Wat is contractmanagement? Een complete gids

Heb je ooit urenlang gezocht naar dat ene cruciale contract dat je absoluut nú nodig had? Ik weet nog goed hoe ik op een vrijdagmiddag wanhopig door stapels documenten groef, terwijl een belangrijke klant aan de telefoon hing. Het contract was nergens te bekennen.

Frustrerend? Absoluut.

En ik was niet de enige. Wist je dat 90% van de contractprofessionals moeite heeft om het contract te vinden dat ze op een bepaald moment nodig hebben? Meer dan vier op de tien heeft niet eens een helder proces voor het opslaan van documenten na ondertekening.

Als professional die dagelijks met contracten werkt, herken je deze uitdaging waarschijnlijk. Contracten vormen de basis van élke zakelijke relatie: ze bepalen je afspraken met klanten, leveranciers en werknemers. Toch worstelen veel organisaties met het effectief beheren van deze essentiële documenten.

Die ervaring leerde me één ding: goed contractmanagement is geen luxe, het is essentieel.

In deze gids leg ik uit wat succesvol contractmanagement inhoudt, welke fasen er zijn, en hoe moderne contractmanagement tools je kunnen helpen. Of je nu contractmanager bent of je contractbeheer wilt verbeteren, hier vind je de kennis die je nodig hebt.

Zie ook: Een contract opstellen: De enige gids die je nodig hebt

Wat is contractmanagement?

Contractmanagement is het proces van het beheren van de overeenkomsten die je sluit met andere partijen – individueel of als bedrijf. Dit proces omvat de levenscyclus van contracten, van pre-sign (vóór ondertekening) tot post-sign (na ondertekening), en omvat het hernieuwen, heronderhandelen, uitvoeren, naleven, archiveren en opslaan van contracten.

Klinkt simpel? Dat is het in theorie ook. Maar in de praktijk? Daar wordt het al snel complex.

Effectief contractmanagement zorgt ervoor dat alle contractuele afspraken worden nagekomen, risico’s worden beperkt en de samenwerking met betrokken partijen soepel verloopt. Het is een belangrijk onderdeel van de bedrijfsvoering dat directe impact heeft op prestaties, kostenbeheersing en relatiebeheer.

Goed contractmanagement vraagt om heldere afspraken, de juiste tools en een gestructureerde manier waarop je contracten beheert. Het helpt je om onnodige kosten te vermijden, eventuele problemen vroegtijdig te identificeren en contracten sneller af te ronden.

Wat doen contractmanagers?

Contractmanagers zijn de stille helden van elke organisatie, want zij zorgen dat de boel draait.

Deze professionals zijn essentieel voor succesvol contractmanagement. Ze zijn verantwoordelijk voor het verwerken, beheren, administreren en optimaliseren van alle contractgerelateerde processen. Hun verantwoordelijkheden omvatten:

• Templates voor contracten ontwikkelen en contracten opstellen en beoordelen: ze zorgen ervoor dat alle gemaakte afspraken juridisch correct zijn en aansluiten bij de doelstellingen van de organisatie
• Documenten op het juiste moment bij de juiste mensen krijgen: ze coördineren het onderhandelen en ondertekenen, waarbij ze communicatie tussen betrokken partijen faciliteren
• Contracten opslaan en organiseren zodat ze gemakkelijk toegankelijk zijn: ze creëren een duidelijke structuur waardoor contracten goed vindbaar blijven, wat essentieel is voor naleving en audits
• Toezicht houden op digitale integraties en analyses van contractmanagement tools: ze monitoren prestaties, identificeren verbetermogelijkheden en zorgen dat de organisatie optimaal gebruikmaakt van beschikbare technologie
• Relaties met leveranciers onderhouden en evalueren: ze werken aan goede relaties met externe partijen en evalueren regelmatig of afspraken worden nagekomen

Een goede contractmanager heeft expertise in zowel juridische als zakelijke aspecten, en beschikt over sterke communicatievaardigheden om verschillende stappen in het contractproces te coördineren. Contractmanagement training kan professionals helpen om deze eigen uitdagingen te controleren en bij te sturen waar nodig.

Contract management vs contract lifecycle management – wat is het verschil?

Hier wordt het interessant.

Want hoewel de termen contractmanagement en contract lifecycle management (CLM) vaak door elkaar worden gebruikt, is er een belangrijk verschil in bereik en aanpak.

