Die Vertragsverwaltung ist das Rückgrat eines jeden Unternehmens, ob groß oder klein. Daher kann die Einführung eines effizienten und zuverlässigen Systems den Erfolg Ihres Unternehmens wirklich positiv beeinflussen.
Hier kommt die Vertragsmanagement-Software ins Spiel. Dieses magische Werkzeug soll Unternehmen helfen, den Überblick über ihre Verträge zu behalten und den Prozess vom Vertragsentwurf bis zum Unterschreiben reibungslos zu gestalten. Egal in welcher Branche Sie arbeiten – eine Vertragsmanagement-Software kann Ihnen den Arbeitsprozess deutlich erleichtern. Egal ob Arbeits-, Miet- oder Kaufverträge, alles lassen sich mithilfe eines solchen digitalen Tools verwalten.
Aber lassen Sie uns einen Schritt zurücktreten, um zu verstehen, was Vertragsmanagement ist und was die einzelnen Phasen des Prozesses sind, bevor wir einen Blick darauf werfen, wie es Ihr Unternehmen in eine bessere Zukunft führen kann.
Was versteht man unter Vertragsmanagement?
Nach Angaben von Law Insider:
Vertragsmanagement ist der Prozess der systematischen und effizienten Verwaltung der Erstellung, Ausführung und Analyse von Verträgen mit dem Ziel, die finanzielle und betriebliche Leistung zu maximieren und das Risiko zu minimieren.
So mühsam es auch sein mag, der Umgang mit Verträgen gehört zum Tagesgeschäft eines jeden Unternehmens. Wie es das Nobelpreiskomitee 2016 formulierte: “Moderne Volkswirtschaften werden durch unzählige Verträge zusammengehalten”.
Unabhängig von der Branche, in der Sie tätig sind, verbergen sich hinter jedem Aspekt eines Unternehmens Verträge. Von der Beauftragung von Lieferanten, der Einstellung von Mitarbeitern, der Beschaffung von Ressourcen, dem Verkauf von Dienstleistungen oder Waren usw.
Wenn wir also von Vertragsmanagement sprechen, meinen wir damit die Art und Weise, wie ein Unternehmen all diese Verträge verwaltet. Darüber hinaus deckt es den gesamten Vertragsprozess ab, von Anfang bis Ende und jeden kleinen Schritt dazwischen. Lassen Sie uns ein wenig tiefer eintauchen.
Vertragsmanagement – wie sieht es aus?
Es beginnt schon bei der Vertragserstellung – der Vertragsmanager oder sein Team haben eine große Aufgabe vor sich. Schließlich sind sie für jeden Schritt im Lebenszyklus eines Vertrags verantwortlich, was eine entmutigende Perspektive sein kann.
Wenn Sie mit dem Lebenszyklus eines Vertrags nicht vertraut sind, finden Sie hier eine Übersicht notwendiger Schritte, die dazu gehören:
- Der Vertrag wird von Ihnen erstellt
- Der Vertrag wird an den Kunden geschickt
- Man erhält Feedback vom Kunden
- Man verhandelt mit dem Kunden, bis beide Seiten zufrieden sind
- Der Vertrag wird auf der Grundlage Ihrer Vereinbarungen bearbeitet
- Man unterschreibt den Vertrag
- Man wartet auf die Unterzeichnung des Vertrags vom Kunden
- Man speichert den Vertrag so, dass alle Vertragsinformationen sicher sind
- Man archiviert und/oder beendet den Vertrag, wenn nötig
Wenn man sich diese Schritte ansieht, wird deutlich, wie komplex und langwierig diese Aufgabe sein kann. Mit der herkömmlichen Methode der manuellen Vertragsverwaltung könnte es Wochen, wenn nicht Monate dauern, bis der Vertrag abgeschlossen ist.
Darüber hinaus kann sich ein langsamer Prozess auf das Ergebnis eines Geschäfts auswirken. Im SpringCM-Bericht zum Stand des Vertragsmanagements 2018 gaben 66 % der Teilnehmer an, dass sie glauben, dass der Vertragsgenehmigungsprozess den Abschluss von Geschäften verzögert, und weitere 21 % gaben an, dass er ein “großes Problem” für den Abschluss von Geschäften darstellt.
