Avtalshantering är ryggraden i alla företag, stora som små. Med tanke på detta är det lätt att förstå att ett effektivt och pålitligt system kan ha en enorm inverkan på ditt företags framgångar.
Det är här vår programvara för digital avtalshantering kommer in i bilden. Detta magiska verktyg är utformat för att hjälpa företag att hela tiden hålla koll på sina kontrakt och erbjuder en sömlös process från början till slut.
Oavsett vilken bransch du är verksam i döljer sig avtal bakom varje aspekt av ett företag. Från att kontraktera leverantörer, anställa medarbetare, förvärva resurser, sälja tjänster eller varor etc. Om du tänker efter kommer du att se avtal överallt!
När vi talar om avtalshantering menar vi alltså hur ett företag hanterar alla dessa avtal. Dessutom täcker det hela livscykeln för ett avtal, från början till slut och varje litet steg däremellan. Låt oss titta på det lite närmare.
Hur kan programvara för avtalshantering hjälpa dig och ditt företag?
När du har valt vilken programvara du ska satsa på är det såklart viktigt att titta på din ROI (avkastning på investering). En bra avtalsprogramvara resulterar i fantastisk ROI.
Här kommer ett exempel: Du driver en scaleup-marknadsbyrå i Bryssel. Du letar efter en extern designer och du har hittat den perfekta kandidaten i Warszawa. Du skickar avtalet men ser att du har gjort ett misstag. Lönen visas endast i euro, istället för i både euro och polsk zloty.
Med rätt avtalsprogramvara kan du enkelt göra denna ändring i realtid. Du behöver alltså inte redigera avtalet manuellt och sedan skicka tillbaka det till personen som ska signera. Alternativt kan du låta användaren redigera vissa delar av kontraktet innan båda parter signerar.
Detta är bara ett exempel på hur rätt avtalsprogramvara kan hjälpa dig att skapa snabbare processer, något som Eurofins upptäckte när de var i färd med att digitalisera sina avtal. Eurofins märkte också att användningen av en avtalsprogramvara hjälpte cheferna att få en bättre överblick och “en kontroll över sina egna anställningsavtal”.Detta gäller inte nödvändigtvis bara anställda. När det kommer till att signera varor och tjänster kan rätt avtalsprogramvara hjälpa ditt företag att bli ännu mer flexibelt genom att skapa smidigare och mer tidseffektiva arbetsflöden. Det kan också göra att vi slipper lagra mängder av dokument i olika applikationer.
Kort sagt, vilka är fördelarna med att använda programvara för avtalshantering?
Om vi skulle prata om varje enskild aspekt som gör detta verktyg så bra, skulle vi vara här i flera år. Istället ska vi hålla det kort och koncist och berätta om tre viktiga fördelar som det kan ge ditt företag.
Fördelar med att använda programvara för digital avtalshantering – enkelt förklarat
Om vi skulle presentera varje fördel med vårt verktyg så skulle vi aldrig komma härifrån. Vi ska istället försöka hålla det kort och koncist och berätta om vilka som faktiskt är de främsta fördelarna för ditt företag.
- Minskar affärsrisken
Att hantera kontrakt manuellt är en process som är mer utsatt för mänskliga fel, vilket kan få både ekonomiska och juridiska konsekvenser, samt minska förtroendet hos den som ska signera avtalet.
Automatiserade system har visat sig kunna minska risken för sådana typer av fel avsevärt. Dessutom lagras alla avtal på ett säkert sätt på en och samma plats och den ansvariga personen kan begränsa och kontrollera vem som har tillgång till dem.
- Mycket tidsbesparande
Varje steg i processen går snabbare om den är automatiserad, från själva skapandet av avtalet till signeringen. Enligt Forrester och Aberdeen minskar användningen av ett system för avtalshantering den tid det tar för ett projekt att godkännas med i genomsnitt 82 %.
En molnbaserad programvara för avtalshantering gör det till och med möjlig att göra förhandlingar i realtid, vilket ytterligare minskar bearbetningstiderna och gör att avtalet kan signeras ännu snabbare.
