La gestion des contrats est l’épine dorsale de toute entreprise, petite ou grande. En tant que telle, l’adoption d’un système efficace et fiable peut avoir un impact considérable sur le succès de votre entreprise.
C’est là qu’intervient le logiciel de gestion des contrats. Cet outil est conçu pour aider les entreprises à garder la maîtrise de leurs contrats, rendant le processus fluide du début à la fin.
Quel que soit votre secteur d’activité, des contrats se cachent derrière chaque aspect d’une entreprise. Qu’il s’agisse de passer des contrats avec des fournisseurs, d’embaucher des employés, d’acquérir des ressources, de vendre des services ou des biens, etc. Si vous vous arrêtez pour y réfléchir, vous verrez des contrats partout !
Par conséquent, lorsque nous parlons de gestion des contrats, nous faisons référence à la manière dont une entreprise gère tous ces contrats. En outre, elle couvre l’ensemble du cycle de vie d’un contrat, du début à la fin, et toutes les petites étapes intermédiaires. Penchons-nous un peu plus sur la question.
Comment un logiciel de gestion des contrats peut-il vous aider, vous et votre entreprise ?
Naturellement, lorsque vous souscrivez à un logiciel, quel qu’il soit, vous devez penser à votre retour sur investissement (RSI). Un excellent logiciel de gestion des contrats est synonyme d’un excellent retour sur investissement.
Voici un exemple : vous dirigez une agence de marketing de grande envergure basée à Bruxelles. Vous recherchez un concepteur à distance et vous avez trouvé le candidat idéal à Varsovie. Vous envoyez le contrat, mais vous remarquez une erreur. Le salaire n’est affiché qu’en euros, au lieu de l’être à la fois en euros et en złoty polonais.
Avec le bon logiciel de gestion des contrats, vous pouvez facilement effectuer ce changement en temps réel, plutôt que de devoir modifier manuellement le contrat, puis de le renvoyer au signataire. Vous pouvez également laisser l’utilisateur modifier certaines parties du contrat avant que les deux parties ne le signent.
Ce n’est qu’un exemple de la façon dont un logiciel de gestion des contrats peut vous aider à progresser plus rapidement, comme l’a constaté Eurofins lorsqu’elle a cherché à numériser ses contrats. L’utilisation d’un logiciel de gestion des contrats a permis aux cadres d’Eurofins de mieux maîtriser la situation, car ils avaient davantage “le sentiment de s’approprier leurs propres contrats de travail”.
En bref, quels sont les avantages de l’utilisation d’un logiciel de gestion des contrats ?
Si nous devions parler de tous les aspects de cet outil, nous en aurions pour des années. Au lieu de cela, nous allons faire court et vous parler de trois avantages clés qu’il peut apporter à votre entreprise.
Avantages du logiciel de gestion des contrats
Réduction du risque commercial
La gestion manuelle des contrats est un processus sujet à l’erreur humaine, ce qui peut avoir des conséquences financières et juridiques, ainsi que nuire à la confiance du contre-signataire.
Les systèmes automatisés ont prouvé qu’ils réduisaient considérablement le risque d’erreurs. De plus, tous les contrats sont stockés en toute sécurité en un seul endroit et la personne responsable peut restreindre et contrôler l’accès à ces contrats.
Un gain de temps exceptionnel
Chaque étape du processus est plus rapide, de la création du contrat à sa signature. Selon Forrester et Aberdeen, l’utilisation d’un système de gestion des contrats réduit en moyenne de 82 % le temps nécessaire à l’approbation d’un projet.
Le logiciel de gestion de contrats basé sur le cloud permet même de négocier en temps réel, ce qui réduit encore les délais de traitement et accélère la signature de l’accord.
Un rapport coût-efficacité indéniable
Le rapport d’Aberdeen sur ce sujet a révélé que les entreprises les plus performantes estiment que le fait de conclure un contrat dès la première fois peut avoir un impact positif sur les ventes. De plus, les retards dans la conclusion d’un contrat peuvent entraîner une perte d’activité. En bref, un processus plus rapide augmente les chances de succès et permet d’investir plus de temps dans la conclusion d’autres contrats.
Les logiciel de gestion des contrats a prouvé qu’il réduit considérablement le risque d’erreurs. Les erreurs humaines dans les contrats peuvent entraîner des frais juridiques coûteux ; des documents exempts d’erreurs peuvent donc permettre à une entreprise d’économiser beaucoup d’argent.
