Gestion du cycle de vie des contrats : Le guide complet

Négocier, rédiger, réviser et traiter les contrats prend du temps – surtout si vous faites tout à l’ancienne, de manière manuelle. Plus vous grandissez, plus les problèmes sont visibles. Dans le pire des cas, des processus contractuels non optimisés peuvent non seulement devenir un énorme gouffre financier, mais aussi créer de réels problèmes pour une entreprise – vous pouvez perdre des opportunités, détériorer vos relations avec vos partenaires existants, etc.

La réponse à ces problèmes est la gestion du cycle de vie des contrats, mais comment la mettre en œuvre le plus efficacement possible ? Quels sont les aspects auxquels vous devez prêter attention et quels sont les outils que vous devez envisager ? Mon guide de la gestion du cycle de vie des contrats répondra à toutes ces questions et à bien d’autres encore.

Voir aussi : Création d’un contrat : Le seul guide dont vous avez besoin

Qu’est-ce que la gestion du cycle de vie des contrats ?

Voici la définition que donne Gartner de la gestion du cycle de vie des contrats :

“Gartner définit le marché de la gestion du cycle de vie des contrats (CLM) comme une solution qui gère de manière proactive les contrats, de leur initiation à leur renouvellement, en passant par la négociation, l’exécution et la conformité. Dans ce contexte, un contrat est un accord ou un document contractuel contenant des droits et des obligations qui affectent une organisation aujourd’hui ou à l’avenir (par exemple, un accord de non-divulgation).

Les solutions CLM permettent aux organisations de créer, de négocier et de stocker des contrats dans un référentiel centralisé. L’utilisation de ces solutions contribue à réduire les risques organisationnels en permettant la conformité aux réglementations et aux politiques, en assurant la gouvernance de ce qui est signé et avec qui, et en fournissant un accès basé sur les rôles aux termes et obligations avec les tierces parties.

Les solutions CLM assurent la visibilité, la cohérence et l’efficacité du processus contractuel dans l’ensemble de l’entreprise. Les cas d’utilisation sont principalement alignés sur des parties du processus, telles que la présignature et la post-signature. Les différents départements donnent souvent la priorité à un certain cas d’utilisation en fonction de leur implication dans le processus contractuel.

Chez Oneflow, nous sommes d’accord avec le point de vue de Gartner. Pour résumer, la gestion du cycle de vie des contrats consiste à utiliser des logiciels spécialisés pour aider les organisations à rationaliser leurs processus contractuels et à s’assurer qu’elles peuvent gérer leurs relations contractuelles avec les clients, les fournisseurs, les partenaires et les autres parties prenantes de manière plus efficace, ce qui entraîne une réduction des coûts, une diminution des risques et une meilleure efficacité globale. Il s’agit d’optimiser l’ensemble du processus contractuel.

Gestion du cycle de vie des contrats ou gestion des contrats

Les termes « gestion du cycle de vie des contrats (CLM) » et « gestion des contrats » sont parfois interprétés à tort comme des synonymes, mais ils sont en fait différents.

La gestion du cycle de vie des contrats est une approche moderne et complète qui offre une visibilité totale et un contrôle de bout en bout sur le processus de gestion des contrats, depuis les activités précédant la signature jusqu’à celles qui la suivent. L’idée est d’automatiser et d’optimiser chaque phase autant que possible à l’aide de divers outils et technologies de pointe, tels que les logiciels de gestion du cycle de vie des contrats.

La gestion des contrats a une portée plus limitée. Elle se concentre sur les obligations post-exécution et la conformité. Cette approche convient mieux aux entreprises dont les budgets ou les besoins sont limités. Elle peut être, et est souvent, réalisée manuellement (à l’aide de feuilles Excel et de documents Microsoft Word).