Contract lifecycle management is een uitgebreidere methode die meer zichtbaarheid en controle biedt over de hele contractlevenscyclus. Het omvat alle verschillende fasen van een contract – van de eerste aanvraag tot en met beëindiging. CLM is erop gericht om het volledige proces te optimaliseren en strategische waarde te realiseren uit contracten.

Contractbeheer daarentegen heeft een beperkter bereik en richt zich vooral op verplichtingen na uitvoering en naleving. Het managen van bestaande contracten staat centraal, waarbij de focus ligt op het nakomen van afspraken en het onderhouden van goede relaties.

Hier is een tabel om de verschillen tussen de twee samen te vatten:

Eenvoudig gezegd: contractmanagement is geschikt voor organisaties met eenvoudigere behoeften. Het maakt deel uit van contract lifecycle management, dat complexer is en een strategische, waarde gedreven aanpak biedt om contracten van begin tot eind te beheren. Voor bedrijven die contracten slim willen sturen en vermijdbare kosten willen voorkomen, is het belangrijk om te begrijpen welke methode het beste past bij hun specifieke situatie.

Contractmanagement software van de toekomst

Het goede nieuws?

Contractbeheer is geëvolueerd van handmatige processen naar geautomatiseerde workflows die contracten sneller en efficiënter maken. Moderne contractmanagement software maakt succesvol contractmanagement mogelijk door innovatieve technologieën zoals kunstmatige intelligentie en voorspellende analyses in te zetten.

Beheer jouw contracten eenvoudig met gespecialiseerde tools zoals Oneflow. Dit platform biedt organisaties een reeks krachtige features, AI-functionaliteit en integratiemogelijkheden die het proces helpt te verbeteren. Dit is wat het biedt:

• Oneflow AI: Importeer bestaande contracten in bulk, analyseer ze om naleving te garanderen en identificeer eventuele problemen of menselijke fouten. Zoek gemakkelijk naar specifieke informatie over contractuele verplichtingen en gemaakte afspraken.
• E-handtekeningen: Onderteken contracten met wettelijk bindende e-handtekeningen die verschillende methoden ondersteunen (standaard e-handtekening, sms-controle, elektronische identificatie, handgeschreven handtekening).
• Beheer: Maak workspaces met mappen en pas ze aan aan de behoeften van je organisatie. Stel beheerdersrollen in, configureer herinneringen en levenscyclusmeldingen om nieuwe contracten en hernieuwingen niet te missen.
• Workspaces en samenwerking: Organiseer contracten volgens de workflows van jouw bedrijf. Het platform versterkt de samenwerking via controleproeven, gedeelde comments en videoschermopnames. Een essentieel belangrijk onderdeel voor teams die samen contracten opstellen.
• Dynamische templates: Stel contracten op en creëer uitnodigings-/notificatieberichten sneller met aanpasbare templates die transparantie bevorderen en consistent zijn in uitvoering.
• Traceren en monitoren: Volg het volledige ondertekenproces en weet precies wanneer betrokken partijen een document openen. Monitor prestaties en identificeer waar je kunt bijsturen.
• Analyse: Monitor betrokkenheid (open rate, aantal bezoekers) en andere contractgerelateerde KPI’s. Evalueer welke contractvoorwaarden het beste presteren en realiseer betere resultaten.
• Integraties: Oneflow biedt verschillende integraties met CRM-systemen zoals Salesforce en HubSpot, zodat je contracten kunt afhandelen binnen je bestaande tools. Deze naadloze integratie versterkt de efficiëntie van je hele organisatie.

Wil je meer weten over de verschillende opties? Bekijk onze uitgebreide vergelijking van contractmanagement software om de juiste keuze te maken voor jouw organisatie.

Oneflow eens uitproberen? Probeer Oneflow gratis met onze proefversie van 14 dagen of boek een demo om de features in actie te zien.

Wat zijn de fasen van contractmanagement?

Nu we weten wat contractmanagement is, laten we kijken hoe het werkt in de praktijk.

Contractmanagement kent drie fasen: pre-sign, sign en post-sign. Elke fase heeft eigen uitdagingen en vraagt om specifieke expertise en juiste tools.

1. Pre-sign

Pre-sign betekent alle stappen die plaatsvinden vóór het ondertekenen, zoals het opstellen van het contract, het samenwerken aan de inhoud met interne en juridische teams, het onderhandelen over de voorwaarden en nog veel meer. Tijdens de pre-sign fase schrijf of bewerk je een contract en maak je het klaar voor ondertekening. Als het een digitaal contract is, kun je een template gebruiken en alle benodigde informatie opnemen.

