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Elektronische Unterschrift: Die Vorteile und ihre Funktionsweise
Was ist eine elektronische Signatur?
Eine elektronische Signatur ist eine kostengünstige und sichere Möglichkeit, elektronische Dokumente schnell zu unterzeichnen. Elektronische Signaturen sind in den meisten Ländern der Welt rechtsverbindlich und haben das gleiche Gewicht und die gleiche rechtliche Wirkung wie eine handschriftliche oder mit Tinte geschriebene Unterschrift.
Elektronische Signaturen sind in der Regel rechtsverbindlich, aber es kommt darauf an, wo Sie wohnen. Hier erfahren Sie alles, was Sie wissen müssen.
Elektronische Signaturen können sich auch von digitalen Signaturen unterscheiden – wenn Sie mehr über den Unterschied zwischen elektronischen Signaturen und digitalen Signaturen erfahren möchten, klicken Sie hier.
Die verschiedenen Arten von elektronischen Signaturen
Oneflow bietet sowohl einfache (SES) als auch fortgeschrittene elektronische Signaturen (AdES) an. Die einfache elektronische Unterschrift gibt es in vielen Formen, darunter die folgenden:
Standard E-Signatur
Dies ist die am häufigsten verwendete Form der elektronischen Signatur, bei der Sie mit einem Mausklick über einen privaten, verschlüsselten Link unterschreiben.
SMS oder Textnachricht
Wenn Sie sich für die Unterzeichnung per SMS entscheiden, erhält Ihr Unterzeichner eine SMS mit einem 6-stelligen Code, mit dem er seine Identität bei der Unterzeichnung des Vertrags bestätigt.
Handschriftliche Unterschrift
Die handschriftliche Unterschrift ist auch als Unterschrift mit nasser Tinte bekannt und kann praktisch sein, wenn Sie möchten, dass Ihr Unterzeichner “auf demselben Gerät” unterschreibt. Diese Methode ermöglicht es Ihnen, Ihre Unterschrift zu zeichnen oder zu schreiben, und hat die gleiche rechtliche Wirkung wie eine standardmäßige elektronische Signatur.
Elektronische Identifizierung
Diese Methode ermöglicht es Ihnen und Ihrer Gegenpartei, Ihre Verträge mit einer elektronischen ID zu unterzeichnen. Um sichere und zuverlässige eIDs und fortgeschrittene Signaturen in einer Vielzahl von Ländern anbieten zu können, arbeitet Oneflow mit Signicat zusammen, dem führenden eID-Broker in der EU/EWR und einem qualifizierten Trust Service Provider.
Sind elektronische Signaturen sicher?
Hier werden wir uns auf Europa konzentrieren. Kurz gesagt: Ja.
Ein zentraler Bestandteil von eIDAS ist die Anerkennung elektronischer Signaturen als gültige Form der Unterschrift. Dies bedeutet, dass kein EU/EWR-Gericht eine elektronische Signatur allein deshalb ablehnen kann, weil sie in einem elektronischen Format vorliegt.
Allerdings sind nicht alle Signaturen gleich, und in der Verordnung werden drei Stufen von elektronischen Signaturen definiert: Einfache” elektronische Signatur, fortgeschrittene elektronische Signatur und qualifizierte elektronische Signatur. Die Anforderungen jeder Stufe bauen auf den Anforderungen der darunter liegenden Stufe auf, so dass eine qualifizierte elektronische Signatur die meisten Anforderungen erfüllt und eine “einfache” elektronische Signatur die wenigsten. Hier erfahren Sie alles, was Sie wissen müssen.
Wenn Sie mehr über die Rechtmäßigkeit elektronischer Signaturen erfahren möchten, lesen Sie unseren Blog-Beitrag mit weiteren Informationen.
Was sind die Vorteile einer elektronischen Unterschrift?
Verkürzung der Zeit bis zur Unterzeichnung
Bei Vertragsverhandlungen kann der gesamte Prozess des Druckens, Unterzeichnens, Versendens usw. Tage, wenn nicht Wochen dauern. Sobald der Empfänger die Dokumente erhält, wiederholt er den Vorgang des Ausdruckens, Unterzeichnens und Versendens an Sie. Dieses Hin und Her ist frustrierend und zeitaufwändig. Mit einem digitalen Vertrag können Sie ein Geschäft innerhalb von Minuten mit elektronischen Unterschriften abschließen. Einige digitale Vertragssoftware, wie Oneflow, ermöglicht auch die Bearbeitung des Vertrags nach dem Versand, so dass Sie den Vertrag nicht jedes Mal neu schreiben und hochladen müssen, wenn Sie eine Änderung vornehmen.
