Die Vertragsverwaltung ist das Rückgrat eines jeden Unternehmens, ob groß oder klein. Daher kann die Einführung eines effizienten und zuverlässigen Systems einen großen EinFlow auf den Erfolg Ihres Unternehmens haben.
Hier kommt die Vertragsmanagement-Software ins Spiel. Dieses magische Werkzeug soll Unternehmen helfen, den Überblick über ihre Verträge zu behalten und den Prozess von Anfang bis Ende reibungslos zu gestalten.
Aber lassen Sie uns einen Schritt zurücktreten, um zu verstehen, was Vertragsmanagement ist und was die einzelnen Phasen des Prozesses sind, bevor wir einen Blick darauf werfen, wie es Ihr Unternehmen in eine bessere Zukunft führen kann.
1. Was versteht man unter Vertragsmanagement?
Nach Angaben von Law Insider:
Vertragsmanagement ist der Prozess der systematischen und effizienten Verwaltung der Erstellung, Ausführung und Analyse von Verträgen mit dem Ziel, die finanzielle und betriebliche Leistung zu maximieren und das Risiko zu minimieren.
So mühsam es auch sein mag, der Umgang mit Verträgen gehört zum Tagesgeschäft eines jeden Unternehmens. Wie es das Nobelpreiskomitee 2016 formulierte: “Moderne Volkswirtschaften werden durch unzählige Verträge zusammengehalten”.
Unabhängig von der Branche, in der Sie tätig sind, verbergen sich hinter jedem Aspekt eines Unternehmens Verträge. Von der Beauftragung von Lieferanten, der Einstellung von Mitarbeitern, der Beschaffung von Ressourcen, dem Verkauf von Dienstleistungen oder Waren usw. Wenn Sie einmal darüber nachdenken, werden Sie überall Verträge sehen!
Wenn wir also von Vertragsmanagement sprechen, meinen wir damit die Art und Weise, wie ein Unternehmen all diese Verträge verwaltet. Darüber hinaus deckt es den gesamten Lebenszyklus eines Vertrags ab, von Anfang bis Ende und jeden kleinen Schritt dazwischen. Lassen Sie uns ein wenig tiefer eintauchen.
2. Management des Vertragslebenszyklus – Schritt für Schritt
Wenn ein neuer Vertrag ansteht, haben der Vertragsmanager oder sein Team eine große Aufgabe vor sich. Schließlich sind sie für jeden Schritt im Lebenszyklus eines Vertrags verantwortlich, was eine entmutigende Perspektive sein kann.
Wenn Sie mit dem Lebenszyklus eines Vertrags nicht vertraut sind, finden Sie hier einen Überblick über den Standardprozess:
- Erstellen Sie den Vertrag
- Senden Sie den Vertrag an den Kunden
- Feedback vom Kunden erhalten
- Mit dem Kunden hin und her verhandeln
- Bearbeiten Sie den Vertrag auf der Grundlage Ihrer Vereinbarungen
- Unterschreiben Sie den Vertrag
- Warten auf die Unterzeichnung des Vertrags durch den Kunden
- Sichere Aufbewahrung des Vertrags
- Archivierung und/oder Beendigung des Vertrags
Wenn man sich diese Schritte ansieht, wird deutlich, wie komplex und langwierig diese Aufgabe sein kann. Mit der herkömmlichen Methode der manuellen Vertragsverwaltung könnte es Wochen, wenn nicht Monate dauern, bis der Vertrag abgeschlossen ist.
Und was bleibt zurück? Stapel von Papieren, ein mit Verhandlungs-E-Mails vollgestopfter Posteingang und der brennende Wunsch nach Urlaub.
Darüber hinaus kann sich ein langsamer Prozess auf das Ergebnis eines Geschäfts auswirken. Im SpringCM-Bericht zum Stand des Vertragsmanagements 2018 gaben 66 % der Teilnehmer an, dass sie glauben, dass der Vertragsgenehmigungsprozess den Abschluss von Geschäften verzögert, und weitere 21 % gaben an, dass er ein “großes Problem” für den Abschluss von Geschäften darstellt.
