Tegenwoordig gaat alles online: van winkelen tot het vinden van een baan. Met deze verschuiving naar een digitale wereld is de online handtekening de norm geworden. Of je het je nu realiseert of niet, het maakt al deel uit van je dagelijkse leven en het is ongetwijfeld de toekomst van het bedrijfsleven.
Documenten elektronisch ondertekenen versnelt transacties en zorgt ervoor dat zaken sneller gedaan worden. Bovendien geeft het iedereen de vrijheid en flexibiliteit om te ondertekenen wanneer ze maar willen, waar ze ook zijn, perfect aangepast aan een moderne manier van leven.
Dus wat is nou een online handtekening? Dat lees je in dit artikel, samen met de verschillende soorten handtekeningen en de redenen waarom online handtekeningen de zakenwereld hebben veroverd.
Waarom gebruiken we eigenlijk handtekeningen?
De belangrijkste redenen om tegenwoordig een handtekening te gebruiken, zijn om jezelf te identificeren als de auteur van een document (dit kan van alles zijn, van een wetenschappelijk rapport tot een verjaardagskaart) of om toestemming te geven voor een overeenkomst tussen twee of meer partijen.
Soorten handtekeningen
Er zijn veel soorten handtekeningen, elk met een ander beveiligingsniveau en andere kenmerken. Afhankelijk van wat er wordt ondertekend, verkies je misschien de ene vorm boven de andere. In sommige gevallen kun je worden gevraagd om een specifiek type handtekening te gebruiken.
Om het simpel te houden, kunnen we ze in 3 typen verdelen:
- Natte handtekeningen
Dit zijn de traditionele handtekeningen. “Nat” verwijst naar de inkt die wordt gebruikt wanneer je je naam met een pen schrijft. Het begrip beperkt zich echter niet tot handgeschreven handtekeningen, maar omvat ook andere traditionele vormen van ondertekening, zoals lakzegels, die vooral populair waren in Azië.
- Elektronische handtekeningen
Deze worden ook wel e-handtekeningen genoemd en zijn er in verschillende vormen. Dit kan bijvoorbeeld een gescande kopie van je handgeschreven handtekening zijn, of een handtekening die je online met een tekenprogramma hebt gemaakt. Het ziet er echter niet altijd uit als je naam in handschrift, een handtekeningengenerator kan ook een handtekening maken op basis van je initialen of gedrukte naam.
- Digitale handtekeningen
Digitale handtekeningen kunnen soms worden verward met elektronische handtekeningen, maar ze zijn niet hetzelfde. Digitale handtekeningen bevatten een code die de eigenaar van een uniek digitaal certificaat identificeert dat voor elke digitale handtekening wordt gemaakt en deze zijn goedgekeurd door een regelgevende instantie.
Wat is een elektronische handtekening?
Een elektronische handtekening heeft hetzelfde doel als een handgeschreven handtekening; het is simpelweg een digitale versie. Handgeschreven handtekeningen worden geleidelijk vervangen door dit nieuwe elektronische formaat, in elk aspect van ons leven.
Dit is hoe de Europese Commissie ze omschrijft:
“Net als zijn handgeschreven tegenhanger in de offline wereld, kan een elektronische handtekening bijvoorbeeld worden gebruikt om elektronisch aan te geven dat de ondertekenaar het document heeft opgesteld, akkoord is gegaan met de inhoud van het document of dat de ondertekenaar als getuige aanwezig was.”
In een digitale wereld, waar de meeste zaken elektronisch worden gedaan, is het niet verwonderlijk dat de behoefte aan digitale ondertekeningssystemen is ontstaan en deze hebben zich razendsnel verspreid over zowel de private als de publieke sector.
Dankzij het wonder van technologie denken we voortdurend na over hoe we onze werkprocessen kunnen vergemakkelijken om sneller en slimmer te werken en dat is precies wat online handtekeningen ook doen.
Waarom overstappen op een online handtekening?
Je zou kunnen zeggen dat online handtekeningen in veel opzichten superieur zijn aan handgeschreven handtekeningen. Hier zijn enkele van de belangrijkste redenen waarom je zou moeten overwegen om over te stappen:
Efficiëntie is koning
Met natte handtekeningen moeten we een document uitprinten, ondertekenen, scannen en terugsturen. Vinden jullie ook dat dit een totale verspilling van kostbare tijd en middelen is? (Om nog maar te zwijgen van al dat papier!). Vervelende administratie wordt een fluitje van een cent wanneer je al je contracten, documenten, voorstellen enzovoort online kunt ondertekenen. Het elektronisch ondertekenen van je documenten zal je workflow een boost geven en tijd en middelen besparen.