En résumé, la gestion du cycle de vie des contrats est une approche plus large, plus avancée et plus stratégique qui aide les entreprises à gérer les contrats et à automatiser leur création, leur édition et leur analyse. Elle permet également aux entreprises d’optimiser les flux de travail de l’équipe contractuelle (approbations, demandes, négociations, etc.) afin d’améliorer l’efficacité.

Quels sont les avantages de la gestion du cycle de vie des contrats ?

Avez-vous déjà eu une mauvaise expérience avec la gestion des contrats d’une entreprise ? Vous avez peut-être eu du mal à signer des contrats numériques ou on vous a envoyé un ancien contrat. Les systèmes de gestion des contrats permettent d’éviter les dérapages en rationalisant les processus aux étapes critiques du cycle de vie du contrat.

Pourquoi la gestion du cycle de vie des contrats est-elle si importante ? Voici quelques-uns des avantages qui en découlent :

1. Délai d’exécution des documents plus rapide : D’après notre dernière enquête, nos clients affirment qu’ils économisent 90 % du temps consacré à l’achèvement, à la finalisation et à la signature des contrats. Cela signifie qu’ils sont parvenus à réduire ce délai de 20 à 30 jours à seulement 2 à 3 jours. Les solutions CLM peuvent réduire ce délai de manière significative parce qu’elles sont des outils de travail hybrides. Quel que soit l’endroit où se trouve le client ou l’entrepreneur, il peut toujours signer le document en ligne.
2. Efficacité accrue : Les logiciels CLM rationalisent également le processus contractuel, en réduisant les temps de cycle et en éliminant les goulets d’étranglement (processus cloisonnés, lenteur des révisions et des approbations, problèmes de visibilité, etc.) ). Cela permet aux organisations d’améliorer leur efficacité globale et de se concentrer sur des tâches plus stratégiques, telles que la négociation de meilleurs contrats ou la recherche de nouveaux partenaires commerciaux.
3. Des contrats plus fiables : Un système CLM améliore la fiabilité des contrats et garantit qu’ils sont à jour. Personne ne souhaite travailler et envoyer des contrats qui ne sont pas signés. Offrir à un client un contrat périmé peut mettre à mal votre relation. Dans le meilleur des cas, vous devrez le mettre à jour et recommencer le fastidieux cycle de vie du contrat. Dans le cas contraire, vous travaillez sur la base d’un contrat défectueux, ce qui peut entraîner de graves problèmes par la suite.
4. Un meilleur développement du bouche-à-oreille : Les recommandations de bouche à oreille restent l’un des meilleurs moyens de développer une marque. Une solution de gestion du cycle de vie des contrats peut contribuer à l’améliorer encore. D’excellents processus de gestion du cycle de vie des contrats améliorent le parcours du client et donnent aux gens plus de raisons de parler à leurs amis de la facilité avec laquelle ils travaillent avec vous.
5. Moins d’erreurs humaines : L’automatisation permet d’éliminer la plupart des erreurs humaines qui pourraient autrement avoir un impact négatif sur l’entreprise (par exemple, les erreurs typographiques, une mauvaise explication des termes).
6. Atténuation des risques et des problèmes de conformité : Les mauvaises pratiques en matière de gestion des contrats entraînent parfois des problèmes juridiques susceptibles de nuire à la réputation de l’entreprise. Les projets et les accords doivent être clairs comme de l’eau de roche. La gestion du cycle de vie des contrats permet de rationaliser les révisions de contrats et d’améliorer la conformité, ce qui vous place dans une meilleure position d’un point de vue juridique et de relations publiques.
7. Réduction des coûts : Une bonne gestion peut permettre de réaliser d’importantes économies en optimisant les conditions contractuelles et en réduisant la durée des cycles contractuels. Elle permet d’identifier les domaines dans lesquels les conditions peuvent être renégociées et améliorées, ce qui peut entraîner des économies.
8. Une meilleure collaboration : Un outil de gestion des contrats facilite la collaboration entre les parties prenantes telles que les équipes juridiques, d’approvisionnement et financières. Il crée un référentiel centralisé des accords, permettant à chacun d’y accéder à partir d’un seul endroit et simplifiant la gestion des contrats.
9. Une meilleure visibilité : Les logiciels de gestion des contrats offrent une meilleure visibilité sur l’ensemble du cycle de vie des contrats, ce qui permet aux organisations de suivre l’état des contrats (y compris leur date d’entrée en vigueur), de surveiller les performances et d’identifier les domaines d’amélioration.