Es ist nicht verwunderlich, dass immer mehr Unternehmen auf Software zurückgreifen, um ihre Arbeit zu erledigen!
3. Wie kann Vertragsmanagement-Software Ihnen und Ihrem Unternehmen helfen?
Wenn Sie sich für eine Software entscheiden, sollten Sie natürlich auch an Ihren Return on Investment (ROI) denken. Gute Vertragssoftware sorgt für einen fantastischen ROI.
Ein Beispiel: Sie leiten eine große Marketingagentur mit Sitz in Brüssel. Sie suchen einen Remote-Designer und haben den perfekten Kandidaten in Warschau gefunden. Sie schicken den Vertrag ab, bemerken aber einen Fehler. Das Gehalt ist nur in Euro angegeben, statt in Euro und polnischen Złoty.
Mit der richtigen Vertragssoftware können Sie diese Änderungen problemlos in Echtzeit vornehmen, anstatt sie manuell zu bearbeiten und den Vertrag dann an den Unterzeichner zurückzuschicken. Alternativ können Sie den Benutzer Teile des Vertrages bearbeiten lassen, bevor beide Parteien unterschreiben.
Dies ist nur ein Beispiel dafür, wie die richtige Vertragssoftware Ihnen helfen kann, schneller voranzukommen, wie Eurofins feststellte, als sie ihre Verträge digitalisieren wollten. Durch den Einsatz von Vertragssoftware konnten die Manager bei Eurofins die Dinge besser im Griff behalten, da sie mehr “ein Gefühl der Verantwortung für ihre eigenen Arbeitsverträge” hatten.
Kann Oneflow Ihnen helfen, Zeit und Geld zu sparen?
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4. Welche Vorteile bietet der Einsatz einer Vertragsverwaltungssoftware in Kurzform?
Wenn wir über jeden einzelnen Aspekt sprechen würden, der dieses Tool so großartig macht, würden wir hier Jahre verbringen. Stattdessen fassen wir uns kurz und bündig und nennen Ihnen die drei wichtigsten Vorteile, die es Ihrem Unternehmen bringen kann.
Vorteile der Vertragsmanagement-Software
- Reduziert das Geschäftsrisiko
Die manuelle Verwaltung von Verträgen ist ein Prozess, der anfällig für menschliche Fehler ist, was sowohl finanzielle als auch rechtliche Auswirkungen haben kann und das Vertrauen des Unterzeichners beeinträchtigt.
Es hat sich gezeigt, dass automatisierte Systeme das Risiko von Fehlern erheblich verringern. Außerdem werden alle Verträge sicher an einem Ort aufbewahrt, und der Verantwortliche kann den Zugang zu den Verträgen einschränken und überwachen.
- Außergewöhnlich zeitsparend
Jeder einzelne Schritt des Prozesses wird beschleunigt, von der Erstellung des Vertrags bis zu seiner Unterzeichnung. Laut Forrester und Aberdeen verkürzt der Einsatz eines Vertragsmanagementsystems die Zeit, die für die Genehmigung eines Projekts benötigt wird, im Durchschnitt um 82 %.
Cloud-basierte Vertragsverwaltungssoftware ermöglicht sogar Verhandlungen in Echtzeit, was die Bearbeitungszeiten weiter verkürzt und zu einer noch schnelleren Unterzeichnung des Vertrags führt.
- Unbestreitbar kosteneffizient
Der Bericht von Aberdeen zu diesem Thema zeigt, dass die leistungsstärksten Unternehmen der Meinung sind, dass es sich positiv auf den Umsatz auswirken kann, wenn der Vertrag gleich beim ersten Mal richtig abgeschlossen wird. Und nicht nur das: Verzögerungen beim Abschluss eines Geschäfts können zu Geschäftseinbußen führen. Kurz gesagt, ein schnellerer Prozess führt zu höheren Erfolgschancen und zu mehr Zeit, die in die Sicherung weiterer Geschäfte investiert werden kann.