Bien que le cycle de vie reste le même, que vous gériez le processus manuellement ou que vous utilisiez un logiciel de gestion des contrats, le flux de travail est très différent. Un processus efficace permet de gagner beaucoup de temps et, comme nous le savons tous, le temps, c’est de l’argent.
Comment choisir le logiciel de gestion des contrats qui vous convient ?
Le bon logiciel de gestion des contrats dépend d’un certain nombre de facteurs et peut varier d’une entreprise à l’autre. Mais voici quelques éléments importants à prendre en compte pour trouver le logiciel de gestion des contrats qui vous convient :
- Est-il simple et convivial ?
- De combien de fonctionnalités avez-vous réellement besoin dans le cadre de votre activité ?
- Est-il accompagné d’intégrations qui correspondent à vos autres flux de travail ?
- Les fonctions de sécurité de la plateforme correspondent-elles à vos propres besoins en matière de données ?
- La plateforme de gestion des contrats est-elle dotée de capacités d’IA ?
Même si vous n’êtes pas très familier avec l’IA, une capacité développée de manière intuitive peut aider vos flux de travail de gestion des contrats à se dérouler de manière beaucoup plus rapide et fluide.
Logiciel de gestion des contrats : Solutions basées sur le cloud ou non
Il est donc nettement préférable d’utiliser un logiciel de gestion des contrats plutôt que de perdre des heures à le faire manuellement. Mais tous les services de gestion des contrats sont-ils identiques ?
Bien qu’ils soient tous conçus pour gérer efficacement le cycle de vie des contrats à partir d’un seul endroit, en accélérant le processus et en facilitant le travail, il convient de faire la distinction entre les solutions basées sur l’informatique en nuage et les solutions hors ligne.
Les solutions basées sur l’informatique en nuage sont accessibles à partir d’un navigateur, tandis que les logiciels hors ligne doivent être installés sur un appareil. L’utilisation d’un système basé sur l’informatique dématérialisée présente plusieurs avantages par rapport à une solution hors ligne. Voyons quels sont ces avantages :
Édition en direct
Le contrôle des versions peut être un problème lorsque l’on travaille hors ligne, ce qui peut entraîner des malentendus. Avec l’édition en direct, tout le monde peut être sûr de travailler sur la dernière version du contrat, à tout moment. Les contrats sont modifiés directement sur la plateforme, en temps réel. Les deux parties peuvent donc visualiser immédiatement les modifications et les mises à jour.
Négocier à la volée
Utilisez les commentaires directement dans le contrat pour poser des questions et négocier les termes, en temps réel. L’autre partie pourra voir le commentaire immédiatement et y répondre. La communication est ainsi plus directe et plus transparente.
Stockage illimité
Lorsqu’un logiciel est installé sur votre appareil, il prend de l’espace et, au fil du temps, il en prend de plus en plus jusqu’à ce qu’il n’y ait plus d’espace de stockage. Les logiciels hébergés dans le cloud disposent d’un espace de stockage illimité, ce qui constitue une source d’inquiétude en moins.
Accès à distance
Un système basé sur l’informatique en nuage n’est pas lié à un lieu ou à un appareil. Il est accessible de n’importe où, via n’importe quel navigateur. La pandémie a clairement mis en évidence cette nécessité et, à l’heure où nous entrons dans l’ère du travail à distance, les systèmes basés sur l’informatique en nuage sont vraiment la seule solution logique.
Plus sûrs que jamais
L’idée de pouvoir accéder à la plateforme de n’importe où peut faire sonner quelques cloches d’alarme. Il faut savoir que seules les parties intéressées ayant l’autorisation d’accéder à un document pourront le faire. De plus, toutes les modifications sont enregistrées et horodatées, de sorte que vous pouvez toujours savoir qui a ouvert le document et quand, ainsi que les modifications qu’il a apportées.
Comme vous pouvez le constater, le logiciel de gestion des contrats basé sur le cloud ont une longueur d’avance en termes de rapidité et d’efficacité. Il offre également plus de flexibilité et de transparence tout au long du processus.
Quels sont les critères à prendre en compte lors du choix d’un logiciel de gestion des contrats ?
Lorsque vous décidez d’utiliser un logiciel de gestion des contrats, vous vous demandez probablement ce qu’il faut rechercher. Et vous vous demandez, ou vous demandez à l’internet, quelles sont les caractéristiques à surveiller ? En fait, qu’est-ce qui fait un bon logiciel de gestion des contrats ? Voici quelques éléments à prendre en compte lorsque vous évaluez la pléthore d’options disponibles :
- Facilité d’utilisation : L’outil doit être facile à utiliser et à comprendre. Il ne doit pas non plus être trop long à mettre en place. L’onboarding doit être facile et faciliter, et non entraver, votre processus.