De pre-sign fase gaat echter niet alleen over een enkel contract. Als jouw bedrijf software voor contractmanagement gebruikt, is de fase voorafgaand aan het ondertekenen ook het moment waarop je de basis kunt leggen voor het succes van jouw team. Dit kan het opzetten van workspaces voor je verschillende teams inhouden met de relevante templates en tools voor elk team.

2. Aanmelden

Daarna komt de fase die iedereen kent: de ondertekening. Tegenwoordig gebeurt dat meestal via e-handtekeningen met een oplossing voor e-handtekeningen. Vanwege de pandemie is de acceptatie en het wijdverbreide gebruik van e-handtekeningen wereldwijd sterk toegenomen.

Het ondertekeningsproces is echter niet altijd even eenvoudig en soms moet er over contracten worden onderhandeld. Gelukkig kun je met sommige oplossingen voor contractmanagement, zoals Oneflow, commentaren geven aan je tegenpartij binnen het contract en het bewerken nadat het is verzonden, zodat je het heen en weer geloop kunt beperken.

3. Post-sign

En dan begint het échte werk.

Post-sign omvat alle stappen die plaatsvinden nadat het contract is ondertekend. Deze fase vraagt om zorgvuldig beheren, monitoren van prestaties en het onderhouden van goede relaties met alle betrokken.

Dit kan het opslaan, archiveren, organiseren, beheren van hernieuwingen en deadlines inhouden. Met een gespecialiseerd platform kun je elke overeenkomst op elk moment ophalen om te analyseren en op te sturen voor revisies, updates of hernieuwingen.

Het goed inzetten van contractmanagement in deze fase helpt je om contractuele verplichtingen na te komen, naleving te garanderen en vermijdbare kosten te voorkomen.

Zie ook: Hoe maak je een interactieve PDF? 

Waarom is contractmanagement belangrijk?

Je vraagt je misschien af: waarom zou ik hier tijd en geld in investeren?

Het antwoord is simpel: omdat het je geld, tijd én kopzorgen bespaart.

Het beheren van jouw contracten is om verschillende redenen cruciaal voor elk bedrijf. Goed contractmanagement helpt je om risico’s te controleren, kosten te besparen, efficiëntie te verhogen en weloverwogen beslissingen te nemen. Het heeft directe betrekking op de prestaties en bedrijfsvoering van je bedrijf.

Risicobeperking

Contracten hebben vaak betrekking op vertrouwelijke details en financiële verplichtingen. Daarom is het slim inzetten van contractmanagement essentieel voor risicobeheer.

Door afspraken nauwkeurig te monitoren en naleving te garanderen, voorkom je juridische problemen en bescherm je de reputatie van je organisatie.

Kosten besparen en kostenbeheersing

Hier wordt het interessant voor je CFO.

Succesvol contractmanagement kan leiden tot aanzienlijke kostenbesparingen. Door actief prestaties en mijlpalen te monitoren, kunnen organisaties mogelijkheden voor kostenbeheersing identificeren, zoals het onderhandelen over betere prijzen, het consolideren van contracten met leveranciers of het identificeren van onderbenutte dienstverlening.

Bovendien helpt het onnodige kosten, boetes en juridische kosten te voorkomen. Snellere processen voor het opstellen en beheren van contracten besparen je medewerkers tijd, zodat ze deze kunnen gebruiken voor taken met hogere waarde. Het voorkomt vermijdbare kosten die ontstaan door gemiste deadlines of verkeerde gemaakte afspraken.

Goede relaties

Contracten hebben altijd betrekking op relaties met externe partijen zoals leveranciers, partners of klanten. Het goed inzetten van contractmanagement helpt deze relaties te onderhouden door duidelijke communicatie en transparantie te bevorderen. Het creëert een omgeving waarin prima samenwerking kan floreren, conflicten worden verminderd en een basis wordt gelegd voor partnerships op lange termijn.

Voor organisaties die afhankelijk zijn van een complex netwerk van leverancier relaties of een intensief inkoopproces hebben, is relatiebeheer een essentieel belangrijk onderdeel van succesvol contractmanagement. Door verwachtingen helder te managen en regelmatig te evalueren of afspraken worden nagekomen, versterk je goede relaties en ontwikkel je strategische partnerships.

