L’automatisation des contrats est en train de devenir un élément essentiel pour les entreprises, en particulier quand nous sommes en pleine récession. Mais de quoi s’agit-il ? Comment fonctionne-t-elle ? Et comment peut-elle vous aider ? Voici quelques-unes des questions les plus fréquentes sur l’automatisation des contrats.
Nous sommes donc là pour vous aider. Dans ce guide, vous trouverez :
Qu’est-ce que l’automatisation des contrats ?
Besoin d’une explication rapide ? Voici les bases de l’automatisation des contrats ?
Comment fonctionne l’automatisation des contrats ?
Quels sont les avantages de l’automatisation des contrats ?
Comment l’automatisation des contrats peut-elle aider votre entreprise ?
Peut-elle aider les entreprises B2B et B2C ?
Oneflow : L’automatisation des contrats en toute simplicité – pour tous les secteurs d’activité
Comment choisir le logiciel de gestion des contrats qui vous convient ?
Qu’est-ce que l’automatisation des contrats ?
L’automatisation des contrats signifie qu’un logiciel est utilisé pour superviser automatiquement l’ensemble du cycle de vie d’un contrat, de sa création jusqu’à son renouvellement. Mais l’automatisation des contrats n’est pas réservée à la vente. Les services juridiques, les ressources humaines et même le marketing peuvent tous en bénéficier.
Après tout, rien qu’aux États-Unis, 120 milliards de dollars sont dépensés chaque année en contrats et formulaires papier, dont la plupart sont de toute façon périmés en l’espace de quelques mois. C’est mauvais pour les comptes d’une entreprise et pour la planète.
Mais ne vous inquiétez pas, l’automatisation des contrats ne doit pas nécessairement passer par une série d’intégrations complexes dont la mise en place et les tests nécessitent énormément de temps et de ressources. Tout cela peut être réalisé à l’aide d’un excellent logiciel de gestion des contrats.
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Besoin d’un aperçu rapide ? Voici les bases de l’automatisation des contrats
Il n’y a pas deux façons de procéder. La base de l’automatisation des contrats est un excellent logiciel de gestion des contrats. Mais que faut-il rechercher dans un logiciel de gestion des contrats ?
- Créer – Un bon logiciel de gestion des contrats vous permet de générer des contrats en quelques clics. Si vous disposez déjà de modèles prêts à l’emploi, vous pouvez envoyer un contrat en quelques secondes.
- Collaborer – Si vous pouvez modifier le contrat en direct ou le faire examiner par plusieurs personnes à la fois, il s’agit d’un logiciel de gestion de contrats collaboratif.
- Signer – Si le logiciel propose plusieurs options de signature, il est probable qu’il y ait une façon de signer qui convienne à votre client potentiel. Qu’il s’agisse d’un code de vérification, d’un BankID ou d’une signature manuscrite. Mieux encore, s’il existe un ordre chronologique de signature, vous pouvez vous assurer que les parties prenantes signent un contrat donné dans un ordre spécifique.
- Gérer – Si une plateforme de gestion des contrats est dotée de fonctions de sécurité supplémentaires, telles que l’accès approuvé, elle remplacera avantageusement les PDF et le papier. Mieux encore, un bon logiciel de gestion des contrats vous informe automatiquement de la date de renouvellement d’un contrat, ce qui vous permet de prendre les devants.
- Analyser – Éliminez les approximations grâce à un logiciel de gestion des contrats qui vous donne des informations en temps réel sur les personnes qui ouvrent vos contrats et interagissent avec eux. Après tout, l’automatisation des contrats doit vous permettre de prendre les choses en main.
- Intégrer – Nous l’avons déjà dit et nous le répétons : les intégrations natives sont un élément essentiel de tout logiciel de gestion des contrats qui aidera votre entreprise à libérer tout son potentiel.
Si vous êtes novice en matière d’automatisation des contrats ou si vous envisagez de l’utiliser davantage, ces 7 conseils constituent un bon point de départ.
Comment fonctionne l’automatisation des contrats ?
Les systèmes automatisés de gestion des contrats offrent plusieurs caractéristiques clés qui peuvent aider les organisations à rationaliser les processus et à réduire les risques. Examinons certaines de ces fonctionnalités plus en détail :
Référentiel centralisé
L’un des principaux avantages de la gestion automatisée des contrats est la possibilité de stocker tous les contrats dans un référentiel centralisé, ce qui garantit qu’ils sont facilement accessibles, organisés et consultables.