Überprüfen und unterschreiben Sie überall
Die moderne Welt liebt die Idee des “on-the-go”. Machen Sie es Ihrer Gegenpartei leicht, Ihren Vertrag überall einzusehen und zu unterzeichnen. Lassen Sie sie den Vertrag von jedem beliebigen Gerät aus unterschreiben, vom Mobiltelefon, vom Laptop, wo auch immer sie sich aufhalten, solange es eine Internetverbindung gibt. E-Signaturen machen es jedem leicht, von überall aus zu unterschreiben.
Sicher und regelkonform bleiben
Stellen Sie den gesamten Prozess der Vertragsunterzeichnung von einem manuellen Verfahren auf einen digitalen Workflow um und verringern Sie so das Risiko kostspieliger Fehler und rechtlicher Konsequenzen. Mit digitaler Vertragssoftware wie Oneflow können Sie anpassbare Benutzerberechtigungen, BankID-Signaturen und interne Erinnerungen einrichten, um rechtskonform und sicher zu bleiben.
Erstellung und Verwaltung elektronischer Signaturen
Die Unterzeichnung ist nur ein Teil des Vertragslebenszyklus, und was Oneflow im Vergleich zu anderen E-Signatur-Produkten auf dem Markt zu etwas ganz Besonderem macht, ist die Vollständigkeit des Prozesses von der Vorunterzeichnung bis zur Nachunterzeichnung.
- Erstellen von Verträgen mit Vorlagen
- Live-Zusammenarbeit vor und nach dem Senden
- Ablage der Verträge in einem geordneten Archiv
- Interne Mahnungen für Kündigungsfristen einstellen
- Exportieren Sie verarbeitbare Daten über den Inhalt Ihrer Verträge
Welche Abteilungen profitieren von elektronischen Signaturen?
Vertrieb
Elektronische Signaturen rationalisieren den Vertriebsprozess, da sie den Papierkram und die manuelle Unterzeichnung überFlowig machen. Vertriebsteams können Verträge, Vereinbarungen und Angebote auf elektronischem Wege an Kunden senden, was kürzere Bearbeitungszeiten ermöglicht. E-Signaturen verbessern das Kundenerlebnis, indem sie Verzögerungen reduzieren und den Unterzeichnungsprozess vereinfachen, was letztendlich den Geschäftsabschluss und die Umsatzgenerierung beschleunigt.
Weitere Informationen zu den spezifischen Funktionen, von denen Vertriebsteams profitieren, finden Sie hier.
HR
Personalabteilungen haben mit zahlreichen Dokumenten zu tun, die unterschrieben werden müssen, z. B. Arbeitsverträge, Angebotsschreiben, Einführungsformulare und Mitarbeiterrichtlinien. E-Signaturen vereinfachen den Arbeitsablauf in der Personalabteilung, indem sie die digitale Unterzeichnung von Dokumenten ermöglichen und das Drucken, Scannen und physische Speichern überFlowig machen. Dies verbessert die Effizienz, spart Zeit, reduziert Fehler und verbessert das Gesamterlebnis beim Onboarding von Mitarbeitern.
Wenn Sie mehr über die spezifischen Funktionen erfahren möchten, von denen HR-Teams am meisten profitieren, lesen Sie hier weiter.
IT & Betrieb
IT- und Betriebsteams bearbeiten häufig Verträge, Lieferantenvereinbarungen, Service-Level-Vereinbarungen und andere betriebliche Dokumente. E-Signaturen ermöglichen es diesen Abteilungen, Prozesse zu optimieren, indem sie die Unterzeichnung von Dokumenten digitalisieren. Auch IT-Teams können von E-Signaturen profitieren, wenn es darum geht, Genehmigungen für Systemänderungen, Softwareimplementierungen oder Zugriffsberechtigungen einzuholen. E-Signaturen reduzieren den Verwaltungsaufwand, verbessern die Compliance und beschleunigen die Entscheidungsfindung.
