Je hebt zojuist online een contract toegestuurd gekregen. Je gaat naar je e-mailinbox. Je opent het document, bladert het door, denkt bij jezelf: “dit ziet er goed uit” en ziet dan een “Ondertekenen”-knop. Daar kun je je naam digitaal bijvoegen en dit contract “ondertekenen”. Je klikt erop, en voilà, je hebt zojuist online een contract getekend. Vroeger was online een document ondertekenen een nieuwtje. Iets waar we ons over verwonderden en dachten: “de toekomst is nu.” Tegenwoordig zijn het gewoon alledaagse dingen waar we aan gewend zijn.
In feite hebben meer dan 60 landen over de hele wereld enige vorm van regelgeving als het gaat om het gebruik van elektronische handtekeningen. En dat aantal zal zeker groeien naarmate meer landen, bedrijven en organisaties e-ondertekenen gebruiken als hun standaardmanier om overeenkomsten te ondertekenen.
Er zijn tegenwoordig talloze documenten die elektronisch worden ondertekend. Of het nu gaat om je huurcontract voor je appartement of je arbeidsovereenkomst, zelfs sommige notarissen zijn digitaal gegaan. Er is zo’n brede gebruikstoepassing dat praktisch alles wat fysiek kan worden ondertekend, ook digitaal kan worden gedaan. Er zijn enkele tips om te onthouden wanneer je besluit op die “ondertekenen”-knop te klikken bij jouw leverancier van elektronische handtekeningen.
Elektronische en digitale handtekeningen zijn wettelijk bindend!
Het is geen geval van hij zei dit, zij zei dat. Soms kun je iets met kronkelende handtekeningen betwisten, omdat er achteraf misschien iets in het contract is veranderd waar je het eigenlijk niet mee eens was. Met digitale handtekeningen en online ondertekenen zijn ze echter juridisch bindend! Zoals we in deze blog uiteenzetten, wegen elektronische handtekeningen even zwaar als een fysieke handtekening met natte inkt. Dus alles wat je online ondertekent, kan en zal wettelijk worden afgedwongen.
In de mix van de fysieke en digitale wereld waarin we vandaag leven is het soms makkelijk om over het hoofd te zien dat ze een grote invloed op elkaar hebben. Iets dat je online hebt ondertekend, kan je fysieke realiteit beïnvloeden en vice versa. Je kunt de online wereld beter zien als een verlengstuk van de fysieke wereld, met dezelfde regels en voorschriften. Dus met dat in gedachten komt hier onze volgende tip.
Controleer alles voordat je tekent
Let op de details en zorg dat je alles zorgvuldig doorleest! Twee keer, zo niet drie keer. Natuurlijk klinkt dit een beetje basic. Maar je zou echt alles goed moeten doornemen voordat je iets tekent (dit is ook een goed algemeen levensadvies). Een online contract is letterlijk hetzelfde als een fysiek contract. Dus waar je ook mee akkoord gaat, je gaat ermee akkoord. Gaat je ermee akkoord om een appartement voor één jaar te huren? Dat denk jij. En hopelijk heb je de naamgevingsrechten van je eerstgeboren kind niet weggegeven aan je huisbaas. Dit zou je hebben geweten als je het contract daadwerkelijk had gelezen!
De enige manier om absoluut zeker te zijn van wat er in de overeenkomst staat, is door het hele document te lezen. Natuurlijk kunnen de kleine lettertjes saai zijn, maar het is belangrijk om te weten waar je aan begint en mee instemt voordat er op een “onderteken”-knop wordt geklikt. Anders kan dit onbedoelde gevolgen hebben. Of de overeenkomst kan ongunstige clausules bevatten die je tijdens de eerste keer doorbladeren hebt gemist. Als het een serieuze overeenkomst is, is het natuurlijk goed om juridisch advies te vragen om het te beoordelen. Voorkomen is beter dan genezen!
Gebruik software voor e-ondertekening die gegarandeerd je documenten bewaart
Contracten zijn belangrijk, eigenlijk zelfs vitaal. Als ze fysiek zijn, zou je ze waarschijnlijk op een veilige plaats bewaren. Zoals een archiefkast of een archiefruimte achter een gesloten deur met een code of sleutel. Hetzelfde geldt voor elektronische documenten met elektronische handtekeningen. Ze moeten worden opgeslagen in de veiligst mogelijke omgeving met de meest up-to-date beveiligingsmaatregelen. Niet alleen op de desktop op je computer of op een slecht beveiligde server ergens in het zuidwesten van Nevada. We zijn ons er allemaal pijnlijk van bewust dat het internet nooit iets vergeet, maar soms verdwijnt iets gewoon als we het nodig hebben. Je wil natuurlijk niet dat dat met je ondertekende documenten en contracten gebeurt. Dus een tool voor e-ondertekening met een uitgebreid archief voor je overeenkomsten gebruiken dat veilig, beveiligd en gemakkelijk toegankelijk is, wordt ten zeerste aanbevolen.
Download het lokaal!
Dit is meer om jezelf in te dekken dan iets anders. Hier bij Oneflow proberen we de pdf om zeep te helpen en geloven we niet in dit formaat. Soms is het echter geen slecht idee om de veilige weg te bewandelen. Dus het downloaden van een pdf-kopie van de overeenkomst die je elektronisch hebt ondertekend, is meestal verstandig. Want om veiligheidsredenen is het verstandig om zelf een kopie van je overeenkomsten op je eigen apparaat te hebben, zodat je de overeenkomst altijd weer kunt inzien en controleren.
Soms valt het internet uit of crashen servers. Dit hoort bij het leven en werken in een digitale wereld. Af en toe moeten we nog de ouderwetse weg op. Het hebben van een pdf-back-up is precies dat, de ouderwetse weg op.
Dit zijn een paar tips om je te helpen veilig online te ondertekenen. Het is niet bepaald rocket science, maar contracten kunnen soms moeilijk, rommelig en stressvol zijn. Elektronische handtekeningen zijn een manier om sommige van die problemen te verlichten. En met een paar tips over wat je moet doen bij elektronisch ondertekenen, kun je een heel eind komen.