Es ist nicht verwunderlich, dass immer mehr Unternehmen auf digitale Lösungen zurückgreifen, um ihr Vertragsmanagement zu erleichtern.
Positive Erfahrungen aus der Praxis
Wenn Sie sich für eine Software entscheiden, sollten Sie natürlich auch an Ihren Return on Investment (ROI) denken. Gute Vertragssoftware sorgt für einen fantastischen ROI.
Ein Beispiel: Sie leiten eine große Marketingagentur mit Sitz in Brüssel. Sie suchen einen Remote-Designer und haben den perfekten Kandidaten in Warschau gefunden. Sie schicken den Vertrag ab, bemerken aber einen Fehler. Das Gehalt ist nur in Euro angegeben, statt in Euro und polnischen Złoty.
Mit der richtigen Vertragssoftware können Sie diese Änderungen problemlos in Echtzeit vornehmen, anstatt sie manuell zu bearbeiten und den Vertrag dann an den Unterzeichner zurückzuschicken. Alternativ können Sie den Benutzer Teile des Vertrages bearbeiten lassen, bevor beide Parteien unterschreiben. Auf diese Weise vermeiden Sie den üblichen Aufwand, was Zeit und Geld angeht.
Dies ist nur ein Beispiel dafür, wie die richtige Vertragssoftware Ihnen helfen kann, schneller voranzukommen, wie Eurofins feststellte, als sie ihre Verträge digitalisieren wollten. Durch den Einsatz von Vertragssoftware konnten die Manager bei Eurofins Kontrolle über Vertragsabläufe behalten, da sie “ein Gefühl der Verantwortung für ihre eigenen Arbeitsverträge” hatten.
Kann Oneflow Ihnen helfen, Zeit und Geld zu sparen?
Ja, und nicht nur das. Oneflow ist eine Lösung für digitales Vertragsmanagement, die viele Vorteile und Optionen mit sich bringt. Die Verwaltung der Unterlagen vor der Integration von Oneflow in die Arbeitsprozesse Ihres Unternehmens und die Situation danach ähneln einander kaum.
Hier werden nur einige Vorteile von Oneflow genannt:
Interaktive Verträge
Anstatt einfache Textdokumente zu erstellen, lassen sich per Oneflow interaktive Verträge verfassen, und zwar mit allen Features, die Sie brauchen. So können Sie z.B. ein Video oder eine Tabelle in Ihre Verträge integrieren, die am besten Ihre Wünsche und Ziele schildern. Wenn Sie aber keine Zeit dafür haben, kreativ zu sein, bietet Oneflow eine Reihe von Vertragsvorlagen, die schon für Sie erstellt wurden. Diese Vorlagen sind geeignet für viele Vertragsarten: Arbeitsverträge, Lizenzverträge, Kaufverträge usw.
Elektronische Signaturen
Eine weitere Möglichkeit, die Oneflow bietet, ist elektronische Signatur. Nachdem Sie einen Vertrag erstellt haben, können Sie und Ihre Partner ihn in wenigen Sekunden unterschreiben. Man kann zwischen einer fortgeschrittenen und einer qualifizierten Signatur wählen, aber beide garantieren, dass die Vertragsdaten sicher sind.
Gleichzeitige Zusammenarbeit
Oneflow ermöglicht Ihnen und Ihren Partnern die gleichzeitige Vertragsverarbeitung, auch wenn mehrere Parteien daran beteiligt sind. Egal wo in der Welt Sie sich befinden, mithilfe von Oneflow können Sie Kommentare lesen, chatten und Änderungen am Dokument sehen. Fehler im Vertrag lassen sich schnell korrigieren, Vertragsakten sind jederzeit zugänglich und in wenigen Sekunden erstellt man eine digitale Signatur.
Auswertung der Verträge mithilfe von KI
Eine detaillierte Vertragsanalyse durch Oneflow dient dazu, dass potenzielle Risiken minimiiert werden. Vertragsdaten wie z.B. Fristen und Laufzeiten, persönliche Informationen oder Unternehmensdaten müssen ständig überprüft werden, damit es nicht zu Missverständnissen oder schwerwiegenden Konsequenzen kommt. Diese Auswertung soll auch feststellen, ob alle wichtigen Compliance-Standards eingehalten werden.
