Ist es möglich, die Zeit für die Administration von Verträgen jede Woche um 80–90 % zu reduzieren? Middlepoint glaubte nicht daran, bis sie Oneflow fanden. Für Middlepoint, ein Facility-Service-Unternehmen mit hohem Service-Level, das jährlich rund 200 Arbeitsverträge verschickt, ist Zeit Geld.

Weg mit dem Papier

Früher verwaltete Middlepoint alle Verträge mit Papier und Stift. Sie verschickten jedes Jahr Hunderte von Rekrutierungsverträgen und für jeden musste das Team Meetings buchen, um die Verträge zu unterzeichnen, dann die Papierverträge ausdrucken und in Ordnern ablegen. Für Pontus Espoo, CEO von Middlepoint, hatte die Optimierung des Vertragsmanagements oberste Priorität. 

„Oneflow war besser als die Konkurrenz“

Espoo stellte drei Hauptbedingungen an eine neue Plattform für die Automatisierung von Verträgen. Die Plattform, für die sie sich am Ende entscheiden würden, musste auf jeden Fall benutzerfreundlich sein. 

„Diese Art von System neigt dazu, sehr komplex zu sein. Und wenn Sie die Plattform in allen Bereichen Ihres Unternehmens einsetzen möchten, muss sie benutzerfreundlich sein. Wir haben den gesamten Markt nach einer Lösung durchsucht. Mit Oneflow haben wir eine Komplettlösung. Es war ganz einfach besser als die Konkurrenz“, berichtet Espoo.

Reibungslose Integration mit Teamtailor

Das Team von Middlepoint verwendet Teamtailor und war angenehm überrascht, dass Oneflow eine native Integration mit Teamtailor bietet. Die ersten Ergebnisse waren äußerst zufriedenstellend. Für Espoo ermöglicht die Integration eine weitere Automatisierungsebene für die Arbeit, die früher manuell erledigt wurde:

„Dadurch sparen wir Zeit und beseitigen außerdem Irritationen bei unserer Arbeit. Eine großartige Integration, die uns sofortige Ergebnisse gebracht hat, insbesondere auf der Rekrutierungsseite. Vor Oneflow haben wir viel Zeit damit verbracht, die Unterzeichnung zu koordinieren, zu verwalten und zu planen. Wir haben unsere Vorlaufzeiten immens verkürzt.“

Vertragsverwaltung – ein Ding der Vergangenheit

Middlepoint ist im letzten Jahr gewachsen. Hätten sie so weitergearbeitet wie bisher, hätten sie neue Mitarbeiter einstellen müssen, die alle administrativen Arbeiten erledigen. Jetzt übernimmt Oneflow diese langweilige Arbeit für sie. Und die Zeit, die ihre Mitarbeiter für die Verwaltung aufgewendet haben, kann stattdessen dazu verwendet werden, das Wachstum des Unternehmens voranzutreiben.

Espoo sieht die größten Vorzüge von Oneflow in den folgenden Eigenschaften:

• Rückverfolgbarkeit
• Monitoring
• Einfachheit
• Benutzerfreundlichkeit
• Einfach von jedem Gerät aus zu verwenden
• Flexible Implementation

Das Team entschied sich dafür, Oneflow in verschiedenen Phasen zu implementieren. Erstens automatisierten sie mithilfe von Oneflow alle Arbeitsverträge in der HR-Abteilung von der Unterzeichnung über die Archivierung bis hin zur Überwachung. Vor allem die automatischen Push-Benachrichtigungen, wenn kurzzeitige Anstellungen sich ihrem Ende zuneigten, erfreuen sich im Unternehmen großer Beliebtheit. Vor Oneflow wurde die Vertragskontrolle manuell abgewickelt.

„Es ist fantastisch, dass Oneflow einen Großteil der Arbeit für uns übernimmt.“

Alle Verträge an einem Ort

Nach einer erfolgreichen Implementierung von Oneflow in der Recruiting-Abteilung ging Middlepoint dazu über, den Vertragsprozess für Kunden und Lieferanten zu digitalisieren. Das Team importierte alle Kunden- und Lieferantenverträge in Oneflow, sodass nun alle Verträge an einem Ort sind.

„Endlich haben wir alle Verträge in Oneflow erstellt, unterzeichnet und archiviert.“

„Ja, ich würde Oneflow definitiv weiterempfehlen“

Espoo hat sein Ziel, das Vertragsmanagement für Middlepoint zu optimieren, erreicht. Durch die Einführung von Oneflow hat das Team eine Möglichkeit gewonnen, den Status aller Verträge zu verfolgen, sicher zu archivieren und Verträge rückzuverfolgen. Alles mit einer Benutzeroberfläche, die optisch ansprechend und einfach zu bedienen ist. Auf die Frage, ob er Oneflow weiterempfehlen würde, sagt Espoo:

„Das würde ich definitiv. Wenn Sie eine große Menge an Verträgen verwalten müssen – mit Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern – wie alle Unternehmen, ist Oneflow die beste Plattform.“