Å signere kontrakter på den tradisjonelle måten, med penn og papir (eller til og med PDF), kan være utrolig tregt og kjedelig. Hvis du fortsatt bruker disse utdaterte metodene, er det på høy tid at du får oppleve gleden ved å signere kontrakter på nettet. Ikke bare er det en mer effektiv metode, men den gir også større sikkerhet.
1. Hva er kontraktsignering på nett?
Kontraktsignering på nett innebærer at man signerer med en digital signatur eller elektronisk signatur (e-signatur). Disse to begrepene må ikke forveksles. I hovedsak bør du tenke på en digital signatur som teknikken som brukes til å signere, og elektroniske signaturer som typen signatur.
De fleste elektroniske signaturer i dag er laget ved hjelp av en digital signatur, men det betyr ikke at de må være det. Hvis du for eksempel skriver signaturen din på en datamaskin med en penn eller mus, regnes dette som en elektronisk signatur, men ikke en digital signatur.
Så hva er en digital signatur? Det er i bunn og grunn en matematisk teknikk som brukes til å garantere at en melding eller et stykke data er skrevet av en annen person. I dette tilfellet snakker vi om signaturen på en kontrakt, men det kan også gjelde for eksempel e-poster eller banktransaksjoner.
2. Hvordan signerer du kontrakter på nettet?
Det er svært talende at søkevolumet for “sign pdf online” er i millionklassen (og det har en heftig CPC – tro oss). Selve prosessen er imidlertid utrolig enkel. Det finnes mange tjenester som lar deg signere en kontrakt på nettet.
Det er svært talende at søkevolumet for “sign pdf online” er i millionklassen (og det har en heftig CPC – tro oss). Selve prosessen er imidlertid utrolig enkel. Det finnes mange tjenester som lar deg signere en kontrakt på nettet.
Bare følg disse enkle trinnene:
- Opprett kontrakten du vil signere ved hjelp av et dokumentredigeringsprogram (f.eks. Google Docs eller Microsoft Word). Eksporter deretter som PDF.
- Velg en gyldig leverandør av elektroniske signaturer her.
- La oss for eksempel si at du velger Oneflow (du kan opprette en konto her).
- Bekreft e-postadressen din – klikk på lenken i Oneflow-e-posten og fullfør registreringen ved å fylle ut de obligatoriske feltene.
- Ta-da! Du er inne. Velg “opprett ny kontrakt” og velg “PDF-malen”.
- Last opp PDF-filen du vil signere, til malen.
- Legg til motpartens e-postadresse i panelet til høyre, og kontrakten er klar til å sendes! Du kan også legge til personlige meldinger eller til og med legge til en video i kontrakten fra Oneflow-plattformen.
- Du blir automatisk varslet når motparten mottar, åpner eller signerer PDF-kontrakten din.
- Signer kontrakten og voilà! Du har nettopp signert et PDF-dokument på nettet med en juridisk bindende elektronisk signatur.
- Den signerte PDF-kontrakten kan lastes ned via e-posten som Oneflow automatisk sender etter at den er signert av alle parter.
3. Signering av en kontrakt på nettet gjøres på en sikker måte
Digitale signaturer er i utgangspunktet en mye sikrere signeringsmetode, men det finnes flere forholdsregler du kan ta for å øke sikkerheten. Her har vi samlet noen gode tips som kan hjelpe deg med dette:
Bruk en anerkjent leverandør av digitale signaturer: Velg en leverandør som tilbyr et brukervennlig grensesnitt, en sikker plattform og god kundestøtte.
Hold programvaren oppdatert: Se jevnlig etter oppdateringer, da de ofte kan inneholde sikkerhetsoppdateringer som en utdatert versjon ikke gir.
Ikke del den private nøkkelen din: Den private nøkkelen er avgjørende for sikkerheten til den digitale signaturen din. Sørg for å oppbevare denne informasjonen på et trygt sted og unngå å dele den med andre.
Velg et sterkt passord: Ikke bruk ord eller setninger som er lette å gjette, og prøv å bruke en blanding av bokstaver, tall og spesialtegn.
Bruk tofaktorautentisering: Det er ikke uten grunn at tofaktorautentisering har blitt så populært, ettersom det gir et ekstra sikkerhetslag ved å kreve en ekstra bekreftelse, for eksempel en bekreftelseskode som sendes til deg via SMS eller e-post.
4. Hvordan du signerer en kontrakt på nettet fra A til Å
Det er veldig enkelt å opprette en signatur på nettet, og det kan gjøres i noen få trinn. Slik gjør du det (med Oneflow-plattformen som eksempel):
1: Velg leverandør av digitale signaturer
Først og fremst må du velge en leverandør av digitale signaturer. Det finnes mange tilbydere der ute, men det er viktig å velge en som dekker dine behov. Ideelt sett bør du velge en leverandør som tilbyr et brukervennlig grensesnitt, en sikker plattform og god kundestøtte. For eksempel Oneflow.
2: Opprett konto
Når du har valgt en leverandør av digitale signaturer, må du opprette en konto. Vanligvis blir du bedt om å oppgi navn og e-postadresse og velge et passord. Oneflow tilbyr en gratis konto – når du har opprettet den, får du en e-post der du blir bedt om å bekrefte kontoen.
3: Fullfør registreringen
Klikk på lenken i e-posten du mottok, og du vil bli bedt om å fullføre registreringen av kontoen din.
4: Velg dokumentet ditt
Du har nå muligheten til å “opprette ny kontrakt”. Velg dette, og velg deretter “last opp PDF”. (Med mindre du bruker premiumversjonen av Oneflow og oppretter en helt digital kontrakt). Du kan nå laste opp PDF-filen du ønsker å signere.
5: Legg til motpart(er)
Du kan nå legge til motpartens e-postadresse i høyre kolonne. Når de mottar, åpner eller signerer kontrakten din, vil du bli varslet automatisk.
6: Legg til litt personlig preg
Før du sender, kan du legge til en personlig melding eller video til mottakeren med instruksjoner eller bare en vennlig hilsen direkte i Oneflow.
7: Send og signer
Nå er du klar til å sende kontrakten til motparten og signere selv – du har nå signert PDF-kontrakten med en juridisk bindende elektronisk signatur!
5. Det finnes en bedre måte å signere nettkontrakter på
Det andre alternativet når det gjelder kontrakter (i tillegg til papir og signering av PDF-filer), er digitale kontrakter. I motsetning til PDF-filer er disse HTML-baserte og fullt redigerbare. I stedet for å sende kontrakter frem og tilbake i det uendelige med revisjoner, kan du jobbe med bare én versjon, redigere i sanntid og unngå forvirring og feil!
Det er heller ingen hemmelighet at stadig flere mennesker håndterer alt fra mobilen (70 % av B2B-kontraktene signeres på telefonen). Hvis du noen gang har prøvd å lese en PDF-fil på mobilen, vet du godt at det ikke er noe gøy.
Med Oneflows HTML-kontrakter justeres tekststørrelse og linjeskift slik at de blir lette å lese. Med disse digitale kontraktene kan du også oppmuntre til forhandlinger og samarbeid ved å legge til interaktive felter som mottakeren kan fylle ut. Alle endringer og oppdateringer gjøres i sanntid, akkurat som magi!
Spør oss om hva som helst om digitale kontrakter
Vil du vite mer om digitale kontrakter eller fremtidens kontraktshåndtering? Vi vil gjerne høre fra deg.