- Otroligt kostnadseffektivt
En rapport från Aberdeen visar att toppresterande företag anser att det kan ha en positiv inverkan på försäljningen om avtalet blir rätt från första början.
Och inte bara det, utan en utdragen avtalsprocess kan göra att du förlorar kunder. Kort förklarat så leder en snabbare process till en större chans att du lyckas ro hem affären, samtidigt som du får mer tid över till andra affärstillfällen.
En programvara för avtalshantering har bevisat sig kunna minska risken för sådana typer av fel avsevärt. Fel orsakade av den mänskliga faktorn kan leda till kostsamma juridiska avgifter, så felfria dokument kan spara företaget mycket pengar.
Även om livscykeln förblir densamma oavsett om du hanterar processen manuellt eller använder programvara för avtalshantering så kommer själva arbetsflödena att se otroligt olika ut. En effektiv process sparar tid, och som vi alla vet är tid pengar.
Hantering av ett avtals livscykel – steg för steg
När det är dags att inleda ett nytt avtal har avtalschefen eller teamet en enorm uppgift framför sig. De är trots allt ansvariga för varje del av ett avtals livscykel, vilket kan kännas lite skrämmande.
Om du inte vet hur ett avtals livscykel ser ut kommer här en översikt över en standardprocess:
- Skapa avtalet
- Skicka avtalet till kunden
- Ta emot feedback från kunden
- Förhandla fram och tillbaka med kunden
- Redigera avtalet utifrån vad ni har kommit överens om
- Signera avtalet
- Vänta på att kunden ska signera avtalet
- Förvara avtalet på ett säkert sätt
- Arkivera och/eller säga upp avtalet
Bara av genom att titta på dessa steg förstår man hur komplex och tidskrävande denna uppgift kan vara. Med den traditionella metoden att manuellt hantera ett avtal kan det ta veckor, kanske till och med månader, att stänga affären.
Och vad lämnas du kvar med? Högar med papper, en inkorg full av förhandlingsmejl och en stor längtan efter semester.
Dessutom kan en långsam avtalsprocess påverka om affären blir av eller inte. I 2018 års State of Contract Management Report från SpringCM rapporterade 66 % av deltagarna att de anser att godkännandeprocessen för avtal bidrog till avbrott när de skulle stänga affärer och ytterligare 21 % rapporterade att det var ett “stort problem” för att kunna stänga affärer.
Det är inte förvånande att allt fler företag har valt att använda sig av programvaror för att få jobbet gjort!
Hur väljer jag rätt programvara för avtalshantering?
Vilken programvara för avtalshantering som är rätt beror på en mängd faktorer och kan variera från företag till företag. Men här är några viktiga saker att tänka på när du ska hitta rätt programvara för avtalshantering:
- Är den enkel och användarvänlig?
- Hur många av funktionerna är det troligt att du verkligen behöver i ditt företag?
- Finns det integrationer som matchar era övriga arbetsflöden?
- Matchar plattformens säkerhetsfunktioner era egna databehov?
- Har plattformen för avtalshantering AI-funktioner?
Även om du inte är så bekant med AI kan en intuitivt uppbyggd funktion hjälpa dina arbetsflöden för avtalshantering att löpa mycket snabbare och smidigare.
Molnbaserad lösning vs offlinelösning
Att använda en programvara för avtal är alltså bättre än att spendera onödiga timmar på att hantera dem manuellt. Men ser alla tjänster för avtalshantering ut på samma sätt?
Även om de alla är utformade för att effektivt hantera ett avtals livscykel från en och samma plats, påskynda processen och underlätta arbetet, så bör vi skilja på molnbaserade lösningar och offlinelösningar.
Molnbaserade lösningar kan du komma åt direkt via webbläsaren, medan offlineprogramvaror måste installeras på en enhet. Det finns flera fördelar med att använda ett molnbaserat system jämfört med en offlinelösning. Vi ska ta en närmare titt på vilka dessa är:
- Liveredigeringar
Att hålla koll på olika versioner av avtalet kan vara svårt när du arbetar offline och det kan dessutom leda till missförstånd. När du redigerar avtalen live kan alla parter vara säkra på att de alltid jobbar med den senaste versionen. Avtalen redigeras direkt i plattformen, i realtid. Det gör att båda parter kan se ändringarna och uppdateringarna omedelbart.
