Hva er kontraktshåndtering? En komplett guide

Har du hørt om kontraktshåndtering før? La oss forklare det: Hva er det alle virksomheter over hele verden har til felles? De bruker kontrakter. Du tenker kanskje ikke alltid på dem som en sentral del av arbeidet ditt, men de finnes overalt i en virksomhet. Derfor er det viktig å ha en god plattform og prosess for kontraktsadministrasjon.

Hva er kontraktshåndtering?

Kontraktshåndtering er prosessen med å administrere avtalene du, enten individuelt eller som bedrift, inngår med andre parter. Denne prosessen spenner over hele kontraktens livssyklus, fra før til etter signering, og omfatter fornyelse, reforhandling, gjennomføring, overholdelse, arkivering og lagring av kontrakter. 

Hva er de tre fasene i kontraktshåndtering?

Det er tre faser når det gjelder kontraktshåndtering. Før-signering, signering og etter-signering.

1- Før-signering

I fasen før signering skriver eller redigerer du kontrakten og gjør den klar til signering. Hvis det er en digital kontrakt, kan du bruke en mal og legge inn all nødvendig informasjon i kontrakten. 

Fasen før signering handler imidlertid ikke bare om en enkelt kontrakt – hvis bedriften din bruker en programvare for kontraktshåndtering, er det også i fasen før signering at du kan legge grunnlaget for at teamet ditt skal lykkes – det kan blant annet innebære å sette opp arbeidsområder for de ulike teamene, med relevante maler og verktøy for hvert team.

2- Signering

Deretter kommer den fasen alle kjenner til, nemlig signeringen. I dag gjøres dette vanligvis via e-signering med en e-signaturløsning. Særlig takket være pandemien har aksepten og bruken av e-signering økt kraftig over hele verden. 

Men som du kanskje vet, er det ikke alltid like enkelt å signere, og det kan være nødvendig å forhandle litt. Heldigvis finnes det kontraktshåndteringsselskaper som Oneflow, som lar deg kommentere kontrakten med motparten og redigere den etter at den er sendt, slik at du kan kutte ned på tiden frem og tilbake.

3- Etter-signering

Administrasjons- og arkiveringsfasen. Når kontrakten er signert, lagres den i kontraktsplattformens arkiv. Der kan den når som helst hentes frem for å se på avtalen, sende den til revisjon, oppdatering, fornyelse eller oppsigelse. Fasen etter avtaleinngåelse er en del av kontraktshåndteringsprosessen som krever tilsyn og administrasjon. Spesielt hvis en organisasjon arbeider med et stort antall kontrakter.

Noen kontraktshåndteringsselskaper, som Oneflow, har verktøy som gjør denne arkiveringsprosessen enklere, med verktøy som mapper, tagger, globale søk og automatiske interne påminnelser om når kontrakter må sies opp.

Hvorfor er kontraktshåndtering viktig?

Kontraktshåndtering er viktig av flere grunner. Det hjelper deg med å redusere kostnader og risiko, øke effektiviteten og ta informerte beslutninger.

Risikoreduksjon

Kontrakter omfatter ofte konfidensiell informasjon, økonomiske forpliktelser eller generelt sensitiv informasjon. Riktig kontrakthåndtering gjør det mulig for organisasjoner å holde oversikt over kontraktene sine, ha brukerrettigheter som sikrer at kontraktene aldri havner i feil hender, og interne påminnelser for å unngå at kontraktsfrister oversittes. 

Kostnadsbesparelser

Effektiv kontraktshåndtering kan føre til betydelige kostnadsbesparelser. Ved aktivt å overvåke kontraktsoppfyllelse og milepæler kan organisasjoner identifisere muligheter for kostnadsreduksjon, for eksempel ved å reforhandle priser, konsolidere kontrakter eller identifisere underutnyttede tjenester. I tillegg bidrar effektiv kontraktsadministrasjon til å forhindre unødvendige bøter, gebyrer og juridiske utgifter. Ved å ha raskere prosesser for å opprette og administrere kontrakter sparer du også administrasjonstid for de ansatte, slik at de kan gå tilbake til det de er best på. 

Håndtering av relasjoner

Kontrakter innebærer ofte relasjoner med eksterne parter, for eksempel leverandører eller kunder. Effektiv kontraktsstyring bidrar til å utvikle disse relasjonene ved å fremme tydelig kommunikasjon, tillit og åpenhet. Det fremmer et samarbeidsmiljø, reduserer konflikter og legger grunnlaget for langsiktige partnerskap.

