Onderhandelingen kunnen vervelend zijn. Wanneer je eindelijk een doorbraak bereikt, waarbij iedereen op één lijn zit en klaar is om een elektronisch document te ondertekenen, wil je niet nog een drempel over moeten. Als je pdf-contracten gebruikt, dan is die drempel 2 meter hoog. Als je digitale contracten gebruikt, gaat het slechts om enkele centimeters. Een elektrisch document ondertekenen moet dus simpel zijn!
Als je eenmaal zover bent en dicht bij het verkrijgen van een handtekening bent, wil je dat het zo soepel mogelijk verloopt. Dat is waar e-handtekeningtools in beeld komen.
Ze veranderen het ondertekeningsproces van een proces van een maand, week of dagen in een proces dat binnen enkele uren kan worden voltooid als aan alle vereisten wordt voldaan. Een elektrisch document ondertekenen wordt op die manier veel makkelijker.
Uit een onderzoek van Finances Online blijkt dat er 55% tot 78% aan totale kostenbesparingen is voor bedrijven die migreren naar tools voor e-handtekeningen, rekening houdend met materiaal-, administratie-, verzend- en abonnementskosten.
Bovendien is met e-handtekeningen de uitvoeringstijd van contracten teruggebracht van gemiddeld 32,5 dagen naar slechts twee dagen.
Een elektrisch document ondertekenen
- Word: voor het opstellen van het document
- E-mail: voor communicatie tussen partijen
- Pdf: voor het verzenden van een downloadbare en niet-bewerkbare versie van het document
- Excel: voor informatiebeheer
- Gedeelde drives: voor het delen van gegevens in verschillende formaten, zoals slides, sheets, documenten, enz.
Effectieve software voor elektronische handtekeningen neemt al deze problemen weg. Het document kan vanuit de tool zelf worden gemaakt en gedeeld. De ontvanger krijgt het document met bewerkbare secties en kan de vereiste informatie invullen in de bovengenoemde secties.
E-onderteken documenten gratis
Veel bedrijven bieden tools voor elektronische handtekeningen aan. Zoals HelloSign, Deel, DocuSign, AdobeSign en SignNow. Ze bieden een reeks functies, zoals snelle ondertekening, een Google Docs-integratie en e-mailintegraties tegen een instapprijs.
Maar als je native applicaties wilt gebruiken voor jouw computers, zoals Adobe Acrobat of Microsoft Word, vind je hier stapsgewijze instructies.
Lees ook: Alles wat je moet weten over Oneflow elektronische handtekeningen en de eIDAS-verordening
Een elektrisch document ondertekenen met Adobe Acrobat
Stap 1: Klik op het vulpenpictogram in het hoofdmenu
Stap 2: Selecteer ‘Invullen en ondertekenen’ in het dropdownmenu.
Stap 3: Vul waar nodig gegevens in en voeg initialen toe voor de handtekening.
Aangezien Acrobat deel uitmaakt van de Adobe-suite, wordt het ondersteund door AdobeSign. Acrobat biedt geen contractsamenwerking of automatisering vanuit de suite. Dit kan efficiënte teams afschrikken die al hun gegevens graag op één plek bewaren.
Elektronische handtekeningen toevoegen aan een Word-document
Word is het standaardprogramma voor het creëren van documenten op de meeste computers en wordt veel gebruikt om contracten op te stellen. Hoewel Word een optie voor elektronische ondertekening biedt, is het relatief primitief.
Dit is het stapsgewijze proces:
Stap 1: Plaats de cursor waar je de handtekening wilt invoegen
Stap 2: Selecteer de optie ‘Tekst’ op het tabblad ‘Invoegen’
Stap 3: Selecteer vervolgens ‘Handtekeningregel’ > ‘Microsoft Office-Handtekeningregel’
(Hiermee kun je de handtekening instellen door de naam van de ondertekenende partij in te voeren)
Als je de ontvanger van het document bent en het wilt ondertekenen, klik je met de rechtermuisknop op de handtekeningregel en kies je de optie ‘ondertekenen’ in het vervolgkeuzemenu.
Maar nu vraag je je misschien af hoe elektronische handtekeningen je processen precies helpen?
Gebruikscases elektronische handtekeningen
Hier zijn enkele voorbeelden van situaties waarin elektronische handtekeningen je workflows drastisch kunnen veranderen.
Onboarding van medewerkers:
Werknemers kunnen gemakkelijk gestrest raken door het overmatige papierwerk dat gepaard gaat met een nieuwe baan. Er zijn veel dingen om rekening mee te houden:
- Werknemerscontract
- Gedragscode
- Toestemming voor antecedentenonderzoek
- Pensioengegevens
- Ziektekostenverzekering
- Veiligheidsdocumenten
Om nog maar te zwijgen van het feit dat deze allemaal door verschillende afdelingen moeten worden beoordeeld en dat samenwerking een nachtmerrie kan worden.
Het verplaatsen van dit proces naar een oplossing voor e-ondertekening en een platform voor contractmanagement kan beide partijen uren administratief werk besparen, documenten gemakkelijk doorzoekbaar maken (in tegenstelling tot pdf’s of fysieke kopieën) en documenten veilig opslaan in de cloud.
- Klantencontracten
Klanten komen naar je toe om hun leven makkelijker te maken. Niet moeilijker. Ze willen niet door meerdere contracten, gemiste e-mails en opdringerige follow-ups heen worstelen. Ze willen een totaaloplossing die begint en eindigt met een muisklik. Dat is wat e-handtekeningoplossingen voor hen moeten bieden.
Klantencontracten zijn een integraal onderdeel van je activiteiten, ongeacht in welke branche je actief bent: onroerend goed, consumentengoederen, bankieren, financiën of verzekeringen.
Als je je klanten contracten kunt sturen, kunnen ze deze in hun eigen tijd en op hun eigen apparaten lezen en worden je kansen om een deal te sluiten aanzienlijk groter.
Een stap verder zou zijn dat er een contract beschikbaar is om te ondertekenen op een smartphone, bijvoorbeeld digitaal.
E-handtekening-API
Een API voor e-handtekeningen (Application Programming Interface) is een service waarmee mensen elk element van een elektronisch contract kunnen beheren.
- Online handtekeningen aanvragen
- Statusupdates
- Download ondertekende en geverifieerde documenten
API’s zijn belangrijk omdat digitale handtekeningen algoritmen gebruiken om digitale handtekeningen te verifiëren. Versleutelingssoftware, zoals het soort dat gebruikt wordt bij creditcardtransacties, wordt gebruikt om elektronisch ondertekende documenten te authenticeren via API’s.
Vergelijking van elektronische handtekeningservices
Om je teams succesvol te laten zijn, moeten ze veilige, responsieve en interactieve contracten opstellen. Contracten die klanten digitaal kunnen ondertekenen. Functies zoals live bewerken zijn een integraal onderdeel van een efficiënte samenwerking. Elektrisch document ondertekenen simplificeren in jouw proces is essentieel.
Contractmanagementplatforms zoals Oneflow zorgen ervoor dat er maar één versie van een document bestaat en dat deze veilig wordt opgeslagen. Een versie waar zowel de klant als het bedrijf toegang toe hebben en op elk moment kunnen zoeken naar cruciale details.
Lees meer over het elektronisch ondertekenen van een document op de blog van Oneflow.