- Förhandla på språng
Skriv kommentarer direkt i avtalet för att ställa frågor och förhandla om villkor, i realtid. Den andra parten kommer att kunna se kommentaren omedelbart och svara. Detta skapar en mer direkt och transparent kommunikation.
- Obegränsat utrymme
När en programvara installeras på din enhet tar den upp en hel plats. Den kommer dessutom att öka i storlek ju mer information du lagrar och till slut kommer lagringsutrymmet att vara slut. En molnbaserad programvara har ett obegränsat lagringsutrymme till sitt förfogande, vilket gör att du har en sak mindre att oroa sig för.
- Åtkomst var du än befinner dig
Ett molnbaserat system är inte knutet till en plats eller enhet. Du kan komma åt det varifrån som helst, via vilken webbläsare som helst. Pandemin visade oss hur viktigt detta är och nu när vi kommer att börja arbeta allt mer på distans är molnbaserade system verkligen den enda logiska lösningen.
- Säkrare än någonsin
Tanken på att kunna komma åt plattformen var som helst kan sätta igång vissa varningssignaler. Men vid det här laget vet du att endast parter med tillstånd kan komma åt ett dokument. Inte bara det – alla ändringar registreras och tidsstämplas, så att du alltid kan se vem som öppnade dokumentet och när, samt vilka eventuella ändringar de gjorde.
Som du kan se ligger molnbaserade programvaror för avtalshantering ett steg före när det kommer till hastighet och effektivitet. De erbjuder också mer flexibilitet och transparens under hela processen.
Vad du bör tänka på när du väljer programvara för avtalshantering
När du ska bestämma dig för vilket verktyg för avtalshantering du ska använda undrar du säkert vad du ska leta efter? Och frågar dig själv, eller internet, vilka funktioner du bör hålla utkik efter? Vad är det egentligen som gör ett bra verktyg för avtalshantering? Här är några saker att tänka på när du utvärderar den uppsjö av alternativ som finns där ute:
- Användarvänlighet: Verktyget ska vara lätt att använda och förstå. Det får inte heller ta för lång tid att komma igång och använda det. Onboarding ska vara enkelt och hjälpa, inte stjälpa, din process.
- Säkerhet: Verktyget ska erbjuda robust säkerhet för att skydda känsliga uppgifter och vara förenligt med GDPR.
- Funktioner: Verktyget ska ha funktioner som är relevanta för era arbetsflöden och som gör att ni kan arbeta på ett sätt som ökar effektiviteten. Det bör ha många kvalitetsfunktioner som har en inverkan på ditt arbete.
- Kostnad: Verktyget ska vara en kostnadseffektiv lösning baserat på era behov och storleken på ert företag.
- Integration: Verktyget ska kunna integreras med andra system och applikationer som ni för närvarande använder eller planerar att använda.
Detta är bara några av de kriterier du bör ta hänsyn till när du väljer ett verktyg för avtalshantering.
De 10 bästa programvarorna för avtalshantering
1. Oneflow
Oneflow är en ledande programvara för avtalshantering som erbjuder en omfattande uppsättning funktioner som hjälper företag att automatisera sina arbetsflöden för avtal. Med Oneflow kan du enkelt skapa, hantera och spåra dina avtal. Med programvaran kan du anpassa avtalsmallar, samarbeta med intressenter och till och med e-signera avtal på ett säkert sätt. Oneflow erbjuder också analys- och rapporteringsverktyg för att få insikter i avtalsprestanda och fatta datadrivna beslut.
Sammantaget är Oneflow en robust lösning för avtalshantering som kan spara tid och förbättra dina processer för avtalshantering.
2. DocuSign
Om du någonsin har arbetat med avtal har du förmodligen hört talas om DocuSign. Det är ett av de mest populära programvaruverktygen för avtalshantering som finns idag. Med DocuSign kan du effektivisera hela avtalslivscykeln, från skapande till undertecknande och till och med lagring. Programvaran har ett användarvänligt gränssnitt som gör det enkelt för både dig och dina kunder att underteckna och hantera avtal. DocuSign kan också integreras med andra plattformar, som Salesforce och Microsoft Office, för att ge en sömlös upplevelse.