Comment fonctionne un logiciel de gestion du cycle de vie des contrats ?

Selon G2 Crowd,

“Les logiciels de gestion du cycle de vie des contrats (CLM) sont utilisés pour rationaliser l’ensemble du processus de cycle de vie des contrats, de la pré-signature à la post-signature. Contrairement aux logiciels de gestion des contrats, les logiciels de gestion du cycle de vie des contrats aident les utilisateurs à gérer les actions postérieures à la signature (ou à l’exécution), y compris le suivi des obligations, la gestion des performances et de la conformité, et la résolution des litiges.

Ce type de logiciel aide les entreprises à s’assurer que toutes les parties internes et externes comprennent et respectent leurs obligations contractuelles en stockant de manière centralisée toutes les conditions et communications relatives aux obligations. En outre, les logiciels CLM offrent une visibilité sur l’exécution des contrats ainsi qu’une atténuation des risques en cas de non-conformité ».

Pour obtenir les meilleurs résultats (y compris les avantages énumérés ci-dessus), vous devez investir dans des outils d’automatisation pour l’optimisation du cycle de vie des contrats. Une bonne solution doit offrir des capacités d’automatisation, vous aider à améliorer la conformité, générer des informations et fournir des fonctions d’optimisation du flux de travail.

Oneflow est un excellent exemple de logiciel de gestion des contrats. Il est intuitif, très facile à connecter à d’autres systèmes et applications et offre de nombreuses fonctionnalités utiles :

• Suivi – Surveillez le processus de signature des contrats, de la préparation à la signature et au-delà. Suivez quand et combien de fois les personnes ouvrent les documents, etc. Le calendrier de Oneflow vous permet de surveiller chaque événement crucial du cycle de vie du contrat.
• Gestion – Configurez des rappels, des notifications de cycle de vie et des rôles d’administration pour rationaliser la gestion des contrats dans votre entreprise.
• E-signatures – Utilisez des e-signatures juridiquement contraignantes qui supportent différentes méthodes de signature (e-signature standard, signature manuscrite, vérification par SMS, identification électronique).
• Oneflow AI – Importez des contrats existants (un par un ou plusieurs à la fois), examinez-les pour détecter les problèmes de conformité et les erreurs humaines et accédez à de puissantes options de recherche pour trouver rapidement les informations dont vous avez besoin.
• Modèles dynamiques – Utilisez des modèles personnalisables (que vous pouvez partager avec d’autres) pour créer des contrats ou envoyer des notifications et des messages d’invitation rapidement et facilement.
• Collaboration – Vos équipes peuvent travailler ensemble sur la même version d’un document sans avoir à suivre les approbations ou à gérer plusieurs brouillons. Cela évite les longs échanges de courriels et garantit qu’aucune modification n’est oubliée.
• Espaces de travail – Créez des espaces de travail explicitement organisés pour les flux de travail de votre entreprise (et marqués de manière adéquate) et utilisez-les pour organiser les contrats. Effectuez des essais d’audit et utilisez des enregistrements d’écran vidéo partagés et des commentaires pour améliorer la collaboration. Configurez des déclencheurs et des règles pour rendre certaines sections inaccessibles aux utilisateurs non autorisés.
• Analyse – Accédez aux outils de suivi des contrats pour surveiller les principaux indicateurs de performance clés et les données d’engagement (nombre de visiteurs, taux d’ouverture, etc.).
• Intégrations – Utilisez différents types d’intégrations (y compris des applications populaires comme Teatailor, Hubspot ou Salesforce) pour adapter notre système à votre scénario particulier.