Modèles de contrats intelligents
Les systèmes automatisés de gestion des contrats proposent des modèles de contrats intelligents qui aident les entreprises à créer des contrats rapidement et efficacement. Les modèles intelligents peuvent également réduire le risque d’erreurs et d’incohérences dans la formulation des contrats.
Automatisation des workflows et des approbations
Les systèmes automatisés de gestion des contrats peuvent rationaliser les flux de travail associés à la gestion des contrats, depuis la demande d’approbation jusqu’à la notification aux parties concernées des modifications apportées au contrat. Cela peut aider les organisations à gérer les contrats plus efficacement et à réduire les erreurs manuelles.
Recherche avancée et rapports
Les systèmes automatisés de gestion des contrats offrent des fonctions avancées de recherche et de reporting qui permettent aux entreprises de localiser rapidement et facilement des contrats, des termes et des clauses spécifiques. Les organisations peuvent ainsi rester au fait de leurs obligations contractuelles et réduire le risque de litiges juridiques.
Intégration avec d’autres logiciels business
Les systèmes de gestion automatisée des contrats peuvent s’intégrer à d’autres outils commerciaux, tels que les systèmes de gestion de la relation client, les outils de gestion de projet et les applications de signature électronique. Cela peut aider les entreprises à améliorer les flux de travail et à réduire le risque d’erreurs.
Quels sont les avantages de l’automatisation des contrats ?
L’automatisation des contrats présente de nombreux avantages, tant pour vous que pour votre entreprise. L’un des plus importants est sans doute la réduction du temps de signature. Grâce aux intégrations natives et à la centralisation de tous vos contrats en un seul endroit, vous n’avez plus à perdre de temps en quêtes interminables de papier.
Nous avons tous perdu un jour ou l’autre un document essentiel. Mais un bon logiciel de gestion des contrats peut faire en sorte que ce moment de panique ne se reproduise plus.
L’automatisation des contrats vous donne le contrôle. Vous pouvez stocker tous vos documents en un seul endroit sécurisé. Grâce aux intégrations, ils peuvent également être sauvegardés automatiquement à d’autres endroits. Si vous utilisez un grand CRM comme Salesforce ou HubSpot, un bon logiciel de gestion des contrats devrait être livré avec une intégration native en standard.
Mais l’automatisation des contrats présente également des avantages au-delà des ventes. Si, par exemple, vous travaillez dans les RH, vous pouvez créer et envoyer un contrat de travail en quelques secondes. Si vous vous retrouvez dans une course à l’embauche du candidat idéal, l’automatisation des contrats peut vous donner l’avantage.
Si vous travaillez dans le domaine des achats, la possibilité de fixer rapidement un prix avantageux peut vous aider à réduire les coûts et à obtenir plus rapidement ce dont vous avez besoin. Quel que soit le service dans lequel vous travaillez, l’automatisation des contrats vous aide à travailler plus rapidement et plus efficacement.
Comment cela peut-il aider votre entreprise ?
Mais l’automatisation des contrats ne vous aide pas seulement, elle peut aussi aider votre entreprise à se développer, ce qui est particulièrement important pour les PME et les grandes entreprises. En réduisant les longs processus contractuels et en éliminant le besoin de rames de papier et d’éditions PDF, l’automatisation des contrats peut également réduire la charge de travail de votre équipe juridique.
Il peut également réduire la charge de travail de votre équipe juridique. Si vos experts juridiques résidents sont en mesure de créer simplement des modèles, le reste de l’entreprise peut travailler à partir de ceux-ci. Les juristes n’auront plus à passer des heures à examiner chaque contrat, en vérifiant chaque clause. Cela signifie également que vous réduirez les risques d’erreur humaine dans vos contrats.
L’automatisation des contrats peut également contribuer à améliorer vos flux de travail en supprimant une grande partie des goulets d’étranglement liés au papier et au PDF. De même, si vos vendeurs peuvent voir qui a ouvert et consulté un contrat, vous pouvez même réduire le temps nécessaire pour contacter les prospects lorsqu’ils atteignent la fin de l’entonnoir de vente.
