Was ist eine digitale Signatur?

Was Ist Eine Digitale Signatur?

Digitale Signaturen finden immer mehr Anwendung im Vertragswesen, was für jedes Unternehmen eine große Hilfe sein könnte. Obwohl ihre Umsetzung für viele eine Herausforderung darstellt, gibt es zahlreiche Vorteile, die sie mit sich bringen. Man sollte sich nur über dieses Thema informieren, und zwar darüber, was digitale Signaturen genau sind und wie sie funktioneren. Dazu dient dieser Artikel.

Der erste Fehler, den man macht, ist die Verwendung der Begriffe “digitale Signaturen” und “elektronische Signaturen” als Synonyme. Betrachten Sie digitale Signaturen als die Technik, mit der die Signatur angewendet wird, und elektronische Signaturen als die Art der Signatur. Digitale Signaturen sind daher eine Unterkategorie der elektronischen Signaturen. Die meisten elektronischen Unterschriften werden heute mit einer digitalen Signatur geleistet, aber das muss nicht sein.

Welche Arten der digitalen Signatur gibt es?

Je nachdem, zu welchem Zweck die Signatur benutzt wird, wie sicher sie ist und in welchem Arbeitsbereich man sie braucht, gibt es drei Arten der digitalen Signatur:

• Einfache digitale Signatur: In diesem Fall nutzt man einen Code, um die Integrität eines Dokuments zu bestätigen. Diese Art des Signierens ist für diejenigen Fällen geeignet, die kein hohes Sicherheitsniveau verlangen, was natürlich nicht bedeutet, dass diese Option unsicher ist.
• Fortgeschrittene elektronische Signatur: Diese Art der elektronischen Signatur wird meistens in Verträgen und anderen offiziellen Dokumenten verwendet, da sie für Sicherheit sorgt und vor Manipulation schützt. Die Signatur ist in diesem Fall mit einer Person verbunden und die Identität dieser Person muss verifiziert werden.
• Qualifizierte elektronische Signatur: Diese Variante der elektronischen Signatur ist am sichersten und entspricht allen relevanten und wichtigsten Standards. Sie ist weltweit anerkannt, wird sogar bei behördlichen Unterlagen benutzt und hat denselben rechtlichen Status wie eine handschriftliche Signatur.

Was ist der Unterschied zwischen einer digitalen Signatur und einer elektronischen Signatur?

Wenn Sie zum Beispiel Ihre Unterschrift mit einer Maus oder einem Stift auf einem Computer schreiben, ist das eine elektronische Unterschrift, aber nicht unbedingt eine digitale. Zu einer elektronischen Signatur zählt auch, wenn Sie die handschriftliche Signatur scannen und hochladen. Dieser Art der E-Signaturen gehört auch die Zustimmung, die Sie durch das Anklicken des Buttons “Ich stimme zu” erteilen.

Andererseits basiert eine digitale Signatur auf kryptografischen Methoden. Die Identität des Unterzeichners muss bestätigt werden und keine weitere Änderung des Dokuments ist nach dem Signieren möglich. Die auf diese Weise entstandenen E-Signaturen müssen den rechtlichen Gesetzen und Vorgaben folgen, was für die Gültigkeit der unterzeichneten Unterlagen sorgt.

Sehen Sie sich die Tabelle unten an:

Wie funktionieren digitale Signaturen?

Digitale Signaturen sind eine mathematische Technik, mit der die Urheberschaft und Integrität einer Nachricht oder eines Datensatzes garantiert werden kann, ganz egal, um was für Daten es sich handelt. Digitale Signaturen finden ihre Anwendungen in verschiedenen Bereichen und Branchen und werden meistens für verschiedene Verträge und andere Unterlagen benutzt.

Der De-facto-Standard für die Erstellung und Validierung digitaler Signaturen wird als Public Key Infrastructure (PKI) bezeichnet. In der PKI wird ein privater Schlüssel zum Unterzeichnen der Nachricht und ein öffentlicher Schlüssel zur Validierung der Signatur verwendet. Ein von einer vertrauenswürdigen dritten Partei, der sogenannten Zertifizierungsstelle (CA), ausgestelltes Zertifikat dient als Nachweis dafür, dass der Inhaber des privaten Schlüssels derjenige ist, der er vorgibt zu sein.

