Sopimusten allekirjoittaminen perinteisellä tavalla kynällä ja paperilla (tai jopa PDF-tiedostona) voi olla uskomattoman hidasta ja työlästä. Jos käytät yhä näitä vanhentuneita menetelmiä, on korkea aika tutustua niihin iloihin, joita sopimuksen allekirjoittaminen verkossa tarjoaa. Se ei ole vain tehokkaampi menetelmä, vaan se tarjoaa myös enemmän turvallisuutta.
Mihin sopimusta tarvitaan?
Sopimukset ovat tärkeitä, koska niissä määritellään kahden tai useamman osapuolen välisen liiketoimen, suhteen tai järjestelyn ehdot. Ilman sopimusta voi olla vaikea todistaa kunkin osapuolen oikeuksia, velvollisuuksia ja odotuksia. Sopimukset tarjoavat myös oikeudellisen viitekehyksen kaikkien osapuolten etujen suojaamiseksi.
Mitä on sopimuksen allekirjoittaminen verkossa?
PDF-tiedostot ovat olleet käytössä vuodesta 1993 lähtien, ja ne ovat mullistaneet sopimusmaailman. Kiitokset ovat paikallaan, mutta PDF-tiedostoista on tullut sopimusten hallinnointia hankaloittava tekijä, sillä ne hidastavat prosesseja. Vaikka ne eivät ole yhtä työläitä käyttää kuin paperisopimukset, PDF-tiedostot ovat kuitenkin luonteeltaan staattisia asiakirjoja. Tämä tarkoittaa, että kaikki niiden sisältämä tieto on vangittuna, eikä sitä voi helposti muokata.
Sopimuksen allekirjoittaminen verkossa tapahtuu käytettäen digitaalista allekirjoitusta tai sähköistä allekirjoitusta (e-allekirjoitus). Näitä kahta termiä ei kuitenkaan pidä sekoittaa keskenään. Digitaalinen allekirjoitus on tekniikka, jolla allekirjoitus tehdään, ja sähköinen allekirjoitus on allekirjoituksen tyyppi.
Sopimuksen allekirjoittaminen verkossa tapahtuu nykyään suurimmilta osin digitaalista allekirjoitusta käyttäen, mutta se ei tarkoita, että niiden olisi pakko olla sitä. Jos esimerkiksi teet allekirjoituksesi tietokoneella kynällä tai hiirellä, se lasketaan sähköiseksi allekirjoitukseksi, mutta ei digitaaliseksi allekirjoitukseksi.
Mikä sitten on digitaalinen allekirjoitus? Se on sähköisen allekirjoituksen muoto, jota tukee digitaalinen varmenne. Digitaaliset allekirjoitukset antavat korkeimman tason varmuuden henkilöllisyydestä, kun ollaan tekemisissä digitaalisen dokumenttien kanssa. Niiden avulla voidaan taata viestin tai tiedon eheys ja aitous.
Miten allekirjoitan sopimuksen verkossa?
On hyvin kuvaavaa, että hakuvolyymi hakusanalle “allekirjoita pdf verkossa” on miljoonia (ja sillä on hurjan korkea CPC-hinta!). Itse prosessi on kuitenkin uskomattoman yksinkertainen. Sopimuksen allekirjoittaminen verkossa on helppoa ja tähän on saatavilla on monia erilaisia työkaluja.
Seuraa näitä helppoja vaiheita:
- Luo allekirjoitettava sopimus millä tahansa asiakirjanmuokkausohjelmalla (esim. Google Docs tai Microsoft Word). Tallenna se sitten PDF-muodossa.
- Valitse täältä sinulle sopiva sähköisen allekirjoituksen tarjoaja.
- Otetaan tässä esimerkiksi, että valitsit tehtävään Oneflown (voit luoda tilin täällä).
- Vahvista sähköpostiosoitteesi klikkaamalla Oneflown lähettämässä sähköpostissa olevaa linkkiä ja suorita rekisteröinti täyttämällä vaaditut kentät.
- Ta-da! Olet nyt sisällä järjestelmässä. Valitse “Luo uusi sopimus” ja valitse “PDF-malli”.
- Lataa PDF-tiedosto, jonka haluat allekirjoittaa.
- Lisää vastapuolen sähköpostiosoite ja sopimuksesi on valmis lähetettäväksi! Voit myös sisällyttää sopimukseen henkilökohtaisia viestejä tai lisätä siihen videoita.
- Saat automaattisesti ilmoituksen, kun vastapuoli vastaanottaa, avaa tai allekirjoittaa PDF-sopimuksesi.
- Allekirjoita sopimus ja voilà! Olet juuri allekirjoittanut PDF-dokumentin verkossa oikeudellisesti sitovalla sähköisellä allekirjoituksella.
- Allekirjoitettu PDF-sopimus voidaan ladata Oneflown automaattisesti lähettämän sähköpostin kautta, kun kaikki osapuolet ovat allekirjoittaneet sen.
Kätevää, eikö? Jos haluat kuulla mitä mieltä asiakkaamme ovat Oneflowsta, voit tustua asiakastarinoihin täällä.