Software für das Vertragsmanagement kann das Fehlerrisiko nachweislich erheblich verringern. Menschliche Fehler in Verträgen können zu teuren Anwaltskosten führen, so dass fehlerfreie Dokumente einem Unternehmen eine Menge Geld sparen können.
Obwohl der Lebenszyklus derselbe ist, egal ob Sie den Prozess manuell abwickeln oder eine Vertragsverwaltungssoftware verwenden, liegen zwischen den Arbeitsabläufen Welten. Ein effizienter Prozess spart eine Menge Zeit, und Zeit ist bekanntlich Geld.
5. Software für die Vertragsverwaltung: Cloud-basierte vs. Offline-Lösungen
Der Einsatz einer Vertragssoftware ist also eindeutig besser, als stundenlanges manuelles Arbeiten. Aber sind alle Vertragsmanagementdienste gleich?
Sie sind zwar alle darauf ausgelegt, den Lebenszyklus von Verträgen von einem Ort aus zu verwalten, den Prozess zu beschleunigen und die Arbeit zu erleichtern, aber man sollte zwischen Cloud-basierten und Offline-Lösungen unterscheiden.
Auf Cloud-basierte Lösungen kann über den Browser zugegriffen werden, während Offline-Software auf einem Gerät installiert werden muss. Die Verwendung eines Cloud-basierten Systems bietet gegenüber einer Offline-Lösung mehrere Vorteile. Lassen Sie uns sehen, welche das sind:
- Live-Bearbeitung
Die Versionskontrolle kann ein Problem sein, wenn man offline arbeitet, und kann zu Missverständnissen führen. Mit der Live-Bearbeitung kann jeder sicher sein, dass er zu jeder Zeit an der neuesten Version des Vertrags arbeitet. Die Verträge werden direkt auf der Plattform in Echtzeit bearbeitet. So können beide Parteien die Änderungen und Aktualisierungen sofort einsehen.
- Verhandeln im laufenden Betrieb
Nutzen Sie Kommentare direkt im Vertrag, um in Echtzeit Fragen zu stellen und Bedingungen auszuhandeln. Die andere Partei kann den Kommentar sofort sehen und darauf reagieren. Das macht die Kommunikation direkter und transparenter.
- Unbegrenzter Speicherplatz
Wenn Software auf Ihrem Gerät installiert wird, benötigt sie Speicherplatz, und mit der Zeit nimmt sie immer mehr Platz in Anspruch, bis ihr schließlich der Speicherplatz ausgeht. Cloud-basierte Software verfügt über unbegrenzten Speicherplatz, so dass Sie sich um eine Sache weniger Sorgen machen müssen.
- Fernzugriff
Ein cloudbasiertes System ist nicht an einen Standort oder ein Gerät gebunden. Es kann von überall aus über einen beliebigen Browser aufgerufen werden. Die Pandemie hat diese Notwendigkeit laut und deutlich unterstrichen, und da wir in das Zeitalter der Fernarbeit eintreten, sind cloudbasierte Systeme wirklich die einzige logische Lösung.
- Sicherer als je zuvor
Der Gedanke, dass man von überall auf die Plattform zugreifen kann, mag einige Alarmglocken läuten lassen. Nun, Sie sollten wissen, dass nur interessierte Parteien, die die Erlaubnis haben, auf ein Dokument zuzugreifen, dies auch tun können. Und nicht nur das – alle Änderungen werden registriert und mit einem Zeitstempel versehen, so dass Sie immer sehen können, wer das Dokument wann geöffnet hat und welche Änderungen er vorgenommen hat.
