Signer des contrats de manière traditionnelle, avec un stylo et du papier (ou même un fichier PDF), peut s’avérer incroyablement lent et fastidieux. Si vous utilisez encore ces méthodes dépassées, il est grand temps de découvrir les joies de signer des contrats en ligne. Non seulement cette méthode est plus efficace, mais elle offre également plus de sécurité.
Qu’est-ce que signer de contrats en ligne ?
Signer des contrats en ligne consiste à signer à l’aide d’une signature numérique ou électronique (e-signature). Il ne faut pas confondre ces deux termes. Pour l’essentiel, la signature numérique désigne la technique d’application de la signature et la signature électronique le type de signature.
Aujourd’hui, la majorité des signatures électroniques sont réalisées à l’aide d’une signature numérique, mais cela ne veut pas dire qu’elles doivent nécessairement l’être. Par exemple, si vous écrivez votre signature sur un ordinateur à l’aide d’un stylet ou d’une souris, il s’agira d’une signature électronique, mais pas d’une signature numérique.
Qu’est-ce qu’une signature numérique ? Il s’agit essentiellement d’une technique mathématique utilisée pour garantir la paternité et l’intégrité d’un message ou d’un élément de données. Dans le cas présent, il s’agit de la signature d’un contrat, mais il peut également s’agir de courriers électroniques ou de transactions bancaires.
2. Comment signer des contrats en ligne ?
Il est très révélateur que le volume de recherche pour “signer des contrats en ligne” se chiffre en millions (et qu’il y ait un CPC élevé – croyez-nous). Pourtant, le processus lui-même est incroyablement simple. Il existe de nombreux services qui vous permettent de signer des contrats en ligne.
Il vous suffit de suivre les étapes suivantes :
- Créez le contrat que vous avez l’intention de signer à l’aide d’un éditeur de documents (par exemple, Google Docs ou Microsoft Word). Exportez ensuite le document au format PDF.
- Choisissez ici un fournisseur de signature électronique valide.
- Pour les besoins de l’argumentation, disons que vous avez choisi Oneflow (vous pouvez créer un compte ici).
- Vérifiez votre adresse électronique – cliquez sur le lien figurant dans l’e-mail de Oneflow et complétez votre inscription en remplissant les champs requis.
- Et voilà ! Vous êtes en ligne. Choisissez “créer un nouveau contrat” et choisissez le “modèle PDF”.
- Téléchargez le fichier PDF que vous souhaitez signer dans le modèle.
- Ajoutez l’adresse électronique de la contrepartie dans le panneau de droite et votre contrat est prêt à être envoyé ! Vous pouvez également inclure des messages personnels ou même ajouter une vidéo au contrat depuis la plateforme Oneflow.
- Vous serez automatiquement notifié lorsque votre contrepartie recevra, ouvrira ou signera votre contrat PDF.
- Signez le contrat et voilà ! Vous venez de signer un document PDF en ligne avec une signature électronique juridiquement contraignante.
- Le contrat PDF signé peut être téléchargé par le biais de l’email envoyé automatiquement par Oneflow une fois qu’il a été signé par toutes les parties.
3. Signer des contrats en ligne se fait en toute sécurité
Les signatures numériques sont, de par leur conception, une méthode de signature beaucoup plus sûre, mais vous pouvez prendre des précautions supplémentaires pour renforcer la sécurité. Nous avons rassemblé ici quelques conseils pour vous aider à y parvenir :
Utilisez un fournisseur de signatures numériques réputé : Choisissez un fournisseur qui offre une interface utilisateur conviviale, une plateforme sécurisée et un excellent service d’assistance à la clientèle.
Maintenez les logiciels à jour : vérifiez régulièrement les mises à jour, car elles peuvent souvent inclure des correctifs de sécurité qu’une version obsolète n’offrirait pas.
Ne partagez pas votre clé privée : votre clé privée est au cœur de la sécurité de votre signature numérique. Veillez à conserver cette information en lieu sûr et à ne la partager avec personne.
Choisissez un mot de passe fort : N’utilisez pas de mots ou de phrases faciles à deviner et essayez d’inclure un mélange de lettres, de chiffres et de caractères spéciaux.
Utilisez l’authentification à deux facteurs : Elle est devenue très populaire pour de bonnes raisons, car elle ajoute une couche supplémentaire de sécurité en exigeant une deuxième forme de vérification, comme un code de vérification envoyé par SMS ou par courrier électronique.
Comment signer des contrats en ligne de A à Z
La création d’une signature en ligne est très simple et peut être réalisée en quelques étapes. Voici comment procéder (en utilisant la plateforme Oneflow comme exemple) :
1 : Choisissez votre fournisseur de signature numérique
Tout d’abord, vous devez choisir un fournisseur de signature numérique. Il en existe un grand nombre, mais il est important d’en choisir un qui réponde à vos besoins. L’idéal est de choisir un fournisseur qui offre une interface utilisateur conviviale, une plateforme sécurisée et un excellent service clientèle. Par exemple, Oneflow.
2 : Créez votre compte
Une fois que vous avez choisi un fournisseur de signature numérique, vous devez créer votre compte. En général, il vous sera demandé de donner votre nom, votre adresse électronique et de choisir un mot de passe. Oneflow propose un compte gratuit – une fois que vous l’aurez créé, vous recevrez un e-mail vous demandant de vérifier votre compte.
3 : Compléter l’inscription
Cliquez sur le lien de l’email que vous avez reçu et vous serez invité à compléter l’enregistrement de votre compte.
4 : Choisissez votre document
Vous avez maintenant la possibilité de “créer un nouveau contrat”. Sélectionnez cette option, puis choisissez “télécharger le PDF”. (Sauf si vous travaillez à partir de la version premium de Oneflow et que vous créez un véritable contrat numérique !) Vous pouvez maintenant télécharger le PDF que vous souhaitez signer.
5 : Ajouter votre (vos) contrepartie(s)
Vous pouvez maintenant ajouter l’adresse email de votre contrepartie dans la colonne de droite. Lorsqu’ils recevront, ouvriront ou signeront votre contrat, vous en serez automatiquement informé.
6 : Ajoutez une personnalisation
Avant l’envoi, vous pouvez ajouter un message personnalisé ou une vidéo au destinataire, lui fournissant des instructions ou juste une note amicale, directement dans Oneflow.
7 : Envoyer et signer
Vous êtes prêt à envoyer le contrat à votre contrepartie et à lsigner des contrats en ligne – vous avez maintenant signé votre contrat PDF avec une signature électronique juridiquement contraignante !
Il existe une meilleure façon de signer des contrats en ligne
L’autre option en matière de contrats (en dehors du papier traditionnel et de la signature de PDF) est celle des contrats véritablement numériques. Contrairement aux PDF, ils sont basés sur HTML et entièrement modifiables. Plutôt que d’avoir à subir les frictions liées à l’envoi incessant de contrats révisés, vous pouvez travailler sur une seule version, la modifier en temps réel et éviter les confusions et les erreurs !
Ce n’est pas un secret non plus que de plus en plus de gens gèrent tout depuis leur téléphone portable (70 % des contrats B2B sont signés au téléphone). Si vous avez déjà essayé de lire un PDF sur votre téléphone, vous savez très bien que ce n’est pas amusant.
Avec les contrats HTML de Oneflow, la taille du texte et les sauts de ligne sont ajustés pour faciliter la lecture. Avec ces contrats véritablement numériques, vous pouvez également encourager la négociation et la collaboration en ajoutant des champs interactifs que le destinataire peut remplir. Toutes les modifications et mises à jour sont effectuées en temps réel, comme par magie !