Wenn Sie mehr über die spezifischen Funktionen erfahren möchten, von denen IT&Ops-Teams am meisten profitieren, lesen Sie hier weitere Informationen.
Rechtliches
Rechtsabteilungen arbeiten häufig mit Verträgen, Vertraulichkeitsvereinbarungen, rechtlichen Hinweisen und anderen rechtlichen Dokumenten, die Unterschriften erfordern. E-Signaturen bieten dem Rechtsteam mehrere Vorteile, darunter schnellere Bearbeitungszeiten, erhöhte Sicherheit, verbesserte Prüfpfade und geringere Kosten für Druck, Versand und Lagerung. E-Signatur-Lösungen umfassen häufig fortschrittliche Authentifizierungs- und Verschlüsselungsmaßnahmen, die die Integrität und Authentizität der unterzeichneten Dokumente gewährleisten.
Finanzen
Finanzabteilungen bearbeiten verschiedene Finanzvereinbarungen, wie Rechnungen, Bestellungen, Lieferantenverträge und Spesenabrechnungen. Die Implementierung elektronischer Signaturen vereinfacht die Finanzprozesse, indem sie die digitale Unterzeichnung ermöglicht, den Papierkram reduziert und die Effizienz verbessert. E-Signaturen ermöglichen außerdem einen schnelleren Zugriff auf Finanzdokumente, verbessern die Einhaltung von Vorschriften und bieten einen Prüfpfad zur Nachverfolgung von Unterschriften und Genehmigungen.
Um mehr über die spezifischen Funktionen zu erfahren, von denen Finanzteams am meisten profitieren, klicken Sie hier.
Merkmale, die bei der Auswahl der besten E-Signatur-Software zu beachten sind
Browserbasierte vs. PDF-basierte Vertragserstellung
Wählen Sie eine Software, mit der Sie Verträge in einem dynamischen, browserbasierten Format erstellen können, anstatt nur statische PDFs hochzuladen. Diese Funktion ist kurzfristig von Vorteil, da sie die Live-Bearbeitung und die Zusammenarbeit erleichtert. Langfristig hilft sie Ihnen auch, da Sie die Metadaten aller Ihrer Verträge herunterladen können, um datengestützte Entscheidungen zu treffen.
Kapazität für mehrere Teams
Having different teams using different e-signature software can result in an auditing and legal nightmare. Make sure your software has the capability to meet all of your teams needs, and can host all of your different teams’ templates with user permissions so that employees only see the contracts relevant to them.
Live-Zusammenarbeit & Bearbeitung
Bei der Fernarbeit ist es wichtiger denn je, direkt in der Vertragssoftware mit Kollegen und Vertragspartnern zusammenarbeiten zu können. Mit einem Dienst wie Oneflow können Sie live mit Ihren Kollegen bearbeiten und interne oder externe Kommentare hinterlassen.
Vertragsarchiv
Wenn Sie Ihre Verträge in einer Software speichern, die nicht mit Ihrer Versandsoftware identisch ist, besteht ein zusätzliches Risiko. Die Mitarbeiter können vergessen, die Verträge zu speichern, sie am falschen Ort aufzubewahren oder sie zu vergessen, wenn sie erneuert werden müssen. Entscheiden Sie sich für eine Software wie Oneflow, die eine automatische und durchsuchbare Speicherung sowie interne Erinnerungen für alle Ereignisse im Lebenszyklus von Verträgen bietet.
FAQs zur elektronischen Signatur
Welches sind die Stufen von elektronischen Signaturen gemäß eIDAS?
Nicht alle Signaturen sind gleich, und die Verordnung definiert drei Stufen elektronischer Signaturen: Einfache” elektronische Signatur, fortgeschrittene elektronische Signatur und qualifizierte elektronische Signatur. Die Anforderungen jeder Stufe bauen auf den Anforderungen der darunter liegenden Stufe auf, so dass eine qualifizierte elektronische Signatur die meisten Anforderungen erfüllt und eine “einfache” elektronische Signatur die wenigsten. Weitere Informationen finden Sie hier.
Sind elektronische Signaturen in meinem Land rechtsverbindlich?
Eine der am häufigsten gestellten Fragen unserer Nutzer ist, ob elektronische Signaturen in den Ländern, in denen sie eingesetzt werden, rechtsverbindlich sind.