Sichere Ablage der Vertragsakte
Obwohl die Archivierung am Ende des Vertragsprozesses steht, spielt sie eine wichtige Rolle. Alle Verträge werden in einer Zentrale gespeichert, und dabei wird auch bestimmt, wer später Zugriff auf diese Unterlagen haben wird. Wenn alle Verträge auf einem Platz aufbewahrt sind, hat man einen klaren Überblick über Vertragsfristen und andere wichtige Vertragsdetails.
Nutzen Sie unseren Rechner und beantworten Sie fünf Fragen, um abzuschätzen, wie viel manuelle Vertragsprozesse Ihr Unternehmen kosten. Vielleicht würde sich ein digitales Vertragsmanagement-System in Ihrem Fall mehr lohnen.
Software für die Vertragsverwaltung: Cloud-basierte vs. Offline-Lösungen
Der Einsatz einer Vertragssoftware ist also eindeutig besser, als stundenlanges manuelles Arbeiten. Aber sind alle Vertragsmanagementdienste gleich?
Sie sind zwar alle darauf ausgelegt, den Lebenszyklus von Verträgen von einem Ort aus zu verwalten, den Prozess zu beschleunigen und die Arbeit zu erleichtern, aber man sollte zwischen Cloud-basierten und Offline-Lösungen unterscheiden.
Auf Cloud-basierte Lösungen kann über den Browser zugegriffen werden, während Offline-Software auf einem Gerät installiert werden muss. Die Verwendung eines Cloud-basierten Systems bietet gegenüber einer Offline-Lösung mehrere Vorteile. Lassen Sie uns sehen, welche das sind:
Live-Bearbeitung
Die Versionskontrolle kann ein Problem sein, wenn man offline arbeitet, und kann zu Missverständnissen führen. Mit der Live-Bearbeitung der Verträge kann jeder sicher sein, dass er zu jeder Zeit an der neuesten Version des Vertrags arbeitet. Die Verträge werden direkt auf der Plattform in Echtzeit bearbeitet. So können beide Parteien die Änderungen und Aktualisierungen sofort einsehen.
Verhandeln im laufenden Betrieb
Nutzen Sie Kommentare direkt im Vertrag, um in Echtzeit Fragen zu stellen und Bedingungen auszuhandeln. Die andere Partei kann den Kommentar sofort sehen und darauf reagieren. Das macht die Kommunikation direkter und transparenter.
Unbegrenzter Speicherplatz
Wenn Software auf Ihrem Gerät installiert wird, benötigt sie Speicherplatz und mit der Zeit nimmt sie immer mehr Platz in Anspruch, bis ihr schließlich der Speicherplatz ausgeht. Cloud-basierte Software verfügt über unbegrenzten Speicherplatz, sodass Sie sich um eine Sache weniger Sorgen machen müssen.
Fernzugriff
Ein cloudbasiertes System ist nicht an einen Standort oder ein Gerät gebunden. Es kann von überall aus über einen beliebigen Browser aufgerufen werden. Die Pandemie hat diese Notwendigkeit laut und deutlich unterstrichen, und da wir in das Zeitalter der Fernarbeit eintreten, sind cloudbasierte Systeme wirklich die einzige logische Lösung.
Sicherer als je zuvor
Der Gedanke, dass man von überall auf die Plattform zugreifen kann, mag einige Alarmglocken läuten lassen. Nun, Sie sollten wissen, dass nur interessierte Parteien, die Zugriff auf ein Dokument haben, dies auch tun können. Und nicht nur das – alle Änderungen werden registriert und mit einem Zeitstempel versehen, sodass Sie immer sehen können, wer das Dokument wann geöffnet hat und welche Änderungen er vorgenommen hat.
Wie Sie sehen, ist die cloudbasierte Vertragsverwaltungssoftware in puncto Geschwindigkeit und Effizienz einen Schritt voraus. Außerdem bietet sie mehr Flexibilität und Transparenz während des gesamten Prozesses.