Økt effektivitet og produktivitet

Manuelle prosesser for kontrakthåndtering, som å søke etter kontrakter, spore tidsfrister eller håndtere fornyelser, kan være tidkrevende og utsatt for feil. Ved å implementere systemer og arbeidsflyter for kontraktshåndtering kan du effektivisere disse prosessene, automatisere oppgaver og sentralisere kontraktsrelatert informasjon. Det øker effektiviteten, reduserer den administrative byrden og gjør det mulig for teamene å fokusere på mer verdifulle aktiviteter.

Datainnsikt og beslutningstaking

Systemer for kontraktshåndtering kan gi verdifull innsikt gjennom analyse- og rapporteringsfunksjoner. Ved å analysere kontraktsdata kan organisasjoner identifisere trender, risikoer og muligheter. Denne informasjonen gjør det mulig å ta informerte beslutninger, for eksempel å identifisere problemer knyttet til kontraktsoppfyllelse, optimalisere leverandørrelasjoner eller identifisere områder for prosessforbedring.

Konsekvenser av dårlig kontraktshåndtering

Dårlig kontraktshåndtering kan få betydelige konsekvenser for organisasjoner, blant annet i form av juridisk risiko og risiko knyttet til overholdelse av lover og regler: 

• Økonomiske tap som følge av for høye utbetalinger eller tapte inntektsmuligheter
• Ineffektivitet i driften fører til overskridelse av tidsfrister og redusert produktivitet
• Ødelagte relasjoner med interessenter på grunn av feilkommunikasjon eller forventninger som ikke innfris.Ødelagte relasjoner med interessenter på grunn av feilkommunikasjon eller forventninger som ikke innfris
• Glemte muligheter for kostnadsbesparelser og vekst i virksomheten
• Tvister og manglende overholdelse
• Usikkerhet knyttet til både drift og juridiske forhold

Tips og beste praksis for kontraktshåndtering

Her er noen tips til hvordan du finner en avtalehåndteringsløsning som passer for din bedrift:

En løsning som fungerer for alle

Finn en løsning som ikke bare passer for deg og teamet ditt, men for hele organisasjonen, slik at alle kontraktene dine er samlet på ett sted. Dette er spesielt viktig av hensyn til revisjon. 

Velg en kontraktshåndteringsplattform som har organisatoriske verktøy

Kontraktsorganisering er nødvendig for å redusere risiko og unødvendig administrasjonstid. Enkelte programvarer, som Oneflow, åpner for ulike arbeidsområder for å holde teamets maler, dashbord og arkiver atskilt. 

Velg en plattform som hjelper deg med å holde oversikt over viktige hendelser i kontraktens livssyklus

For å sikre at du aldri går glipp av en kontraktsfrist, bør du velge en plattform der du kan sette opp interne påminnelser, og der brukerne kan se kommende kontrakter i en kalendervisning. 

Brukertillatelser slik at kontrakter ikke havner i feil hender

Når det gjelder sensitiv informasjon i kontrakter, bør du velge en programvare som har brukerrettigheter som kan tilpasses, slik at du ikke bare kan kontrollere hvem som har tilgang til hvilke kontrakter, men også hva de kan gjøre med de ulike kontraktene. I Oneflow kan rettighetsinnstillingene være så spesifikke at én bruker kan se et bestemt teams dokumenter og redigere et annet teams maler, samtidig som han eller hun ikke har tilgang til et annet teams maler. 

Velg en plattform som kan integreres med annen programvare

Ved å integrere Oneflow med annen programvare kan du redusere administrasjonstiden og styrke dataintegriteten i de eksisterende verktøyene. Oneflow kan integreres med dusinvis av CRM-, ATS-, rekrutterings- og Power Apps, slik at data kan overføres automatisk til og fra eksisterende programvare.

Hvordan velge riktig programvare for kontraktshåndtering?

Hva som er riktig programvare for kontraktshåndtering, avhenger av en rekke faktorer og kan variere fra bedrift til bedrift. Men her er noen viktige ting du bør tenke på når du skal finne riktig programvare for kontraktshåndtering:

1. Er den enkel og brukervennlig?
2. Hvor mange av funksjonene er det sannsynlig at du vil ha behov for i din virksomhet?
3. Har den integrasjoner som passer til de andre arbeidsflytene dine?
4. Samsvarer plattformens sikkerhetsfunksjoner med dine egne databehov?
5. Har kontraktshåndteringsplattformen AI-funksjoner?

Selv om du ikke er så kjent med kunstig intelligens, kan en intuitiv funksjonalitet bidra til at arbeidsflyten i kontraktshåndteringen går mye raskere og smidigere. 

Så hvorfor ikke automatisere kontraktshåndteringsprosessene i dag?

Hvis du er nysgjerrig på hva programvaren for kontraktshåndtering kan gjøre for deg og hvordan den kan være til nytte for virksomheten din, kan du få en demo i dag. Her kan du få vite mer om Oneflow, hvordan det hele fungerer og stille alle spørsmål du måtte ha.