Zunächst einmal ist es wichtig zu verstehen, dass die eIDAS-Verordnung zwar einen Rahmen schafft, der den Unternehmen hilft, sicherere Transaktionen in alle Länder des “Europäischen Binnenmarktes” und grenzüberschreitend innerhalb der EU/des EWR durchzuführen, dass aber die lokalen Rechtsvorschriften in jedem Land unterschiedlich sind. In vielen Fällen haben die lokalen Rechtsvorschriften Vorrang vor den eIDAS-Verordnungen, und darüber hinaus werden die Rechtsvorschriften ständig aktualisiert.
Das bedeutet, dass alles, was Sie im Internet lesen, mit einem Haftungsausschluss versehen ist, um Streitigkeiten zu vermeiden, es sei denn, Sie konsultieren einen auf dieses Rechtsgebiet spezialisierten Anwalt in dem Land, in dem Sie tätig sind.
Oneflow entwickelt, verkauft und implementiert digitale Vertragsmanagement- und Automatisierungssysteme. Als Anbieter einer SaaS-Vertragsautomatisierungsplattform sind wir, wie viele Anbieter elektronischer Signaturen in der Branche, nicht in der glaubwürdigen Position, irgendjemanden oder ein Unternehmen in rechtlichen Fragen zu beraten.
Das Einzige, was wir tun können, ist, Sie darüber zu informieren, wie Oneflow funktioniert, wie die verschiedenen Ebenen von Signaturen implementiert werden und unter welchen Voraussetzungen das System arbeitet. Es wird immer an Ihnen als Nutzer liegen, sicherzustellen, dass Sie die für Ihre Art von Dokument und die jeweiligen Umstände geeignete Art von Signatur verwenden.
Welche Arten von elektronischen Signaturen bietet Oneflow an?
Oneflow bietet unter anderem die folgenden einfachen elektronischen Signaturen an:
- Standard-E-Signatur, bei der Sie mit einem Mausklick über einen privaten, verschlüsselten Link unterschreiben
- Unterzeichnung mit einer SMS oder Textnachricht;
- Unterzeichnung mit feuchter Tinte oder handschriftlicher Unterschrift;
- Unterzeichnung mit elektronischer Identifizierung durch unsere eID-Partner.
Für fortgeschrittene elektronische Signaturen greift Oneflow auf externe Partner wie die schwedische und norwegische BankID und Signicat zurück.
Wie werden die elektronischen Signaturen in Oneflow mit den Signaturstufen der eIDAS-Verordnung konform?
Oneflow bietet elektronische Signaturen auf einfacher (Simple Electronic Signature, SES) und fortgeschrittener Ebene (Advanced Electronic Signature, AdES).
Die einfache Stufe hat keine weiteren Anforderungen als “Daten in elektronischer Form, die an andere Daten in elektronischer Form angehängt oder logisch mit ihnen verbunden sind und die vom Unterzeichner zum Unterschreiben verwendet werden” (eIDAS Artikel 3). Alle unsere einfachen Signaturen tun dies und noch viel mehr. Außerdem erfassen wir für jede Signatur mehrere Datenpunkte, so dass selbst die einfache Ebene in vielen Fällen sicherer ist als eine herkömmliche handschriftliche Unterschrift.
Die fortgeschrittene Stufe stellt strenge Anforderungen an die Identifizierung des Unterzeichners und seine Kontrolle über die Mittel zur Unterzeichnung. In Oneflow wird dies durch die verschiedenen eIDs geregelt, die für die Unterzeichnung verwendet werden können. Wir fügen auch die eigentliche Signatur, die uns vom eID-Anbieter zur Verfügung gestellt wird, in den unterzeichneten Vertrag ein, damit sie später überprüft und validiert werden kann.
Wie oben im Abschnitt “Wie gilt die eIDAS-Verordnung für die EU/EWR und darüber hinaus?” beschrieben, bietet Oneflow keine Rechtsberatung an und kann Ihnen nicht sagen, welche Art von Signatur Sie in Ihrem speziellen Fall (Art des Dokuments und Umstände) benötigen.
Was sind die Unterschiede zwischen elektronischen Siegeln und elektronischen Signaturen?