Sopimuksen allekirjoittaminen verkossa tapahtuu turvallisesti
Digitaaliset allekirjoitukset ovat jo lähtökohtaisesti paljon turvallisempi allekirjoitustapa, mutta voit lisätä turvallisuutta edelleen lisätoimenpiteillä. Olemme koonneet tähän muutamia parhaita vinkkejä, joiden avulla voit tehdä niin:
Käytä hyvämaineista digitaalisen allekirjoituksen tarjoajaa: Valitse palveluntarjoaja, joka tarjoaa toimivan käyttöliittymän, turvallisen alustan ja hyvän asiakastuen.
Pidä ohjelmistot ajan tasalla: Tarkista säännöllisesti, onko niissä päivityksiä, sillä ne voivat usein sisältää tietoturvakorjauksia, joita vanhentunut versio ei tarjoa.
Älä jaa yksityistä avainta: Yksityinen avain on digitaalisen allekirjoituksen turvallisuuden ydin. Varmista, että säilytät nämä tiedot turvallisessa paikassa, ja vältä niiden jakamista.
Valitse vahva salasana: Älä käytä sanoja tai lauseita, jotka on helppo arvata, ja yritä käyttää kirjainten, numeroiden ja erikoismerkkien yhdistelmää.
Käytä kaksivaiheista tunnistusta: Se on erittäin suosittua nykyään – ja hyvästä syystä-, sillä se lisää ylimääräistä turvaa vaatimalla toista varmennusta, kuten tekstiviestillä tai sähköpostilla lähetettävää varmistuskoodia.
Sopimuksen allekirjoittaminen verkossa tiivistettynä
Sopimuksen allekirjoittaminen verkossa on hyvin yksinkertaista ja onnistuu muutaman helpon vaiheen avulla. Toimi seuraavasti (esimerkkinä Oneflown alusta):
1: Valitse digitaalisen allekirjoituksen tarjoaja
Ensimmäiseksi sinun on valittava digitaalisen allekirjoituksen tarjoaja. Näitä on melko paljon, mutta on tärkeää valita sellainen, joka vastaa tarpeitasi. Ihannetapauksessa haluat palveluntarjoajan, joka tarjoaa toimivan käyttöliittymän, turvallisen alustan ja hyvän asiakastuen. Esimerkiksi Oneflown.
2: Luo tili
Kun olet valinnut digitaalisen allekirjoituksen tarjoajan, sinun on luotava tili. Yleensä sinua pyydetään antamaan nimesi, sähköpostiosoitteesi ja valitsemaan salasana. Oneflow tarjoaa ilmaisen tilin; kun olet luonut sen, saat sähköpostiviestin, jossa sinua pyydetään vahvistamaan tilisi.
3: Viimeistele rekisteröinti
Klikkaa saamastasi sähköpostiviestistä löytyvää linkkiä, jolloin sinua pyydetään suorittamaan tilisi rekisteröinti loppuun.
4: Valitse asiakirja
Sinulla on nyt mahdollisuus “luoda uusi sopimus”. Valitse tämä vaihtoehto ja klikkaa sitten “lataa PDF” (Paitsi jos työskentelet Oneflown premium-versiossa ja luot aidosti digitaalisen sopimuksen!). Voit nyt ladata PDF-tiedoston, jonka haluat allekirjoittaa.
5: Lisää vastapuolet
Voit nyt lisätä vastapuolesi sähköpostiosoitteen oikeassa sarakkeessa. Kun he vastaanottavat, avaavat tai allekirjoittavat sopimuksesi, sinulle ilmoitetaan siitä automaattisesti.
6: Lisää personointi
Ennen lähettämistä voit lisätä vastaanottajalle henkilökohtaisen viestin tai videon, jossa annetaan ohjeita tai vaikka ystävällinen tervehdys. Kaikki tämä suoraan Oneflowssa.
7: Lähetä ja allekirjoita
Olet valmis lähettämään sopimuksen vastapuolellesi ja allekirjoittamaan sen itse. Olet nyt allekirjoittanut PDF-sopimuksesi oikeudellisesti sitovalla sähköisellä allekirjoituksella! Sopimuksen allekirjoittaminen verkossa on näin simppeliä!
On olemassa parempi tapa allekirjoittaa sopimukset sähköisesti
Toinen vaihtoehtosi sopimuksille (paperin ja PDF-tiedostojen lisäksi) ovat aidosti digitaaliset sopimukset. Toisin kuin PDF-tiedostot, nämä ovat HTML-pohjaisia ja täysin muokattavissa. Sen sijaan, että joutuisit lähettämään korjailtuja sopimuksia edestakaisin, voit työskennellä vain yhden version parissa, muokata sitä reaaliajassa, ja välttää sekaannukset ja virheet!
Ei ole myöskään mikään salaisuus, että yhä useammat ihmiset hoitavat kaiken kännykällä (70 % B2B-sopimuksista allekirjoitetaan puhelimitse). Jos olet koskaan yrittänyt lukea PDF-tiedostoa puhelimella, tiedät hyvin, ettei se ole hauskaa.