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Quelles sont les phases de la gestion du cycle de vie des contrats ?

Selon la personne interrogée et le secteur dans lequel elle travaille, vous obtiendrez des réponses légèrement différentes sur les phases de la gestion du cycle de vie des contrats. Toutefois, d’une manière générale, on distingue six étapes principales :

1. L’initiation du contrat : il s’agit de la première phase du cycle de vie du contrat, au cours de laquelle la nécessité d’un nouveau contrat est identifiée et la demande de contrat est initiée. Cette étape peut impliquer l’identification des principales parties prenantes, la collecte des besoins et la création d’une analyse de rentabilité pour justifier le contrat.
2. Rédaction du contrat : Au cours de cette phase, le contrat est créé. Il s’agit notamment de négocier les termes et conditions, d’examiner les exigences légales et réglementaires et d’obtenir l’approbation des parties prenantes.
3. Révision et approbation du contrat : Une fois le contrat rédigé, il est examiné pour s’assurer qu’il est juridiquement valable et qu’il répond aux exigences de toutes les parties concernées. L’accord peut être révisé ou modifié si nécessaire avant l’approbation finale.
4. Exécution du contrat : Cette phase comprend la signature et l’exécution du contrat, ainsi que des étapes telles que l’échange de signatures, l’enregistrement de l’accord dans un système de gestion des contrats et la distribution de copies à toutes les parties concernées.
5. Exécution et suivi du contrat : Une fois le contrat exécuté, il est essentiel d’en contrôler et d’en gérer l’exécution. Il s’agit de suivre les indicateurs clés, de veiller au respect des obligations contractuelles et de résoudre les problèmes éventuels.
6. Résiliation ou renouvellement du contrat: Bien qu’il existe des contrats sans date d’expiration, la plupart d’entre eux cessent de fonctionner à un moment ou à un autre. À l’expiration du contrat, les parties peuvent décider de le résilier ou de le renouveler. Cette phase est consacrée aux négociations, à la rédaction d’un nouveau contrat ou à la résiliation du contrat existant.

Voir aussi : Stratégies de vente B2B pour développer votre entreprise et Qu’advient-il des contrats lorsqu’ils expirent ?

Les secteurs qui bénéficient d’un processus optimisé de gestion du cycle de vie des contrats

Presque tous les secteurs d’activité peuvent bénéficier d’un logiciel de gestion du cycle de vie des contrats, qu’ils opèrent dans le domaine du B2B ou du B2C. En voici quelques exemples :