Der rechtliche Rahmen und die technische Umsetzung für Siegel sind in den meisten Punkten identisch mit Unterschriften. Der Hauptunterschied zwischen den beiden besteht darin, dass die Unterschrift den Rechtswillen des Unterzeichners voraussetzt, was bei Siegeln nicht der Fall ist.
Die drei Unterschriftsstufen SES, AdES und QES gibt es auch für Siegel, die verwirrenderweise denselben Namen tragen, nämlich einfaches elektronisches Siegel (SES), fortgeschrittenes elektronisches Siegel (AdES) und qualifiziertes elektronisches Siegel (QES).
Was sind die Unterschiede zwischen elektronischen Signaturen und digitalen Signaturen?
Gemäß der eIDAS-Verordnung gibt es verschiedene Arten oder Stufen von elektronischen Signaturen: SES (einfache elektronische Signatur), AdEs (fortgeschrittene elektronische Signatur) und QES (qualifizierte elektronische Signatur).
SES (Einfache Elektronische Signatur)
Die Definition einer elektronischen Signatur nach schwedischem und EU-Recht besagt, dass es sich um Daten in elektronischer Form handelt, die an andere Daten in elektronischer Form angehängt oder mit diesen logisch verknüpft sind und die vom Unterzeichner zum Unterschreiben verwendet werden” (eIDAS-Verordnung Artikel 3).
Da es keine spezifischen, gesetzlich festgelegten Sicherheitsanforderungen gibt, ist es nicht möglich, den rechtlichen Wert einer solchen Unterschrift zu bestimmen, ohne die im Einzelfall angewandte Methode und Sicherheit zu bewerten.
AdEs (Fortgeschrittene elektronische Signatur)
Wie der Name schon sagt, handelt es sich um eine fortgeschrittene Form der Unterschrift, die mehr Sicherheit bietet als eine einfache elektronische Signatur. Sie kann auch die Person identifizieren, die das Dokument unterzeichnet hat.
Mit dieser Art von elektronischen Signaturen können Sie feststellen, ob jemand die Unterschrift manipuliert hat, nachdem der Unterzeichner sie auf das Dokument gesetzt hat. Diese Signaturen werden mit Hilfe von kryptografischen Schlüsseln sicher gemacht.
Gemäß der eIDAS-Verordnung ist eine fortgeschrittene elektronische Signatur “eine elektronische Signatur, die die folgenden Anforderungen erfüllt:
- sie ist eindeutig mit dem Unterzeichner verbunden;
- Alle Beteiligten sind in der Lage, den Unterzeichner zu identifizieren;
- Sie sollte mit elektronischen Signaturerstellungsdaten erstellt werden, die der Unterzeichner mit einem hohen Maß an Vertrauen unter seiner alleinigen Kontrolle verwenden kann. Und
- sie ist mit den damit signierten Daten so verknüpft, dass jede nachträgliche Änderung der Daten erkennbar ist.
QES (Qualifizierte elektronische Signatur)
Die eIDAS-Verordnung definiert die qualifizierte elektronische Signatur als eine fortgeschrittene elektronische Signatur, die von einer qualifizierten elektronischen Signaturerstellungseinheit erstellt wird, die auf einem qualifizierten Zertifikat für elektronische Signaturen basiert”.
Bei diesen Signaturen handelt es sich um fortgeschrittene elektronische Signaturen, die jedoch bestimmte EU-Standards einhalten müssen. (u.a. auf der Grundlage eines so genannten qualifizierten Zertifikats), d.h. sie bieten zusätzliche Schutzkontrollen gegenüber den fortgeschrittenen Gegenstücken.
Sie erstellen diese Signatur mit Hilfe eines Geräts, das speziell für die Erstellung von elektronischen Signaturen konzipiert ist. Ein Gericht muss diesen Zertifikaten in der Regel denselben rechtlichen Wert zuerkennen wie einer handschriftlichen Unterschrift.
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Was ist eine elektronische Signatur?
Die verschiedenen Arten von elektronischen Signaturen
Sind elektronische Signaturen sicher?
Die Vorteile der elektronischen Unterschrift
Erstellung & Verwaltung elektronischer Signaturen
Abteilungen, die von e-Signaturen profitieren
Merkmale, die bei der Auswahl der besten E-Signatur-Software zu beachten sind
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