Digitale Unterschriften funktioneren gleich wie handschriftliche, sind für jede Person einzigartig und folgen dem PKI Format. Gleichzeitig entstehen beim Signieren von einem Dokument zwei Schlüssel – der öffentliche Schlüssel und der private Schlüssel. Sie stellen eine Reihe der Zahlen dar und PKI bestätigt, dass der Anbieter, z.B. Oneflow, diese Schlüssel mithilfe eines Algorithmus erstellt hat. Zum Signieren wird normalerweise der private Schlüssel (der Signaturschlüssel) benutzt, während man für Verifizierung den öffentlichen Schlüssel nutzt.

Sicherheit spielt bei digitalen Signaturen die wichtigste Rolle. Der private Schlüssel des Unterzeichners wird benutzt, wenn er das Dokument unterzeichnet. Die digitale Unterschrift entsteht, wenn der Algorithmus zu einem Code wird, mit dem die Daten verschlüsselt werden. Gleichzeitig entsteht auch ein Siegel, das das Datum und die Zeit des Signierens definiert. Wenn man versucht, das Dokument auf irgendwelche Weise nach diesem Datum zu verändern, ist die digitale Unterschrift nicht mehr gültig.

Man legt großen Wert auf Integrität des Dokuments. PKI verlangt, dass Schlüssel sicher erstellt, durchgeführt und gespeichert werden. Oneflow folgt allen PKI Standards und sorgt für ein sicheres digitales Signieren.

Aber was genau ist ein digitales Zertifikat?

Der Begriff “digitales Zertifikat” bezieht sich auf ein elektronisches Dokument, das dazu dient, die Identität einer Person, einer Organisation oder eines Geräts zu überprüfen. Es enthält Informationen über die Entität, zu der es gehört, einschließlich ihres öffentlichen Schlüssels, ihres Namens und anderer identifizierender Details.

Digitale Zertifikate werden zur Sicherung digitaler Signaturen bei Online-Transaktionen verwendet, z. B. bei Transaktionen im elektronischen Handel, beim Online-Banking und bei der sicheren E-Mail-Kommunikation. Sie werden auch zur Sicherung von Netzwerkverbindungen und zur Authentifizierung von Benutzern, die auf ein Netzwerk zugreifen, verwendet. Digitale Zertifikate werden von vertrauenswürdigen Drittorganisationen ausgestellt, die als Zertifizierungsstellen (CAs) bekannt sind. Diese überprüfen die Identität des Unternehmens, das das Zertifikat beantragt hat, und stellen das Zertifikat aus, sobald der Überprüfungsprozess abgeschlossen ist.

Wie kann ich eine digitale Signatur erstellen?

Wenn Sie eine digitale Signatur erstellen möchten, steht Ihnen ein ganz einfaches Verfahren bevor. Folgen Sie nur diesen 3 Schritten:

1. Schlüssel erstellen: Um ein Dokument zu unterzeichnen brauchen Sie einen öffentlichen und einen privaten Schlüssel. Diese Schlüssel lassen sich einfach mithilfe verschiedener Plattformen verwalten, z.B. mithilfe von Oneflow.
2. Zertifikat erhalten: Eine Zertifizierungsstelle sollte Ihnen ein digitales Zertifikat ausstellen. Dieses Zertifikat beinhaltet Ihren öffentlichen Schlüssel, der mit Ihrer Identität übereinstimmen muss.
3. Dokument signieren: Wählen Sie eine bestimmte Technologie bzw. ein Tool aus, mit dem Sie die Unterlage unterzeichnen möchten. Die Unterschrift wird zusammen mit dem E-Siegel und dem öffentlichen Schlüssel dem Dokument hinzugefügt.

Zur Verifizierung der Unterlage braucht man den öffentlichen Schlüssel. Das Ziel ist zu überprüfen, ob das Dokument nach dem Signieren verändert wurde. In diesem Fall wäre es nicht mehr gültig.

Sie können eine digitale Signatur mit einer Vielzahl von Softwareoptionen erstellen. Hier bei Oneflow bieten wir Lösungen für digitale Signaturen für mehr als 5 verschiedene Arten von E-Signaturen an und decken Lösungen für den gesamten Vertragsmanagementprozess ab. Wenn Sie mehr über die verschiedenen Arten von elektronischen Signaturen erfahren möchten, lesen Sie hier mehr, oder klicken Sie hier für weitere Informationen über digitale Vertragsabschlüsse.