Wie Sie sehen, ist die cloudbasierte Vertragsverwaltungssoftware in puncto Geschwindigkeit und Effizienz einen Schritt voraus. Außerdem bietet sie mehr Flexibilität und Transparenz während des gesamten Prozesses.
6. Worauf Sie bei der Auswahl von Vertragsmanagement-Software achten sollten
Wenn Sie sich für ein Vertragsmanagement-Tool entscheiden, fragen Sie sich wahrscheinlich, worauf Sie achten sollten? Und Sie fragen sich oder das Internet, auf welche Funktionen Sie achten sollten? Was macht eigentlich ein gutes Vertragsmanagement-Tool aus? Im Folgenden finden Sie einige Punkte, die Sie bei der Bewertung der zahlreichen Optionen auf dem Markt berücksichtigen sollten:
- Benutzerfreundlichkeit: Das Tool sollte einfach zu bedienen und zu verstehen sein. Es sollte auch nicht zu lange dauern, bis es einsatzbereit ist. Das Onboarding sollte einfach sein und Ihren Prozess unterstützen, nicht behindern.
- Sicherheit: Das Tool sollte robuste Sicherheitsvorkehrungen bieten, um sensible Daten zu schützen, und es sollte GDPR-konform sein.
- Funktionen: Das Tool sollte über Funktionen verfügen, die für Ihre Arbeitsabläufe relevant sind und Ihnen ein effizienteres Arbeiten ermöglichen. Es sollte über zahlreiche Qualitätsmerkmale verfügen, die sich auf Ihre Arbeit auswirken.
- Kosten: Das Tool sollte eine kosteneffiziente Lösung sein, die Ihren Bedürfnissen und der Größe Ihres Unternehmens entspricht.
- Integration: Das Tool sollte sich in andere Systeme und Anwendungen integrieren lassen, die Sie derzeit nutzen oder zu nutzen planen.
Dies sind nur einige der Kriterien, die Sie bei der Auswahl eines Vertragsmanagement-Tools berücksichtigen sollten.
7. Achten Sie auf besondere Merkmale
Bei der Auswahl eines Vertragsmanagement-Tools sollten Sie auf einige wichtige Funktionen achten.
Dazu gehören:
- Automatisierte Arbeitsabläufe: Automatisierte Arbeitsabläufe tragen zur Rationalisierung des Vertragsprozesses bei, verringern manuelle Fehler und sparen Zeit und Geld.
- Analytik: Analysen bieten wertvolle Einblicke in die Vertragsleistung und helfen Unternehmen, fundierte Entscheidungen zu treffen.
- Berichterstattung: Das Berichtswesen bietet Einblick in die Vertragsleistung und hilft Unternehmen, den Überblick über ihre Verträge zu behalten.
- Sicherheit: Das Tool sollte eine solide Sicherheit bieten, um sensible Daten zu schützen.
- Integration: Das Tool sollte mit anderen Systemen und Anwendungen integriert werden können.
Dies sind die wichtigsten Merkmale, auf die Sie bei einem Vertragsmanagement-Tool achten sollten, doch es gibt noch viele weitere. Einige sind für Sie und Ihre Arbeitsabläufe wichtiger als andere. Daher ist es nun an der Zeit, Ihnen unsere Empfehlungen für die richtigen Tools zu geben.
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8. Schritt in die Zukunft und neue Höhen erreichen
Unternehmen investieren oft unendlich viele Ressourcen und Gelder, um ihr Marketing auf Vordermann zu bringen, während die Art und Weise, wie Verträge abgewickelt werden, oft übersehen wird und man mit veralteten Systemen zu kämpfen hat.
Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, dann ist es Zeit für eine Veränderung. Genießen Sie pure Effizienz, steigern Sie Ihre Gewinne und beobachten Sie, wie Ihr Unternehmen wächst. Mit der richtigen Vertragsverwaltungssoftware sind Ihnen keine Grenzen gesetzt!