- Sécurité : L’outil doit offrir une sécurité solide pour protéger les données sensibles et être conforme au GDPR.
- Sécurité : L’outil doit offrir une sécurité solide pour protéger les données sensibles et être conforme au GDPR.
- Le coût : L’outil doit être une solution rentable en fonction de vos besoins et de la taille de votre entreprise.
- Intégration : L’outil doit pouvoir s’intégrer à d’autres systèmes et applications que vous utilisez actuellement ou que vous prévoyez d’utiliser.
Ce ne sont là que quelques-uns des critères à prendre en compte lors de la sélection d’un logiciel de gestion des contrats.
Top 10 contract management software
1. Oneflow
Oneflow est un logiciel de gestion de contrats leader qui offre un ensemble complet de fonctionnalités pour aider les entreprises à automatiser leurs flux de travail. Avec Oneflow, vous pouvez créer, gérer et suivre les contrats sans effort. Le logiciel vous permet de personnaliser les modèles de contrats, de collaborer avec les parties prenantes et même de signer électroniquement les contrats en toute sécurité. Oneflow offre également des outils d’analyse et de reporting pour mieux comprendre la performance de vos contrats et prendre des décisions basées sur des données.
Dans l’ensemble, Oneflow est une solution de gestion des contrats robuste qui peut vous faire gagner du temps et améliorer vos processus de gestion des contrats.
2. DocuSign
Si vous avez déjà eu affaire à des contrats, vous avez probablement entendu parler de DocuSign. Il s’agit de l’un des logiciels de gestion des contrats les plus populaires à l’heure actuelle. Avec DocuSign, vous pouvez rationaliser l’ensemble du cycle de vie des contrats, de la création à la signature, et même au stockage. Le logiciel offre une interface conviviale qui facilite la signature et la gestion des contrats, tant pour vous que pour vos clients. DocuSign s’intègre également à d’autres plateformes, telles que Salesforce et Microsoft Office, pour offrir une expérience transparente.
Grâce à ses mesures de sécurité de pointe et à ses certifications de conformité, DocuSign garantit que vos contrats sont sûrs et juridiquement contraignants. De plus, ses fonctions avancées d’analyse et de reporting vous donnent des informations précieuses sur les performances de vos contrats.
3. PandaDoc
PandaDoc is an all-in-one contract management software that simplifies the entire contract lifecycle. It offers a range of features, including contract creation, collaboration, e-signatures, and even payment collection. PandaDoc’s intuitive interface and drag-and-drop editor make it easy to create professional-looking contracts without any technical skills. It also integrates with various CRM and payment platforms, allowing you to automate your workflows and streamline your sales processes.
Additionally, PandaDoc provides robust analytics and reporting tools to help you track your contract performance and identify areas for improvement. With PandaDoc, you can increase your contract efficiency and close deals faster.
4. GetAccept
GetAccept is a contract management software that focuses on sales enablement and document tracking. It offers features like document creation, e-signatures, and even sales automation tools. With GetAccept, you can personalize your contracts, track recipient activities, and follow up on contracts easily. The software also includes AI capabilities that can help you predict your contract success rate and make data-driven decisions.
GetAccept’s integration with popular CRM and sales platforms allows you to sync your contracts and streamline your sales processes. It also provides comprehensive analytics and insights to help you understand your contract performance and optimize your sales strategy.
5. HelloSign
Si vous recherchez un logiciel de gestion de contrats simple et convivial, HelloSign mérite d’être considéré. Avec HelloSign, vous pouvez créer, signer et envoyer des contrats en toute transparence. Le logiciel offre une interface propre et intuitive qui facilite la navigation et la gestion de vos contrats. HelloSign s’intègre également aux plateformes de stockage en nuage les plus répandues, telles que Google Drive et Dropbox, afin de rationaliser vos processus de gestion de documents.
Outre ses fonctions de gestion des contrats, HelloSign propose également des modèles, des outils de gestion d’équipe et des mesures de sécurité avancées. Que vous soyez une petite ou une grande entreprise, HelloSign peut vous aider à rationaliser vos flux de travail contractuels et à améliorer votre productivité.
6. Yousign
YouSign est une entreprise spécialisée dans les solutions de signature électronique et de gestion des documents. Fondée en 2013, YouSign propose des outils sécurisés et conformes aux normes légales pour simplifier et accélérer les processus de signature. Grâce à sa plateforme intuitive, les utilisateurs peuvent envoyer, signer et stocker leurs documents PDF en ligne. YouSign garantit la validité juridique des signatures électroniques et assure la confidentialité des données. Avec son équipe dédiée, YouSign accompagne les entreprises dans leur transition vers le numérique en offrant des solutions fiables et innovantes.