8 Vorteile von digitalen Signaturen

Digitale Signaturen sind nicht nur sicherer als herkömmliche Signaturen, sondern sie können auch die Effizienz des Arbeitsablaufs verbessern. Hier sind einige Möglichkeiten, wie digitale Signaturen Ihren Arbeitsablauf unterstützen können:

Schnellere Dokumentenverarbeitung

Herkömmliche Signaturen erfordern das Drucken, Unterschreiben, Scannen und Versenden von Dokumenten per E-Mail oder Post, was sehr viel Zeit in Anspruch nehmen kann. Mit digitalen Signaturen können Sie Dokumente sofort unterschreiben und so die Bearbeitungszeit verkürzen und die Medienbrüche vermeiden.

Fernsignierung

Mit digitalen Signaturen können Sie Dokumente von jedem Ort der Welt aus unterschreiben, solange Sie über eine Internetverbindung verfügen. Das bedeutet, dass Sie nicht physisch anwesend sein müssen, um Dokumente zu unterzeichnen, was die Abwicklung von Geschäften mit Kunden und Partnern an verschiedenen Standorten erleichtert.

Digital signature benefits: Automatisierte Arbeitsabläufe

Digitale Signaturen können in automatisierte Arbeitsabläufe integriert werden, um die Dokumentenverarbeitung zu optimieren, die Prüfung der Vertragsdaten zu beschleunigen und das Fehlerrisiko zu verringern. Automatisierte Arbeitsabläufe können auch Erinnerungen an Unterzeichner senden und so sicherstellen, dass Dokumente rechtzeitig unterzeichnet werden.

Erhöhte Sicherheit

Aus der Sicht der Sicherheit sind digitale Signaturen besser als herkömmliche Signaturen. Sie verwenden Verschlüsselungstechnologie, um die Authentizität des Unterzeichners zu überprüfen, was es Fälschern erschwert, gefälschte Signaturen zu erstellen.

Geringere Kosten

Die Entwicklung digitaler Signaturtechnologien hat es Ihnen ermöglicht, die mit dem Drucken, Scannen und Versenden von Dokumenten verbundenen Kosten zu senken. Sie können auch den Bedarf an physischer Aufbewahrung von Dokumenten verringern, da sie elektronisch gespeichert werden können.

Einzigartig für Sie

Ihre handschriftliche Unterschrift ist Ihre eigene und sollte schwer zu kopieren sein. Eine digitale Unterschrift ist sogar noch einzigartiger. Jede Unterschrift enthält Informationen zur Identifizierung, die für jeden Unterzeichner einzigartig sind.

Überall akzeptierte Signaturen

PKI-basierte digitale Signaturen sind für Institutionen, Regierungen und Organisationen auf der ganzen Welt Standard. Für ihre Anerkennung in Europa sorgt die eIDAS Verordnung, die auch den rechtlichen Rahmen für digitale Signaturen und Vertrauensdienste festlegt. Es bestehen gesetzliche Vorgaben, wie Unterlagen erstellt, verwaltet und gespeichert werden müssen.

Manipulationssicher

Sobald ein Dokument mit einer digitalen Signatur unterzeichnet ist, ist es besiegelt. Alle nachträglichen Änderungen machen die Originalunterschrift ungültig. Durch die Prüfung einer digitalen Unterschrift lässt sich feststellen, ob das Dokument verändert oder irgendwie manipuliert wurde. So können Sie sicher sein, dass es genau das ist, was Sie vereinbart haben.

Wie verschiedene Branchen digitale Signaturen verwenden

Digitale Signaturen werden dank ihrer zahlreichen Funktionen in einer Vielzahl von Branchen eingesetzt. Ihr Einsatz in folgenden Bereichen nimmt aber am schnellsten zu.

Immobilien

Sie werden häufig bei Immobilientransaktionen eingesetzt, da sie den Prozess des Kaufs und Verkaufs von Immobilien beschleunigen können. Außerdem verringern sie den Bedarf an physischem Papierkram und machen das Verfahren effizienter.

Gesundheitswesen

Digitale Signaturen werden im Gesundheitswesen zur Unterzeichnung von Krankenakten, Rezepten und anderen wichtigen Dokumenten verwendet. Sie tragen dazu bei, dass die Patientendaten sicher und die Aufzeichnungen korrekt sind.

Bankwesen

Digitale Signaturen werden im Bankwesen verwendet, um Kreditverträge, Kontoeröffnungen und andere Finanzdokumente zu unterzeichnen. Sie tragen dazu bei, dass Transaktionen sicher sind und die Kundeninformationen geschützt werden. Im Bankwesen werden täglich viele E-Mails verschickt, und zwar mit Unterlagen im Anhang. Mit einer E-Mail-Signatur kann man sicherstellen, dass alle sensiblen Daten sicher übertragen werden.