Verbeterde efficiëntie en productiviteit

Contract management taken – het zoeken naar contracten, het bijhouden van deadlines of het beheren van contracthernieuwingen – kunnen tijdrovend zijn als ze handmatig worden uitgevoerd. Je loopt ook het risico op fouten. Het implementeren van contractmanagement systemen en workflows stroomlijnt deze processen, automatiseert taken en centraliseert contractgerelateerde informatie. Het verbetert de efficiëntie, vermindert administratieve lasten en zorgt ervoor dat teams zich kunnen richten op activiteiten met een hogere waarde.

Inzicht in data en besluitvorming

Contractmanagement systemen kunnen waardevolle inzichten bieden door analyses en rapportage functionaliteit. Organisaties kunnen contract data analyseren om trends, risico’s en kansen te identificeren.

Deze informatie maakt weloverwogen besluitvorming mogelijk, zoals het identificeren van problemen met contractprestaties, het optimaliseren van relaties met leveranciers of het identificeren van gebieden waar je kunt bijsturen voor procesverbetering. Door te monitoren welke contractvoorwaarden het beste presteren, kun je nieuwe contracten opstellen die nog betere resultaten realiseren.

Voor contractmanagers is dit een essentieel belangrijk onderdeel van hun verantwoordelijkheden – het evalueren van prestaties en ontwikkelen van strategieën om organisatiedoelen te behalen.

Gevolgen van slecht contractmanagement

Laten we eerlijk zijn: slecht contractbeheer kan kostbaar zijn.

Slecht contractbeheer kan namelijk aanzienlijke gevolgen hebben voor organisaties. De uitdagingen die ontstaan hebben directe betrekking op verschillende aspecten van de bedrijfsvoering:

• Financiële verliezen door te veel betalen of gemiste omzetkansen: Zonder goed contractmanagement loop je het risico op onnodige kosten en vermijdbare verliezen
• Operationele inefficiëntie met als gevolg gemiste deadlines en verminderde productiviteit: Als contracten niet goed beheerd worden, lijdt de efficiëntie van je hele organisatie
• Beschadigde relaties met leveranciers en klanten als gevolg van miscommunicatie of niet ingeloste verwachtingen: Zwakke relaties ondermijnen de samenwerking die essentieel is voor succes
• Gemiste kansen voor kostenbeheersing en bedrijfsgroei: Zonder inzicht in contractprestaties kun je niet identificeren waar verbeteringen mogelijk zijn
• Geschillen en niet-naleving van verplichtingen: Dit kan leiden tot juridische problemen en beschadiging van je reputatie
• Onzekerheid in zowel operationele als juridische zaken: Gebrek aan transparantie en structuur creëert risico’s

Hoe ziet effectief contractmanagement eruit?

Je hebt een handig systeem geïmplementeerd. Jouw contracten staan allemaal op één plek en zijn beter gecoördineerd dan ooit tevoren. Maar hoe ziet het er in de praktijk uit?

Het vraagt om de juiste combinatie van processen, tools en expertise. Het is een manier waarop moderne organisaties hun prestaties verbeteren, kostenbeheersing realiseren en goede relaties met alle betrokken partijen onderhouden.

Als contractmanagement echt effectief is, kan iedereen in elke organisatie optimaal werken met contracten. Contractmanagers kunnen zich richten op strategische taken zoals het ontwikkelen van betere contractvoorwaarden en het versterken van relaties, terwijl routinematige taken geautomatiseerd worden. Dat is waar de stress en kopzorgen worden bespaard.

In het kort betekent het dat iedereen in je organisatie jouw contracten gemakkelijk kan vinden en inzien, of het nu is om er een te hernieuwen of om details te controleren. Ze hoeven niet langer iemand lastig te vallen of uren te zoeken. Dankzij krachtige zoekfuncties en één bron van informatie kunnen ze met een paar klikken vinden wat ze nodig hebben.

Zie ook: Hoe je contractmanagement onder de knie krijgt met een contract playbook

Best practices en tips voor contractmanagement

Hier zijn een paar tips voor het vinden van een contractmanagement oplossing die werkt voor jouw bedrijf.