Oneflown HTML-sopimuksissa tekstin kokoa ja rivinvaihtoja säädetään niin, että niitä on helppo lukea. Näillä aidosti digitaalisilla sopimuksilla voit myös kannustaa neuvotteluihin ja yhteistyöhön lisäämällä interaktiivisia kenttiä, jotka vastaanottaja voi täyttää. Kaikki muutokset ja päivitykset tehdään reaaliajassa. Sopimuksen allekirjoittaminen verkossa ei ole koskaan ollut yhtä helppoa! Mutta miten tämä kaikki oikeastaan käytännössä toimii?
Kuinka allekirjoittaa sopimus Oneflowssa?
Avaa sähköpostiviesti sopimuksen lähettäjältä
Kun sopimus on luotu ja valmis allekirjoitettavaksi, sopimuksen luonut henkilö lähettää sen eteenpäin. Tällöin saat sähköpostin välittömästi.
Sähköpostissa kerrotaan kuka on lähettänyt sopimuksen. Lähettäjä voi myös halutessaan lisätä mukaan viestin. Sinun tarvitsee vain klikata keltaista painiketta, jossa lukee “Avaa”.
Lue sopimus ja täytä vaaditut kentät
Ensimmäiseksi sinun on luettava sopimus. Se saattaa kuulostaa itsestäänselvyydeltä, mutta viimeinen tarkistuskierros ei koskaan tee pahaa. Jos huomaat virheen, älä huoli! Oneflown HTML-muotoisia sopimuksia on helppo muokata.
Hyvä uutinen on, että jos unohdat täyttää pakollisen kentän, Oneflow huomaa sen. Hienoa sopimuksen allekirjoittamisessa Oneflowssa on se, että alusta estää sinua allekirjoittamasta vahingossa virheellistä sopimusta, toisin kuin PDF- tai paperisopimusten kohdalla.
Ehdota muokkauksia ja jätä kommentteja
Voit jättää kommentteja ja ehdottaa muokkauksia niin monta kertaa kuin haluat. Oneflowssa ei ole tälle rajoituksia. Parasta on, että lähettäjä voi tehdä muokkaukset välittömästi, kaikki yhdellä sopimuksella. Seuraat helposti reaaliajassa missä vaiheessa mikäkin sopimus menee. Jos allekirjoitus uupuu, hoidat muistuttamisen näppärästi yhdellä klikkauksella. Tämä on sopimuksen allekirjoittamisen selkäranka Oneflowssa: joustavuus ja ketteryys.
Allekirjoita, kun olet tyytyväinen
Haluatpa sitten allekirjoittaa klikkaamalla painiketta, jossa lukee “Allekirjoita nyt”, käyttäen tekstiviestivarmennusta, vahvaa tunnistautumista tai käsinkirjoitettua allekirjoitusta, Oneflown avulla kaikki on mahdollista. Minimoi sopimusriskit juridisesti sitovalla ja jälkikäteen muuttumattomalla sähköisellä allekirjoituksella.
Eikä tässä vielä kaikki. Voit jopa määrittää kronologisen allekirjoitusjärjestyksen. Tämä tarkoittaa, että jos sinulla on useita henkilöitä, joiden on allekirjoitettava, voit valita, missä järjestyksessä he allekirjoittavat. Näin esimerkiksi listan viimeinen henkilö ei voi allekirjoittaa sopimusta ennen kuin kaikki muut ovat allekirjoittaneet sen.
Lähetä ja allekirjoita sopimukset nopeammin ja turvallisemmin miltä laitteelta tahansa. Kun minimoit manuaalisen työn, luot sujuvuutta kaikille osapuolille: otat samalla huomioon sekä omat työntekijäsi että asiakkaasi. Sähköinen allekirjoitus nopeuttaa kauppojen viimeistelyä, kun asiakkaasi voi allekirjoittaa sopimukset missä vain, milloin vain.
Odota vahvistussähköpostia
Heti kun olet allekirjoittanut sopimuksen, sekä sinä että sopimuksen lähettänyt henkilö saavat sähköpostiviestin. Molemmat voitte myös ladata sopimuksen itsellenne. Suosittelemme kuitenkin Oneflown arkistointiratkaisun käyttämistä.
Arkistossa voit itse määritellä tarkat käyttöoikeudet ja haluamasi kansiorakenteet, millä varmistat turvallisen säilytyksen lisäksi myös korkean tietoturvan -ja suojan tärkeille asiakirjoille.
Voit tallentaa kaikki sopimuksesi turvallisesti yhteen paikkaan, päästä niihin käsiksi milloin tahansa muutamalla klikkauksella ja jopa analysoida niitä metadatan avulla. Oneflowssa on myös automaattiset muistutukset eli voit saada halutessasi ilmoituksen aina, kun sopimuksesi ovat umpeutumassa.
Tässä oli tiivistettynä sopimuksen allekirjoittaminen verkossa. Jos haluat allekirjoittaa sähköisesti ja oppia kokonaisvaltaista sopimushallintaa, kokeile Oneflowta ilmaiseksi 14 päivän ajan täällä. Oneflow taipuu yrityksesi jokaisen työntekijän tarpeisiin!
