L’automatisation des contrats présente de nombreux avantages, notamment celui de vous faire gagner beaucoup de temps (alerte spoiler). Dans cet article, vous trouverez nos 5 principaux avantages de l’automatisation des contrats et comment elle vous aidera à stimuler votre activité !
La signature de contrats avec un stylo et du papier est la norme depuis des centaines d’années – et plus récemment la signature de documents PDF. Mais nous vivons à l’ère du numérique et ces méthodes dépassées ne sont plus d’actualité.
Qu’est-ce que l’automatisation des contrats ?
Tout d’abord, voyons ce que l’on entend par ce terme. L’automatisation des contrats est la rationalisation et la normalisation de tous les processus liés aux contrats dans une entreprise, à l’aide d’un logiciel de gestion des contrats. Quand on y pense, pratiquement tous les aspects d’une entreprise sont facilités par des contrats.
Qu’il s’agisse des contrats d’emploi dans les RH, des services juridiques, des achats ou des ventes, ils sont partout. Dans cette optique, l’automatisation des contrats a pour but d’accroître l’efficacité et de supprimer les frictions d’un processus réputé fastidieux et chronophage. Ce qui laisse plus de temps pour se concentrer sur les choses qui comptent vraiment.
Très bien, revenons à ces avantages :
1. Gagner du temps
Cela peut sembler être une évidence – tout ce qui est automatisé permet généralement de gagner du temps – mais c’est très vrai. Pensez à toutes les tâches laborieuses et chronophages qu’implique la gestion traditionnelle des contrats.
Les tâches administratives liées à la création des contrats, à leur négociation, à leur modification et à leur signature ne prennent qu’une fraction du temps lorsque le processus est automatisé. Surtout par rapport aux contrats papier : le téléchargement, l’impression, la signature, la numérisation et l’envoi par courrier électronique. Quel tracas.
Les recherches menées par Forrester et Aberdeen indiquent que l’utilisation d’un système de gestion des contrats réduit le temps nécessaire à l’approbation d’un contrat de 82 %, en moyenne.
2. Conclure des affaires plus rapidement
Combien de fois avez-vous fait le gros du travail en faisant de la vente agressive et en obtenant un “oui” à l’oral… pour ensuite attendre des semaines avant de conclure l’affaire à cause de contrats inefficaces ? Le fait de travailler sur de multiples itérations et négociations, avec des PDF envoyés dans les deux sens, peut ajouter des semaines, voire des mois, à une vente.
Imaginez maintenant que vous et la contrepartie puissiez tous deux accéder à une version en ligne de votre contrat et y apporter des modifications en temps réel. Comme par magie ! L’ensemble du processus ne prend plus que quelques jours, voire quelques minutes.
Lire la suite : Comment conclure plus rapidement plus de contrats grâce aux contrats numériques ?
3. Réduire les risques
Nous sommes tous humains et, en tant que tels, sujets à l’erreur humaine. La gestion manuelle de vos contrats fait courir le risque que ces erreurs humaines se glissent. Cela peut avoir des implications financières et juridiques et peut également avoir un impact sur la confiance que vous avez établie avec votre cosignataire.
L’introduction de l’automatisation des contrats s’est avérée réduire considérablement ces erreurs. En outre, tous vos contrats sont stockés en toute sécurité en un seul endroit et leur accès peut être contrôlé/accordé/restreint par la personne qui en est responsable.
De nombreux outils de gestion des contrats disposent d’une multitude d’intégrations avec des systèmes de gestion de la relation client (GRC, ou CRM) et d’autres outils utiles qui peuvent également garantir que vos données contractuelles sont exactes à travers tous vos points de contact.
Vous avez également le pouvoir d’utiliser des modèles standardisés pour vous assurer que les gens ne peuvent utiliser que des propositions qui ont été vérifiées et approuvées pour être utilisées. Cela est extrêmement utile pour éviter les erreurs – lorsque chacun a la liberté de créer et de modifier des contrats, les choses peuvent devenir très compliquées.
Lire la suite : Logiciels de gestion des contrats : un guide rapide des principes de base
4. Garantir la rentabilité
Un autre avantage de l’automatisation des contrats est la possibilité d’économiser de l’argent ! Selon un rapport d’Aberdeen, les entreprises les plus performantes estiment que le fait de bien rédiger le contrat du premier coup peut avoir un impact positif sur les ventes.
Il a également été constaté que les retards dans la conclusion d’une affaire peuvent souvent entraîner la perte pure et simple de l’affaire. D’une manière générale, un processus rapide et efficace augmente les chances de succès et permet de libérer du temps pour se concentrer sur d’autres ventes potentielles.
Dans le pire des cas, les erreurs humaines, qui sont plus fréquentes dans la gestion manuelle des contrats, peuvent également entraîner des frais juridiques coûteux, de sorte que des documents sans erreur peuvent faire économiser beaucoup d’argent à une entreprise.
L’automatisation des contrats vous permet également d’avoir beaucoup plus de contrôle et de tranquillité d’esprit sur vos contrats stockés. Par exemple, il peut être extrêmement difficile de suivre les dates d’expiration de vos contrats si vous le faites manuellement.
Grâce à un outil de gestion des contrats tel que Oneflow, vous pouvez programmer des rappels sur les contrats avant leur expiration afin de vous assurer que vous êtes dans la meilleure position pour éviter la perte de clients.
5. Une meilleure expérience client et utilisateur
Qu’il s’agisse d’envoyer le contrat ou de le signer, aucune des parties n’apprécie le processus fastidieux de jouer au ping-pong avec des PDF. De plus, les contrats peuvent être un aspect assez ennuyeux et inintéressant des affaires. Donc, tout ce que vous pouvez faire pour les rendre plus engageants sera massivement apprécié !
Par exemple, avec Oneflow, vous pouvez ajouter des vidéos à vos contrats pour expliquer en détail le contrat à votre contrepartie. Cela rend non seulement le processus aussi facile que possible, mais aussi plus amusant. Les outils de gestion des contrats ont généralement une interface utilisateur beaucoup plus conviviale et simple que les anciens contrats PDF.
Pour être honnête, l’automatisation des contrats présente bien d’autres avantages que les cinq énumérés ci-dessus – mais cela nous prendrait toute la journée si nous devions tous les aborder. Si vous souhaitez en savoir plus sur la façon dont l’automatisation des contrats (et plus particulièrement les contrats véritablement numériques de Oneflow) peut stimuler votre entreprise, contactez-nous ici!