7. Tomorro
Tomorro (anciennement Leeway) est une entreprise spécialisée dans la fourniture de solutions technologiques innovantes. Avec une équipe talentueuse d’experts, nous offrons des services de développement logiciel, de conseil en technologie et de gestion de projets. Notre objectif est d’aider nos clients à atteindre leurs objectifs en fournissant des solutions sur mesure et de haute qualité.
Grâce à notre approche axée sur la collaboration et à notre engagement envers l’excellence, nous avons établi des partenariats solides avec de nombreuses entreprises prospères. Chez Tomorro, nous sommes passionnés par la technologie et nous nous efforçons de repousser les limites pour offrir des résultats exceptionnels à nos clients.
8. Signaturit
Signaturit est une plateforme de signature électronique qui simplifie et sécurise vos processus de signature de documents. Avec Signaturit, vous pouvez envoyer, signer et gérer vos documents en ligne de manière rapide et efficace. Notre technologie avancée de signature électronique garantit l’authenticité et l’intégrité de vos documents, tout en respectant les normes de sécurité les plus strictes.
Que vous soyez une entreprise ou un particulier, Signaturit vous permet de gagner du temps et d’éviter les tracas liés aux processus de signature papier.
9. Adobe Sign
Adobe Sign est un logiciel de gestion des contrats qui offre une solution complète de gestion électronique des contrats. Avec Adobe Sign, vous pouvez facilement créer, envoyer et signer des contrats sur n’importe quel appareil. Le logiciel s’intègre à diverses plateformes, telles que Microsoft Office et Salesforce, pour offrir une expérience transparente. Adobe Sign offre également des fonctionnalités avancées telles que la création de formulaires, le suivi des documents et des flux de travail personnalisables.
L’une des caractéristiques uniques d’Adobe Sign est son intégration avec Adobe Document Cloud, qui vous permet de stocker et d’accéder à vos contrats en toute sécurité. Le logiciel propose également des outils d’analyse et de reporting détaillés pour vous aider à suivre l’évolution de vos contrats et à identifier les points à améliorer.
10. SignNow
Enfin, SignNow est un logiciel de gestion de contrats qui met l’accent sur la simplicité et la facilité d’utilisation. Avec SignNow, vous pouvez créer, envoyer et signer des contrats sans effort. Le logiciel offre une interface conviviale et une expérience de signature intuitive, ce qui facilite le processus de signature pour vous et vos clients. SignNow propose également des fonctionnalités telles que des modèles de documents, une collaboration en temps réel et des mesures de sécurité avancées.
Que vous ayez besoin de signer des contrats en déplacement ou de gérer un grand nombre de contrats, SignNow peut vous aider à rationaliser vos processus de gestion des contrats et à améliorer votre efficacité globale.
Soyez à l’affût des caractéristiques spécifiques
Lors de la sélection d’un logiciel de gestion des contrats, vous devez rechercher quelques caractéristiques essentielles.
Il s’agit notamment de
- Workflows automatisés : Les workflows automatisés permettent de rationaliser le processus contractuel, de réduire les erreurs manuelles et d’économiser du temps et de l’argent.
- L’analyse : Les analyses fournissent des informations précieuses sur l’exécution des contrats et aident les organisations à prendre des décisions éclairées.
- Rapports : Les rapports fournissent une visibilité sur la performance des contrats et aident les organisations à garder la maîtrise de leurs contrats.
- Sécurité : L’outil doit offrir une sécurité solide pour protéger les données sensibles.
- Intégration : L’outil doit pouvoir s’intégrer à d’autres systèmes et applications.
Il s’agit là des principales caractéristiques à rechercher dans un logiciel de gestion des contrats, mais il en existe bien d’autres. Certaines sont plus pertinentes que d’autres pour vous et vos flux de travail. Ceci étant dit, il est temps de vous faire part de nos recommandations sur les outils à utiliser.
En résumé
Les entreprises consacrent souvent des ressources et de l’argent à l’optimisation de leur marketing, alors que la manière dont les contrats sont gérés est souvent négligée et laissée aux prises avec des systèmes dépassés.
Si cela vous semble familier, il est temps de changer. Réjouissez-vous de l’efficacité pure, augmentez vos profits et regardez votre entreprise se développer. Avec le bon logiciel de gestion des contrats, vous n’aurez plus de limites.