Een oplossing die voor iedereen werkt

Zoek een oplossing die niet alleen bij jou en je team past, maar bij je hele organisatie, zodat al jouw contracten op één plek staan. Dit is essentieel voor auditdoeleinden, transparantie en naleving. Een gecentraliseerde aanpak versterkt de samenwerking tussen verschillende afdelingen zoals inkoop, sales, HR en legal.

Kies contractmanagement software met organisatorische tools

Het organiseren van contracten is noodzakelijk als je risico’s wilt beheersen en onnodige administratietijd wilt verminderen. Met sommige contractmanagement tools, zoals Oneflow, kun je verschillende workspaces maken om templates, dashboards en archieven van je team gescheiden te houden.

Kies software die je helpt om op de hoogte te blijven in verschillende fasen

Om er zeker van te zijn dat je nooit een deadline mist, kies je een platform waarmee je interne herinneringen kunt instellen en waarmee gebruikers aankomende contracten kunnen bekijken in een kalenderweergave.

Gebruikersrechten voor veiligheid

Aangezien alle contracten gevoelige informatie bevatten over contractuele afspraken en betrokken partijen, moet je software kiezen met aanpasbare gebruikersrechten. Hiermee bepaal je wie toegang heeft tot wat en welke taken ze kunnen uitvoeren.

Definieer je use cases en behoeften

Verschillende industrieën en afdelingen hebben verschillende behoeften. De vereisten voor slim contractmanagement in de gezondheidszorg verschillen bijvoorbeeld enigszins van wat je wilt in contractmanagement software voor sales of contractmanagement platforms voor inkoop. Het is over het algemeen een goed idee om je use case te definiëren en dan een platform te kiezen dat daar het beste bij past, tenzij je een universeel platform voor contractmanagement hebt zoals Oneflow dat aan elke behoefte kan worden aangepast.

Kies een platform dat integreert met je andere software

Door te integreren met je andere systemen bespaar je extra administratietijd en versterk je de data-integriteit van je bestaande tools. Oneflow integreert met tientallen CRM, ATS, recruitment en Power Apps, zodat data automatisch kan worden ingevuld.

Overweeg ook alternatieven voor e-handtekening platforms: DocuSign alternatieven, Adobe Sign alternatieven, of vergelijk oplossingen zoals PandaDoc vs DocuSign, DocuSign vs Adobe Sign, en PandaDoc alternatieven. Voor enterprise oplossingen kun je ook de beste Juro alternatieven in 2026 vergelijken.

Investeer in contractmanagement training

Zelfs de beste tools leveren pas optimale resultaten wanneer je team weet hoe ze effectief te gebruiken. Contractmanagement training is essentieel voor organisaties die succesvol contractmanagement willen realiseren. Voor contractmanagers is continue ontwikkeling cruciaal.

De praktijk evolueert constant, met nieuwe technologieën, veranderende wetgeving en innovatieve best practices.

Waarom zou je jouw contractmanagement processen niet vandaag nog automatiseren?

Hier wil ik de realiteit belichten: contracten bepalen de regels waarop we organisaties bouwen.

Contracten bepalen hoe we omgaan met leveranciers, klanten, werknemers en partners. Ze effectief beheren is daarom essentieel.

Succesvol contractmanagement gaat verder dan simpel documenten opslaan. Het vraagt om een gestructureerde aanpak waarbij je duidelijke afspraken maakt, de juiste tools gebruikt, goede relaties onderhoudt, prestaties evalueert, onnodige kosten voorkomt en naleving garandeert.

Goed contractmanagement heeft betrekking op verschillende fasen en vraagt om expertise, de juiste tools en een heldere structuur. Contractmanagement tools zoals Oneflow kunnen je helpen om deze uitdagingen te beheersen.

Oneflow stroomlijnt en optimaliseert het proces van het opstellen, onderhandelen en ondertekenen van contracten. Het integreert eenvoudig met andere systemen en biedt krachtige features, waaronder AI-mogelijkheden waarmee je repetitieve taken kunt automatiseren. Door digitale contracten en slimme workflows versterkt Oneflow de efficiëntie van je hele organisatie.

Of je nu werkt aan relatiebeheer met leveranciers, een complex inkoopproces optimaliseert, of gewoon contracten sneller wilt afhandelen, Oneflow helpt je om je doelstellingen te realiseren.

Ben je benieuwd wat Oneflow voor jouw organisatie kan betekenen? Probeer Oneflow gratis met onze 14-daagse proefversie of boek vandaag nog een demo om meer te leren over onze oplossing.