1. Technologie : L’objectif principal de la gestion du cycle de vie des contrats dans le secteur technologique est de moderniser la façon dont les entreprises travaillent avec les contrats et de refléter leur secteur d’activité moderne. Des processus appropriés de gestion du cycle de vie des contrats sont essentiels dans ce secteur, car ils facilitent les renouvellements, les négociations et la vente. En outre, les meilleurs systèmes de gestion du cycle de vie des contrats s’intègrent à tous les écosystèmes existants et en évolution.
2. Conseil : La gestion du cycle de vie des contrats pour les services de conseil supprime la nécessité d’administrer manuellement les propositions des clients, les accords avec les partenaires et les recrutements de consultants. Au lieu de cela, vous pouvez fournir des propositions personnalisées et interactives avec des fonctions d’édition en direct et de suivi de l’engagement.
3. Recrutement : Les contrats standardisés et logiques de Oneflow garantissent que les contrats des candidats sont toujours conformes, synchronisés et légalement approuvés. Le logiciel CLM offre une meilleure visibilité sur le processus d’embauche grâce au suivi des négociations.
4. Assurance : Les compagnies d’assurance utilisent des contrats pour tout, des contrats d’assurance aux contrats avec les fournisseurs. En fonction du processus de souscription, vous pouvez également utiliser des modèles de contrats pour vous assurer que vous disposez d’un large éventail de contrats.
5. Industrie manufacturière : L’industrie manufacturière s’appuie sur des contrats avec des fournisseurs, des distributeurs et d’autres partenaires. La gestion du cycle de vie des contrats aide les entreprises manufacturières à gérer ces accords plus efficacement en offrant une meilleure visibilité sur les termes et obligations des contrats, en améliorant la conformité des contrats et en rationalisant l’administration des contrats. Les entreprises manufacturières peuvent également réduire le risque de perturbation de la chaîne d’approvisionnement et améliorer l’efficacité opérationnelle.
6. Services financiers : Ce secteur est fortement réglementé et la conformité est une priorité absolue. La gestion du cycle de vie des contrats peut aider les institutions financières à gérer leurs contrats et à s’assurer qu’ils sont conformes aux réglementations en vigueur tout en réduisant les risques. En outre, les outils de gestion des contrats peuvent aider les organisations de services financiers à réduire les coûts associés à la gestion des contrats en automatisant des tâches telles que la création, la négociation et le renouvellement des contrats.
7. Les ONG : Les ONG sont souvent amenées à signer de nombreux contrats au niveau international et, selon leur domaine d’activité, dans des délais très courts. La gestion du cycle de vie des contrats couvre tous ces aspects, des accords de collecte de fonds aux contrats avec les fournisseurs.

Meilleures pratiques pour la gestion du cycle de vie des contrats

Lorsqu’il s’agit de mettre en place une gestion du cycle de vie des contrats, il peut être difficile de savoir par où commencer. Voici quelques-uns de nos meilleurs conseils pour vous aider à démarrer :

1. Établir un processus clair de gestion des contrats – Un processus bien défini pour la création, l’examen, l’approbation, l’exécution et la gestion continue des contrats garantit que tous les contrats sont gérés de manière cohérente et efficace.
2. Définir les rôles et les responsabilités – Cela permet de s’assurer que chacun est responsable et d’éviter la confusion ou les malentendus au sein des équipes.
3. Utiliser un logiciel de gestion des contrats – Les logiciels de gestion des contrats automatisent et rationalisent tous les aspects du processus de gestion des contrats, y compris la création, l’examen, l’approbation et le suivi des contrats, tout en réduisant les erreurs humaines.
4. Mettre en place un référentiel des contrats – Un emplacement centralisé où les contrats sont stockés et facilement accessibles facilite le suivi de l’état des contrats, des délais et d’autres informations importantes.
5. Mettre en œuvre le suivi des contrats et l’établissement de rapports – Cela comprend le suivi de l’état des contrats, des échéances et d’autres étapes importantes.
6. Assurer le respect des contrats – Contrôler le respect des obligations contractuelles et prendre les mesures nécessaires pour éviter les risques juridiques et financiers.
7. Établir des canaux de communication clairs – Veiller à ce que toutes les parties impliquées dans le processus de gestion des contrats soient informées et à jour sur l’état d’avancement du contrat, les modifications, etc.

Les points clés à retenir

En mettant en œuvre un système CLM, les organisations automatisent leurs processus de gestion des contrats, réduisent les risques et les coûts liés aux erreurs humaines et améliorent la conformité, la collaboration et l’efficacité. Ces outils collectent également des données précieuses, permettant l’analyse des contrats et générant des informations qui améliorent les décisions futures.

L’implémentation d’une solution de gestion du cycle de vie des contrats dans votre entreprise peut être intimidante, c’est pourquoi nous avons rendu Oneflow intuitif à utiliser dès le premier jour. Si vous voulez des fonctionnalités CLM, des options d’intégration utiles et une suite d’améliorations de l’IA, essayez Oneflow et toutes ses capacités avec notre essai gratuit et sans engagement de 14 jours.