Onderweg ondertekenen
Een ander groot voordeel van het gebruik van een digitale handtekening is dat je je documenten altijd en overal kunt ondertekenen. Het enige wat je nodig hebt is een elektronisch apparaat zoals een laptop, telefoon of tablet. Of je nu in de trein zit op weg naar een zakelijke conferentie of op een tropisch strand ligt te genieten van wat welverdiende vrije tijd, je kun je contracten in een mum van tijd afhandelen.
Kosten verminderen
Hoewel het niet noodzakelijkerwijs een enorme impact op je winst zal hebben, kan het overstappen op online handtekeningen je zeker helpen om kosten te besparen. Met name printkosten, portokosten bij het verzenden van documenten en transportkosten bij persoonlijk ondertekenen. Maar wat misschien nóg belangrijker is, is dat je door de tijdbesparende factor middelen kunt investeren in andere aspecten van je bedrijf.
Tevreden klanten
Wanneer je je klanten de mogelijkheid geeft om binnen enkele seconden online een overeenkomst te ondertekenen, zal je bedrijf professionaliteit en betrouwbaarheid uitstralen. Het proces zo simpel en ongecompliceerd mogelijk maken leidt tot tevreden klanten en legt de basis voor een goede relatie.
Bedrijven zijn er dol op
Het is geen geheim dat technologie voortdurend evolueert en de manier waarop bedrijven werken verandert. Wereldwijd nemen online handtekeningen geleidelijk de plaats in van handgeschreven handtekeningen. Van de juridische afdeling tot HR en verkoop, alle afdelingen kunnen profiteren van het elektronisch sluiten van deals.
Dit zijn slechts enkele voorbeelden van bedrijfstakken en sectoren die tegenwoordig online handtekeningen gebruiken:
- Onroerend goed
- Advocatenkantoren
- Overheden
- Publieke sectoren
- Verzekeringsmaatschappijen
- Toerisme
- Retail
- Opleidingsinstituten
Wat is een handtekeninggenerator?
Nu vraag je je vast af: “Hoe kan ik mijn handtekening elektronisch maken?” Zoals we hierboven vermeldden, zijn er verschillende manieren om een document elektronisch te ondertekenen en niet alle e-handtekeningen zien er hetzelfde uit.
Je bent wellicht bekend met de ondertekeningsfunctie van Adobe Acrobat waarmee je een pdf-document kunt ondertekenen. In dit geval kun je ervoor kiezen om je handtekening in het programma te zetten of een gedrukte versie van je naam te gebruiken – beide versies zijn even geldig.
Maar er zijn veel andere programma’s en services beschikbaar voor het maken van handtekeningen. Het gebruik van een professionele en betrouwbare service die je een verifieerbare tool voor het genereren van handtekeningen kan bieden, geeft je gemoedsrust bij het ondertekenen van belangrijke documenten.Als je al gebruik hebt gemaakt van software voor contractbeheer, is de kans groot dat deze wordt geleverd met een ingebouwde handtekeninggenerator waarmee alle partijen het document gemakkelijk kunnen ondertekenen en met alle wettelijke garanties die je nodig hebt.
Zijn online handtekeningen veilig?
Hoewel de technologie zich in een vergevorderd stadium bevindt als het gaat om online handtekeningen, moeten veel bedrijven nog overschakelen op volledig elektronische processen. Zelfs wanneer alle andere aspecten van het bedrijf online worden uitgevoerd, bestaat de neiging om voor deze laatste stap natte handtekeningen te gebruiken, zoals vermeld in Market & Research.
Dit komt omdat er soms een gebrek aan vertrouwen is in deze moderne manier van akkoord gaan. Er is zelfs enige scepsis over hoe veilig en legaal het is. Het is waar dat niet alle generatoren van handtekeningen dezelfde wettelijke garanties bieden, maar over het algemeen is elektronisch ondertekenen eigenlijk veiliger dan de traditionele methoden, omdat het verifieerbaar en traceerbaar is. Als je twijfelt over de geldigheid van je online handtekening, kun je altijd controleren of je een betrouwbare leverancier gebruikt door de Amerikaanse regelgeving (ESIGN) of de EU-regelgeving (eIDAS) voor elektronische handtekeningen te checken.
Blijf up-to-date en stroomlijn je werk met online handtekeningen.
Alleen al door rond te kijken zul je merken dat online handtekeningen hard op weg zijn om de meest geaccepteerde vorm van contractondertekening te worden. Dat is helemaal niet verrassend, want ze zijn veilig, praktisch en gebruiksvriendelijk. En laten we niet vergeten hoe elektronisch ondertekenen transacties soepeler maakt en je de flexibiliteit geeft om onderweg te ondertekenen.
Overstappen op elektronische of digitale handtekeningen is een van de slimste stappen die je kunt zetten om contracten soepel te laten lopen en de bedrijfsprestaties te verbeteren. Het vertelt je klanten ook dat je slim, betrouwbaar en superefficiënt bent. Wat is er eigenlijk niet leuk aan?
