoitetut allekirjoitukset).

Oneflow on kokonaisvaltainen sopimusten hallintaratkaisu. Sen avulla voit automatisoida ja mukauttaa allekirjoittamisen työnkulkuja ja tarjota erilaisia allekirjoituksen jälkeisiä toimintoja (esimerkiksi datan louhinta, asiakirjojen linkittäminen). Siinä on myös tekoälyominaisuuksia, jotka nopeuttavat sopimusten luomista ja tarkistamista, sekä yhteistyövälineitä tiimin jäsenten välisen työn saumatonta koordinointia varten. Lisäksi ratkaisussa on monia hyödyllisiä integrointivaihtoehtoja (mukaan lukien Salesforce- ja HubSpot CRM-järjestelmät).

Tässä Oneflown ominaisuudet:

• Tehokas tietoturva: Hallitse asiakirjojen käyttöoikeuksia hallinnoimalla käyttäjärooleja ja antamalla tiettyjä oikeuksia, kuten muokkaus- tai katseluoikeuksia. Suojaa sopimukset vahvalla salauksella (TLS 1.2 ja AES 256) ja tarkista vastapuolen henkilöllisyys kaksivaiheisella tunnistamisella – jos tunnistaminen epäonnistuu, sopimusta ei voida allekirjoittaa. Seuraa sähköisten asiakirjojen muutoksia kirjausketjujen avulla ja kiinnitä asiakirjoihin sähköinen sinetti allekirjoituksen jälkeen turvallisuuden takaamiseksi.
• Vaatimustenmukaisuus ja luotettavuus: Saat käyttöösi EU:n eIDAS- ja Yhdysvaltojen ESIGN-standardin mukaisen ratkaisun ja voit määrittää mukautettuja tietojen säilyttämiskäytäntöjä GDPR:n noudattamiseksi. Oneflown infrastruktuuri takaa jatkuvan toiminnan, ja sillä on sertifioinnit tietoturvan (ISO 27001), laadun (ISO 9001) ja ympäristön (ISO 14001) osalta.
• Reaaliaikainen yhteistyö: Paranna sopimusyhteistyötä ominaisuuksilla, kuten kommenteilla, muokattavilla triggereillä, kattavilla kirjausketjuilla ja suojatuilla, brändätyillä työtiloilla. Nämä työkalut avaavat tien tehokkaampaan tiimityöhön ja estävät versioiden sekoittumisen. Oneflow tarkistaa myös kaikkien asiakirjan yhteistyökumppaneiden henkilöllisyyden ja voi lukita osioita luvattomien muokkausten estämiseksi.

• Saumattomat integraatiot: Yhdistä Oneflow muihin yrityksessäsi käytössä oleviin järjestelmiin ja ratkaisuihin, kuten HubSpotiin, Salesforceen, Microsoft Dynamicsiin ja Google Driveen. Katso lisätietoja artikkeleistamme Sähköiset allekirjoitukset Hubspotissa ja Salesforcessa.
• Keskitetty arkisto: Pääset käyttämään keskitettyä arkistoa kaikille sopimuksillesi, mikä yksinkertaistaa merkittävästi sopimusten elinkaaren hallintaa. Se tarjoaa loistavia organisointityökaluja, kuten hakutoimintoja, suodattimia, kansioita, tunnisteita, asiakirjarooleja ja kalenterinäkymän, jossa on elinkaaren virstanpylväitä.
• Allekirjoitusjärjestys: Räätälöi allekirjoitusjärjestys vastaamaan erilaisia liiketoimintatarpeita ottaen huomioon eri roolit, asiakirjatyypit ja muut asiaankuuluvat tekijät.
• Elinkaaren hallinta: Hallitse aikaasi tehokkaasti mukautetuilla ilmoituksilla sopimusten avaamisesta ja sisäänrakennetulla kalenterilla, joka auttaa sinua noudattamaan kaikkia kriittisiä määräaikoja.
• Oneflow AI sopimustyössä: Käytä Oneflown tekoälyä tehostettuun sopimusautomaatioon ja paranna työnkulkuja automaattisilla tarkistuksilla, jotka tunnistavat virheet ja vaatimustenmukaisuuden puutteet juridisten ohjeidesi perusteella. Säästä aikaa ja vaivaa tekoälyavun avulla asiakirjojen laatimisessa, muokkaamisessa, tiivistämisessä tai kääntämisessä.
• Allekirjoituksen jälkeiset prosessit: Arkistoi sopimukset Oneflowssa ja poimi metatiedot seurantaa ja oivalluksia varten. Sisällytä linkkejä sisäisiin asiakirjoihin ja ulkoisiin URL-osoitteisiin.
• Dynaamiset mallit: Käytä mukautettavia sopimusmalleja asiakirjojen luomisen automatisoimiseksi ja sopimusten valmistelemiseksi nopeasti eri skenaarioita varten.
• Analysointi: Seuraa sitoutumistietoja ja muita keskeisiä mittareita (kävijämäärät, asiakirjojen avaamisprosentti jne.).

Haluatko kokeilla Oneflowta? Tutustu siihen nyt 14 päivän ilmaisella kokeilujaksolla!

Yhteenveto: Allekirjoita sopimuksesi turvallisesti Oneflown avulla

Hyväksytty sähköinen allekirjoitus (Qualified Electronic Signature, QES) on sähköisen allekirjoituksen turvallisuuden ja juridisen pätevyyden nykyinen huippu Euroopan unionissa. Sen vastaavuus käsinkirjoitettuun allekirjoitukseen eIDAS:n mukaisesti tarjoaa vertaansa vailla olevan oikeusvarmuuden kriittisissä liiketoimissa.

Oneflown kaltaiset alustat helpottavat QES:n ja kehittyneiden sähköisten allekirjoitusten käyttöönottoa huomattavasti. Oneflow varmistaa eIDAS- ja ESIGN-standardien sekä muiden maailmanlaajuisten standardien noudattamisen ja tarjoaa tehokkaan salauksen, monivaiheisen tunnistautumisen ja kattavat kirjausketjut. Oneflown reaaliaikaiset yhteistyöominaisuudet integroivat henkilöllisyyden todentamisen suoraan allekirjoitusprosessiin. Näihin ominaisuuksiin on yhdistetty tehokkaat integraatiovaihtoehdot, mukaan lukien suositut CRM-järjestelmät, kuten Salesforce ja HubSpot.

Haluatko nähdä, kuinka Oneflow voi auttaa sinua? Rekisteröidy tänään 14 päivän ilmaiseen kokeilujaksoon!