Med sina branschledande säkerhetsåtgärder och efterlevnadscertifieringar ser DocuSign till att dina avtal är säkra och juridiskt bindande. Dessutom ger de avancerade analys- och rapporteringsfunktionerna dig värdefulla insikter om hur dina avtal fungerar.
3. PandaDoc
PandaDoc är ett allt-i-ett-program för avtalshantering som förenklar hela livscykeln för avtal. Det erbjuder en rad funktioner, inklusive skapande av avtal, samarbete, e-signaturer och till och med betalning. PandaDocs intuitiva gränssnitt och dra-och-släpp-redigerare gör det enkelt att skapa professionella avtal utan några tekniska förkunskaper. Det kan också integreras med olika CRM- och betalningsplattformar, så att du kan automatisera dina arbetsflöden och effektivisera dina försäljningsprocesser.
Dessutom tillhandahåller PandaDoc robusta analys- och rapporteringsverktyg som hjälper dig att spåra dina avtalsresultat och identifiera förbättringsområden. Med PandaDoc kan du öka din avtalseffektivitet och avsluta affärer snabbare.
4. GetAccept
GetAccept är en programvara för avtalshantering som fokuserar på säljfrämjande åtgärder och dokumentspårning. Det erbjuder funktioner som dokumentskapande, e-signaturer och till och med automatiseringsverktyg för försäljning. Med GetAccept kan du anpassa dina avtal, spåra mottagaraktiviteter och enkelt följa upp avtal. Programvaran innehåller också AI-funktioner som kan hjälpa dig att förutsäga din framgångsgrad för kontrakt och fatta datadrivna beslut.
GetAccepts integration med populära CRM- och försäljningsplattformar gör att du kan synkronisera dina avtal och effektivisera dina försäljningsprocesser. Det ger också omfattande analyser och insikter som hjälper dig att förstå din avtalsprestanda och optimera din försäljningsstrategi.
5. HelloSign
Om du letar efter en enkel och användarvänlig programvara för avtalshantering är HelloSign värt att överväga. Med HelloSign kan du skapa, signera och skicka avtal på ett smidigt sätt. Programvaran har ett rent och intuitivt gränssnitt som gör det enkelt att navigera och hantera dina avtal. HelloSign integreras också med populära molnlagringsplattformar, som Google Drive och Dropbox, för att effektivisera dina dokumenthanteringsprocesser.
Utöver funktionerna för avtalshantering erbjuder HelloSign även mallar, verktyg för teamhantering och avancerade säkerhetsåtgärder. Oavsett om du är ett litet eller stort företag kan HelloSign hjälpa dig att effektivisera dina avtalsarbetsflöden och förbättra din produktivitet.
6. Contractsafe
Contractsafe är en molnbaserad programvara för avtalshantering som är utformad för att förenkla avtalshanteringen för företag i alla storlekar. Med Contractsafe kan du lagra och hantera dina avtal på ett säkert sätt på en central plats. Programvaran erbjuder avancerade sökfunktioner som gör det enkelt att hitta specifika avtal eller klausuler i avtal. Contractsafe erbjuder också anpassningsbara arbetsflöden, påminnelser och varningar för att säkerställa att du aldrig missar viktiga avtalsdeadlines.
Med sitt användarvänliga gränssnitt och robusta säkerhetsåtgärder är Contractsafe ett utmärkt val för företag som vill effektivisera sina avtalshanteringsprocesser och minska riskerna i samband med avtalshantering.
7. Juro
Juro är en programvara för avtalshantering som fokuserar på att effektivisera processerna för att skapa och samarbeta kring avtal. Med Juro kan du skapa och redigera avtal tillsammans med andra i realtid. Programvaran erbjuder en rad avtalsmallar och anpassningsalternativ, vilket gör det enkelt att snabbt skapa professionella avtal. Juro har också arbetsflöden för avtalsgodkännande och funktioner för e-signatur som gör undertecknandet smidigt.