Worauf Sie bei der Auswahl von Vertragsmanagement-Software achten sollten
Wenn Sie sich für ein Vertragsmanagement-Tool entscheiden, fragen Sie sich wahrscheinlich, worauf Sie achten sollten? Und Sie fragen sich oder das Internet, auf welche Funktionen Sie achten sollten? Was macht eigentlich ein gutes Vertragsmanagement-Tool aus? Im Folgenden finden Sie einige Punkte, die Sie bei der Bewertung der zahlreichen Optionen auf dem Markt berücksichtigen sollten:
- Benutzerfreundlichkeit: Das Tool sollte einfach zu bedienen und zu verstehen sein. Es sollte auch nicht zu lange dauern, bis es einsatzbereit ist. Das Onboarding sollte einfach sein und Ihren Prozess unterstützen, nicht behindern.
- Automatisierte Arbeitsabläufe: Automatisierte Arbeitsabläufe tragen zur Rationalisierung des Vertragsprozesses bei, verringern manuelle Fehler und sparen Zeit und Geld.
- Sicherheit: Das Tool sollte robuste Sicherheitsvorkehrungen bieten, um sensible Daten zu schützen, und es sollte GDPR-konform sein.
- Funktionen: Das Tool sollte über Funktionen verfügen, die für Ihre Arbeitsabläufe relevant sind und Ihnen ein effizienteres Arbeiten ermöglichen. Es sollte über zahlreiche Qualitätsmerkmale verfügen, die sich auf Ihre Arbeit auswirken.
- Kosten: Das Tool sollte eine kosteneffiziente Lösung sein, die Ihren Bedürfnissen und der Größe Ihres Unternehmens entspricht.
- Integration: Das Tool sollte sich in andere Systeme und Anwendungen integrieren lassen, die Sie derzeit nutzen oder zu nutzen planen.
- Analytik: Analysen bieten wertvolle Einblicke in die Vertragsleistung und helfen Unternehmen, fundierte Entscheidungen zu treffen.
- Berichterstattung: Das Berichtswesen bietet Einblick in die Vertragsleistung und hilft Unternehmen, den Überblick über ihre Verträge zu behalten.
Dies sind die wichtigsten Merkmale, auf die Sie bei einem Vertragsmanagement-Tool achten sollten, doch es gibt noch viele weitere. Einige sind für Sie und Ihre Arbeitsabläufe wichtiger als andere. Daher ist es nun an der Zeit, Ihnen unsere Empfehlungen für die richtigen Tools zu geben.
Konkrete digitale Lösungen für Ihr Vertragsmanagement
Damit Sie nicht weiter suchen müssen, werden Ihnen hier einige Software vorgestellt, die Ihnen mit dem Vertragsmanagement helfen können:
Oneflow: die Lösung, die zahlreiche Vorteile hat. Oneflow ist ein Synonym für Sicherheit, Schnelligkeit und digitales Vertragsmanagement ohne Sorgen. Diese Plattform deckt alle Phasen des Vertragslebenszyklus ab, von der Erstellung, über die Verwaltung und das Signieren bis zur Archivierung. Man kann zwischen verschiedenen Vertragsvorlagen wählen oder einen ganz neuen Vertrag erstellen. Außerdem bietet Oneflow die OCR-Technologie, die ermöglicht, dass Papierdokumente digitalisiert werden. Man braucht nur das Dokument zu scannen und es bekommt sofort seine digitale Form.
DocuSign: Gleich wie Oneflow bietet DocuSign Optionen für Vertragsmanagement und elektronische Signaturen. Immobilien, Finanzen und Recht sind Bereiche, in denen man dieses Toll am meisten verwendet. Die Verwaltung digitaler Verträge wird schneller, leichter und effizienter.
ContractHero: ContractHero ist eine Software, die dazu beiträgt, dass Unternehmen ihr Vertragsmanagement leichter durchführen. Etwas, was diese Software besonders macht ist die Option, dass man Verträge nach bestimmten Kriterien durchsucht und schneller findet und so z.B. keine wichtigen Termine verpasst.
FP Sign: Gleich wie Oneflow, DocuSign oder ContractHero bietet FP Sign viele Vorteile, die das Vertragsmanagement erleichtern. Mithilfe dieser Software kann man Verträge verwalten, signieren und sicher aufbewahren. Dabei wird viel Wert auf Sicherheit der Daten gelegt, damit alle Risiken vermieden werden.
Man sollte sich auf Basis der eigenen Bedürfnisse für eine Software entscheiden.