En résumé, l’automatisation des contrats peut vous aider dans l’ensemble de votre entreprise, en vous faisant gagner du temps et de l’argent et en améliorant votre efficacité.
Elle apporte une valeur ajoutée dès le premier jour :
- Mise en forme transparente des contrats : Personnalisez vos contrats grâce à toute une série de fonctionnalités, telles que les polices de caractères, l’insertion de vidéos et la personnalisation de logos.
- Révisions et approbations centralisées : Apportez des modifications et faites-les approuver en quelques secondes grâce aux commentaires et à notre fonction de discussion en ligne.
- Détection des modifications : Jusqu’au moment de la signature du contrat, informez toutes les parties concernées qu’une modification a été apportée sans effort, ce qui facilite la responsabilisation.
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Peut-elle aider les entreprises B2B et B2C ?
En bref, oui. L’automatisation peut aider les entreprises B2B et B2C. Nous avons déjà examiné certains des avantages pour le B2B. Mais qu’en est-il des avantages B2C ?
Qu’il s’agisse d’un abonnement à une salle de sport, d’un contrat de téléphone ou d’un prêt hypothécaire, l’automatisation des contrats permet à vos contrats de mieux s’adapter aux besoins de vos clients. Vous pouvez répondre à leurs besoins sur le moment, sans avoir à les faire attendre pour éditer ou modifier les contrats.
En automatisant vos contrats, vous vous assurez qu’ils sont faciles à modifier et vous créez une expérience plus centrée sur le client. Prenons l’exemple des contrats de téléphonie.
L’acquisition d’un nouveau téléphone est un achat important, c’est pourquoi les gens regardent souvent en ligne pour réfléchir aux options qui s’offrent à eux avant de faire leur choix. Malgré le lent retour aux achats en personne que nous commençons à observer après la pandémie, la phase de réflexion peut encore être longue pour ce type d’achat. En ayant un contrat prêt à l’emploi, vous pouvez aider à guider un client potentiel dans l’entonnoir plus rapidement.
Un bon logiciel de gestion des contrats vous permet de disposer de champs modifiables dans lesquels les clients peuvent choisir le plan tarifaire qui leur convient le mieux. Tout cela se fait numériquement, grâce à un logiciel de gestion des contrats.
Ce n’est qu’un exemple de la façon dont l’automatisation des contrats permet de créer des expériences plus axées sur le client, tout en réduisant les coûts et le temps de réflexion.
Oneflow : L’automatisation des contrats en toute simplicité – pour toutes les industries
1. Créer un contrat impeccable en quelques secondes
Nous sommes tous passés par là : parcourir un document Google pour vérifier que tout est à sa place avant de le convertir en PDF pour l’envoyer. Avec le bon logiciel de gestion des contrats, cela appartient désormais au passé.
Un bon logiciel de gestion des contrats est livré avec des modèles en standard. Si votre équipe juridique vous a aidé à rédiger ces modèles, vous pouvez les utiliser immédiatement. Vous pouvez envoyer plus de contrats plus rapidement que jamais.
De même, les logiciels de gestion des contrats sont désormais dotés de l’IA. Si vous devez ajouter quelques lignes de texte à un contrat, ce n’est pas un problème non plus. L’IA fait partie intégrante du processus de gestion des contrats et peut vous aider à rédiger un contrat en quelques secondes.
2. Moments de signature
Les ventes B2B peuvent prendre beaucoup de temps. En fait, il faut en moyenne 8 points de contact sur une période de 84 jours pour conclure une vente B2B. Et une grande partie de ce temps peut se situer juste à la fin, au moment de la signature du contrat. Un bon logiciel de gestion des contrats ne peut pas aider votre prospect à réaliser plus rapidement un audit interne de votre produit, mais il peut l’aider à signer plus rapidement.
Le plus intéressant, c’est que vous pouvez même utiliser différentes méthodes de signature. Que votre prospect souhaite signer à l’aide de codes de vérification (envoyés par courriel ou par SMS), en tapant son nom ou en cliquant simplement sur un bouton de signature, le logiciel de gestion des contrats vous donne la possibilité de le faire. Vous pouvez même définir un ordre de signature, de sorte que, si plusieurs parties prenantes sont impliquées, les signataires doivent signer dans un ordre spécifique.