Bildung

Digitale Signaturen werden im Bildungswesen zur Unterzeichnung von Einschreibeformularen, Abschriften und anderen wichtigen Dokumenten verwendet. In der Praxis tragen sie vor allem dazu bei, dass die Daten der Schüler sicher sind.

Beratung

In der Beratungsbranche rationalisieren digitale Signaturen das Vertragsmanagement, indem sie es Beratern und Kunden ermöglichen, Dokumente elektronisch zu unterzeichnen. Dies erspart Papierkram und beschleunigt das Verfahren der Unterzeichnung für Auftragsschreiben, Angebote und Vertraulichkeitsvereinbarungen, während gleichzeitig die Rechtsgültigkeit gewahrt und ein Prüfpfad erstellt wird.

Medien/Unterhaltung

Digitale Signaturen sind in der Medien- und Unterhaltungsbranche für die Lizenzierung und die Verwaltung von Urheberrechten unerlässlich. Die Urheber von Inhalten können Verträge, Nutzungsrechte und Vertriebsvereinbarungen auf sichere Weise elektronisch unterzeichnen. Digitale Signaturen schützen geistiges Eigentum, validieren digitale Inhalte und verhindern unbefugte Änderungen oder Rechtsverletzungen.

Finanzwesen

Digitale Signaturen werden im Finanzwesen in großem Umfang zur Authentifizierung und Autorisierung von Transaktionen eingesetzt. Sie erhöhen die Sicherheit beim Online-Banking, im elektronischen Handel und bei mobilen Zahlungen. Kunden können Darlehensverträge, Investitionsverträge und andere Finanzinstrumente aus der Ferne sicher unterzeichnen. Digitale Signaturen vermindern das Betrugsrisiko, gewährleisten die Einhaltung von Vorschriften und sorgen für ein nahtloses Kundenerlebnis.

Technologie

Das Vertragsmanagement im Bereich Technologie basiert auf digitale Unterschriften, was die Softwareintegrität und die Softwareauthentizität angeht. Entwickler unterschreiben Softwarepakete und Updates digital, um ihre Echtheit zu überprüfen und sich vor Malware zu schützen. Ihr Einsatz bezüglich der Verträge, Lizenzvereinbarungen und bezüglich des Schutzes geistigen Eigentums ist bemerkenswert, weil sie sichere Zusammenarbeit und Partnerschaften ermöglichen.

Sichern Sie Ihre digitale Signatur mit Oneflow

Ihre Unterschrift ist so persönlich wie die drei Ziffern auf der Rückseite Ihrer Bankkarte. Warum also nicht sicherstellen, dass Ihre digitale Unterschrift genauso sicher ist wie Ihr Bankkonto? Mit Oneflow können Sie genau das tun.

Eine digitale Oneflow-Signatur wird mit einem Signaturzertifikat und einer digitalen Signaturzusicherung geliefert, sodass Sie sicher sein können, dass Ihre Daten auch sicher aufbewahrt sind.

Die Oneflow-Software lässt sich ganz einfach mit Microsoft 365 verbinden (dazu gehören die häufig benutzten Tools wie Word, Outlook und Teams). So kann man ein Dokument in Word erstellen, in Oneflow unterschreiben und über Outlook an den Unterzeichner weiterleiten.

Ein weiterer Vorteil von Oneflow sind viele Sprachen, über die diese digitale Lösung verfügt: Englisch, Deutsch, Spanisch, Französisch, Italienisch, Norwegisch usw. Außerdem kann man mit Oneflow sowohl eine fortgeschrittene als auch eine qualifizierte digitale Signatur erstellen, die ein hohes Sicherheitsniveau versprechen.

Fazit

Egal in welcher Branche Sie arbeiten, sind digitale Signaturen ein Muss. Sie sparen Zeit, sind rechtsgültig und der Papierkram lässt sich einfach vermeiden. Digitale Signaturen sind manipulationssicher und ermöglichen Ihnen, mit Geschäftspartnern in der ganzen Welt an einem Dokument zu arbeiten und es in wenigen Sekunden zu unterschreiben. Wählen Sie nur das richtige digitale Tool aus und achten Sie darauf, dass es Ihren Bedürfnissen entspricht. So wird das Vertragsmanagement zum richtigen Vergnügen.