En av de mest framträdande funktionerna i Juro är dess avtalsanalys och insikter. Programvaran erbjuder verktyg för datavisualisering som hjälper dig att förstå hur dina avtal fungerar och identifiera flaskhalsar. Med Juro kan du optimera dina avtalshanteringsprocesser och förbättra din övergripande avtalseffektivitet.
8. Scrive
Scrive är en programvara för avtalshantering som är specialiserad på e-signaturer och dokumentautomatisering. Med Scrive kan du skicka, signera och hantera avtal elektroniskt, vilket eliminerar behovet av manuellt pappersarbete. Programvaran erbjuder avancerade funktioner som mobil signering, dokumentspårning och anpassade varumärkesalternativ. Scrives integrationsmöjligheter gör att du kan ansluta den till andra system och automatisera dina arbetsflöden för avtal.
Scrives robusta säkerhetsåtgärder, som tvåfaktorsautentisering och verifieringskedjor, säkerställer att dina avtal är säkra och uppfyller kraven. Oavsett om du är ett litet eller stort företag kan Scrive hjälpa dig att effektivisera dina avtalsprocesser och minska den administrativa kostnaden.
9. Adobe Sign
Adobe Sign är en programvara för kontraktshantering som erbjuder en komplett lösning för elektronisk hantering av kontrakt. Med Adobe Sign kan du enkelt skapa, skicka och underteckna avtal på vilken enhet som helst. Programvaran integreras med olika plattformar, som Microsoft Office och Salesforce, för att ge en sömlös upplevelse. Adobe Sign erbjuder också avancerade funktioner som skapande av formulär, dokumentspårning och anpassningsbara arbetsflöden.
En av de unika funktionerna i Adobe Sign är integrationen med Adobe Document Cloud, som gör att du kan lagra och komma åt dina kontrakt på ett säkert sätt. Programvaran innehåller också detaljerade analys- och rapporteringsverktyg som hjälper dig att spåra utvecklingen av dina avtal och identifiera områden som kan förbättras.
10. SignNow
Sist men inte minst är SignNow en programvara för kontraktshantering som fokuserar på enkelhet och användarvänlighet. Med SignNow kan du skapa, skicka och underteckna avtal utan ansträngning. Programvaran erbjuder ett användarvänligt gränssnitt och en intuitiv signeringsupplevelse, vilket gör det enkelt för både dig och dina kunder att slutföra signeringsprocessen. SignNow har också funktioner som dokumentmallar, realtidssamarbete och avancerade säkerhetsåtgärder.
Oavsett om du behöver signera avtal på språng eller hantera en stor mängd avtal kan SignNow hjälpa dig att effektivisera dina avtalshanteringsprocesser och förbättra din övergripande effektivitet.
Håll utkik efter särskilda funktioner
När du väljer ett verktyg för avtalshantering finns det några viktiga funktioner som du bör leta efter.
Dessa inkluderar:
- Automatiserade arbetsflöden: Automatiserade arbetsflöden hjälper till att effektivisera avtalsprocessen, minska antalet manuella fel och spara tid och pengar.
- Analyser: Analyser ger värdefulla insikter om avtalens prestanda och hjälper organisationer att fatta välgrundade beslut.
- Rapportering: Rapportering ger insyn i avtalens prestanda och hjälper organisationer att hålla koll på sina avtal.
- Säkerhet: Verktyget bör erbjuda robust säkerhet för att skydda känsliga uppgifter.
- Integration: Verktyget bör kunna integreras med andra system och applikationer.
Det här är de viktigaste funktionerna i ett verktyg för avtalshantering, men det finns många fler. Vissa är mer relevanta för dig och dina arbetsflöden än andra. Med
Läs även: Fördelar med avtalshantering för ditt företag
Kliv in i framtiden och nå nya nivåer
Företag lägger ofta hutlösa summor och mängder av resurser på att skapa rätt typ av marknadsföring, men när det kommer till avtalshantering kämpar många fortfarande på med föråldrade system.
Om detta även stämmer in på ditt företag är det dags för en förändring. Dra nytta av hög effektivitet, öka dina vinster och se ditt företag växa. Med rätt programvara för avtalshantering finns det inga gränser för hur långt du kan nå!
