Det var inte länge sedan vi alla rekommenderades att stanna hemma i så stor utsträckning som möjligt. Det var inte särskilt roligt och det gjorde att vi inte kunde göra många av de saker vi är vana vid. Men det ledde till digitala framsteg i vårt arbetsliv. En av dessa stora utvecklingar är digitaliseringen av avtalshantering.
Avtalsprogramvara är en fantastisk uppfinning. Nu behöver du inte längre förflytta dig eller ha långa, komplexa mejlkonversationer bara för att signera ett kontrakt. Istället kan du göra allt från din telefon eller dator med bara några få klick.
I den här artikeln tar vi en titt på vad en avtalsprogramvara, hur den fungerar och hur den kan hjälpa dig och ditt företag i vår globaliserade värld.
I denna artikel kommer vi att undersöka:
- Vad är avtalsprogramvara?
- Hur fungerar avtalsprogramvara?
- Hur kan den hjälpa dig och ditt företag?
Vad är avtalsprogramvara?
Avtalsprogramvara är en av de bästa sakerna med digitaliseringen. Det är också en av de saker som pandemin gav en extra liten skjuts i baken. Enkelt förklarat är en avtalsprogramvara följande: det är programvara som hjälper dig att skapa ett avtal, skicka avtalet till den part som ska signera det, göra det möjligt för alla att granska avtalet och sedan skriva av det och förvara det för framtida referens.
Detta blir bara viktigare och viktigare. Enligt en undersökning gjord av Boston Consulting Group (BCG) kommer 62 % av outsourcingavtalen sannolikt att omförhandlas nu efter pandemin. Faktum är att samma undersökning också visar att nästan hälften av tvåhundra ledande befattningshavare i olika typer företag förväntade sig att det skulle ske en övergång till resultatbaserade avtal efter pandemin.
Det kommer att kräva en hel del arbete framöver.
Hur fungerar avtalsprogramvara?
Det här är en bra fråga som har många olika svar beroende på vilken bransch man befinner sig i och kan också variera från produkt till produkt. Så här kommer en generell översikt över en bra programvara:
- Skapa avtal – en bra avtalsprogramvara gör det möjligt för dig skriva och bevisa juridiskt bindande avtal. Ibland kan detaljer, som löner, ändras och en bra avtalsprogramvara gör att du enkelt kan göra dessa justeringar.
- Vidarebefordra dina avtal – se till att dina avtal kommer till rätt person – eller personer – så snabbt som möjligt.
- Gör ändringar – ibland kan du behöva göra en ändring i sista minuten. Sånt händer. I en bra avtalsprogramvara gör du ändringen snabbt och enkelt och kan sedan skicka tillbaka avtalet till den som ska signera. Här är det bra om det finns en funktion som uppdaterar ändringarna live. Den gör att du och den part som ska signera kan göra ändringar i realtid.
- Få meddelanden – Programvaran kommer att meddela dig så snart någon har signerat avtalet, så att processen flyter på smidigt och du snabbt kan titta på det färdiga avtalet.
- Lagra avtal – den här delen är oerhört viktig. Vid någon tidpunkt, oavsett anledning, kan du behöva leta fram ett avtal för att kontrollera vissa detaljer. Med en bra avtalsprogramvara kommer du att kunna hitta avtalet på ett ögonblick.
Med alla dessa funktioner i bakhuvudet är det lättare att förstå varför det är viktigt att titta på vilka funktioner olika leverantörer erbjuder. Ta därför lite extra tid och jämför olika varianter för att hitta den avtalsprogramvara som passar dig.
Hur kan den hjälpa dig och ditt företag?
När du har valt vilken programvara du ska satsa på är det såklart viktigt att titta på din ROI (avkastning på investering). En bra avtalsprogramvara resulterar i fantastisk ROI.
Här kommer ett exempel: Du driver en scaleup-marknadsbyrå i Bryssel. Du letar efter en extern designer och du har hittat den perfekta kandidaten i Warszawa. Du skickar avtalet men ser att du har gjort ett misstag. Lönen visas endast i euro, istället för i både euro och polsk zloty.
Med rätt avtalsprogramvara kan du enkelt göra denna ändring i realtid. Du behöver alltså inte redigera avtalet manuellt och sedan skicka tillbaka det till personen som ska signera. Alternativt kan du låta användaren redigera vissa delar av kontraktet innan båda parter signerar.
Detta är bara ett exempel på hur rätt avtalsprogramvara kan hjälpa dig att skapa snabbare processer, något som Eurofins upptäckte när de var i färd med att digitalisera sina avtal. Eurofins märkte också att användningen av en avtalsprogramvara hjälpte cheferna att få en bättre överblick och “en kontroll över sina egna anställningsavtal”.Detta gäller inte nödvändigtvis bara anställda. När det kommer till att signera varor och tjänster kan rätt avtalsprogramvara hjälpa ditt företag att bli ännu mer flexibelt genom att skapa smidigare och mer tidseffektiva arbetsflöden. Det kan också göra att vi slipper lagra mängder av dokument i olika applikationer.
De viktigaste punkterna
Med en avtalsprogramvara kan du ta kontroll över dina avtal. Genom att hitta rätt programvara för dig kan du skapa, redigera, skicka, ta emot och lagra alla dina avtal på ett och samma ställe. Faktum är att användningen av dessa typer av programvaror bara fortsätter att öka nu när pandemin är över. Detta beror på att de hjälper företag att bli ännu mer effektiva genom möjligheten att kunna signera avtal för allt från nya anställda till nya tjänster på distans, var som helst i världen.
Det är också viktigt att du tar dig tid att hitta rätt programvara för dig. Fundera över vilka behov du har av en avtalsprogramvara. Väljer du rätt kan det resultera i en fantastisk ROI.
Vi finns här för att svara på alla dina frågor om avtalsprogramvaror!
Vill du veta mer om hur en avtalsprogramvara kan hjälpa dig att förändra din verksamhet? Hör av dig till oss så pratar vi vidare!
Ask us anything about contract software!
Want to find out how contract software can help change your business? We’d love to hear from you!