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3. Stockez et gérez tous vos contrats en un seul endroit
Les contrats PDF doivent souvent être imprimés, signés à l’encre, scannés, renvoyés, puis imprimés et classés ou stockés dans des archives numériques. C’est un processus long, et il est extrêmement facile de perdre des documents importants au cours de ce processus, même si vous êtes très organisé.
C’est là que les logiciels de gestion des contrats viennent à la rescousse. Vous pouvez stocker automatiquement tous vos contrats en un seul endroit. Un logiciel de gestion des contrats, comme Oneflow, est livré avec une archive numérique, de sorte que vos vendeurs peuvent trouver n’importe quel contrat dont ils pourraient avoir besoin en quelques clics seulement.
De plus, Oneflow vous permet de supprimer automatiquement toutes les données personnelles dont vous n’avez pas besoin, ainsi que de mettre en place des flux de travail qui suppriment les anciens contrats et les contrats rejetés. Grâce à cela, vous pouvez être encore plus conforme au GDPR avec le bon logiciel de gestion des contrats.
Vous recevrez également des rappels lorsqu’un contrat doit être renouvelé ou a déjà expiré. En outre, les archives sont conçues dans le respect de la vie privée. Vous pouvez mettre en place des contrôles d’accès, de sorte que seules les personnes qui ont réellement besoin de voir un contrat puissent y avoir accès.
4. Bénéficiez d’intégrations puissantes
Les intégrations facilitent grandement la vie. Votre CRM en est un bon exemple. Que vous utilisiez HubSpot, Salesforce, Pipedrive ou autre, vous pouvez l’intégrer à votre logiciel de gestion des contrats. Cela signifie que vous n’avez qu’à travailler dans une solution pour que votre travail soit sauvegardé ailleurs, sans avoir à télécharger manuellement les brouillons et les contrats signés !
Les bons logiciels de gestion de contrats, comme Oneflow, sont livrés avec un grand nombre d’intégrations, de TeamTailor à Google Workspace, en passant par Salesforce.
La meilleure partie est qu’ils sont très faciles à mettre en place. Vous pouvez donc commencer à travailler avec les intégrations en un rien de temps. Les intégrations peuvent vous aider à faire passer votre travail et vos ventes à la vitesse supérieure.
Comment choisir le logiciel de gestion des contrats qui vous convient ?
Le bon logiciel de gestion des contrats dépend d’un certain nombre de facteurs et peut varier d’une entreprise à l’autre. Mais voici quelques éléments importants à prendre en compte pour trouver le logiciel de gestion des contrats qui vous convient :
- Est-il simple et convivial ?
- De combien de fonctionnalités avez-vous réellement besoin dans le cadre de votre activité ?
- Est-il accompagné d’intégrations qui correspondent à vos autres flux de travail ?
- Les fonctions de sécurité de la plateforme correspondent-elles à vos propres besoins en matière de données ?
- La plateforme de gestion des contrats est-elle dotée de capacités d’IA ?
Même si vous n’êtes pas très familier avec l’IA, une capacité développée de manière intuitive peut aider vos flux de travail de gestion des contrats à se dérouler de manière beaucoup plus rapide et fluide.
En plus de ces questions, il est bon de garder un œil sur les caractéristiques suivantes :
Modèles de contrats standardisés
L’un des éléments clés de l’automatisation des contrats est la capacité à extraire des informations d’une source de données pour assembler automatiquement le document contractuel. Pour rendre ce processus possible, il est important de normaliser vos modèles de contrat. Cela garantit la cohérence de tous les contrats et permet d’automatiser le processus de rédaction.
Identifier les points de données clés à extraire
Lorsque vous préparez vos contrats pour l’automatisation, il est important d’identifier les points de données clés qui seront utilisés pour remplir le document contractuel. Il s’agit notamment des noms des entités, des signatures et des termes du contrat. L’identification de ces points de données à l’avance contribuera à garantir le bon déroulement du processus d’automatisation.
Mettre en place des flux d’approbation
Une fois que vos contrats sont normalisés et que vos points de données sont identifiés, il est temps de mettre en place des flux de travail d’approbation. Veillez à mettre en place des flux de travail qui correspondent à la structure et aux besoins spécifiques de votre organisation. En outre, veillez à tester les flux de travail pour vous assurer qu’ils fonctionnent comme prévu.
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