Fazit
Unternehmen investieren oft unendlich viele Ressourcen und Gelder, um ihr Marketing auf Vordermann zu bringen, während die Art und Weise, wie Verträge abgewickelt werden, oft übersehen wird und man mit veralteten Systemen zu kämpfen hat.
Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, dann ist es Zeit für eine Veränderung. Genießen Sie pure Effizienz, steigern Sie Ihre Gewinne und beobachten Sie, wie Ihr Unternehmen wächst. Mit der richtigen Vertragsverwaltungssoftware sind Ihnen keine Grenzen gesetzt!
Häufig gestellte Fragen
Welche Vorteile bringt digitales Vertragsmanagement?
Durch digitales Vertragsmanagement werden Arbeitsprozesse in Ihrem Unternehmen automatisiert, was zu schnelleren Vertragsabschlüssen führt. Viele Software bieten ein hohes Sicherheitsniveau für Ihre Dokumente, weil sie gesetzlichen Standards folgen. Ihre Verträge werden sicher aufbewahrt und so organisiert, dass sie sich leicht und schnell durchsuchen lassen. Auf diese Weise wird dafür gesorgt, dass alle Fristen eingehalten werden. Wichtig ist noch zu erwähnen, dass man Verträge mit der anderen Vertragspartei gleichzeitig und ortsunabhängig verwalten, ändern und signieren kann, was zu weniger Papierkram und Zeitaufwand führt.
Wie sicher sind Vertragsmanagement-Systeme?
Es gibt wenige Risiken, was Vertragsmanagement-Systeme angeht, und zwar aus mehreren Gründen. Diese Systeme basieren auf starken Verschlüsselungstechnologien und folgen den wichtigsten Sicherheitsstandards wie ISO 27001 oder DSGVO. Es wird genau definiert, wer Zugriff auf bestimmte Verträge und andere Unterlagen bekommt, und häufig gibt es sogar eine Zwei-Faktor-Authentifizierung. Manche Lösungen für digitales Vertragsmanagement bieten sogar Backups, die verhindern, dass Ihre Daten verloren gehen.
Welche Arten von Verträgen können mit einer Vertragsmanagement-Software verwaltet werden?
Digitales Vertragsmanagement steigert Effizienz in vielen Arbeitsbereichen und Branchen, und zwar deshalb, weil viele Vertragsarten auf diese Weise verwaltet werden können. Diejenigen Verträge, die am meisten vorkommen, sind Kaufverträge, Lizenzverträge, Arbeitsverträge, Mietverträge, Finanzverträge usw. Die Branchen, in denen Vertragsmanagement eine große Anwendung findet, sind Bankwesen, Immobilien, Rechtswesen, Bauwesen, Gesundheitswesen, Technologie, Handel, Ausbildung und viele andere.
Wie kann ich meine Verträge digital unterschreiben?
An erster Stelle soll man sagen, dass digitale Unterschriften genauso rechtsverbindlich wie handschriftliche Unterschriften sind. Man sollte nur die richtige Software auswählen, die diese Option bietet. Eine dieser Software ist z.B. Oneflow, die Ihnen ermöglicht, ortsunabhängig und in jedem Moment eine digitale Signatur zu erstellen. Davor können Sie natürlich die Vertragsdaten überprüfen und sie zusammen mit der anderen Vertragspartei kommentieren und ändern. Man kann vorgefertigte Vorlagen benutzen oder eine neue Vertragsform erstellen. Nach dem Signieren werden Ihre Verträge in einer Zentrale sicher aufbewahrt. Oneflow bietet eine klare Übersicht Ihrer Unterlagen, sodass sie den gewünschten Vertrag in wenigen Sekunden finden können.
Wie wähle ich die richtige Software für meine Firma aus?
Der erste Schritt in diesem Prozess ist darüber nachzudenken, welche Funktionen einer Software Sie und Ihre Mitarbeiter am meisten brauchen. Es gibt viele Kriterien, die sie in Rücksicht nehmen sollten. Einige davon sind Benutzerfreundlichkeit, Sicherheit, Integration mit anderen Systemen, Kundenservice, Skalierbarkeit und natürlich Kosten. Versuchen Sie, diejenige Software zu finden, die die meisten Kriterien ausfüllt.
